كيفية كتابة وصف المشروع: دليل سريع

يبدو وصف المشروع واضحًا بذاته ، لكن لا تقلل من شأن وصف المشروع المكتوب جيدًا لأنه يهيئ مشروعك للنجاح. تعمل كأداة اتصال لأصحاب المصلحة وتشارك رؤية المشروع بطريقة واضحة وقابلة للتنفيذ.

دعنا نتحدث عن ماهية وصف المشروع ، ولماذا هو مهم جدًا وكيفية كتابة وصف مؤثر. بعد ذلك ، سنقدم لك بعض قوالب إدارة المشاريع المجانية التي يمكن أن تساعدك على البدء وإظهار كيف تساعد أدوات إدارة المشروع في تحويل وصف المشروع إلى حقيقة.

ما هو وصف المشروع؟

يوضح وصف المشروع تفاصيل مشروع واحد ، بما في ذلك جميع مراحله والعمليات المتضمنة فيه ، في مستند واحد. يعالج المشكلة التي بدأت المشروع والأهداف والغايات المرجوة.

لكن لا يجب أن تتوقف عند هذا الحد. يمكن أن يدخل وصف المشروع أيضًا في التخطيط ، بما في ذلك الأنشطة التي سينفذها الفريق والجدول الزمني وحتى موقع المشروع. كما تم توضيح فوائد المشروع في وصف المشروع.

يتم ذلك في مرحلة بدء المشروع وسيشار إليه في جميع مراحل المشروع كتجديد. مدير المشروع مسؤول عن كتابة وصف المشروع ويساعد في توجيه مدير المشروع وفريقهم طوال دورة حياة المشروع.

بمعنى ما ، وصف المشروع هو الإعداد وتنفيذ المشروع هو التسليم. لكن وصف المشروع ، مهما كان مفيدًا ، لن يدير مشروعك ويتتبعه لمساعدته على الالتزام بالجدول الزمني. ما تحتاجه هو برنامج إدارة المشاريع.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يساعدك في تخطيط وإدارة وتتبع مشروعك في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أكثر ثاقبة. حوّل وصف مشروعك إلى خطة قابلة للتنفيذ باستخدام مخططات جانت القوية الخاصة بنا. تنظيم المهام على مخطط زمني مرئي ، وربط جميع التبعيات الأربع وتصفية المسار الحرج. ثم قم بتعيين خط الأساس وتعقب تباين المشروع لإدارة التكلفة والوقت بشكل أفضل. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

وصف المشروع مقابل اقتراح المشروع

وصف المشروع هو جزء من مقترح المشروع الأكبر. بينما يغطي وصف المشروع الكثير من الأرضية ، إلا أنه يمثل حقًا عرضًا عالي المستوى للمشروع. بينما يوسع البعض في الوصف ليشمل المزيد من التخطيط مع الأهداف ، فإنه لا يزال نظرة سريعة.

مقترح المشروع هو وثيقة أكثر شمولية. في هذا السياق ، يعد وصف المشروع مجرد ملخص لما سيأتي في مقترح المشروع الأكبر ، والذي سيوضح هذا المخطط. سيشير اقتراح المشروع أحيانًا إلى وصف المشروع على أنه ملخص تنفيذي. أيا كان اسمه ، فهو يقود إلى الصورة الأكبر.

بطبيعة الحال ، فإن اقتراح المشروع يتعمق أكثر. هناك أقسام عن خلفية أو تاريخ المشاريع السابقة ، ومتطلبات المشروع ، والنهج ، مثل التقنيات والمهارات في تنفيذ المشروع ، وأخيراً ، من هم صناع القرار في المشروع.

وصف المشروع مقابل ملخص المشروع

وصف المشروع ليس ملخصًا للمشروع ، على الرغم من أنهما قد يبدوان متشابهين. كما ناقشنا ، وصف المشروع هو أكثر من نظرة عامة رفيعة المستوى للمشروع المقترح. عادة ما يكون افتتاح اقتراح المشروع عندما يتم عرض المشروع.

الغرض من المشروع موضح في وصف المشروع. كما يصف بإيجاز كيفية تشغيل المشروع وما يخطط لتحقيقه. ملخص المشروع هو أكثر تفصيلا بكثير. إنه يشبه إلى حد كبير اقتراح المشروع المحدد أعلاه من حيث أنه يدخل في الخلفية والعمليات والمزيد.

ومع ذلك ، غالبًا ما تستخدم هذه المصطلحات لوصف أشياء مختلفة. يتم استخدام ملخص المشروع بشكل أكثر شيوعًا كوصف للمشروع كمقدمة لمقترح المشروع. أيا كان ما تسمونه ، في هذا السياق ، فإنهم يشاركون نفس التعريف لكونهم لمحة موجزة عن المشروع.

كيفية كتابة وصف المشروع: 6 خطوات رئيسية

كتابة وصف المشروع أصعب مما قد يبدو. نعم ، إنها مختصرة ، لكن هذا يعني أن كل كلمة يجب أن تُحسب. لتحقيق ذلك ، تحتاج إلى فهم المشروع من الداخل والخارج ، من غرضه إلى نطاقه. لكن يتم وصف المشروع ببساطة دون إغفال أي تفاصيل أساسية.

ومع ذلك ، يجب تضمين كل ما هو بالغ الأهمية لخطة المشروع. لا تريد استبعاد أي شيء ذي صلة أو ترك أي شيء قديم. يجب أن يرتبط كل شيء في وصف المشروع بالغرض من المشروع. أنت الآن جاهز لكتابة وصف المشروع ، والذي يجب أن يتبع هذه الخطوات الست.

1. تلخيص

ابدأ بمخطط يجب أن يكون طوله بضعة أسطر فقط ، ولكنه يجيب على من وماذا وأين وكيف ولماذا المشروع.

2. تعريف

اشرح سبب المشروع ، مثل المشكلة التي يحلها أو المكانة التي يملأها. سيحدد هذا الغرض من المشروع.

3. تبرير

أظهر لأصحاب المصلحة في مشروعك لماذا يستحق هذا المشروع الاستثمار. أثبت أنهم سيحصلون على عائد جيد واشرح مقاييسك إذا لزم الأمر.

4. تقييم

قم بإجراء تحليل للتكلفة والعائد وأظهر كيف تخطط لقياس هذه المكاسب مقابل تكلفة المشروع.

5. شرح نهج المشروع

هنا تريد أن تشرح بإيجاز كيف ستلبي أهداف المشروع وغاياته. صف منهجية إدارة المشروع والموارد التي سيتم استخدامها.

6. تقدير الجدول الزمني

توقع مدة المشروع ، بما في ذلك ساعات العمل والموارد لكل مرحلة من مراحل دورة حياة المشروع.

متى يجب كتابة وصف المشروع؟

الآن بعد أن عرفت سبب وكيفية وصف المشروع ، حان الوقت لاستكشاف متى. من الواضح أن وصف المشروع هو أحد الأشياء الأولى التي ستكتبها لأنه غالبًا ما يؤدي إلى اقتراح مشروع.

تعد كتابة وصف المشروع جزءًا من مرحلة البدء في دورة حياة المشروع. هذه هي النقطة التي يتم عندها تحديد المشروع وتقييمه ، وربما التصريح به من قبل راعي المشروع.

من الأفضل عدم كتابة الملخص حتى تنتهي من العمل الأساسي لتحديد المخرجات الرئيسية والمخاطر وتقدير التكاليف والموارد. يعتمد مقدار العمل الذي يستغرقه هذا على حجم المشروع أو تعقيده.

لماذا من المهم كتابة وصف المشروع؟

وصف المشروع هو الافتتاح في محاولتك لإثبات صحة المشروع وعائده على الاستثمار (ROI). يجب أن تجعل القارئ ، سواء كان عميلاً أو راعياً أو صاحب مصلحة ، يفهم المشروع ولماذا هو مناسب لهم.

كما أنها تعمل تقريبًا كمخطط أو خارطة طريق للمشروع. يحتوي وصف المشروع على معلومات مهمة حول المشروع. يتضمن ذلك نظرة سريعة على التكاليف والمدة ، وكلها ستوضح ما يتطلبه تنفيذ المشروع.

ما تفعله ليس فقط بيع المشروع ولكن أيضًا تحديد توقعات واقعية للمشروع. من الأهمية بمكان أن يعرف أصحاب المصلحة الأهداف الرئيسية والوقت والتكاليف المرتبطة بتحقيقها. بهذه الطريقة ، إذا تمت الموافقة على المشروع ، فسيكون من الأسهل إدارة توقعات أصحاب المصلحة لأنك قد أنشأت بالفعل أساسًا.

قوالب مجانية لإدارة المشاريع

من أجل مساعدتك في كتابة وصف شامل للمشروع ، يحتوي ProjectManager على قوالب مجانية تمنحك السبق. يتميز موقعنا بالعشرات من قوالب إدارة المشاريع المجانية لبرنامجي Excel و Word والتي تغطي جميع مراحل المشروع. فيما يلي مجرد أمثلة قليلة تتعلق بموضوعنا.

قالب الملخص التنفيذي

الملخص التنفيذي قريب جدًا من وصف المنتج. وهي تغطي أرضية مماثلة ويمكن حتى أن تكون قابلة للتبديل مع وصف المشروع. سيؤدي استخدام قالب الملخص التنفيذي المجاني لبرنامج Word إلى تحديد كل ما تحتاج إلى تعبئته للحصول على وصف شامل للمشروع.

نموذج اقتراح المشروع

وصف المشروع أو الملخص التنفيذي هو القسم الأول من أي مقترح مشروع. نظرًا لأنك ستحتاج إلى كتابة وصف واقتراح ، فإن قالب اقتراح المشروع المجاني لبرنامج Word يتضمن المقدمة وجميع المعلومات المهمة الأخرى التي ستحتاج إلى تضمينها للحصول على الموافقة.

نموذج ميزانية المشروع

سيتعين عليك تقدير تكلفة المشروع في وصف المشروع الخاص بك. يعد قالب ميزانية المشروع الخاص بنا لبرنامج Excel أكثر تفصيلاً مما ستحتاج إليه ، ولكن كل هذا العمل سيكون مفيدًا إذا تمت الموافقة على المشروع وعليك إنشاء ميزانية.

كيف يحول ProjectManager وصف المشروع إلى خطة المشروع

يؤدي وصف المشروع بشكل مثالي إلى مشروع معتمد. الآن سيتعين عليك تحويل العناصر التي لمستها إلى خطة مشروع قابلة للتطبيق. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يحتوي على أدوات في الوقت الفعلي لمساعدتك على تحقيق أهدافك دون تجاوز الجدول الزمني أو الميزانية.

استخدم الأدوات التي تريدها

على الرغم من أن مخطط جانت رائع لمديري المشاريع للتخطيط بصريًا لجدولهم الزمني ، إلا أنه ليس الأفضل للفريق عند تعيين المهام المطلوب تنفيذها. لهذا السبب نقدم طرق عرض متعددة للمشروع ، يتم تحديثها جميعًا معًا في الوقت الفعلي. الآن يمكن للفرق اختيار الأدوات التي يفضلونها للعمل ، سواء كانت قوائم مهامنا القوية أو سير العمل المرئي للوحة كانبان.

مراقبة التقدم والأداء في الوقت الحقيقي

منح الفرق حرية العمل بالطريقة التي يريدونها لا يعني أنه لا يمكنك إدارتها. تجمع لوحة التحكم في الوقت الفعلي البيانات تلقائيًا في الوقت والتكاليف وعبء العمل والمزيد. ثم يقوم بحساب وعرض هذه المقاييس في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة. أفضل ما في الأمر أنه لا يوجد إعداد مطلوب كما هو الحال مع المنافسين ذوي الوزن الخفيف. إنها ميزة التوصيل والتشغيل.

بالطبع ، سيرغب أصحاب المصلحة أيضًا في البقاء على اطلاع دائم بالتقدم المحرز. لن يحتاجوا إلى عرض عالي المستوى للوحة المعلومات ، ولهذا السبب لدينا أيضًا تقارير قابلة للتخصيص يمكن أن توفر مزيدًا من التفاصيل. لا يتطلب الأمر سوى بضع ضغطات على المفاتيح لإنشاء تقارير الحالة وتقارير تباين المشروع والمزيد. ثم شاركها بسهولة مع أصحاب المصلحة.

محتوى وصف المشروع ذو الصلة

لقد تطرقنا إلى الملخصات التنفيذية ومقترحات المشاريع والمزيد. إذا كنت تريد إلقاء نظرة أكثر تعمقًا عليها ، فيما يلي بعض المحتويات ذات الصلة. تذكر أن ProjectManager هو أكثر من مجرد برنامج تمكين. نحن أيضًا المركز عبر الإنترنت لكل ما يتعلق بإدارة المشاريع ، وننشر المدونات أسبوعيًا ونقدم أدلة وقوالب مجانية.

1. كيفية كتابة ملخص تنفيذي: دليل سريع
2. كيفية كتابة اقتراح مشروع (الخطوات والقوالب مضمنة)
3. دليل تخطيط المشروع
4. دليل جدولة المشروع
5. 7 خطوات لميزانية مشروع ناجح

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعدك في تخطيط وإدارة وتتبع مشاريعك في الوقت الفعلي. تساعدك ميزات إدارة المخاطر وإدارة المهام وإدارة الموارد لدينا على الالتزام بالجدول الزمني والميزانية. انضم إلى الفرق في Avis و Nestle و Siemens الذين يستخدمون برنامجنا لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.