كيفية كتابة ملخص المشروع (مرفق قالب مجاني)

هناك الكثير من العمل المتضمن للحصول على الموافقة على المشروع. تحتاج إلى إقناع أصحاب المصلحة أو العملاء بأن المشروع يستحق العناء. يجب أن يتم ذلك مقدمًا ويتم تحقيقه عادةً من خلال ملخص المشروع.

هذه مسؤولية كبيرة عن ملخص المشروع ، والذي بحكم تعريفه لمحة موجزة عن المشروع. لذلك ، لا شيء يمكن أن يضيع. يجب أن تؤخذ كل كلمة في الاعتبار لإثبات أن المشروع قابل للتطبيق وسيحقق عائدًا على الاستثمار.

ما هو ملخص المشروع؟

للبدء ، دعنا نحدد المصطلح. ملخص المشروع هو مستند أو جزء من وثيقة أكبر تكون شاملة ولكنها موجزة في تقديم نظرة عامة على المشروع المقترح ، بما في ذلك التفاصيل الأساسية. كما يحدد أهداف المشروع ومعلومات أساسية لوضعه في السياق والمتطلبات والمشكلات والتحليل وينتهي بخاتمة.

في حين أن ملخص المشروع يمكن أن يكون مستندًا مستقلًا أو مقدمة لأنواع أخرى من وثائق المشروع ، إلا أنه يستخدم بشكل شائع كمقدمة لمقترح المشروع. كما لوحظ ، يجب على ملخص المشروع جذب القارئ. مثل الجملة الافتتاحية في كتاب تجعلك تقرأ ، يجب أن يجذب ملخص المشروع انتباهك ويجذبك خلال مقترح المشروع.

إذا تم القيام به بشكل صحيح ، فسيقود ملخص المشروع العميل خلال مقترح المشروع وبمجرد الانتهاء ، سيوافق على العمل. من الجيد أن يكون لديك كل هذه الوثائق في برنامج إدارة المشروع بحيث يمكنك بسهولة تحويل ملخص المشروع إلى خطة مشروع. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت مع مساحة تخزين غير محدودة للملفات ليعمل كمحور لوثائق مشروعك. إذا قمت بتجميع اقتراح المشروع في عرض القائمة ، فمن السهل التبديل إلى مخطط جانت حيث يمكنك إنشاء جدول زمني مرئي على مخطط زمني. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

متى يجب استخدام ملخص المشروع؟

يتم إنشاء ملخص المشروع أثناء عرض المشروع. يوفر عرضًا شاملاً للمشروع ، بما في ذلك وصف موجز والأجزاء الأساسية. هذا هو المكان الذي ستبدأ فيه في تحديد أهداف المشروع ، وجدول المهام التي يجب تنفيذها لتسليم المشروع ، وتقدير لميزانيته ، وما إلى ذلك لضمان فهم الجميع للخطة الأساسية.

قد يكون ملخص المشروع هو أهم جزء في مقترح مشروعك لأنها المرة الأولى التي سيتعرض فيها القارئ للمشروع ولماذا تعتقد أنه يستحق التنفيذ. تأكد من إجراء بحث شامل لإنشاء ملخص شامل للمشروع. يمكن أن يساعد ذلك في إقناع العميل أو أصحاب المصلحة بقيمة المشروع.

على الرغم من أن مقترح المشروع يفتح مع ملخص المشروع ، فليس من غير المألوف أن يكون هذا هو الجزء الأخير الذي تمت كتابته. إذا كنت تبحث عن الموضوع بدقة ، فستتناول المشكلات التي تظهر في أقسام أخرى من اقتراح المشروع. لذلك ، عند إكمال الاقتراح ، سيكون لديك كل المعلومات التي تحتاجها لإنشاء ملخص تنفيذي بشكل صحيح.

ما الذي يجب تضمينه في ملخص المشروع؟

يجب أن يكون ملخص المشروع قصيرًا ، لكنك لا تريد اختصار المشروع وعدم إعطاء الملخص مساحة كافية لبيع المشروع إلى صاحب المصلحة أو العميل. ستحتاج إلى تجنب المصطلحات اللغوية والمعلومات الخاصة أو السرية ، مثل الأسرار التجارية. اكتب جمل واضحة وسهلة الفهم. يجب ألا يكون من الصعب فهم ملخص المشروع.

معلومات المشروع

ستبدأ بتحديد معلومات عالية المستوى حول المشروع ، بما في ذلك:

• اسم المشروع
• مدير المشروع
• راعي المشروع
• تاريخ

يمكنك إضافة فريق المشروع إذا تم تجميعهم في هذه المرحلة. من الجيد أيضًا تقديم نظرة عامة موجزة عن المشروع والأهداف والغايات والفوائد وما إلى ذلك. لاحظ ما الذي ستنجزه وكيف. بالإضافة إلى ذلك ، عند التعامل مع مشاريع خارج مؤسستك ، يُنصح بالخلفية.

الجدول الزمنى للمشروع

جدول المشروع هو جدول زمني زمني يرسم المشروع من البداية إلى النهاية. في هذا الجدول الزمني هي الأنشطة والمهام التي يجب تنفيذها لتحقيق التسليم النهائي للمشروع. يتضمن ذلك التواريخ والمدة والمعالم وجميع المخرجات. ليس عليك أن تكون دقيقًا كما هو الحال عند التخطيط لخطة مشروعك ، ولكن من الضروري وجود مخطط موجز.

ميزانية المشروع

غالبًا ما يتم تضمين الميزانية في جدول المشروع وليست توقعات مفصلة للتكاليف ، لكنها لا تزال مكونًا مهمًا ويجب تضمينها. سترغب في الحصول على بعض التوقعات المالية لإظهار مقدار تكلفة المشروع ونوع العائد المتوقع. يعتبر خط الأساس للميزانية مفيدًا أيضًا.

خطة الموارد

لمساعدة أصحاب المصلحة بشكل أكبر على فهم المشروع الذي تريد تضمين قائمة من الموارد فيه. الموارد هي أي شيء تحتاجه لإكمال المشروع. يشمل ذلك فريق المشروع والمواد والمعدات وما إلى ذلك.

نظرة عامة على إدارة المخاطر

كل مشروع له مخاطر متأصلة. يريد أصحاب المصلحة معرفة المخاطر التي تحددها على أنها محتملة الحدوث في المشروع ، وتأثيرها وكيف ستخففها. وهذا يشمل حواجز الطرق والتحديات - أي شيء من شأنه أن يؤثر على نطاق وتكلفة ووقت المشروع. حدد بإيجاز خطة إدارة المخاطر الخاصة بك. يمكنك الخوض في التفاصيل إذا تمت الموافقة على المشروع.

كيف تكتب ملخص المشروع

لقد راجعنا المكونات الأساسية لملخص المشروع. الآن دعونا نلقي نظرة على كيفية كتابة واحدة. في حين أن ملخص المشروع موجز حسب التعريف ، إلا أن البحث واسع النطاق. اتبع هذه الخطوات للتأكد من قيامك بعمل شامل.

1. تحدث إلى فريقك

لا يوجد شخص واحد مجهز لمواجهة تحديات ملخص المشروع. تحتاج إلى الجمع بين فريق المشروع الخاص بك. إنهم الذين سينفذون المشروع على الخطوط الأمامية ، إذا جاز التعبير. لديهم الخبرة والمعرفة. استخدمها كمورد أثناء البحث في المشروع.

2. اعرف جمهورك

البحث هو جزء من إقناع أصحاب المصلحة بقيمة المشروع. كيف تقدمه هو الآخر. أنت بحاجة إلى التحدث بلغة أصحاب المصلحة. ستتغير النغمة وخيارات الكلمات والمزيد سواء كنت تتحدث إلى عميل أو صاحب مصلحة. هذا صحيح بشكل خاص من حيث الصناعة. ستعالج البناء بشكل مختلف عن التصنيع أو تكنولوجيا المعلومات.

3. تحديد أهدافك

سترغب في توضيح هدف المشروع وما يشير إلى أن المشروع قد اكتمل بنجاح. يتطلب ذلك مشاركة المقاييس التي ستستخدمها لقياس المشروع. تحتاج أيضًا إلى معرفة هدف المشروع ، على غرار بيان مهمته.

4. اكتب ملخص مشروعك

اعمل مع فريقك لكتابة ملخص واضح وموجز عن المشروع. تأكد من أنك قمت بتضمين جميع المكونات التي ذكرناها أعلاه. لا تنسَ تدقيق ملخص المشروع حيث لا يوجد شيء يبدو غير احترافي أكثر من القواعد النحوية أو الأخطاء الإملائية.

نموذج ملخص المشروع

تتطلب كتابة ملخص المشروع الكثير من التحضير. شيء واحد لا يجب أن تقلق بشأنه هو التنسيق. استخدم قالب ملخص المشروع المجاني لبرنامج Word وسيتعين عليك ببساطة ملء الحقول الفارغة. كل ما تحتاجه موجود وهناك قالب ملخص المشروع قابل للتخصيص حتى تتمكن من إضافة شعارك وتحرير المستند ليناسب الاحتياجات المحددة للمشروع الذي تقترحه.

قوالب إدارة المشروع الأخرى للمساعدة في إنشاء ملخص المشروع

ملخص المشروع هو واحد من عشرات قوالب إدارة المشاريع المجانية المتوفرة لدينا لكل من Excel و Word. هناك قوالب لكل مرحلة من مراحل المشروع. فيما يلي عدد قليل منها يتعلق بملخص المشروع.

نموذج اقتراح الميزانية

يمكنك تقدير تكلفة المشروع باستخدام قالب اقتراح الميزانية المجاني لبرنامج Excel. يوضح لأصحاب المصلحة المحتملين تكلفة المشروع ، من الرواتب إلى المواد والمعدات. هناك أيضًا مساحة لإضافة تكاليف السفر والاتصالات والتكاليف الأخرى المباشرة وغير المباشرة.

قالب الجدول الزمني للمشروع

يحتاج ملخص المشروع إلى تضمين جدول زمني موجز للمشروع. يمكن أن يساعدك قالب الجدول الزمني المجاني للمشروع لبرنامج Excel. يحتوي على عمود على الجانب الأيسر حيث يمكنك إضافة المهام وتواريخ البدء والانتهاء ، بالإضافة إلى المدة ، والتي تملأ تلقائيًا مخططًا زمنيًا مرئيًا إلى اليمين.

نموذج اقتراح المشروع

ملخص المشروع هو جزء من مقترح المشروع الأكبر. يجب أن يكون لديك واحد للحصول على الموافقة على المشروع وتمويله. يتضمن قالب اقتراح المشروع المجاني الخاص بنا لبرنامج Word كل شيء بدءًا من الملخص إلى الحل والتنفيذ وحتى التسليمات.

ProjectManager مثالي لتتبع مشروعك

يمكن أن تساعدك القوالب في تنظيم أفكارك وتقديم ملخص ومقترح رائع للمشروع ، ولكن بمجرد الموافقة عليه ، ستحتاج إلى برنامج إدارة المشروع لتخطيط العمل وإدارته وتتبعه. ProjectManager هو برنامج عبر الإنترنت يمكّن الفرق من العمل بكفاءة أكبر مع منح المديرين أدوات لمراقبة عملهم في الوقت الفعلي.

تتبع التقدم باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

بمجرد أن يكون لديك جدول مشروعك على مخطط جانت القوي الخاص بنا ، يمكنك تعيين خط أساس ، مما يتيح لك تتبع الجهد المخطط مقابل الجهد الفعلي في الوقت الفعلي. تغذي هذه البيانات أيضًا لوحة التحكم في الوقت الفعلي ويتم عرضها في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة. يمكنك الحصول على عرض عالي المستوى لتقدم وأداء مشروعك وقتما تشاء. على عكس منتجات البرامج المنافسة ، لا توجد تهيئة تستغرق وقتًا طويلاً. إنه جاهز عندما تكون جاهزًا.

تعمق في البيانات مع التقارير القابلة للتخصيص

عندما تريد الحصول على تفاصيل أكثر مما توفره لوحة المعلومات ، قم بإنشاء تقرير. يمكنك القيام بذلك من خلال بضع ضغطات على المفاتيح ثم تخصيص كل منها لإظهار البيانات التي تريد رؤيتها فقط. احصل على تقارير الحالة والمحفظة بالإضافة إلى التباين وعبء العمل والمزيد. يمكن مشاركة جميع التقارير بسهولة في مجموعة متنوعة من التنسيقات مع أصحاب المصلحة لإبقائهم محدثين.

بالطبع ، ما عليك سوى القيام بأكثر من مراقبة وتتبع مشروعك في الوقت الفعلي لتسليم مشروعك في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. لهذا السبب لدينا ميزات لمساعدتك في إدارة المخاطر والمهام والموارد. تعمل أداتنا على تسريع وتسهيل انضمام فريقك ومساعدتهم على التعاون وإضافة التعليقات إلى المهام ومشاركة الملفات. نحن نساعدك على تحويل ملخص المشروع إلى نجاح المشروع.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يمنحك الأدوات اللازمة لتحقيق أهداف مشروعك وأهدافه. احصل على بيانات في الوقت الفعلي لمساعدتك على اتخاذ قرارات أكثر ثاقبة ومنح فرقك نظامًا أساسيًا تعاونيًا يتيح لهم العمل معًا بشكل أفضل. انضم إلى الفرق في Avis و Nestle و Siemens الذين يستخدمون أداتنا. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.