كيفية كتابة تقرير: عملية بسيطة خطوة بخطوة

تعد معرفة كيفية كتابة تقرير مهارة أساسية يجب أن يتعلمها كل مسوق يريد أن يظل قادرًا على المنافسة ويعمل. حتى إذا كانت الاستراتيجيات التي نشرتها مؤخرًا تؤتي ثمارها بوضوح ، فمن المحتمل ألا يكتفي رؤسائك بمجرد معرفة نجاح جهودك التسويقية. سيظلون بحاجة إلى رؤية تقرير يوضح بالضبط ما تفعله ، والتجارب التي تؤتي ثمارها ، والأفكار التي سقطت على وجوههم. إذن كيف ستشرع في كتابة هذا التقرير؟ من أين تبدأ؟ ماذا يجب أن تدرج فيه؟ كيف تنظم كل قسم؟ في هذه المقالة ، سأشارككم أسلوبي التدريجي لكتابة تقارير فعالة ومدروسة جيدًا ستثير إعجاب القراء في كل مرة.

ما هو التقرير؟

التقرير عبارة عن مستند رسمي يوفر تحليلًا متعمقًا لبحث أو مبادرة أو مشروع أو حملة جارية أو مكتملة تتعلق بعملك. الهدف من التقرير هو تقييم التقدم الذي أحرزته ، وتدوين المشكلات أو العقبات التي أثرت على نتائجك ، واستخلاص استنتاجات لتوجيه القرارات المستقبلية. هناك أنواع مختلفة من التقارير التي قد يُطلب منك إنشاؤها بناءً على جانب التسويق الذي تتخصص فيه. وهي تشمل:

• تقارير التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي
• تقارير التسويق عبر البريد الإلكتروني
• تقارير تسويق المحتوى
• تقارير التسويق PPC
• تقارير التسويق العامة

بغض النظر عن النوع الذي تكتبه ، تتدفق جميع تقارير التسويق بالطريقة نفسها - تعرض الأنشطة التي حدثت ، وكيف تم تنفيذها ، والنتائج التي أنتجتها أو التي من المحتمل أن تولدها.

لماذا تحتاج إلى كتابة التقارير

ما الهدف من قضاء الوقت في اكتشاف كيفية كتابة تقرير عندما يمكنك توجيه هذه الطاقة نحو محاولة جذب العملاء والتفاعل معهم وتحويلهم وإسعادهم؟ هذا سؤال طرحه كل مسوق تقريبًا اضطر إلى كتابة تقرير في وقت ما. لذلك بينما تستعد (على مضض) لإنشاء تقريرك الأول أو التالي ، دعنا نفكر في بعض أهم الفوائد التي يمكن أن تجنيها أنت وفريقك من التقارير المنتظمة:

• تتبع التقدم - إذا كنت لا تعرف كيفية كتابة التقارير ، فلن تعرف ما إذا كانت جهودك التسويقية تقربك من أهدافك أم لا. تخبرك التقارير بالإستراتيجيات التي تعمل بشكل جيد وأيها أقل أداءً حتى تتمكن من إجراء تعديلات أو الارتكاز بسرعة.
• إثبات النجاح - لا يعتقد الجميع أن التسويق استثمار مفيد. يمكن أن تكون التقارير التي تنشئها بمثابة سلاح لمحاربة هذه المدرسة الفكرية التي تعاني من قصر النظر وإثبات أن العمل الذي تقوم به يضيف قيمة إلى العمل.
• مواءمة أفضل عبر الفرق - يساعد إعداد التقارير في تثقيف أصحاب المصلحة المعنيين وإبلاغهم بما يحدث على جبهة التسويق وما يمكن أن يتوقعوه في المستقبل. إنه يضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة حول كيفية أداء الشركة ، وإلى أين تتجه ، وما الذي يمكنهم فعله لمساعدتها في الوصول إلى هناك.
• شفافية أكبر - عندما يتمكن رئيسك أو عميلك من معرفة بالضبط ما يتم إنفاق ميزانية التسويق عليه وربط ذلك بالنتائج التي يتم إنشاؤها ، فسيشعرون بمزيد من الاسترخاء لأن استثماراتهم تحقق عوائد إيجابية.
• صنع القرار المستند إلى البيانات - يساعدك إعداد التقارير على تحديد مدى جودة أداء حملاتك واستراتيجياتك وكيفية تأثيرها على أهداف العمل مثل إنشاء قوائم العملاء المحتملين والاحتفاظ بالعملاء ونمو الإيرادات. ستمكنك هذه البيانات من تحديد الاتجاهات ، والبناء على الأفكار الناجحة ، واتخاذ قرارات تسويقية مستنيرة ، بدلاً من الاعتماد على التخمين والحدس.

الحقيقة هي أن كتابة تقارير رائعة تتطلب الممارسة. كلما كتبت أكثر ، كلما تحسنت في التواصل وتقديم رسالتك بإيجاز. سواء كنت تنشئ تقريرك الأول أو كنت تبحث عن نصائح لمساعدتك في تبسيط العملية وتحسين جودة تقاريرك ، اتبع هذه الإرشادات التي أستخدمها دائمًا عند كتابة التقارير. كيف تكتب تقرير في 6 خطوات:

1. ضع في اعتبارك الهدف من التقرير
2. اكتشف ما يحتاج جمهورك رؤيته
3. قرر ما هي المعلومات التي ستدرجها
4. جمع البيانات الخاصة بك والمرئيات
5. قم بصياغة محتوى تقريرك
6. مراجعة وتحرير تقريرك

1. النظر في الهدف من التقرير

أول شيء أفعله هو التفكير في سبب إنشاء التقرير وما يفترض أن يحققه. إذا لم تبدأ بفكرة واضحة عن سبب كتابة تقرير ، فقد ينتهي بك الأمر بتضمين بيانات غير ذات صلة وإنشاء تقرير يثير أسئلة أكثر مما يجيب. لذا اسأل نفسك: ما هو الهدف من هذا التقرير؟ ما هي المعلومات التي أريد مشاركتها؟ ماذا أريد أن يتعلم القارئ منها؟ ربما يكون الغرض هو تبرير إنفاقك التسويقي ، وإظهار مدى نجاح الحملة ، وشرح أنك بحاجة إلى مزيد من التدريب العملي على سطح السفينة لإدارة جهود النمو. سيساعدك وضع هدف في الاعتبار على تركيز نطاق تقريرك على البيانات الأكثر أهمية.

2. اكتشف ما يحتاج جمهورك إلى رؤيته

الشيء التالي الذي أعتبره هو من الذي يعنيه التقرير. إذا كنت أقوم بإنشاء تقرير خاص بفريق التسويق ، فيمكنني تضمين المصطلحات ، وأن أكون أكثر رسمية ، وأن أشارك أفكاري غير المصفاة حول الاتجاهات أو نجاحات وإخفاقات استراتيجياتنا. لا يمكنني فعل ذلك بالتقارير المخصصة للرئيس التنفيذي أو أعضاء مجلس الإدارة أو المستثمرين الخارجيين. سيكونون أقل اهتمامًا برؤية تفاصيل المقاييس والأرقام وأكثر اهتمامًا بكيفية ترجمة هذه الأرقام إلى عائد الاستثمار وإيرادات الشركة. بصفتك الشخص المسؤول عن كتابة منشورات المدونة والجوانب الأخرى للتسويق الرقمي ، فقد تكون جميع البيانات التي تنشئها مهمة. ولكن هل سيجد الفريق التنفيذي اختبارات AB التي أجريتها أثناء صياغة رسالة إخبارية ، أم أن عدد مرات الفتح والنقر التي تم إنشاؤها له صلة بالموضوع؟ لذا قبل الغوص في كتابة تقريرك ، اسأل نفسك: من هو جمهوري ، وماذا يريدون أن يعرفوا؟ على سبيل المثال ، سيرغب المدير المالي في معرفة كيف يساهم إنفاقك التسويقي في المبيعات والتأثير على المحصلة النهائية. من ناحية أخرى ، سيرغب رئيس قسم التسويق في تقديم نظرة عامة على الحملات التسويقية المختلفة وتأثيرها على التحويلات والأجيال الرائدة ومقاييس الربحية الأخرى. سيساعدك فهم من تقوم بالإبلاغ عن التخطيط لكيفية كتابة تقرير وتكييف اللهجة واللغة والمحتوى لتتماشى بشكل أفضل مع توقعاتهم.

3. تقرر ما هي المعلومات التي سوف تشملها

هذه هي النقطة التي أقوم فيها بإنشاء مخطط لتقريري وتحديد نقاط البيانات التي سأقوم بتضمينها للتأكد من أن التقرير ملائم وقابل للتنفيذ. بطبيعة الحال ، سيعتمد نطاق التقرير على الموضوع - وسائل التواصل الاجتماعي ، والإعلانات المدفوعة ، وتحسين محركات البحث ، والبريد الإلكتروني ، وما إلى ذلك - وعدد الأنظمة الأساسية التي ستحصل على البيانات منها. ومع ذلك ، فقد وجدت أن إنشاء مخطط تفصيلي يساعدني في معرفة كيفية تنظيم تدفق المعلومات وتحديد المكان الذي أحتاج إلى الذهاب إليه للعثور على البيانات والنتائج والموارد التي أحتاجها لتوضيح التقرير. لا يتعين على المخطط التفصيلي الخوض كثيرًا في التفاصيل. يجب أن يكون مجرد إطار هيكلي للأقسام الرئيسية والأقسام الفرعية التي تريد تضمينها في تقريرك بناءً على الغرض من التقرير. على سبيل المثال ، يمكن أن يبدو مخططك كما يلي:

4. جمع البيانات والمرئيات الخاصة بك

الآن بعد أن عرفت الغرض من تقريري ، والجمهور الذي أكتبه من أجله ، وما الذي سيغطيه ، فإن الخطوة التالية هي البدء في جمع البيانات التي سأحتاجها للتقرير. عادةً ما أبدأ بإعداد قائمة بالمقاييس ذات الصلة التي يجب أن تظهر في تقريري بناءً على الهدف والمخطط الذي رسمته سابقًا. الشيء التالي الذي يجب القيام به هو تدوين الأنظمة الأساسية التي سأقوم من خلالها بتحديد مصادر كل من تلك المقاييس والبيانات. ثم أقوم بإضافة كل هذه المعلومات إلى المخطط التفصيلي الخاص بي وفقًا للعناوين والعناوين الفرعية التي تقع تحتها. أوصي بإنشاء مرئيات لمرافقة بياناتك حتى لا يكون تقريرك مليئًا بالأرقام والنصوص المملة فقط. يمكنك استخدام المخططات والصور والرسوم البيانية والرموز والرسوم البيانية والمزيد لتصور المحتوى الخاص بك والعودة إلى النقطة التي تثيرها بياناتك. بمجرد الانتهاء من كل ذلك ، حان الوقت لبدء الكتابة.

5. مسودة محتوى تقريرك

إذا كنت ، مثلي ، من النوع الذي يريد أن تكون أفكارك مثالية قبل وضعها على الصفحة ، عليك أن تتعلم التخلي عن الكمال والبدء في الكتابة. من المحتمل أن تخرج المسودة الأولى من تقريرك تبدو خشنة بعض الشيء ، ولكن سيكون لديك متسع من الوقت لتتحول إلى شكل بعد ذلك. أكثر ما يهم في هذه المرحلة هو توضيح جميع النقاط الرئيسية وتنظيم بياناتك على الصفحة. ستختلف طريقة تأليف مسودتك اعتمادًا على هدف التقرير ومحتواه ، ولكن اتباع الهيكل أدناه عادةً ما يكون نقطة انطلاق جيدة.

تلخيص النتائج الرئيسية الخاصة بك

يجب أن تحتوي الصفحة الأولى من تقريرك على ملخص للتقرير. سلط الضوء على المقاييس الهامة ، بالإضافة إلى نجاحات وإخفاقات جهودك التسويقية للفترة قيد الدراسة. اشرح سبب تحول الأشياء بالطريقة التي سارت بها ، والمشكلات التي واجهتها أثناء تنفيذ الحملات ، والوجبات الرئيسية من الأداء المسجل. ثم ناقش الاستراتيجيات التي ستستخدمها في المستقبل بناءً على النتائج التي توصلت إليها. الملخص هو أول شيء سيواجهه القارئ في تقريرك وسيحدد ما إذا كان سيقرأ بقية التقرير أم يتخلص منه ، لذا قم بصياغته بأفضل طريقة ممكنة. ومع ذلك ، أوصي بالانتظار لكتابة الملخص ، بعد كتابة الأقسام الأخرى من التقرير. بهذه الطريقة يمكنك تلخيص محتوى الوثيقة بدقة.

2. صياغة مقدمة

هذا القسم اختياري. لا أقوم بتضمينها في معظم التقارير ، لا سيما تلك المخصصة للاستخدام الإداري أو الداخلي للشركة لأن القارئ المقصود على الأرجح يعرف بالفعل ما هو التقرير. ولكن إذا كان تقريرك مقصودًا أن يقرأه مستثمرون خارجيون أو مجلس إدارة ، فيمكنك استخدام قسم المقدمة لشرح موضوع تقريرك وما يغطيه وإضافة أي سياق إضافي آخر قد يحتاجون إليه.

3. الغوص في متن التقرير

نص التقرير الخاص بك هو المكان الذي يمكنك فيه استعراض عضلات كتابتك لأنه أطول قسم. سيتم إدراج كل تلك البيانات التي جمعتها سابقًا جنبًا إلى جنب مع الشروحات التفصيلية والتحليلات والمعايير لإضافة سياق إلى الأرقام. لا يكفي أن تقول إنك أنتجت 20٪ أكثر من العملاء المحتملين من خلال إنشاء أوراق بيضاء في الشهر الماضي وترك الأمر على هذا النحو. عليك أن تتحدث عن كيفية حدوث ذلك ، وما الورقة البيضاء الخاصة التي قادت معظم العملاء المحتملين ، وما الذي يميزها. إن شرح المقاييس والنجاحات وحتى النتائج السيئة سيعطي القارئ إحساسًا أفضل بما يحدث. سيساعد ذلك في تكوين انطباع دقيق عن الاستراتيجيات التي تقوم عليها أنشطة التسويق الخاصة بك. لا تخفي أو تحرف البيانات السلبية. فقط كن صريحًا بشأن سبب ذلك وقل كيف تخطط لإصلاحه. خذ هذا التقرير كمثال لكيفية الغوص في متن التقرير. اشرح كل مقياس وبيانات وحتى الأسباب المحتملة التي تؤدي إلى النتائج.

4. التوصية بخطة عمل

هذا هو القسم الختامي من تقريرك حيث يمكنك تلخيص نتائجك ومناقشة ما تعنيه لشركتك. أود أن أخطو خطوة إلى الأمام من خلال التوصية بالخطوات التالية التي ينبغي اتخاذها لتحسين الأداء ومساعدة الأعمال على اكتساب ميزة تنافسية. لذلك إذا كنت تعتقد بعد تقييم البيانات والنتائج أن شركتك ستستفيد من زيادة الميزانية للإعلانات المدفوعة أو من اتباع تكتيك معين مثل التسويق المؤثر أو نشر البيانات الصحفية ، فلا تتردد في اقتراح ذلك. طالما أن تقريرك مقنعًا وأثبتت معرفتك وخبراتك ، فمن المرجح أن يقبل كبار المسؤولين توصياتك ويثقون بها. نصيحة: يمكنك استخدام قوالب التقارير التسويقية لعرض بياناتك واستخدام وقتك بشكل أكثر حكمة.

6. مراجعة وتحرير تقريرك

التحرير هو المرحلة الأخيرة من كتابة التقرير ، وهو المفضل لدي لأنه فرصة بالنسبة لي لإبراز وثيقي. بعد الانتهاء من مسودتي ، أود تركها جانبًا لبضع ساعات أو أيام ، حتى أتمكن من العودة إليها والبدء في التحرير بعيون جديدة. القيام بذلك يسمح لي بالتعرف على الأخطاء التي ربما لم ألاحظها أثناء الكتابة. اقرأ ما كتبته وقم بإزالة أي أجزاء تبدو غير ضرورية أو غير ذات صلة لإبقاء تقريرك موجزًا ​​وفعالًا. ابحث عن الأخطاء الإملائية والنحوية وتحقق من بياناتك لضمان الدقة. قسّم الكتل الطويلة من النص وتأكد من أن التقرير يحتوي على سرد متماسك يربط جميع المعلومات معًا. يجب أن تعرض تقاريرك التقدم الذي أحرزته ، وتعالج المشكلات التي تواجهها ، وتشارك الرؤى القابلة للتنفيذ التي يمكن استخدامها لاتخاذ القرارات التي تؤثر على العمل. إنها واحدة من أقوى أدوات الاتصال الموجودة في ترسانتك ويمكنك تعلم كيفية استخدامها باستخدام الإرشادات التي وضعتها في هذه المقالة. الإبلاغ عن سعيد!