ارفع مستوى لعبتك عبر البريد الإلكتروني: كيف تكتب رسالة بريد إلكتروني تحصل على النتائج

هل تريد أن تعرف كيف تكتب بريدًا إلكترونيًا مؤثرًا يبني العلاقات ويحقق النتائج؟ أنت في المكان الصحيح. كتابة رسالة بريد إلكتروني رائعة تشبه كتابة رسالة إخبارية - يجب عليك هيكلة رسالتك ، واستخدام لغة فعالة ، والتدقيق اللغوي لتحقيق الكمال. ولكن هناك عدد قليل من الفروق الدقيقة الحصرية في البريد الإلكتروني التي تميز بين الرسائل القذرة وغير الاحترافية التي تنتهي في سلة المهملات ورسائل البريد الإلكتروني الفعالة والمكتوبة جيدًا والتي تبرز في صندوق وارد مزدحم. في هذا الدليل ، سنشارك ملخصًا خطوة بخطوة للمساعدة في رفع مستوى لعبة البريد الإلكتروني الخاصة بك من خلال معالجة هذه المؤشرات وأفضل الممارسات الأخرى. هيا بنا نبدأ.

الخطوة 1: إنشاء مخطط بريد إلكتروني

قد يكون بريدك الإلكتروني هو فرصتك الوحيدة للتواصل مع المستلم ، لذلك من الضروري:

• تعرف على ما تريد التواصل عبر البريد الإلكتروني
• قم بمحاذاة نسخة البريد الإلكتروني مع الرسالة الأساسية - قم بتحسين كل كلمة للمستلم لاتخاذ الإجراء المطلوب

أسهل طريقة لتنفيذ هذه المؤشرات هي تحديد الغرض من البريد الإلكتروني وإنشاء مخطط تفصيلي للشكل الذي يجب أن يبدو عليه.

تعرف على المستلم

لمن تكتب البريد الإلكتروني؟ هل هو لأسباب تجارية؟ هل اتصلت بهذا الشخص من قبل؟ إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا باردًا ، فإن استخدام لغة ونبرة رسمية أمر منطقي ، حيث إنها المرة الأولى التي تتصل فيها بالمستلم. وبالمثل ، فإن اللهجة غير الرسمية أو الودية مناسبة عند إرسال بريد إلكتروني إلى صديق أو شخص كنت تتعامل معه لفترة من الوقت. ثم فكر في الإجراء الذي تريد أن يتخذه المستلم. هل تريد مشاركة المعلومات ، أو دعوتهم إلى حدث ، أو إعداد اجتماع ، أو القيام بشيء آخر؟ سيساعدك تحديد النية من وراء بريدك الإلكتروني على ضبط النغمة الصحيحة وصياغة بريدك الإلكتروني بشكل صحيح.

حدد موضوع البريد الإلكتروني الخاص بك

لكي يتخلص بريدك الإلكتروني من كل الفوضى في صندوق الوارد الخاص بالمستلم ، تحتاج إلى إتقان فن النسخ الموجزة والمقنعة. وللقيام بذلك ، يجب عليك أولاً تحديد غرض البريد الإلكتروني وهدفه - والالتزام به. قد تميل إلى تضمين كل الأشياء الرائعة في شركتك. فكر في: قصة علامتك التجارية وشهادات من العملاء والخبراء العاملين في شركتك. لكن بريدك الإلكتروني ليس المكان المناسب لكل هذه المعلومات. ربما عندما تكتب مدونة أو صفحة "نبذة عنا" لشركتك ، لكن بالتأكيد لا تكتب بريدًا إلكترونيًا. على سبيل المثال ، إذا كنت تريد أن يقوم المستلم بإعداد اجتماع ، فلا تعطه سيرتك الذاتية ، ومقدمة عن شركتك ، وكل ما حققه. بدلاً من ذلك ، قدم نفسك لفترة وجيزة وأخبرهم عن نقطة الألم التي يمكن لمنتجك حلها لهم. تريد تقديم قيمة دون تشتيت انتباه المتلقي.

إنشاء مخطط تفصيلي للبريد الإلكتروني الذهني

بمجرد تحديد جمهور البريد الإلكتروني والغرض منه ، ضع في اعتبارك الأسئلة التالية لإنشاء صورة ذهنية لما يجب أن يبدو عليه بريدك الإلكتروني:

• هل لديك عنوان البريد الإلكتروني الصحيح للمتلقي؟
• ما اللغة أو نقاط التشغيل التي يمكن أن تجعل المستلم يتصرف وفقًا للهدف المقصود من البريد الإلكتروني (على سبيل المثال ، الاشتراك في ندوة عبر الإنترنت أو جدولة اجتماع)؟
• هل هناك حاجة لتضمين المرفقات ، مثل دراسات الحالة أو مستندات Google أو تقارير الأعمال؟
• هل يجب عليك إضافة عبارات الحث على اتخاذ إجراءات (CTAs) أو روابط؟ إذا كانت الإجابة بنعم ، فكم عددها؟
• ما هي أهم النقاط التي يجب أن يغطيها بريدك الإلكتروني؟
• هل ستساعد لقطة الشاشة أو الصورة في توضيح هذه النقاط بشكل أكبر؟

يجب أن يكون لديك مخطط موجز لتوجيه عملية الكتابة الخاصة بك في هذه المرحلة. يمكنك أيضًا تحويل المخطط التفصيلي إلى قالب أو استخدامه كقائمة تحقق ، حتى لا تضطر إلى البدء من نقطة الصفر عند كتابة رسالة بريد إلكتروني.

الخطوة 2: اكتب سطر موضوع البريد الإلكتروني الذي يجذب الانتباه

نظرًا لكونه أول ما يراه المستلم ، فإن سطر موضوع بريدك الإلكتروني يحدد ما إذا كان سيفتح بريدك الإلكتروني أم لا. تشير الأبحاث إلى أن 47٪ من مستلمي البريد الإلكتروني يفتحون بريدًا إلكترونيًا ، و 69٪ يبلغون عن بريد إلكتروني كرسائل غير مرغوب فيها - وكل ذلك يعتمد فقط على سطر الموضوع. يجب أن يكون هذا السطر مقنعًا بدرجة كافية حتى يتمكن المستلم من فتح البريد الإلكتروني. ولكن في نفس الوقت ، يجب أن يقوم بمعاينة الرسالة التي تريد توصيلها. إذا فشل سطر الموضوع الخاص بك في إثارة الدسائس ، سينتهي البريد الإلكتروني الخاص بك في سلة المهملات. لا يهم مدى جودة النسخة الفعلية. فيما يلي بعض أفضل الممارسات التي يجب وضعها في الاعتبار:

أفضل ممارسات سطر موضوع البريد الإلكتروني

• اجعلها قصيرة ، في حدود تسع كلمات و 60 حرفًا. وإلا ، فقد يتم اقتطاع سطر الموضوع في البريد الوارد.

مثال: توقف عن إضاعة الوقت في {Prospect Pain Point}

• قم بتمييز الغرض من بريدك الإلكتروني في جملة واحدة. قدم خطافًا محددًا ينقل مزايا منتجك أو يلفت انتباههم إلى صفقات محددة.

مثال: اطلب حضورك في {Event}

• كن دقيقا. تجنب اللغة الغامضة أو الزغب.

مثال: الفرصة الأخيرة! {Offer or Discount} على {Product Name} هذا الصيف

• أضف لمسة شخصية. ضع في اعتبارك استخدام اسم المستلم لجذب انتباهه.

مثال: أوصى {Mutual Contact Name} بالتواصل معك ، {Recipient Name}

• استخدم الكلمات القوية لتحريك العمل. من الأفضل أن تبدأ بفعل عمل.

مثال: تعرف على أفضل طريقة لـ {Task Name} Pro نصيحة: جرّب اختبار سطر الموضوع في CoSchedule مجانًا للمساعدة في إنشاء سطر موضوع لافت للنظر.

الخطوة 3: قم بتحية مستلم البريد الإلكتروني

يجب أن يبدأ بريدك الإلكتروني بتحية مناسبة تتضمن التحية والجملة الافتتاحية. دعنا نناقش بسرعة كيفية الحصول على كل عنصر بشكل صحيح.

ضبط النغمة الصحيحة مع التحية

يجب أن يعتمد اختيارك للتحية على الموقف. على سبيل المثال ، إذا كنت تكتب بريدًا إلكترونيًا رسميًا ، فإن "عزيزي {اسم المستلم}" هي طريقة أفضل لبدء رسالتك. ولكن إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص تعرفه ، فمن الأفضل استخدام "مرحبًا {اسم المستلم}" أو "مرحبًا {اسم المستلم}". لا تخطئ في كتابة اسم شخص ما أو تخاطبه بتحية خاطئة. هذا مهم بشكل خاص عند إرسال رسائل بريد إلكتروني باردة ، لأنه يحدد إمكانية حصولك على رد. توصي باربرا باتشر ، مدربة الأعمال ، بإلغاء التعبيرات غير الرسمية مثل "Hey" و "Yo" في كتابها ، The Essentials of Business Etiquette . فيما يلي بعض التحيات التي يجب تجنبها:

• التحية الرسمية بشكل مفرط ، مثل "سيدي" و "سيدتي"
• استخدام فتاحات عامة وغير مثيرة مثل "لمن يهمه الأمر"
• تحيات خاصة بالوقت مثل "Good Morning" أو "Good Night" (إذا كنت لا تعرف المنطقة الزمنية للمستلم)
• بيان المسمى الوظيفي للمستلم (عزيزي العنوان الوظيفي)
• تنتهي بعلامات تعجب ("مرحبًا ناثان !!!")

ابتكر أداة افتتاحية تشد الانتباه

في هذه المرحلة ، لديك سبع ثوان فقط لجذب انتباه المستلم وإجباره على مواصلة قراءة بقية بريدك الإلكتروني. السطر الافتتاحي القوي هو تذكرتك لجذب انتباه القارئ ، مثل هذا: إذا كنت تقدم نفسك ، افتح شيئًا يثير اهتمام المستلم. إليك نموذج بريد إلكتروني يوضح كيف يمكن لفرصة الشراكة أن تفيد المستلم: فيما يلي بعض أفضل الممارسات القياسية التي يجب تطبيقها عند كتابة مقدمات البريد الإلكتروني:

• قصر المقدمة على جملة أو اثنتين.
• تجنب إضافة معلومات غير ذات صلة أو تفاصيل غير ضرورية.
• ضع في اعتبارك إنشاء ارتباط تشعبي بملفك الشخصي على LinkedIn أو موقع الويب الخاص بك لتوفير المزيد من السياق عن نفسك.
• إذا قابلت المستلم أو تحدثت إليه في وقت سابق ، اذكر المثال بإيجاز للعثور على نقطة اتصال مشتركة.

تجنب إرسال مقدمة عامة تجعل القارئ يشعر أنه واحد من العديد من المستلمين. بدلاً من ذلك ، قم بإجراء القليل من البحث (فكر في: البحث عن ملفات تعريف الوسائط الاجتماعية أو الرجوع إلى زميل مشترك) لإضافة لمسة شخصية. تخطي هذا الجزء إذا كنت ترسل بريدًا إلكترونيًا إلى شخص يعرفك بالفعل. في هذه الحالة ، ابدأ بمتعة (على سبيل المثال ، "أتمنى أن تقضي يومًا رائعًا!) وانتقل مباشرة إلى جسدك.

الخطوة 4: اكتب نص بريدك الإلكتروني

هذا هو الجزء المثير من بريدك الإلكتروني حيث ستشارك الرسالة كاملة. ربما لا يملك القارئ الوقت الكافي لقراءة بريد إلكتروني طويل. إذا كنت لا تريدهم أن يتصفحوا رسالتك - أو يتخطوها تمامًا - فاجعلها مختصرة وفي صلب الموضوع. استخدم إستراتيجية BLUF لمساعدتهم على فهم نية بريدك الإلكتروني ، والذي يتضمن كتابة Bottom Line Up Front للإجابة بسرعة على 5Ws للمستلم: من وماذا وأين ومتى ولماذا. إليك مثال رائع: المصدر يجب عليك أيضًا تحسين بريدك الإلكتروني من أجل سهولة القراءة والمسح الضوئي. إليك بعض النصائح لكتابة نص بريد إلكتروني ممتاز:

• اجعل جملك وفقراتك قصيرة
• أضف نقاطًا عند الإمكان
• تجنب المصطلحات الفنية واللفافة
• استخدام التنسيق القياسي ؛ استخدم الخط الغامق والمائل والتسطير لإبراز النقاط المهمة
• لا تفترض معرفة القارئ ؛ قم دائمًا بتقسيم النص الخاص بك وتقديم المعلومات اللازمة

من المسلم به أن قسم النص في بريدك الإلكتروني يمكن أن يكون خادعًا. أفضل طريقة لكتابة هذا هي:

1. ضع في اعتبارك الوجبات الرئيسية من بريدك الإلكتروني
2. فكر في CTA المعينة التي تريد أن يأخذها المستلم
3. اكتب البريد الإلكتروني ، وتأكد من أن كل سطر تضيفه يساعدك في المؤشرين أعلاه

الخطوة 5: اختتم بـ CTA الفعال وتسجيل الخروج

إن كيفية إنهاء بريدك الإلكتروني لا تقل أهمية عن كيفية البدء. لا تترك المستلم معلقًا بعد توصيل رسالتك. لخص كل شيء في جملة أو جملتين ، وأضف CTA ، وامنحهم الخطوات التالية. الامثله تشمل:

• هل سيكون من الممكن تحديد موعد اجتماع على القهوة لمناقشة هذا الأمر أكثر؟
• يرجى الرد على هذا البريد الإلكتروني بالمعلومات المطلوبة.
• يرجى حجز فتحة في My Cal Friendly لتحديد موعد مكالمة بخصوص هذا الأمر.

تأكد من أن CTA الخاص بك مقنع ويسلط الضوء على أهمية الإجراء. افعل هذا بشكل صحيح ، وستكون لديك فرصة كبيرة للحصول على رد إيجابي. ثم أضف ملاحظة ختامية (على سبيل المثال ، "أتطلع إلى العمل معك" أو "في انتظار ردك الإيجابي ، لأخذ الأمر إلى أبعد من ذلك") وتسجيل الخروج اعتمادًا على الغرض من بريدك الإلكتروني وعلاقته بالمستلم. يفكر:

• أطيب التحيات
• تحياتي حارة
• يعتبر
• بإخلاص
• أفضل
• أطيب التحيات
• شكرًا
• هتافات
• باحترام
• نتكلم قريبا

لا تتغاضى عن البيانات الختامية الخاصة بك. يمكن أن يترك تسجيل الخروج الخاطئ انطباعًا سيئًا ، مما يجعلك تبدو غير محترف أو مألوفًا أكثر من اللازم.

الخطوة 6: تدقيق البريد الإلكتروني وتحريره

تخيل قضاء ساعات في صياغة البريد الإلكتروني المثالي ، ليتم تجاهلك فقط لأنه مليء بالأخطاء النحوية. لهذا السبب من الضروري للغاية تدقيق بريدك الإلكتروني. لكن مجرد التدقيق اللغوي لا يكفي ؛ يجب عليك أيضًا التأكد من أن نسخة بريدك الإلكتروني تبدو بشرية. فيما يلي بعض النصائح حول كتابة نصوص البريد الإلكتروني لجعل نسخة بريدك الإلكتروني قوية وقابلة للتنفيذ:

تجنب التكرار

اقرأ جملك بصوت عالٍ. هل تكرر كلمات في نفس الفقرة ، ربما حتى في جملة؟ في حين أن هذه ليست أسوأ مخالفة في الكتابة ، إلا أنها قد تجعل نسختك تبدو متكررة وتجعل القارئ يتراجع. احترس من الكلمات التالية الأكثر تكرارًا:

• فقط
• معلومة
• أيضًا
• فقط
• غرض
• طلب
• حتى
• طلب
• تقرير
• دائماً

يمكنك أيضًا تشغيل نسختك بواسطة زميل قبل الضغط على "إرسال". ستساعدك عينان أخريان على إزالة الكلمات المكررة والمفرطة التي ربما فاتتك.

استخدم فاصلة أكسفورد

عند التفكير في كيفية كتابة بريد إلكتروني ، عادة ما يشيد الناس بفاصلة أكسفورد أو يتجنبونها. قد يكون لديك أيضًا بعض الآراء القوية حول هذا الموضوع ، ولكن عادةً ما يكون من الجيد استخدامها في رسائل البريد الإلكتروني لتجنب الارتباك أو سوء التواصل.

تقليم الجمل الطويلة للغاية

غالبًا ما نتلقى رسائل بريد إلكتروني تمثل هذه الكتل الضخمة من النصوص. ولكن كم مرة كنت تتصفحها ببساطة بدلاً من قراءة كل شيء؟ استبدل الجمل التي يصعب متابعتها أو غير الواضحة بجمل موجزة تركز على المسألة المطروحة للحصول على استجابة مرضية - أو أي رد. قم بإنهائه بـ CTA حتى يعرف القارئ ما يجب فعله بعد ذلك ، وكن واضحًا أنك منفتح على الأسئلة والمتابعات إذا لزم الأمر.

تحقق من التنسيق والخط

كيف سيكون رد فعلك إذا تلقيت البريد الإلكتروني التالي: ربما احذفها وافترض أنها عملية احتيال ، أليس كذلك؟ لا حرج في إضافة الصور أو ملفات GIF إلى بريدك الإلكتروني ، ولكن هناك طريقة للقيام بذلك ، لذلك لا يبدو الأمر مشتتًا أو مزعجًا. على سبيل المثال ، قد يؤدي استخدام العديد من أحجام الخطوط والألوان المختلفة إلى الشعور بالإرهاق. من المحتمل أن تضيع رسالتك مع مجموعة من العناصر التي تقاتل لجذب انتباه القارئ. كقاعدة عامة ، يكون الالتزام بنمط وحجم ولون واحد أفضل.

سليم الانسان

المتلقي الخاص بك هو شخص حقيقي ، لذا استخدم اللغة التي تبدو وكأنها شيء قد تقوله. إن كتابة الجمل التي تبدو وكأنها روبوت كتبها أو أنها من العصر الفيكتوري لن تفيدك في الحصول على استجابة جيدة من القارئ. بدلاً من ذلك ، امنح بريدك الإلكتروني تأثيرًا طبيعيًا. اكتب كما لو كان الشخص الذي تتحدث معه جالسًا بجانبك في المقهى. على سبيل المثال ، بدلاً من قول "تحياتي ، أتمنى أن يكون الطقس لطيفًا في المكان الذي تعيش فيه" ، قل شيئًا مثل ، "مرحبًا ، أتمنى أن يكون كل شيء على ما يرام في نهايتك."

الخطوة 7: استخدم توقيع بريد إلكتروني احترافي

على الرغم من أن توقيع البريد الإلكتروني الاحترافي ليس ضروريًا ، إلا أنه يساعد في إثبات مصداقيتك. كما أنه يمنح المستلم مزيدًا من السياق حول دورك وشركتك. خذ هذا واحد على سبيل المثال: يشمل الأفراد:

• صورة للوجه
• الاسم الكامل
• دور
• شركة
• موقع إلكتروني
• معلومات الاتصال
• روابط لملفات تعريف وسائل التواصل الاجتماعي

لديك كل ما تحتاجه للتواصل ، كل ذلك في مكان واحد. ذكي ، أليس كذلك؟ علاوة على ذلك ، تتيح لك معظم خدمات البريد الإلكتروني والأنظمة الأساسية مثل Gmail و Outlook إرفاق توقيعات بريد إلكتروني تلقائية بكل بريد إلكتروني ، بحيث لا تضطر إلى إضافتها لكل بريد إلكتروني يدويًا. بالطبع ، يمكنك دائمًا إجراء تغييرات بناءً على الغرض من بريدك الإلكتروني للحصول على استجابة أفضل وتضمين معلومات إضافية تلبي هدفك.

دورك لإرسال بريد إلكتروني ممتاز

إن كتابة رسائل بريد إلكتروني جيدة هي فن يستغرق وقتًا ، ولكن إذا اتبعت عمليتنا بجد ، فسترى تحسنًا كبيرًا في معدلات الفتح والنقر. هنا تحصل على ردود أفضل!