ما هي خطة التنفيذ وكيف أقوم بإنشائها؟ (يشمل المثال)

تعد خطة إدارة المشروع أمرًا بالغ الأهمية لنجاح أي مشروع. وبالمثل ، فإن خطة التنفيذ ، التي تسمى أيضًا خطة إستراتيجية أو خطة تنفيذ إستراتيجية ، تحدد الخطوات المطلوبة لتنفيذ إستراتيجية أو تكتيك أو تغيير داخل منظمة أو مشروع.

بدون خطة التنفيذ ، يمكن لمؤسستك إجراء تغييرات كبيرة بدون أي شيء سوى دليل مرجعي عبر الإنترنت ومطور مرهق يحاول تحقيق كل شيء. بالإضافة إلى خطة التنفيذ الرائعة ، يجب عليك أيضًا استخدام برنامج إدارة المشاريع لمساعدتك خلال عملية التنفيذ.

إذن ما هي خطة التنفيذ ، وكيف تصنعها ، وكيف تنفذها بنجاح؟ لنلقي نظرة.

ما هي خطة التنفيذ؟

خطة التنفيذ هي أداة لإدارة المشروع تسهل تنفيذ خطة إستراتيجية لشركة أو مشروع عن طريق تقسيم عملية التنفيذ إلى خطوات أصغر مع تحديد الجدول الزمني والفرق والموارد المطلوبة.

ذات صلة: نموذج خطة التنفيذ المجاني

يتم التخطيط الاستراتيجي على المستوى التنظيمي ، مما يملي اتجاه استراتيجية الشركة وتخصيص الموارد لجعل هذه الإستراتيجية تنبض بالحياة. وبالتالي ، فإن خطة التنفيذ تتعقب حواف ذلك ، وتحدد أفضل السبل لتنفيذ الخطة الإستراتيجية منذ البداية ، وكيفية إدارتها بفعالية عند وضعها موضع التنفيذ.

برنامج إدارة المشاريع مثل ProjectManager يبسط بشكل كبير عملية تخطيط التنفيذ. قم بجدولة وتنفيذ خطة التنفيذ الخاصة بك باستخدام مخططات جانت القوية عبر الإنترنت. قم بتعيين العمل وربط التبعيات وتتبع التقدم في الوقت الفعلي باستخدام مخطط واحد. بالإضافة إلى ذلك ، إذا كان فريقك يريد العمل مع شيء آخر غير مخطط جانت ، فإن برنامجنا يقدم أربع طرق عرض أخرى للمشروع لإدارة العمل: قوائم المهام ولوحات كانبان والتقويمات والأوراق. تحاول ذلك مجانا اليوم.

مكونات خطة التنفيذ

لا يوجد حقًا حل قياسي واحد يناسب الجميع عندما يتعلق الأمر بإنشاء خطة التنفيذ الخاصة بك. ومع ذلك ، فقد أنشأنا مخططًا تفصيليًا لخطة التنفيذ لمشاريعك. ها هي مكوناته.

• أهداف المشروع وأهدافه: هدف المشروع هو الهدف النهائي لمشروعك ، بينما الأهداف هي المعالم الرئيسية أو الإنجازات التي يجب إكمالها للوصول إليها.
• معايير النجاح: يجب أن يتوصل مدير المشروع إلى اتفاق مع أصحاب المصلحة لتحديد معايير نجاح المشروع.
• بيان النطاق: يصف بيان النطاق بإيجاز نطاق مشروعك ، والذي يمكن تعريفه ببساطة على أنه عمل المشروع الذي يتعين تنفيذه.
• خطة الموارد: قم بإنشاء خطة موارد بسيطة تحدد الموارد البشرية والمعدات والمواد اللازمة لمشروعك.
• تحليل المخاطر: استخدم أداة تقييم المخاطر مثل تحليل SWOT أو سجل المخاطر. هناك أدوات مختلفة بمستويات مختلفة من التفاصيل لتحليل المخاطر الخاص بك.
• الجدول الزمني للتنفيذ: أي خطة تنفيذ تحتاج إلى جدول زمني واضح للمشروع ليتم تنفيذها بشكل صحيح. يجب عليك استخدام أداة متقدمة مثل مخطط جانت لإنشاء واحدة.
• مراحل خطة التنفيذ: أنت بحاجة إلى تحديد المعالم الرئيسية لخطة التنفيذ الخاصة بك بحيث يمكنك بسهولة تتبع التقدم المحرز فيها.
• أدوار ومسؤوليات الفريق: خطة التنفيذ لن تنفذ نفسها. ستحتاج إلى تعيين الأدوار والمسؤوليات لأعضاء فريقك.
• مقاييس خطة التنفيذ: ستحتاج إلى مؤشرات أداء رئيسية أو OKRs أو أي مقاييس أداء أخرى يمكنك استخدامها للتحكم في تقدم خطة التنفيذ الخاصة بك.

كيف تكتب خطة التنفيذ

اتبع هذه الخطوات لإنشاء خطة تنفيذ لمشروعك أو عملك. يمكنك أيضًا التفكير في استخدام برنامج إدارة المشاريع مثل ProjectManager لمساعدتك في عملية التنفيذ.

1. البحث والاكتشاف

ابدأ بتحديد ما ستحتاجه لتنفيذ خطة التنفيذ الخاصة بك:

• ما هي الفرق التي يجب أن تشارك في تحقيق الأهداف الإستراتيجية؟
• كم من الوقت سيستغرق تحقيق الأهداف الإستراتيجية؟
• ما الذي يجب تخصيصه من وجهة نظر الميزانية والموارد؟

من خلال إجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة والشركاء الرئيسيين والعملاء وأعضاء الفريق ، يمكنك تحديد المهام الأكثر أهمية المطلوبة وتحديد أولوياتها وفقًا لذلك. في هذه المرحلة أيضًا ، يجب عليك سرد جميع الأهداف التي تتطلع إلى تحقيقها لدمج الخطة الإستراتيجية مع خطة التنفيذ. يجب أن يرتبط كل شيء بتلك الخطة الإستراتيجية حتى تعمل خطة التنفيذ الخاصة بك.

2. حدد الافتراضات والمخاطر

هذا بمثابة امتداد لمرحلة البحث والاكتشاف ، ولكن من المهم أيضًا الإشارة إلى الافتراضات والمخاطر في خطة التنفيذ الخاصة بك. يمكن أن يشمل ذلك أي شيء قد يؤثر على تنفيذ خطة التنفيذ ، مثل إجازة مدفوعة الأجر أو إجازات لم تدخلها في جدولك الزمني أو قيود الميزانية أو فقدان الموظفين أو عدم استقرار السوق أو حتى الأدوات التي تتطلب إصلاحًا قبل أن يبدأ التنفيذ.

3. تعيين المسؤولية

يجب أن يتضمن كل نشاط في خطة التنفيذ الخاصة بك بطلًا أساسيًا ليكون مالكه. لكي يتم تعيين المهام بشكل صحيح ، سيحتاج هذا البطل إلى القيام بالتفويض. هذا يعني أنهم يتأكدون من أن جميع الأنظمة تعمل كالمعتاد ، ويتابعون إنتاجية فرقهم وأكثر من ذلك. يعد برنامج تخطيط المشاريع ضروريًا عمليًا لهذا الجانب.

لمعرفة المزيد حول كيف يمكن أن يساعدك برنامج تخطيط المشروع في تخطيط كل خطوة من خطة تنفيذ المشروع ، بما في ذلك تعيين المهام ، شاهد الفيديو القصير أدناه. بمساعدة البرنامج ، من السهل صياغة خطة مفصلة يمكن للجميع الرجوع إليها ، حتى ينجز الجميع عملهم في الوقت المحدد.

4. تحديد الأنشطة

بعد ذلك ، تحتاج إلى إنهاء جميع الأنشطة الصغيرة لاستكمال خطتك. ابدأ بطرح الأسئلة التالية على نفسك:

• ما هي الخطوات أو المعالم التي تتكون منها الخطة؟
• ما هي الأنشطة اللازمة لإكمال كل خطوة؟
• من الذي يجب أن يشارك في الخطة؟
• ما هي متطلبات أصحاب المصلحة؟
• ما هي الموارد التي يجب تخصيصها؟
• هل هناك أي معالم رئيسية نحتاج إلى سردها؟
• ما هي المخاطر التي تنطوي عليها بناءً على الافتراضات التي لاحظناها؟
• هل هناك أي تبعيات لأي من المهام؟

بمجرد تحديد جميع الأنشطة ، يتم سرد جميع الموارد واعتماد جميع أصحاب المصلحة (ولكن لم يتم اتخاذ أي إجراءات حتى الآن) ، يمكنك اعتبار خطة التنفيذ الخاصة بك كاملة وجاهزة للتنفيذ.

مثال على خطة التنفيذ

يتم استخدام خطط التنفيذ من قبل الشركات عبر الصناعات على أساس يومي. فيما يلي مثال بسيط لخطة التنفيذ التي أنشأناها باستخدام ProjectManager لمساعدتك على فهم كيفية عمل خطط التنفيذ بشكل أفضل. لنتخيل أن فريق تطوير البرمجيات يقوم بإنشاء تطبيق جديد.

1. هدف المشروع: إنشاء تطبيق جديد
2. الأهداف: جميع المعالم التي يجب تحقيقها للوصول إلى هذا الهدف النهائي.
3. معايير النجاح: يحتاج فريق التطوير إلى التواصل مع أصحاب المصلحة في المشروع والاتفاق على معايير النجاح.
4. بيان النطاق: هنا حيث سيقوم فريق التطوير بتوثيق جميع الأعمال اللازمة لتطوير التطبيق. يتم تقسيم هذا العمل إلى مهام ، تُعرف باسم قصص المستخدمين في تطوير المنتجات والبرامج. هنا ، يجب على الفريق أيضًا ملاحظة جميع الاستثناءات ، مما يعني كل شيء لن يتم القيام به.
5. خطة الموارد: في هذه الحالة ، فإن الموارد هي جميع المهنيين المشاركين في عملية تطوير البرامج ، بالإضافة إلى أي معدات يحتاجها الفريق.
6. تحليل المخاطر: باستخدام سجل المخاطر ، يمكن لمدير المنتج سرد جميع المخاطر المحتملة التي قد تؤثر على عملية تطوير التطبيق.
7. المخطط الزمني والمعالم الرئيسية والمقاييس: إليك صورة للجدول الزمني لخطة التنفيذ الذي أنشأناه باستخدام عرض مخطط جانت الخاص بـ ProjectManager. تمثل رموز الماس معالم خطة التنفيذ.

   

8. أدوار ومسؤوليات الفريق: بالمثل ، استخدمنا لوحة كانبان لتعيين مهام خطة التنفيذ لأعضاء الفريق وفقًا لأدوارهم ومسؤولياتهم.

   

فوائد خطة التنفيذ

تلعب خطة التنفيذ دورًا كبيرًا في نجاح خطتك الإستراتيجية الشاملة. ولكن أكثر من ذلك ، فإن توصيل كل من خطتك الإستراتيجية وتنفيذها إلى أعضاء فريقك يساعدهم على الشعور كما لو كان لديهم إحساس بالملكية في اتجاه الشركة على المدى الطويل.

زيادة التعاون

تساعد خطة التنفيذ التي يتم توصيلها جيدًا أيضًا على زيادة التعاون بين جميع الفرق من خلال جميع خطوات عملية التنفيذ. من السهل العمل في صومعة - فأنت تعرف بالضبط ما هي عمليتك اليومية وكيفية تنفيذها. لكن الوصول عبر الممر والتأكد من توافق فريقك مع أهداف المشروع التي تحاول أيضًا تحقيقها؟ هذه قصة أخرى تمامًا. ولكن مع وجود خطة تنفيذية ، فإنه يساعد على سد الفجوة بشكل أسهل قليلاً.

في شراء

بالإضافة إلى ذلك ، من خلال خطة التنفيذ التي تم بحثها بدقة ومحددة جيدًا ، يمكنك ضمان المشاركة من أصحاب المصلحة والشركاء الرئيسيين المشاركين في المشروع. وبغض النظر عن الإنجاز الذي وصلت إليه ، يمكنك الاستمرار في الحصول على هذا الشراء مرارًا وتكرارًا من خلال الوثائق المناسبة.

إرشاد

في نهاية المطاف ، تتمثل أكبر فائدة لخطة التنفيذ في أنها تجعل من السهل على الشركة تحقيق أهدافها طويلة المدى. عندما يعرف الجميع في جميع الفرق بالضبط ما تريد تحقيقه وكيفية القيام به ، فمن السهل تحقيق ذلك.

الأسئلة الشائعة حول خطة التنفيذ

هناك المزيد لمعرفته حول خطط التنفيذ. إنه موضوع كبير وقد حاولنا أن نكون دقيقين قدر الإمكان ، ولكن إذا كان لديك أي أسئلة أخرى ، نأمل أن نكون قد أجابنا عليها أدناه.

ما هو الفرق بين خطة العمل وخطة التنفيذ؟

يتمثل الاختلاف الرئيسي بين خطة العمل وخطة التنفيذ في أن خطة العمل تركز حصريًا على وصف حزم العمل والمهام ، بينما تكون خطة التنفيذ أكثر شمولية وتعالج المتغيرات الأخرى التي تؤثر على عملية التنفيذ مثل المخاطر والموارد وأدوار الفريق و المسؤوليات.

ما هي خطة التنفيذ في العمل؟

خطة تنفيذ الأعمال هي مجموعة الخطوات التي تتبعها الشركة لتنفيذ خطتها الاستراتيجية وتحقيق جميع أهداف العمل الموضحة هناك.

ما هي خطة التنفيذ في إدارة المشروع؟

خطط التنفيذ لها استخدامات عديدة في إدارة المشاريع. إنها أداة تخطيط تسمح لمديري المشاريع بالتحكم في المشاريع الصغيرة ضمن خطة المشروع الخاصة بهم. على سبيل المثال ، قد يحتاجون إلى خطة تنفيذ لتنفيذ إجراءات تخفيف المخاطر أو تغيير الطلبات أو إنتاج نتائج محددة.

كيفية عمل خطة تنفيذ مع ProjectManager

يعد إنشاء وإدارة خطة تنفيذية مسؤولية كبيرة وتتطلب الاجتهاد والصبر ومهارات تنظيمية كبيرة.

عندما يتعلق الأمر بخطة تنفيذ المشروع ، فهناك العديد من الطرق لإنشاء خطة تناسب فريقك بشكل أفضل. باستخدام ProjectManager ، يمكنك الوصول إلى كل من التخطيط الرشيق والشلال حتى تتمكن من التخطيط في سباقات السرعة للمشاريع الكبيرة أو الصغيرة وتتبع المشكلات والتعاون بسهولة. جرب لوحات كانبان لإدارة الأعمال المتراكمة أو لإجراء مهام سير العمل في الأقسام.

تبديل الأنشطة بعد اجتماع هام مع أصحاب المصلحة؟ يمكنك بسهولة تحديث خطة التنفيذ الخاصة بك باستخدام ميزات برنامجنا. أضف مهامًا جديدة ، وحدد تواريخ الاستحقاق ، وتعقب مدى تقدم فريقك في أنشطته الحالية.

خطط التنفيذ هي العمود الفقري للخطة الإستراتيجية الشاملة للمؤسسة. باستخدام ProjectManager ، امنح مؤسستك برنامج إدارة المشروع الذي تحتاجه لاكتساب نظرة ثاقبة على جميع الموارد المطلوبة ، وعرض الأنشطة في قوائمها والتعاون بسهولة. اشترك اليوم في نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا.