عملية تقييم المشروع: التعريف والطرق والخطوات

يمكن أن تكون إدارة مشروع بأجزاء متحركة غزيرة أمرًا صعبًا على أقل تقدير ، ولكن تقييم المشروع مصمم لجعل العملية أسهل بكثير. يبدأ كل مشروع بالتخطيط الدقيق - فهو يمهد الطريق لمرحلة تنفيذ المشروع بينما توجه التقديرات والخطط والجداول الزمنية فريق المشروع أثناء إكمال المهام والتسليمات.

ولكن حتى مع وجود عملية تقييم المشروع في مكانها الصحيح ، فإن إدارة المشروع بنجاح ليست بهذه البساطة التي تبدو عليها. يحتاج مديرو المشاريع إلى تتبع التكاليف والمهام والوقت خلال دورة حياة المشروع بأكملها للتأكد من أن كل شيء يسير كما هو مخطط له. للقيام بذلك ، يستخدمون عملية تقييم المشروع ويستخدمون برامج إدارة المشروع للمساعدة في إدارة عمل فريقهم بالإضافة إلى تخطيط وتقييم أداء المشروع.

ما هو تقييم المشروع؟

تقييم المشروع هو عملية قياس نجاح المشروع أو البرنامج أو المحفظة. يتم ذلك عن طريق جمع البيانات حول المشروع واستخدام طريقة التقييم التي تسمح للمقيّمين بالعثور على فرص تحسين الأداء. يعد تقييم المشروع أمرًا بالغ الأهمية أيضًا لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بحالة المشروع وأي تغييرات قد تكون مطلوبة في الميزانية أو الجدول الزمني.

ProjectManager هو برنامج قوي لإدارة المشاريع يحتوي على جميع ميزات التتبع وإعداد التقارير التي تحتاجها لعملية تقييم مشروعك. تتيح لك لوحة التحكم في الوقت الفعلي الخاصة بنا تتبع التكاليف والمهام والميزانيات ويمكنك إنشاء التقارير في دقائق. ابدأ اليوم مجانًا!

يتم قياس كل جانب من جوانب المشروع مثل التكاليف أو النطاق أو المخاطر أو عائد الاستثمار (ROI) لتحديد ما إذا كان يسير على النحو المخطط له. إذا كانت هناك مطبات على الطريق ، فيمكن لهذه البيانات أن توضح كيف يمكن تحسين المشاريع. في الأساس ، أنت تطرح على المشروع سلسلة من الأسئلة المصممة لاكتشاف ما ينجح ، وما الذي يمكن تحسينه وما إذا كان المشروع مفيدًا. تساعد أدوات مثل لوحات معلومات المشروع وأجهزة التتبع في عملية التقييم من خلال إتاحة البيانات الأساسية بسهولة.

كانت عملية تقييم المشروع موجودة ما دامت المشاريع نفسها. ولكن عندما يتعلق الأمر بعلم إدارة المشروع ، يمكن تقسيم تقييم المشروع إلى ثلاثة أنواع أو طرق رئيسية: التقييم السابق للمشروع ، والتقييم المستمر ، وتقييم ما بعد المشروع. دعونا نلقي نظرة على عملية تقييم المشروع ، وما يستلزمها وكيف يمكنك تحسين أسلوبك.

معايير تقييم المشروع

تختلف التفاصيل المحددة لمعايير تقييم المشروع من مشروع أو منظمة إلى أخرى. بشكل عام ، تتجاوز عملية تقييم المشروع قيود المشروع بما في ذلك الوقت والتكلفة والنطاق والموارد والمخاطر والجودة. بالإضافة إلى ذلك ، قد تضيف المنظمات أهداف العمل الخاصة بها والأهداف الاستراتيجية والمقاييس الأخرى.

طرق تقييم المشروع

هناك ثلاث نقاط في المشروع حيث هناك حاجة ماسة إلى التقييم. بينما يمكنك تقييم مشروعك في أي وقت ، فهذه هي النقاط التي يجب أن تكون فيها العملية مجدولة رسميًا.

1. تقييم ما قبل المشروع

بمعنى ما ، فأنت تقوم بتقييم مسبق لمشروعك عندما تكتب ميثاق مشروعك لعرضه على أصحاب المصلحة. لا يمكنك التخطيط لمشروع جديد وتوظيفه والتحكم فيه بشكل فعال إذا لم تقم بتقييمه أولاً. تقييم ما قبل المشروع هو الطريقة الوحيدة المؤكدة التي يمكنك من خلالها تحديد فعالية المشروع قبل تنفيذه.

2. تقييم المشروع الجاري

للتأكد من أن مشروعك يسير كما هو مخطط له ويلبي جميع المواعيد الرئيسية وموازنة الميزانية التي حددتها ، فمن الأهمية بمكان أن تراقب عملك باستمرار وتبلغ عنه في الوقت الفعلي. فقط باستخدام مقاييس المشروع يمكنك قياس نجاح مشروعك وما إذا كنت تحقق أهداف المشروع وغاياته أم لا. يوصى بشدة باستخدام برنامج إدارة المشاريع لتقييم المشروع في الوقت الفعلي والمستمر.

3. تقييم ما بعد المشروع

فكر في هذا على أنه تشريح الجثة. تقييم ما بعد المشروع هو عندما تقوم بمراجعة الأوراق الخاصة بالمشروع ، وإجراء مقابلة مع فريق المشروع والمبادئ ، وتحليل جميع البيانات ذات الصلة حتى تتمكن من فهم ما نجح وما الخطأ الذي حدث. فقط من خلال تطوير هذه الصورة الواضحة يمكنك حل المشكلات في المشاريع القادمة.

خطوات تقييم المشروع

بغض النظر عن الوقت الذي تختاره لإجراء تقييم للمشروع ، فإن العملية تتكون دائمًا من أربع مراحل: التخطيط والتنفيذ والاستكمال ونشر التقارير.

1. التخطيط

الهدف النهائي من هذه الخطوة هو إنشاء خطة تقييم المشروع ، وثيقة تشرح جميع تفاصيل عملية تقييم مشروع مؤسستك. عند التخطيط لتقييم المشروع ، من المهم تحديد أصحاب المصلحة وما هي أهدافهم قصيرة وطويلة المدى. يجب أن تتأكد من أن أهدافك وأهدافك للمشروع واضحة ، ومن الأهمية بمكان أن تستقر على المعايير التي ستخبرك ما إذا كانت هذه الأهداف والعناصر قد تم تحقيقها أم لا.

لذلك ، سترغب في كتابة سلسلة من الأسئلة لطرحها على أصحاب المصلحة. يجب أن تتضمن هذه الاستعلامات موضوعات مثل إطار عمل المشروع وأفضل الممارسات والمقاييس التي تحدد النجاح.

من خلال تضمين أصحاب المصلحة في خطة تقييم المشروع الخاص بك ، ستتلقى التوجيه أثناء سير المشروع بينما تقوم في نفس الوقت بتطوير علاقة مع أصحاب المصلحة. سيحصلون على تقارير مرحلية منك طوال مراحل المشروع ، ومن خلال بناء هذه العلاقة الأولية ، من المحتمل أن تكسب اعتقادهم أنه يمكنك إدارة المشروع بما يرضيهم.

2. التنفيذ

أثناء تشغيل المشروع ، يجب عليك مراقبة جميع الجوانب للتأكد من أنك تفي بالجدول الزمني والميزانية. من الأشياء التي يجب عليك مراقبتها أثناء المشروع النسبة المئوية المكتملة. هذا شيء يجب عليك فعله عند إنشاء تقارير الحالة والاجتماع بفريقك. للتأكد من أنك على المسار الصحيح ، اجعل الفريق مسؤولاً عن تسليم المهام في الوقت المناسب والحفاظ على تواريخ الأساس لمعرفة موعد المهام.

لا تنسى أن تراقب الجودة. لا يهم إذا قمت بتسليم المشروع ضمن الإطار الزمني المخصص إذا كان المنتج سيئًا. حافظ على مراجعات الجودة ، ولا تفوض هذه المسؤولية. بدلا من ذلك ، خذها على نفسك.

الحفاظ على علاقة وثيقة مع ميزانية المشروع لا يقل أهمية عن تتبع الجدول الزمني والجودة. راقب التكاليف. سوف يتقلبون طوال فترة المشروع ، لذلك لا داعي للذعر. ومع ذلك ، تحلى بالشفافية إذا لاحظت الحاجة المتزايدة لمزيد من الأموال. أخبر اللجنة التوجيهية الخاصة بك في أقرب وقت ممكن ، حتى لا تكون هناك مفاجآت.

3. الانتهاء

عندما تنتهي من مشروعك ، لا يزال لديك عمل يتعين عليك القيام به. ستحتاج إلى أخذ البيانات التي جمعتها في التقييم والتعلم منه حتى تتمكن من إصلاح المشكلات التي اكتشفتها في هذه العملية. اكتشف التأثيرات قصيرة وطويلة المدى لما تعلمته في التقييم.

4. الإبلاغ والنشر

بمجرد اكتمال التقييم ، تحتاج إلى تسجيل النتائج. للقيام بذلك ، ستقوم بإنشاء تقرير تقييم المشروع ، وهو مستند يوفر دروسًا للمستقبل. قم بتسليم تقريرك إلى أصحاب المصلحة لإبقائهم على اطلاع دائم بتقدم المشروع.

كيف ستنشر التقرير؟ قد يكون هناك بروتوكول لهذا موجود بالفعل في مؤسستك. ربما يفضل أصحاب المصلحة عقد اجتماع للحصول على النتائج وجهًا لوجه. أو ربما يفضلون ملفات PDF ذات المخططات والرسوم البيانية سهلة القراءة. تأكد من أنك تعرف جمهورك وصمم تقريرك بما يناسبهم.

فوائد تقييم المشروع

يُنصح دائمًا بتقييم المشروع ويمكن أن يجلب مجموعة واسعة من الفوائد لمؤسستك. كما ذكر أعلاه ، هناك العديد من الجوانب التي يمكن قياسها من خلال عملية تقييم المشروع. الأمر متروك لك ولأصحاب المصلحة لتقرير العوامل الأكثر أهمية التي يجب مراعاتها. فيما يلي بعض الفوائد الرئيسية لتنفيذ عملية تقييم المشروع.

• إدارة أفضل للمشروع: يساعدك تقييم المشروع في العثور بسهولة على مجالات التحسين عندما يتعلق الأمر بإدارة التكاليف والمهام والموارد والوقت.
• يحسن أداء الفريق: يسمح لك تقييم المشروع بتتبع أداء فريقك ويزيد من المساءلة.
• تخطيط أفضل للمشروع: يساعدك على مقارنة خط الأساس لمشروعك مقابل الأداء الفعلي للمشروع من أجل تخطيط وتقدير أفضل.
• يساعد في إدارة أصحاب المصلحة: إن وجود علاقة جيدة مع أصحاب المصلحة هو مفتاح النجاح كمدير مشروع. يعد إنشاء تقرير تقييم المشروع أمرًا مهمًا للغاية لتحديثه باستمرار.

كيف يحسن ProjectManager عملية تقييم المشروع

لنقل تقييم مشروعك إلى المستوى التالي ، ستحتاج إلى ProjectManager ، وهي أداة لإدارة العمل عبر الإنترنت مع لوحات معلومات مباشرة تقدم بيانات في الوقت الفعلي حتى تتمكن من مراقبة ما يحدث الآن على عكس ما حدث بالأمس.

باستخدام لوحة معلومات الوقت الفعلي في ProjectManager ، يتم قياس تقييم المشروع في الوقت الفعلي لإبقائك على اطلاع دائم. ثم يتم عرض الأرقام في رسوم بيانية ومخططات ملونة. قم بتصفية البيانات لإظهار البيانات التي تريدها أو للتنقل لأسفل للحصول على صورة أعمق. يمكن أيضًا مشاركة هذه الرسوم البيانية والمخططات بضغطة مفتاح. يمكنك تتبع عبء العمل والمهام ، لأن فريقك يقوم بتحديث حالتهم في الوقت الفعلي ، أينما كانوا وفي أي وقت يكملون عملهم فيه.

يسهل تقييم المشروع باستخدام لوحة معلومات الوقت الفعلي في ProjectManager من متابعة عملية التقييم أثناء تطور المشروع. كما أنه يوفر بيانات قيمة بعد ذلك. يمكن أن تكون عملية تقييم المشروع ممتعة ، إذا توفر الأدوات المناسبة. لا تتردد في استخدام أدوات إعداد التقارير الآلية الخاصة بنا لإنشاء تقارير المشاريع التقليدية بسرعة ، مما يسمح لك بتحسين دقة وكفاءة عملية التقييم الخاصة بك.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة ويحتوي على مجموعة من الأدوات القوية لكل مرحلة من مراحل مشروعك ، بما في ذلك لوحات المعلومات المباشرة وأدوات إعداد التقارير. يقوم برنامجنا بجمع بيانات المشروع في الوقت الفعلي ويقوم فريقك باستمرار بتزويد المعلومات بالمعلومات أثناء تقدمهم في مهامهم. شاهد كيف يمكن تبسيط المراقبة والتقييم وإعداد التقارير من خلال الحصول على نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا اليوم!