13 أداة اتصال داخلية يجب على كل فريق استخدامها

الاتصال هو قلب معظم المنظمات.

إنها طريقة ترحيل التعليمات. إنها الطريقة التي تحل بها المشاكل. إنها الطريقة التي تعبر بها عن مخاوفك. إنها الطريقة التي تبني بها الروابط.

انها كل شيء.

لذلك إذا كانت إستراتيجية الاتصال الداخلي الخاصة بك لا تعمل - أو إذا لم تعمل بشكل فعال كما تريد - فقد يتسبب ذلك في مشاكل كبيرة لعملك.

لحسن الحظ ، هناك الكثير من أدوات الاتصال الداخلي المتاحة لمساعدتك في حل هذه المشاكل.

أفضل أدوات الاتصال الداخلي

إذن ما هي أفضل أدوات الاتصال الداخلي؟

1. سلاك (أفضل تطبيق دردشة).

أحيانًا يكون من الجيد طرح سؤال سريع والحصول على إجابة سريعة. أو ابدأ مناقشة مفتوحة حول مسألة بسيطة مع أقرب مجموعة من زملائك في العمل. كلما احتجت إلى إجراء محادثة سريعة وغير رسمية ، فإن تطبيقات الدردشة مثالية.

في هذه الأيام ، يعد Slack ملكًا لمحادثات العمل - فهو ليس مثاليًا للجميع ، ويقدم فقط بعض أدوات الاتصال ، ولكنه طريقة رائعة للبدء.

2. Gmail (أفضل عميل بريد إلكتروني).

أنا من أشد المعجبين بالبريد الإلكتروني ، نظرًا لأنه موثوق به ، فإنه يترك سجلاً دائمًا للمحادثة ، ويمكن تتبعه بسهولة. بالنسبة لأموالي ، لا يزال Gmail هو اللاعب البارز في مجال البريد الإلكتروني.

تحقق من ترتيبي لأفضل عملاء البريد الإلكتروني.

وإذا كنت ترغب في تحقيق أقصى استفادة من Gmail ، فإن أداة التحليلات مثل EmailAnalytics مثالية - يمكن أن تساعدك على تتبع وتحليل جميع أنشطة البريد الإلكتروني لفريقك ، مما يساعد فريقك في النهاية (أو حتى مؤسستك بأكملها) على أن يكون أكثر إنتاجية.

3. Jostle (أفضل أداة إنترانت).

تعمل الشبكة الداخلية كمحور مركزي حيث يمكن لجميع الموظفين التواصل بأي طريقة يختارونها. في الإنترانت ، يمكنك مشاركة الملفات ، مثل الصور والمستندات ومقاطع الفيديو ، ويمكنك إعداد قنوات محددة لمجموعات مختلفة من الأشخاص داخل مؤسستك ، ويمكنك تبسيط الرسائل عندما يتعلق الأمر بالتحديثات الإجرائية والتغييرات الأخرى عالية المستوى .

يعد Jostle أحد أفضل الأمثلة على برامج الإنترانت ، والذي يوفر وظائف اتصالات أعمال داخلية شاملة.

4. مجموعات Google (للنشرات الإخبارية للشركة).

في كثير من الأحيان ، ستحتاج إلى توصيل رسالة محددة إلى فريقك بأكمله في وقت واحد ، عبر رسالة إخبارية للموظفين.

لا تحتاج إلى نظام أساسي معين لمساعدتك في القيام بذلك ؛ يمكنك إدارة الرسائل الإخبارية لشركتك باستخدام نموذج أساسي ونظام البريد الإلكتروني الحالي الخاص بك.

5. Dropbox (لمشاركة الملفات).

ستحتاج أيضًا إلى طريقة ما لمشاركة الملفات مع موظفيك (ومع عملائك وشركائك الخارجيين أيضًا).

غالبًا ما يمكن معالجة تخزين الملفات وعمل نسخ احتياطية ودعوة متعاونين آخرين إلى ملف وحتى إرسال الملفات إلى الآخرين في نفس الموقع.

إذا كانت لديك مجموعة من الأدوات المتاحة لك ، مثل Google Workspace أو Office 365 ، فمن المحتمل أن يكون لديك خيارات متعددة لمشاركة الملفات ؛ بخلاف ذلك ، يمكنك أن تهدف إلى الحصول على منصة مخصصة لمشاركة الملفات مثل Dropbox.

6. Google Workspace (لتعاون المهام).

تعتبر منصات التعاون مثالية للعمل في المشاريع في وقت واحد. إذا كان لديك موظفان يحتاجان إلى العمل على نفس جدول البيانات في نفس الوقت ، أو تجميع عرض شرائح مشترك ، فإنهم يحتاجون إلى أدوات يمكن أن تساعدهم في تجنب تكرار الجهود ، وبدلاً من ذلك ، تنسيق عملهم.

يمكن القول إن Google Workspace هو المنافس المهيمن في هذا المجال ، نظرًا لأنه يوفر أدوات تعاون سهلة الاستخدام لمستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من Google والمزيد.

7. Loom (لتسجيل الشاشة).

هل تريد التحدث إلى موظفيك مباشرة دون فتح محادثة أو كتابة رسالة إخبارية للشركة؟ يمكنك إنشاء مقاطع فيديو واستضافتها ودفقها وتسجيلها لإنجاز المهمة.

سجل بيانًا للشركة أو أنشئ مقاطع فيديو تدريبية ؛ يمكن لموظفيك مشاهدة وإعادة مشاهدة مقاطع الفيديو هذه في الوقت الذي يناسبهم.

Loom هو خيار رائع هنا.

8. تكبير (لدردشة الفيديو).

لا تحتوي محادثات البريد الإلكتروني والمحادثات المكتوبة على لغة الجسد والإشارات اللونية الموجودة في محادثة نموذجية - وهذا هو السبب في أن الدردشة المرئية تعد إضافة رائعة لمعظم الفرق.

طالما لم يتم اختراق قنوات الفيديو الخاصة بك بسبب مشاكل وقت الاستجابة والمشكلات الفنية ، فهي طريقة سريعة ومجزية للتواصل.

في الوقت الحالي ، تعد Zoom واحدة من أشهر أدوات الاتصال الداخلي للشركة للاتصال المستند إلى الفيديو.

9. أسانا (لتعاون وإدارة المشروع).

تتيح لك منصة إدارة المشروع إضفاء الطابع المركزي على اتصالاتك الداخلية ، وإنشاء المهام (والمواعيد النهائية) ، والتحدث عن المشاريع فور ظهورها ، وحتى نقل التعليمات.

هناك العشرات من أدوات إدارة الفريق الرائعة في السوق ، لكن Asana هي المفضلة لدي.

10. جملة (للمنتديات).

تعمل المنتديات الداخلية تمامًا مثل المنتديات العامة ، مما يمنح الموظفين فرصة لطرح الأسئلة وبدء سلاسل المناقشة والعمل معًا لحل المشكلات.

قد تتمكن من استخدام نظام الإنترانت الخاص بك لهذا الغرض ، ولكن يمكنك أيضًا إنشاء موقع ويب خاص بالمنتدى خصيصًا لهذا الغرض باستخدام أداة مثل جملة!

11. الجرأة (أفضل وسيلة لإنشاء بودكاست).

البودكاست هي أداة رائعة للتواصل مع الجماهير. لكنها غالبًا ما يتم تجاهلها باعتبارها واحدة من أفضل أدوات الاتصال الداخلي للموظفين أيضًا.

يمكن أن يستضيف الرئيس التنفيذي لشركتك أو القادة الآخرون بثًا صوتيًا بانتظام للحديث عن مستقبل الشركة ، أو القرارات المؤثرة الأخيرة ، أو حتى مقابلة العديد من الموظفين حتى تزداد الثقافة الداخلية قوة.

أفضل ما في الأمر ، أنك لست بحاجة إلى أي أدوات رائعة للبدء - فقط بعض برامج التسجيل والتحرير الأساسية (مثل Audacity).

12. دونات (لإعادة محادثات المبرد المائي في عالم العمل عن بعد).

هل فاتتك محادثات "مبرد المياه" مع زملاء العمل العشوائيين التي ساعدتك على بناء الروابط والتعرف على زملائك في العمل بشكل أفضل؟

تركز بعض المكونات الإضافية لربط الفريق وأدوات الاتصال الداخلية الأخرى على استعادة تلك الصدفة - وتحسين قوة ثقافة شركتك في هذه العملية.

على سبيل المثال ، يمكن استخدام Donut لمساعدة الموظفين في شركتك على التواصل مع بعضهم البعض وإجراء محادثات إنسانية حقيقية في موقف لا ينشأ بطريقة أخرى.

13. TinyPulse (لاستبيانات الموظفين).

تمكّنك استطلاعات الموظفين من الحصول على ملاحظات نقدية حول العمل ، ومعرفة ما يشعر به موظفوك ، وفي النهاية ، الحصول على توجيهات لكيفية إجراء تغييرات أكثر إيجابية على المؤسسة.

حتى مجموعة من الأسئلة البسيطة ، التي يتم توزيعها بانتظام ، يمكن أن تغير عملك بشكل جذري للأفضل.

إذا كان لديك Google Workspace ، فإن Forms هي أداة رائعة للاستخدام ؛ خلاف ذلك ، يمكنك استخدام أداة استطلاع مخصصة مثل TinyPulse.

فوائد التواصل الداخلي الأفضل

من الصعب المبالغة في تقدير مدى أهمية أدوات الاتصال الداخلي.

مع اتصال داخلي أفضل ، سترى:

• إنتاجية. يعمل الأشخاص بشكل أسرع وينجزون المزيد عندما يكون لديهم أدوات اتصال جيدة لتأسيس أنفسهم والتواصل مع الآخرين.
• نجاعة. يمكن أن تؤدي أدوات الاتصال السيئة ، أو الافتقار إلى أدوات الاتصال الداخلية ، إلى إضاعة الوقت وإهدار الجهود. كل شيء يعمل بشكل أكثر سلاسة عندما يكون لديك البنية التحتية المناسبة في المكان.
• أخطاء أقل. كم مرة فاتتك موعدًا نهائيًا أو أخطأت في أمر بسبب خطأ في الاتصال؟ لن تقلل أدوات الاتصال الداخلية الأفضل معدل الخطأ لديك إلى الصفر ، لكنها يمكن أن تقلل معدل الخطأ هذا بشكل كبير.
• تعزيز ثقافة الشركة. يتعلق الاتصال الداخلي أيضًا ببناء ثقافة شركتك وتعزيزها ، وبناء روابط الفريق وتعزيز القيم الأساسية لمؤسستك على كل المستويات.
• التناسق. كلما زاد تواصل موظفيك ، زاد الاتساق الذي ستراه داخل القوى العاملة - وفي نتائجك النهائية.
• معنويات الموظف. يمكن لأدوات الاتصال الداخلي الجيدة أن تعزز معنويات الموظفين. مع المزيد من الاتصالات والمزيد من خيارات الاتصال ، يشعر الموظفون بمزيد من الثقة ويشعرون بأنهم "ملائمون" بشكل أفضل مع مكان العمل.

هل أنت جاهز لنقل الاتصالات الداخلية لشركتك إلى المستوى التالي؟

رائع. نحن على استعداد للمساعدة.

لدي الأداة التالية المثالية لإضافتها إلى ترسانتك: EmailAnalytics.

باستخدام EmailAnalytics ، ستتمكن من مراجعة نشاط البريد الإلكتروني لفريقك بأكمله ، بما في ذلك عدد رسائل البريد الإلكتروني التي يرسلونها ويستقبلونها كل يوم ، وأهم المرسلين والمستلمين ، ومتوسط ​​وقت الاستجابة.

إنها الطريقة المثالية لمراجعة إنتاجية اتصالاتك وإجراء تغييرات إيجابية لتحسين البنية التحتية الداخلية الخاصة بك.

اشترك في نسخة تجريبية مجانية اليوم لترى كيف تعمل!