ما هي إدارة المخزون؟ الفوائد والتحديات والنصائح

تعد إدارة المخزون جزءًا مهمًا من عمليات كل شركة. يساعد على توسيع قدرة الأعمال على النمو والربحية ، كما يوفر طريقة لتتبع الأصول والموارد. يمكن أن تساعد معرفة ما هو موجود في المخزون في أي وقت في تقليل التكاليف وزيادة الكفاءة وتحسين تجربة العميل.

تتضمن إدارة المخزون جمع البيانات وتحليلها ثم اتخاذ قرارات ذكية. الهدف هو الاحتفاظ بالكمية المناسبة من المخزون أو الموارد في متناول اليد في جميع الأوقات لتلبية طلب العملاء مع الحفاظ على انخفاض التكاليف العامة. للقيام بذلك ، يجب على الشركات مراقبة مستويات المخزون لديها وأن يكون لديها نظام للتخطيط للاحتياجات المستقبلية. يمكن أن يشمل ذلك التنبؤ والطلب وتتبع مستويات المخزون.

ما هي إدارة المخزون؟

إدارة المخزون هي عملية تتبع مخزون الشركة ، مثل المواد الخام والسلع النهائية والمكونات. كما يتضمن أيضًا إدارة سلسلة التوريد ، من الطلب إلى التخزين والتسليم. بالإضافة إلى ذلك ، يساعد نظام إدارة المخزون الشركات على فهم احتياجات عملائها بشكل أفضل والتخطيط للطلب المستقبلي.

تستخدم أنظمة إدارة المخزون الأكثر فاعلية برنامج إدارة المخزون المصمم خصيصًا لتلبية احتياجات العمل الفردية. يمكن أن يشمل ذلك تتبع مستويات المخزون في الوقت الفعلي ، وتقديم تنبؤات دقيقة ، وتحسين إدارة سلسلة التوريد ، وأتمتة عمليات الطلب.

يعد التحكم السليم في المخزون ضروريًا لأي عمل يريد زيادة الكفاءة والأرباح. من خلال تتبع مستويات المخزون وإدارة سلسلة التوريد ، يمكن للشركات ضمان حصولهم على ما يحتاجه عملاؤهم عندما يحتاجون إليه - كل ذلك مع الحفاظ على انخفاض التكاليف العامة. لا يؤدي ذلك إلى تحسين رضا العملاء فحسب ، بل يساعد أيضًا الشركات على الحفاظ على قدرتها التنافسية في السوق.

فوائد نظام إدارة المخزون

يعد نظام إدارة المخزون الفعال أمرًا ضروريًا للشركات من جميع الأحجام ، من الشركات الصغيرة إلى الشركات الكبيرة. من خلال مراقبة مستويات المخزون وطلب ما هو مطلوب فقط عند الحاجة ، يمكن للشركات تقليل تكاليفها العامة عن طريق التخلص من المخزون الزائد بالإضافة إلى زيادة المخزون.

تساعد إدارة المخزون أيضًا الشركات على فهم احتياجات عملائها بشكل أفضل. من خلال تتبع اتجاهات الشراء واستخدام التنبؤ بالطلب ، يمكن للشركات التخطيط بدقة أكبر لمستويات المخزون المستقبلية وتلبية طلبات العملاء. وهذا يؤدي إلى رضا العملاء بشكل أفضل ، مما يؤدي بدوره إلى زيادة الأرباح.

تساعد أنظمة إدارة المخزون في تقليل تكاليف العمالة عن طريق أتمتة عمليات الطلب ، وتتبع مستويات المخزون في الوقت الفعلي ، وتوفير التنبؤ الدقيق. يمكن أن يساعد هذا الشركات على تبسيط عملياتها مع الاستمرار في تلبية احتياجات العملاء.

إنه جزء أساسي من إدارة عمل ناجح. يساعد الشركات على فهم احتياجات عملائها بشكل أفضل ، وخفض التكاليف ، وزيادة الكفاءة. باستخدام برامج وعمليات إدارة المخزون الصحيحة ، يمكن للشركات ضمان حصولهم على ما يحتاجه عملاؤهم عندما يحتاجون إليه - كل ذلك مع الحفاظ على انخفاض التكاليف العامة.

تعتمد تقنيات إدارة المخزون المناسبة على الصناعة. على سبيل المثال ، قد يكون تخزين النفط مكلفًا ومحفوفًا بالمخاطر بسبب أحداث غير متوقعة مثل حريق في عام 2005 نتج عنه أضرار وغرامات تقدر بملايين الجنيهات ؛ ومع ذلك ، فإنه يضيف أيضًا مستوى معينًا من الأمان حيث يمكن تخزين كميات كبيرة من الزيت لفترات أطول دون الحاجة إلى القلق بشأن التلف أو أن تصبح قديمة.

بالنسبة للشركات التي تتعامل مع المنتجات ذات تاريخ انتهاء الصلاحية السريع أو العناصر التي تتطلب اهتمامًا فوريًا - فكر في تقاويم 2021 أو القطع السريعة - فإن تخزين المخزون غير ممكن وقد يؤدي سوء تقدير توقيت الطلب أو الكمية إلى عواقب وخيمة.

يمكن أن تكون معرفة التوازن الصحيح بين تجنب تخمة المخزون والنقص مهمة صعبة للشركات ذات سلاسل التوريد المعقدة وإجراءات التصنيع المتقدمة. لتحقيق هذا التوازن ، نفذت الشركات طرقًا مختلفة لنظام إدارة المستودعات مثل فقط في الوقت المناسب (JIT) وتخطيط متطلبات المواد (MRP).

طرق إدارة المخزون

لضمان إدارة مخزونهم بكفاءة ، ستستخدم الشركات مجموعة متنوعة من الأساليب المختلفة اعتمادًا على نوع العمل أو المنتج الذي يقومون بتقييمه.

عندما يتعلق الأمر بإدارة المخزون ، فإن أربعة من أكثر الطرق شيوعًا المستخدمة هي التصنيع في الوقت المناسب (JIT) ، وتخطيط متطلبات المواد (MRP) ، وكمية الأمر الاقتصادي (EOQ) ، ومبيعات أيام المخزون (DSI). ومع ذلك ، هناك العديد من مناهج الإدارة الأخرى التي يمكن الاستفادة منها أيضًا.

دعنا نلقي نظرة أعمق على كل نوع من الأنواع الأربعة لطرق إدارة المخزون.

1. إدارة الوقت المناسب (JIT)

Just-in-time (JIT) هو نظام يتم بموجبه ترتيب المخزون وتسليمه في الوقت المناسب تمامًا ، في الوقت المناسب تمامًا لاستخدامه. يساعد هذا في تقليل تكاليف المخزون لأن الشركات لا تفرط في تخزين العناصر التي قد تصبح قديمة أو غير صالحة للاستعمال.

يعود نموذج التصنيع الذي نعرفه اليوم إلى جذوره اليابانية في الستينيات والسبعينيات من القرن الماضي ، حيث تصدرت شركة Toyota Motor تصميمها بشكل خاص. صممت الشركة اليابانية نظامًا يشتمل على البائعين الذين يعملون بشكل وثيق مع المصانع ويقدمون الأجزاء بالضبط عند الحاجة إليها في خط الإنتاج.

أدت هذه العملية في النهاية إلى خفض التكاليف المرتبطة بالاحتفاظ بالمخزون والسماح بتحسين خدمة العملاء.

2. تخطيط متطلبات المواد (MRP)

تخطيط متطلبات المواد (MRP) هو نظام يستخدم لتخطيط وإدارة وتتبع المواد في عملية الإنتاج. يساعد الشركات على تحديد المواد الخام المطلوبة ، ومتى يجب طلبها ، وكمية كل عنصر ضروري للإنتاج.

تستخدم أنظمة MRP بيانات المبيعات السابقة جنبًا إلى جنب مع مستويات المخزون الحالية لتوقع الطلب المستقبلي. يتيح ذلك للشركات اتخاذ قرارات مستنيرة فيما يتعلق بموعد طلب المزيد من المواد ومقدار ما هو مطلوب.

3. كمية الطلب الاقتصادي (EOQ)

كمية الأمر الاقتصادي (EOQ) هي نموذج لإدارة المخزون يُستخدم لتحديد الكمية المثلى للمخزون التي يجب طلبها بانتظام. يساعد الشركات على تقليل تكاليف الحمل عن طريق الحد من كمية المخزون التي يحتفظون بها في المخزون.

يعتمد نموذج EOQ على افتراض أنه يكلف مبلغًا معينًا من المال لتقديم طلب ، ومن ثم هناك أيضًا تكلفة مرتبطة بتخزين العناصر. الهدف من النموذج هو إيجاد التوازن الأمثل بين هاتين التكاليفتين من خلال إيجاد كمية الأمر المثالية.

4. أيام مبيعات المخزون (DSI)

مبيعات أيام المخزون (DSI) هي مقياس يستخدم لقياس متوسط ​​عدد الأيام التي تستغرقها الشركة لتحويل مخزونها إلى مبيعات. يتم حسابه بقسمة القيمة الإجمالية لمخزون الشركة على تكلفة البضائع المباعة.

يمكن أن يكون مقياس DSI مفيدًا في تحديد مدى كفاءة إدارة المخزون. يشير مؤشر DSI المرتفع إلى أن الشركة تستغرق وقتًا طويلاً لتحويل مخزونها إلى مبيعات ، بينما قد يعني انخفاض DSI أن الشركة قد تحتاج إلى تخزين المزيد من العناصر لتلبية طلب العملاء.

تحديات إدارة المخزون

• الحصول على تفاصيل دقيقة للمخزون

أحد أكبر تحديات إدارة المخزون هو الحصول على معلومات دقيقة حول مستويات المخزون. يمكن أن تجعل البيانات غير الدقيقة من الصعب إدارة المخزون بفعالية حيث قد لا تتمكن الشركات من توقع طلب العملاء أو التخطيط الدقيق للأوامر. قد يؤدي هذا إلى خسائر باهظة التكلفة إذا تم طلب مخزون كبير جدًا أو قليل جدًا.

• تغيير طلب العميل

التحدي الآخر لإدارة المخزون هو التعامل مع طلب العملاء المتغير. يجب أن تكون الشركات قادرة على الاستجابة بسرعة للتغييرات في ما يريده العملاء أو يحتاجون إليه وتعديل عمليات الطلب وفقًا لذلك. قد يكون هذا صعبًا لأن معظم أنظمة إدارة المخزون تعمل وفقًا لجدول زمني محدد ، مما يعني أن الأمر قد يستغرق بعض الوقت حتى يتم تقديم الطلبات الجديدة وشحنها.

• مساحة تخزين محدودة

التحدي المشترك الآخر الذي تواجهه الشركات هو مساحة التخزين المحدودة. قد يجعل ذلك من الصعب تخزين كميات كبيرة من المخزون ، وهو ما قد يكون ضروريًا إذا تغير طلب العميل فجأة أو تأخرت الطلبات. تحتاج الشركات إلى إيجاد طرق لإدارة مخزونها بشكل فعال وزيادة استخدام المساحة المتاحة إلى أقصى حد لضمان وجود مخزون كافٍ في متناول اليد لتلبية طلب العملاء.

• مراقبة مستويات المخزون

يجب أن تكون الشركات أيضًا قادرة على مراقبة مستويات المخزون في الوقت الفعلي لضمان توفر المخزون دائمًا وإمكانية تلبية طلبات العملاء في الوقت المحدد. يتطلب هذا نظامًا فعالًا لإدارة المخزون يمكنه تتبع المبيعات وتحديث مستويات المخزون تلقائيًا. قد تكون إدارة المخزون صعبة ، ولكن مع وجود الأدوات والعمليات المناسبة ، من الممكن إدارة مستويات المخزون بنجاح وتلبية طلب العملاء. من خلال تحسين عمليات الطلب الخاصة بهم واستخدام الرؤى المستندة إلى البيانات ، يمكن للشركات ضمان حصولهم على الكمية المناسبة من المخزون في متناول اليد في جميع الأوقات.

• عمليات ضعيفة

بالإضافة إلى التحديات المذكورة أعلاه ، قد تواجه الشركات أيضًا مشكلات بسبب العمليات السيئة. قد يشمل ذلك عدم وجود فهم واضح لكيفية تقديم الطلبات أو الفشل في تتبع مستويات المخزون بشكل صحيح. بدون وجود عمليات فعالة ، قد يكون من الصعب على الشركات إدارة المخزون بفعالية وضمان توفر المخزون دائمًا عندما يحتاجه العملاء.

نصائح لإدارة المخزون

من أجل عملية فعالة لإدارة المخزون ، ستكون النصائح الواردة أدناه مفيدة للغاية-

1. تدقيق المخزون الخاص بك

تعد المراجعة المنتظمة لحل إدارة المخزون أمرًا مهمًا لضمان تتبع العناصر بشكل صحيح ، ودقة مستويات المخزون ، وعدم فقدان أي عناصر أو سرقتها.

2. ترتيب أولويات المخزون الخاص بك

يمكن أن يساعدك تحديد أولويات أفضل نظام لإدارة المخزون في التأكد من أن العناصر أو المنتجات الأكثر شيوعًا ذات العمر الافتراضي الأقصر متوفرة دائمًا في المخزون. يمكن أن يساعد ذلك في زيادة المبيعات وإبقاء العملاء سعداء.

3. تطبيق قاعدة الجرد 80/20

قاعدة 80/20 هي أداة مفيدة لإدارة المخزون. الفكرة هي أن 80٪ من مبيعاتك تأتي من 20٪ من منتجاتك ، لذلك من المهم التركيز على هذه العناصر للتأكد من أنها متوفرة دائمًا وتلبية طلب العملاء.

4. تتبع جميع معلومات المنتج

من المهم تتبع جميع معلومات المنتج مثل وحدات SKU والأوصاف والأبعاد وأسعار التكلفة وأسعار البيع بالتجزئة. يمكن أن يساعدك هذا في ضمان إدارة المخزون بشكل دائم وتوقع الطلب المستقبلي.

5. طلب ​​إعادة تخزين نفسك

عندما يكون ذلك ممكنًا ، يجب على الشركات طلب مخزونها بدلاً من الاعتماد فقط على الموردين. بهذه الطريقة يمكنك التحكم بشكل أكبر في العناصر التي يتم طلبها ووقت وصولها.

6. تحليل أداء الموردين

من المهم تحليل أداء مورديك بانتظام حتى تتمكن من تحديد أي مشاكل وإجراء تحسينات عند الضرورة.

7. استخدام التكنولوجيا التي تتكامل بشكل جيد

تعد التكنولوجيا جزءًا أساسيًا من إدارة المخزون ، لذلك من المهم العثور على نظام يتكامل مع الأدوات والعمليات الأخرى. سيساعدك هذا على تتبع مستويات المخزون والمبيعات بسهولة أكبر.

8. الاستثمار في تكنولوجيا إدارة المخزون

يمكن أن يكون برنامج إدارة المخزون مفيدًا للغاية عندما يتعلق الأمر بإدارة مستويات المخزون وتوقع طلب العملاء. يمكن أن يساعد الاستثمار في مثل هذا النظام الشركات على إدارة مخزونها بشكل أفضل وتحسين الكفاءة بشكل عام.

9. تتبع المبيعات

يجب على الشركات أيضًا تتبع بيانات مبيعاتها لفهم اتجاهات العملاء وتوقع الطلب المستقبلي. بهذه الطريقة يمكنهم التأكد من أن لديهم المنتجات المناسبة في المخزون عندما يحتاجها العملاء.

10. أن تكون متسقًا في كيفية استلامك للمخزون

يعد وجود نظام ثابت لاستلام المخزون أمرًا مهمًا أيضًا لضمان تتبع العناصر بشكل صحيح وعدم وجود ازدواجية في الطلبات أو العناصر المفقودة. سيساعد هذا في الحفاظ على مستويات المخزون دقيقة ومحدثة.

خاتمة!

يساعد وجود نظام جرد فعال الشركات على تقليل الفاقد وتحسين الدقة وتحسين مستويات مخزونهم.

من خلال تطوير خطة إدارة المخزون الصحيحة ، واستخدام الرؤى المستندة إلى البيانات ، والاستثمار في التكنولوجيا المناسبة ، يمكن للشركات تحقيق رؤية أكبر لمخزونهم والتأكد من أن لديهم دائمًا مخزونًا كافيًا في متناول اليد لتلبية طلب العملاء.

أحب هذا المنصب؟ تحقق من السلسلة الكاملة على التوزيع