شرح مبادئ كانبان وأفضل الممارسات

Kanban هي أداة سير عمل مرئية ، على الرغم من استخدامها في الأصل كنظام جدولة Toyota ، إلا أنها مرتبطة الآن بمنهجية رشيقة ، خاصة في تطوير برامج DevOps. يمكن استخدامه أيضًا في منهجيات إدارة المشاريع التقليدية.

مع تزايد شعبيتها ، وجدت لوحات كانبان استخدامًا في الصناعات التي تبحث عن طريقة لجعل كل فرد في الفريق يرى حالة عملهم. وهذا يتطلب اتصالاً في الوقت الفعلي وفهمًا لمبادئ كانبان.

مبادئ كانبان الأربعة

تخضع طريقة كانبان لمجموعة من المبادئ. هذا يسمح بإدارة أفضل للعملية ، مما يحسن تدفق العمل. تتغير طريقة كانبان باستمرار ، ويجب أن تبحث دائمًا عن طرق لتحسين العملية.

هذه التحسينات التدريجية هي ركيزة أساسية لمبادئ كانبان. الهدف هو تحسين عمليات المنظمة دائمًا. تم تطوير مبادئ كانبان الأربعة لاستخدام كانبان بطريقة تعظم دائمًا الفوائد التي تعود على عملية عملك.

تتضمن التحسينات التي تم إدخالها على كانبان تدفقًا أفضل وتقليل وقت الدورة وزيادة القيمة للعميل وتطوير المنتجات التي تزيد من إمكانية التنبؤ. بطبيعة الحال ، هذه أهداف حاسمة لأي عمل يأمل في البقاء في العمل.

قبل تحديد مبادئ كانبان الأربعة ، من المهم ملاحظة أن برنامج إدارة العمل يضيف كفاءة أكبر. ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يعزز الاتصالات في الوقت الفعلي ، ويحافظ على اتصال الفرق المختلطة ، بغض النظر عن مكان أو طريقة عملها. ابدأ مع ProjectManager الآن مجانًا.

1. تصور سير العمل

تم تصميم Kanban لتصور سير العمل. سيحتاج أي شخص يتطلع إلى تنفيذ طريقة كانبان إلى تصور سير العمل الخاص به. ما يعنيه هذا هو وضع سير العمل الخاص بك على السبورة. قد تكون هذه اللوحة ، كما ذكر أعلاه ، لوحة فعلية أو برنامج كانبان. بعد ذلك ، تحتاج إلى تفصيل خطوات العملية أو الإنتاج التي تقدم الخدمة أو المنتج.

ينتج عن هذا لوحة كانبان تكون في أحد طرفي الطيف بسيطة للغاية (المهام ، والقيام ، والمهمة التي حددناها سابقًا) أو يمكن أن تكون معقدة للغاية اعتمادًا على عمليتك. بمجرد أن تكون عملية عملك على السبورة ، مثل جميع عناصر العمل الخاصة بهم ، يمكنك البدء في تصور العمل الذي يقوم به فريقك.

يمكن أن تحتوي اللوحة أيضًا على ما يسمى "حواجز السباحة" ، وهي خطوط أفقية تقسم لوحة كانبان إلى أقسام لتصور أنواع العمل المختلفة في سير عملك. هذا يفصل العمل الذي يتبع عملية مماثلة من الأنشطة الأخرى على لوحك. يمكن استخدامه أيضًا لإدارة أكثر من مشروع على لوحة واحدة أو لإدارة عمل الفرد.

2. تحديد العمل الجاري (WIP)

العمل قيد التقدم (WIP) هو مصطلح يشير إلى المهام التي يتم العمل عليها في ذلك الوقت ، سواء من قبل الفريق أو بواسطة عضو واحد في الفريق. هذا مبدأ كانبان مهمًا ، حيث يمكن أن يساعد في منع أعباء العمل الزائدة وتحسين سير العمل.

يُشار إليه أيضًا باسم نظام السحب ، فإن تقييد العمل قيد التقدم يزيد من احتمالية إتمام أعضاء الفريق لما يعملون عليه حاليًا بدلاً من الانتقال إلى المهمة التالية. بمعنى آخر ، قبل نقل بطاقة كانبان الجديدة إلى العمود التالي ، يجب وضع علامة "تم" على البطاقة التي تعمل عليها حاليًا.

ما يفعله هذا هو خلق قدرة في النظام. يمكن الآن سحب العمل الجديد من قبل الفريق. قد يستغرق الأمر بعض الوقت قبل أن تتمكن من معرفة حد العمل قيد التقدم ، وليس من غير المعتاد أن تبدأ دون وجود حد لعملك الجاري.

الهدف من lean kanban هو البدء بلا حدود ومراقبة العمل قيد التقدم. بمجرد حصولك على بعض الخبرة والبيانات ، ستتمكن من اتخاذ قرار أكثر ثاقبة بشأن مقدار تقييد العمل قيد التقدم الخاص بك لكل عمود في لوحة كانبان الخاصة بك. بغض النظر عن ما تقرره ، تعد إضافة الرقم إلى العمود طريقة رائعة لإبلاغ الفريق وأصحاب المصلحة بالقدرة المحدودة.

3. التركيز على التدفق

تتمحور عملية كانبان حول تصور سير العمل وبذلك يتم إدارته لتحسين هذا التدفق. لذلك ، فإن التركيز على تدفق اللوحة الخاصة بك هو مبدأ كانبان إرشاديًا. هذه المبادئ بالترتيب ، لذلك بمجرد تنفيذ مبدأي كانبان أعلاه ، يمكنك البدء في إدارة التدفق.

يتم ذلك عن طريق تمييز المراحل المختلفة لسير العمل وحالة العمل في كل عمود من هذه الأعمدة. سترى إما إبحارًا سلسًا أمامك أو اختناقات مع تراكم العمل ، مما يؤثر على قدرتك. هذا ، بالطبع ، يعتمد على مدى جودة تعريفك لسير العمل وما هي حدود العمل قيد التقدم التي قمت بتعيينها.

ما تبحث عنه بمعنى أكبر هو مدى سرعة تحرك عملك من البداية إلى النهاية في سير عملك. يمكن أن يسمى هذا أيضًا تدفق القيمة الخاص بك. نظرًا للطبيعة المرئية للوحة كانبان ، هناك شفافية تسمح للفريق بتحليل النظام وإجراء التعديلات حسب الحاجة لتحسين التدفق وتقليل الوقت الذي يستغرقه إكمال المهام.

تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في النظر إلى مراحل الانتظار المتوسطة أو المراحل المتوسطة المنفذة ومعرفة المدة التي تظل فيها المهام في مراحل التسليم هذه. من خلال تقليل الوقت في مرحلة التسليم ، يمكنك تقليل وقت الدورة الإجمالي. يؤدي تحسين التدفق إلى عمل فريقك بشكل أكثر سلاسة ويمكن توقعه. يعني التنبؤ الأفضل التزامات أكثر دقة للعملاء.

4. التحسين المستمر

نظرًا لأن كانبان هو تطوري ، مما يعني التغيير ، فسوف تقوم دائمًا بمراجعة وتعديل عملية كانبان لتحسين التدفق. يمكن القيام بذلك عن طريق تجربة تغييرات صغيرة وإجراء تحسينات تدريجية يمكن التعامل معها بسهولة من قبل الفريق بأكمله باستخدام طريقة الإدارة العلمية.

إدارة التغيير هذه تتطور بشكل تعاوني وتتطور تجريبيًا باستخدام الطريقة العلمية ، يمكنك تكوين فرضية واختبارها واتخاذ قرارات مستنيرة بناءً على تلك الطريقة. النهج العلمي للتغيير التدريجي هو أساس مبادئ المرونة والرشاقة.

لذلك ، يجب أن يقوم مالك المنتج دائمًا بتقييم العملية بهدف تحقيق تحسين مستمر لسير العمل. تتم مراقبة كل تغيير وقياسه للتأكد من أنه يفعل ما تريد وليس له تأثير معاكس.

يمكنك جمع بيانات نظام كانبان على تقديم خدمة فريقك يدويًا على لوحة فعلية أو تلقائيًا عند استخدام برنامج كانبان. غالبًا ما تحتوي الأدوات الرقمية على لوحات معلومات وتقارير تراقب وتفصل هذه المقاييس للمساعدة عند تقييم الأداء.

الموضوعات ذات الصلة: أفضل برامج Kanban

أفضل ممارسات كانبان

من الواضح أن لوحات كانبان هي أداة قوية لتعزيز التعاون وتوفير الشفافية والحفاظ على عمل الفرق بكفاءة مع تحسين سير العمل والدقة ببطء عند توقع التسليم لأصحاب المصلحة أو العملاء. بينما يلزم اتباع مبادئ كانبان الأربعة ، هناك أشياء أخرى يمكنك القيام بها لتحقيق أقصى استفادة من إدارة مشروع كانبان.

1. نظام السحب: كما ذكرنا ، نظام السحب هو عندما لا يبدأ عمل جديد حتى تكتمل المهام التي يجري العمل عليها. هذه ممارسة أساسية في lean manufacturing وتخدم كانبان جيدًا من خلال إبقاء الفرق تعمل بكامل طاقتها. يتحكم في تدفق الموارد في النظام بحيث يتم سحبها إلى خط الأنابيب عند الحاجة فقط. يحقق نظام السحب هدف كانبان المتمثل في دعم التدفق المستمر وتحسين وقتك.
2. حدود العمل قيد التقدم: يعد وضع حدود للعمل قيد التقدم من أفضل الممارسات التي تأتي من التطوير السريع. كما ناقشنا في مبادئ كانبان ، هذه طريقة لتحديد الحد الأقصى لعدد المهام التي يمكن العمل عليها في عمود من لوحة كانبان. من خلال الحد من العمل قيد التقدم ، ستجد أنه من الأسهل معرفة ما إذا كان هناك عدم كفاءة في سير عملك. نظرًا لتخطيط لوحة كانبان واستخدام حدود العمل قيد التقدم ، يمكن لمدير المنتج مواجهة الاختناقات قبل أن يؤثر على الفريق ويعيد تخصيص الموارد للحفاظ على تدفق التدفق دون انقطاع. ولكنه يساعد أيضًا في الاجتماع يوميًا مع الفريق للحصول على حلقة من الملاحظات.
3. مفهوم التدفق: التدفق هو أحد مبادئ التفكير الخالي من الهدر ويعني الطريقة التي يتحرك بها العمل من خلال النظام. مفهوم التدفق هو أنك تريد تدفقًا جيدًا أو نظامًا حيث يمر العمل عبر النظام بطريقة ثابتة ويمكن التنبؤ بها. التدفق السيئ هو نظام يتوقف فيه العمل ويبدأ مرارًا وتكرارًا. الحفاظ على التدفق ثابتًا يعني توصيلًا أسرع وأكثر موثوقية. هذه قيمة أكبر لعملائك وفريقك ومؤسستك.

استخدم لوحات Kanban الخاصة بـ ProjectManager

ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل مصمم للفرق المختلطة. تعتمد أداتنا على السحابة مما يعني أن مالكي المنتجات يحصلون على بيانات في الوقت الفعلي لتحليل سير العمل ويمكن للفرق التعاون بغض النظر عن مكان عملهم أو طريقة عملهم أو سبب عملهم.

تعاون مع فريقك

يعتبر ProjectManager تعاونيًا حتى النخاع ، مما يعني أن كل فرد في الفريق متصل وقادر على مشاركة المستندات أو التعليق على مهامهم مع أعضاء الفريق الآخرين في الوقت الفعلي. ضع علامة على أي شخص في فريق المشروع وشاركه في المحادثة. تضمن إشعارات البريد الإلكتروني والتنبيهات داخل التطبيق أن يكون الجميع على اطلاع دائم.

طرق عرض متعددة للمشروع

لكن لا يعمل الجميع بنفس الطريقة. ستحب فرق أجايل لوحات كانبان ، لكن قد يكون لدى الأقسام الأخرى في مؤسستك طرق تقليدية لإدارة عملهم. لهذا السبب لدينا وجهات نظر متعددة للمشروع. إذا كان فريق القيادة لديك يتعامل مع منهجية شلال ، فيمكنه استخدام مخططات جانت التفاعلية أو عرض الورقة ، والذي يشبه تمامًا جانت فقط بدون المخطط الزمني المرئي. هناك أيضًا قائمة مهام ديناميكية وحتى تقويم يقوم بأكثر من مجرد حفظ التواريخ المهمة.

تتبع التقدم في الوقت الفعلي

مراقبة سير عملك هي الطريقة التي تحصل بها على التحسين المستمر. يتتبع برنامجنا المقاييس في الوقت الفعلي من خلال لوحة القيادة المباشرة الخاصة بنا. على عكس بعض البرامج التي تجعلك تقوم بتكوين لوحة القيادة ، فإن برنامجنا جاهز عندما تكون كذلك ويقوم تلقائيًا بحساب البيانات في الوقت الفعلي وعرضها في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة للمساعدة في تحقيق التسليم المستمر.

هناك أيضًا تقارير بنقرة واحدة يمكن تصفيتها لإظهار المعلومات التي تريد رؤيتها فقط. ثم شاركها مع أصحاب المصلحة لتحديثها باستمرار. تساعد ميزات تخطيط الموارد في موازنة سير العمل وأدوات إدارة المهام في الحفاظ على عمل الجميع بشكل منتج ، سواء في لوحات كانبان أو إحدى طرق عرض المشروع الأخرى. برنامجنا هو الحل الوحيد مهما كنت تعمل.

موارد منهجية كانبان

إذا كنت تبحث عن مزيد من التعمق في كانبان وكيف يمكن أن يساعد برنامج كانبان نظامك على العمل بسلاسة وبقدرة أكبر على التنبؤ ، فراجع موارد منهجية كانبان هذه.

• دليل منهجية كانبان: يغطي دليلنا النهائي لمنهجية كانبان الكثير مما ناقشناه أعلاه ويذهب إلى أبعد من ذلك في التصنيع الخالي من الهدر وتطوير البرامج الرشيقة و scrum.
• أدوات برنامج Kanban: لمزيد من المعلومات حول ProjectManager ، وتحديدًا كل ما يمكنك القيام به باستخدام لوحات kanban الخاصة بنا ، تحقق من صفحة برنامج لوحة kanban الخاصة بنا لمعرفة كيفية تنظيم وإنشاء مهام سير العمل والتعاون بشكل أفضل.
• دليل إدارة مخزون كانبان: للحصول على تفاصيل حول كيفية تشغيل نظام كانبان ، راجع منشور المدونة الخاص بنا حول إدارة مخزون كانبان. يعالج التحديات ويقدم المبادئ التوجيهية والفوائد.
• دليل سريع لبطاقات كانبان: بطاقات كانبان هي العنصر الأساسي لمنهجية كانبان. يصفون المهمة ويظهرون من تم تعيينهم ويعينون الأولوية والمزيد ، والتي يمكنك التعرف عليها في هذا الدليل السريع.

ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل وإدارة المشاريع حائز على جوائز ، ويربط الفرق المختلطة لزيادة الإنتاجية. انضم إلى أكثر من 35000 محترف يحققون بالفعل نجاحًا في مؤسسات متنوعة مثل NASA و Siemens و Nestles. ابدأ اليوم مجانًا!