ما هي إدارة المحافظ الضعيفة؟ دليل سريع

قد يكون وجود العديد من المشاريع لإدارتها في محفظة أمرًا شاقًا. تحتاج إلى وضع إستراتيجية وتخطيط تخصيص الموارد الخاصة بك للتأكد من أن كل مشروع لديه ما يحتاج إليه عندما يحتاج إليه. هناك العديد من الطرق للقيام بذلك ، وإحدى هذه الطرق هي إدارة المحافظ الضعيفة.

دعنا أولاً نحدد إدارة المحافظ الضعيفة ثم نتعمق في كيفية عملها. سيعطيك هذا فكرة عما إذا كانت الاستراتيجية الصحيحة لتنفيذ إدارة محفظتك. سنشرح أيضًا متى يجب استخدام إدارة المحافظ الضعيفة وكيف يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشاريع في إدارة محافظك المالية بشكل أفضل.

ما هي إدارة المحافظ الضعيفة؟

إدارة المحافظ الهزيلة هي عملية يتم من خلالها مواءمة الإستراتيجية مع التنفيذ باستخدام نهج بسيط وعمليات حافظة رشيقة وحوكمة. تعد إدارة المشاريع اللينة جزءًا من منهجية رشيقة تهدف إلى زيادة قيمة العميل عن طريق إزالة نفايات المشروع.

سيطبق فريق القيادة العليا مبادئ العجاف لإدارة المحفظة. تتعرف فرق إدارة المحافظ على إستراتيجية المؤسسة وكيفية تنفيذ تلك الإستراتيجية من خلال تخصيص الميزانية. عند القيام بذلك ، تتم إدارة محفظة الاستثمارات على مدار دورة حياتها الاستثمارية من خلال التطوير السريع واستراتيجية الأعمال.

تقوم إدارة المحفظة الخالية من الهدر بذلك باستخدام المبادئ الخمسة لللين. هذه المبادئ هي تحديد القيمة ، ورسم خريطة تدفق القيمة ، وخلق التدفق ، وإنشاء الجذب والسعي إلى الكمال. يضعون إطارًا لإنشاء منظمة فعالة لجميع المشاريع في محفظة. يمكن لمديري المحافظ العثور على أوجه القصور وإزالتها لزيادة القيمة وتقليل التكلفة.

بالطبع ، عليك أن تجد أوجه القصور هذه أولاً. ProjectManager هو برنامج لإدارة الحافظة عبر الإنترنت يوفر بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أفضل عند إدارة الحافظة. لدينا أدوات إدارة المحافظ الضعيفة مثل لوحة معلومات المحفظة الحية التي تلتقط ستة مقاييس عبر المحفظة للحصول على عرض عالي المستوى للأداء والتقدم. لا يلزم الإعداد - نحن جاهزون عندما تكون مستعدًا. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

ما هي المبادئ الخمسة اللين؟

لقد ذكرنا المبادئ الخمسة الخالية من الهدر ، ولكن بالنظر إلى مدى أهميتها في إدارة المحافظ الضعيفة ، فإنها تستحق القليل من الشرح.

1. القيمة

يتم تحديد ذلك من خلال احتياجات العميل من المحفظة. الأشياء التي يجب التفكير فيها هي الجدول الزمني لتصنيع المنتج وتقديمه وسعره ومتطلباته أو التوقعات التي يجب تلبيتها.

2. تعيين قيمة التدفق

القيمة هي الهدف النهائي ، وعليك الآن تعيين تدفق القيمة الذي يتضمن جميع الخطوات والعمليات التي تحدد النجاح للمحفظة. هذا يعني كل شيء من المواد الخام إلى تسليم المنتج النهائي. الهدف هو تحديد ما لا يخلق قيمة والقضاء على هذه الهدر.

3. إنشاء التدفق

أولاً ، يمكنك العثور على النفايات وإزالتها في جدول القيمة الخاص بك. ثم عليك التأكد من أن الخطوات تتدفق بسلاسة. يجب ألا يكون هناك أي انقطاعات أو تأخير أو اختناقات. قد يكون هذا صعبًا عند التعامل مع فرق متعددة الوظائف ، لكنه سيعزز الإنتاجية إذا نجحت.

4. إنشاء سحب

سيحصل التدفق على قيمة للعملاء بشكل أسرع ، مما يعني أنه يمكن للعملاء سحب المنتج في وقت أقل مما كان يستغرقه. يساعدك هذا على تجنب تخزين المواد وتبسيط مخزون المعدات الخاص بك. إنه يوفر المال لكل من الشركة المصنعة والعميل.

5. السعي إلى الكمال

الكمال هدف يستحيل تحقيقه ، لكن السعي لتحقيقه يقلل من الهدر ويقدم قيمة أكبر للعملاء. لهذا السبب تريد أن تجعل التفكير المرن جزءًا من ثقافة شركتك. يجب أن يشارك كل شخص يعمل لديك في هذا النوع من إدارة المحافظ الضعيفة. بمجرد وصولك إلى هذه الخطوة ، ستعود إلى البداية لأن Lean لا يتوقف أبدًا.

متى يجب استخدام إدارة المحافظ الخالية من الهدر

تُستخدم إدارة المحافظ الخالية من الهدر طوال دورة حياة محفظتك. يتم استخدامه أثناء إدارة المحفظة للتأكد من أن جميع المشاريع تلبي نتائج أعمالك الاستراتيجية مع تحسين قرارات الاستثمار.

الأهم من ذلك هو من يستخدم أدوات إدارة المحفظة الخالية من الهدر وأدوات إدارة المحفظة الخالية من الهدر لإدارة المحفظة. هؤلاء هم أشخاص رفيعو المستوى في المنظمة. على سبيل المثال ، يعتبر القادة التنفيذيون أمرًا حاسمًا للتنفيذ الفعال. إنهم يخلقون ثقافة الشركة ويساعدون على الازدهار في ظل هذا المناخ. بالإضافة إلى أنهم يقودون بالقدوة.

اللاعبون الرئيسيون في إدارة المحافظ الضعيفة

بطبيعة الحال ، يشارك المديرون والمشرفون أيضًا. سيحملون التأثير اليومي للتفكير المرن لأنهم مسؤولون عن نشر التقنيات الخالية من الهدر واستخدام أدوات إدارة المحافظ الضعيفة. يقوم المديرون والمشرفون أيضًا بتدريب الفرق التي تقوم بتنفيذ المهام في المشاريع الموجودة في المحفظة ، والتي يجب أن تعمل بطريقة بسيطة.

إذا كان لديك خبراء متخصصون في شركتك ، فإنهم أيضًا يمثلون مفتاحًا لجعل إدارة المحافظ الهزيلة تعمل. إنها مورد قيم يجب أن تستفيد منه الفرق. حتى موظفي الخطوط الأمامية والموارد البشرية والعملاء والموردين وموظفي المشتريات يحتاجون جميعًا إلى المشاركة في إدارة المحافظ الضعيفة لزيادة الحد من الهدر وزيادة القيمة للعملاء.

خطوات إدارة المحفظة الهزيلة

لكي تكون إدارة المحافظ الهزيلة فعالة ، يجب تنفيذها في جميع أنحاء المنظمة. إنه مصمم لتحسين كل قسم بشكل شامل على جميع مستويات القيمة الإستراتيجية. من أجل تحقيق هذا الهدف ، من المثالي اتباع هذه الخطوات الثماني لإدارة المحافظ.

إنشاء محاور استراتيجية

ابدأ بالتوصل إلى موضوعات تعكس أولوياتك الإستراتيجية من خلال تحديد استراتيجياتك وتحويلها إلى استثمارات وتعيين أهداف لها. يجب أن تتماشى هذه مع رؤية المحفظة. تأكد من إنشاء أهداف ومقاييس محددة بوضوح لقياس أدائها. يساعد استخدام خارطة الطريق في رؤية الحافظة عبر المشاريع وكيفية ارتباطها ببعضها البعض. تعمل خارطة الطريق أيضًا كقناة اتصال للفرق وأصحاب المصلحة.

تمويل وإدارة وتخصيص تدفق القيمة

تيار القيمة هو الأنشطة التي تسن استراتيجياتك وأهدافك لتقديم قيمة للعملاء وعملك. بمعنى آخر ، مواءمة الاستثمارات مع العائدات. هنا ستقوم بالتخطيط من أعلى لأسفل لميزانيتك ، وتقدير التمويل الذي ستحتاجه مع تخطيط إدارة التكلفة. تأكد من مراقبة التكاليف المخططة مقابل التكاليف الفعلية للبقاء على المسار الصحيح وإعادة التخصيص حسب الحاجة.

إدارة الطلب

يجب إعطاء الأولوية للطلب ، سواء كان تشغيليًا أو من طلب العميل ، مقابل أولوياتك الإستراتيجية وتنفيذها بعد مراجعة التكلفة المقدرة والفوائد المتوقعة. يتيح لك هذا تحديد أولويات العمل عبر تدفقات القيمة الخاصة بك وإجراء تعديلات على العمل وفقًا للطلب.

استخدم التخطيط المستمر والتكيف مع خرائط الطريق

الخطط ليست محفورة في الحجر. في إدارة المحافظ الضعيفة ، يجب على المرء أن يراجع باستمرار ويتكيف مع البيئة المتغيرة للحفاظ على القيمة والقضاء على الهدر. تعد خرائط طريق المشروع أدوات قيمة في هذه العملية لأنها تساعد مديري المحافظ من خلال إعطائهم نظرة عامة يمكنهم من خلالها إعادة تخصيص الموارد بشكل استراتيجي للحفاظ على القيمة مع التخلص من الهدر. جرب قالب خارطة الطريق الخاص بنا لتبدأ.

احصل على الخاص بك مجانا

نموذج خارطة الطريق

استخدم قالب خارطة الطريق المجاني هذا لبرنامج Excel لإدارة مشاريعك بشكل أفضل.

قم بتنزيل ملف Excel

تحسين استخدام الموارد

استخدم قدرة الموارد الحالية لديك إلى أقصى حد لها وكن مرنًا حتى تتمكن من إعادة التخصيص أثناء تكييف الخطط. هذا يتطلب تقديرات دقيقة للموارد. تعد الإدارة الفعالة للموارد أمرًا ضروريًا ويجب أن تكون جزءًا من أدوات إدارة المحفظة الخالية من الهدر التي تستخدمها لتحسين استخدام مواردك.

دعم التسليم المستمر والإبلاغ

التسليم المستمر هو مبدأ تطوير رشيق غالبًا ما يتم إدراجه في إدارة المحافظ الهزيلة كجزء من تدفق القيمة. من أجل القيام بذلك ، يحتاج مديرو المحافظ إلى بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أكثر فعالية بشأن تحقيق القيمة والتكاليف.

التحكم في نتائج الأعمال

تتبع أهدافك بمقاييس محددة ومؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتحديد الفروق في خطتك وتحديد خياراتك لمعالجة وتنفيذ التعديلات لتقليل الاضطرابات التي ستؤثر على تدفق القيمة الخاصة بك. هذا يساعد على زيادة كفاءتك وتحقيق أهدافك الإستراتيجية.

تنفيذ الحوكمة الرشيقة

تشرف الحوكمة الرشيقة وتتخذ القرارات بشأن التنبؤ والميزنة وقياسات أداء المحفظة وتنسيق الامتثال المستمر. بهذه الطريقة ، ستتم دائمًا مراجعة الخطوات التي اتخذتها لتنفيذ إدارة المحافظ الضعيفة وصقلها لتحسين القيمة وإزالة الهدر.

مدير المشروع وإدارة المحافظ الضعيفة

يعد استخدام أداة إدارة المحافظ الضعيفة مثل ProjectManager أمرًا ضروريًا للتنفيذ والتنفيذ الناجح لإدارة المحفظة الخاصة بك. يعتمد برنامجنا على السحابة ، مما يعني أنك تحصل على بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أفضل. لدينا طرق عرض متعددة للمشروع مثل مخططات جانت ولوحات كانبان وقوائم المهام والتقويمات والمزيد حتى يتمكن كل قسم من استخدام الأدوات التي يريدها. يتم تحديث جميع المشاهدات في الوقت الفعلي ، لذلك هناك مصدر واحد للحقيقة.

مواءمة التنفيذ مع الأهداف الإستراتيجية في خارطة الطريق

تعتمد إدارة المحافظ المبسطة على القدرة على رؤية جميع مشاريعك في مكان واحد. عليك أن تلاحظ كيفية ارتباطها ببعضها البعض ، والتي تحتاج إلى ماذا ومتى. تُظهر طريقة عرض خارطة طريق المحفظة الخاصة بنا كل مشروع في محفظتك في مخطط زمني لمخطط جانت. ترى تواريخ البدء والانتهاء عبر محفظتك لمساعدتك في تخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية. يمكن تخصيص خريطة الطريق وتصفيتها لإظهار ما تحتاج إلى رؤيته فقط للتأكد من تحقيق الأهداف.

حافظ على توازن عبء العمل لفريقك

من أجل القضاء على الهدر وزيادة القيمة للعملاء ، يجب عليك زيادة قوة العمل لديك دون الإفراط في تخصيصها وحرقها. تساعدك أدوات إدارة الموارد الخاصة بنا على معرفة مدى توفر الفريق ، بما في ذلك العطلات العالمية ، ولكنها أيضًا تشرف على عبء العمل عبر محفظتك. يسهل مخطط عبء العمل المرمز بالألوان رؤية الأشخاص الذين تم تخصيصهم بشكل مفرط ومن هم أقل تخصيصًا ، في إجازة أو تم تعيينهم لمهمة. يمكنك إعادة التخصيص مباشرة من عرض المخطط لموازنة عبء العمل والحفاظ على إنتاجية فريقك.

يمكنك أيضًا تخصيص التقارير والحصول على حالة الحافظة التي تم إنشاؤها ببضع ضغطات على المفاتيح. هناك تقارير أخرى أيضًا ، مثل الجداول الزمنية وعبء العمل والتباين والمزيد. يمكن تصفية جميع التقارير لرؤية البيانات التي تريدها فقط ومن ثم مشاركتها بسهولة بتنسيقات مختلفة مع المساهمين حتى يظلوا محدثين.

المحتوى ذو الصلة

ProjectManager ليس مجرد أداة لإدارة المحافظ ، بل هو أيضًا مركز إدارة المشاريع الرائد عبر الإنترنت. ننشر عدة مدونات أسبوعيًا ولدينا مقاطع فيديو تعليمية وأدلة وقوالب مجانية لبرنامجي Excel و Word يمكنك تنزيلها للمساعدة في إدارة محفظتك. فيما يلي بعض المحتوى المرتبط بإدارة المحافظ الاستثمارية فقط.

• المبادئ الخمسة اللين: التعريفات وكيفية استخدامها
• ما هو التصنيع الخالي من الهدر؟
• الدليل النهائي لمكتب إدارة المشاريع (PMO)
• الدليل النهائي لإدارة محفظة المشاريع
• برنامج إدارة حافظة المشاريع

برنامج ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعد في تنفيذ إدارة المحافظ الضعيفة. يمكن أن يعمل برنامجنا المرن في البيئات الرشيقة ، أو المنهجيات الأكثر تقليدية ، مثل الشلال ، أو الهجين للفرق متعددة الوظائف. استخدم ميزات إدارة المهام والموارد والمخاطر لإبقاء مشروعك أو محفظتك أو برنامجك على المسار الصحيح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.