إدارة المشاريع القانونية: دليل سريع بقوالب مجانية

غالبًا ما يعتبر المشروع شيئًا ماديًا بحتًا ، مثل البناء. الحقيقة هي أن المشروع يمكن أن يكون أي عمل له بداية ونهاية. تحقيقا لهذه الغاية ، فإن الصناعة القانونية لديها مشاريع أيضا.

إدارة المشاريع القانونية مألوفة لدى المحامين ، حتى لو لم يستخدموا هذه العبارة بالضرورة. وعادة ما تكون النتيجة النهائية لمشاريعهم عبارة عن عقد أو وصية أو أي عدد من النتائج.

ما هي إدارة المشاريع القانونية؟

إدارة المشروع القانونية هي عندما يتم تطبيق مبادئ إدارة المشروع على تقديم الخدمات القانونية. إنها طريقة تستخدمها شركات المحاماة لإدارة المشاريع لعملائها بإنتاجية أكبر. إنها لا تختلف عن إدارة المشاريع التقليدية في الواقع.

عندما توظف مكاتب المحاماة إدارة مشروع قانونية ، فإنها تساعد في زيادة رضا عملائها مع الحفاظ على شركة المحاماة الخاصة بهم مربحة. إنه وضع مربح لجميع الأطراف. يمكن أن يكون العمل القانوني الذي يندرج تحت إدارة المشروع القانونية أي شيء من التقاضي أو العمل غير الخلافي.

عادة ما يصبح المحامي مدير المشروع لشركة المحاماة. يلعبون دورًا في فريق المشروع القانوني لمساعدة العملاء وتعزيز أهداف مكتب المحاماة. لأن المشاريع مؤقتة ، يمكن اعتبار جميع المسائل القانونية (بغض النظر عن تخصصها) مشاريع ، وبالتالي فهي تحت إشراف إدارة المشروع القانونية.

تساعد برامج إدارة المشاريع الفرق القانونية على تنظيم المهام. يحتوي ProjectManager على مخططات جانت التفاعلية التي يمكنك مشاركتها مع فريقك وعملائك على حدٍ سواء. يمكنك ربط المهام التابعة وتعيين المعالم وتعيين الخطوط الأساسية. ستكون قادرًا على تتبع المجهود الفعلي مقابل المجهود المخطط له في الوقت الفعلي لمساعدتك على الالتزام بالجدول الزمني. يمكنك أيضًا إدارة العمل باستخدام قوائم المهام ولوحات كانبان ولوحات المعلومات والمزيد. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

عملية إدارة المشروع القانونية

كما هو الحال في أي إدارة مشروع ، هناك عملية لإدارة المشروع القانونية. يمكن تقسيمها إلى ثلاثة مبادئ أساسية:

1. تخطيط
2. تحديث أصحاب المصلحة
3. قياس التقدم والأداء

لا يختلف الأمر عن مسؤوليات أي مدير مشروع عند إدارة أي مشروع. سترى أن عملية إدارة المشروع القانونية ليست مختلفة أيضًا. يتبع هذه الخطوات الخمس.

1. تحديد أهداف المشروع ونطاقه للمشروع القانوني

تبدأ هذه الخطوة بجمع المعلومات ومتطلبات العميل. أنت بحاجة إلى معرفة عمل العميل واحتياجاته وما يتوقعه منك. بمجرد الانتهاء من البحث ، اجتمع مع العميل ووافق على مراحل المشروع والتسليمات والنتائج المرجوة منها. تحدث أيضًا عن نطاق المشروع والمدة التي سيستغرقها المشروع والتكاليف. عندما يتم تحديد ذلك ، وافق على ترتيب الفواتير. ستحتاج أيضًا إلى طرح المخاطر والقضايا الأخرى التي قد تؤثر على المشاركة.

2. تخطيط المشروع

الآن لديك معلومات كافية لتقسيم مشروعك إلى مراحل ومهام. ستحتاج أيضًا إلى إنشاء معايير أداء يمكنك قياس المشروع وفقًا لها. بمجرد حصولك على قائمة كاملة بمهامك ، ستحتاج إلى تنظيمها في جدول زمني. تقوم بتجميع فريق المشروع في هذه المرحلة أيضًا لكل من الشركة والعميل. يمكنك أيضًا تقدير ميزانية المشروع في هذا الوقت. أخيرًا ، يجب عليك إنشاء خطة اتصال وخطة لإدارة المخاطر.

3. تنفيذ الخطة

هذه هي الخطوة التي تقوم فيها بالعمل القانوني. ستقوم بتعيين المحامين المناسبين للعمل في المهام الصحيحة من خلال تكليفات المهام وتحديد تفويض السلطة. سيقدم مدير المشروع ملاحظات في الوقت المناسب وموضوعية ومحددة للفريق حسب الحاجة ، بالإضافة إلى إدارة الأداء والروح المعنوية للفريق. وهذا يشمل تسهيل التعاون بين الفريق وإطلاع العملاء على تقدم المشروع.

4. رصد وقياس التقدم

أثناء تنفيذ المشروع ، ستحتاج إلى قياس تقدمه وأدائه للتأكد من أنه يتماشى مع خطتك. وهذا يعني تتبع تقدم المراحل والمهام ، وتجنب زحف النطاق ، والاختناقات ، والتكرار ، وتلبية توقعات العميل وأي أوجه قصور أخرى يمكن أن تؤخر أو تعرقل المشروع. ستحتاج أيضًا إلى التحكم في المشروع عند ظهور مشكلات يمكن أن تؤثر على وقتك أو تكلفتك أو نطاقك.

5. مراجعة ما بعد المشروع

لم ينته المشروع حتى يقوم مدير المشروع والفريق بتقييم النتائج من حيث نطاق المشروع. في هذه المرحلة ، تحتاج إلى تحديد أي خطأ حدث حتى لا يتكرر في المشاريع المستقبلية. يجب أن تلتقي بالعملاء لمناقشة الملاحظات المتعلقة بالمشروع لاكتساب الدروس التي يمكن تطبيقها على المشاريع المستقبلية. يجب توثيق أي دروس مستفادة ومشاركتها مع الشركة ، بحيث يمكن للفرق المستقبلية الوصول إليها كمرجع.

مدير المشروع القانوني

اعتمادًا على حجم شركتك وأنواع مشاريعك ، قد ترغب في التفكير في تعيين مدير مشروع قانوني. مدير المشروع القانوني هو محترف يخطط ويدير العمليات القانونية باستخدام مزيج من منهجيات العمل القانوني وإدارة المشاريع. هذا منصب جديد نسبيًا ، نما خلال العقد الماضي لدرجة أن معظم الشركات القانونية متوسطة إلى كبيرة الحجم لديها واحدة على الأقل.

يتم توظيف هؤلاء المهنيين القانونيين لتحديد نطاق المشروع. هم الذين يقودون اجتماعات الانطلاق ويبقون على اتصال مع المحامين ويديرون علاقات العملاء في المشروع. كما أنهم مسؤولون عن تتبع التقدم المحرز في العمل بمجرد تنفيذ المشروع.

جزء من هذا الرصد يشمل الميزانية والتكاليف المتراكمة على مدار المشروع. تساعد هذه المعلومات في إبقاء المشروع على المسار الصحيح ، ولكنها أيضًا تشكل تقارير الحالة التي يتم تقديمها إلى أصحاب المصلحة بواسطة مدير المشروع القانوني لإبقائهم محدثين.

مهارات مدير المشروع القانوني

مدير المشروع القانوني هو منصب متنام في المجال القانوني الذي يوفر تقنيات إدارة المشروع للإدارة القانونية لمعالجة الخدمات القانونية والعمليات القانونية. هناك مهارات محددة يجب أن يكون مدير المشروع القانوني ماهرًا فيها ، بما في ذلك مهارات إدارة المشاريع التقليدية. يتضمن ذلك إدارة المشاريع المعقدة تحت الضغط ، وامتلاك المهارات القيادية لإدارة الفرق ، والقدرة على حل المشكلات ، وامتلاك مهارات التفكير النقدي والاستراتيجي.

بالطبع ، يجب أن يكون مدير المشروع القانوني أيضًا طليقًا في المعرفة القانونية. هذا لا يعني أنه يجب عليهم التخرج من كلية الحقوق واجتياز نقابة المحامين. لكن وجود بعض الإلمام بالعملية القانونية واللغة سيساعد. غالبًا ما يأتي مدير المشروع القانوني من خلفية مساعد قانوني أو شبه قانوني.

شهادة إدارة المشاريع القانونية

إن الحصول على تدريب على إدارة المشاريع مفيد دائمًا. هناك شهادة إدارة المشاريع ، مثل Project Management Professional (PMP) التي يقدمها معهد إدارة المشاريع (PMI) ، والتي يمكن أن تكون مفيدة جدًا في فهم كيفية إدارة مشروع قانوني ومساعدتك في الحصول على وظيفة كمدير مشروع قانوني.

لا يتعين عليك الحصول على شهادة لتكون مؤهلاً لهذا المنصب ، ولكن الخلفية القانونية مع خلفية إدارة المشروع ستجعلك مرشحًا أكثر جاذبية. هناك منظمة تسمى معهد إدارة المشاريع القانونية (LPM) التي تقدم عددًا من الدورات وشهادات LPM. ولكن ، غالبًا ما يكون مجرد الحصول على تدريب كمساعد قانوني أو العمل في مشاريع قانونية كافيًا لوضع قدمك في الباب.

راتب مدير المشروع القانوني

وفقًا لـ Glassdoor ، يبلغ متوسط ​​الراتب الأساسي للعمل القانوني كمدير مشروع قانوني 86،565 دولارًا. هذا هو المتوسط ​​الوطني ، حيث يبلغ الحد الأدنى للطيف حوالي 57000 دولار ويبلغ الحد الأقصى للذروة حوالي 132000 دولار.

أدوات إدارة المشاريع القانونية

هناك عدد قليل من الحلول البرمجية المصممة خصيصًا لإدارة المشاريع القانونية ، على الرغم من أن أي أداة لإدارة المشروع تساعد في عمليات إدارة المشروع ستثبت أنها مفيدة في التخطيط والمراقبة والتتبع وإعداد التقارير حول مشروعك. ستكون أي أداة بها ميزات إدارة المهام مفيدة أيضًا.

إن وجود لوحة تحكم تراقب المشروع وتسمح لك باكتساب رؤى حول تقدم المشروع وأدائه سيساعدك على الالتزام بالجدول الزمني والالتزام بميزانيتك. على هذا المنوال ، ستحتاج أيضًا إلى أدوات إعداد التقارير التي تنشئ تقارير متنوعة تدخل في تفاصيل أكثر ويمكن مشاركتها مع أصحاب المصلحة.

من الأفضل أيضًا أن يكون لديك أداة تعاونية لربط الفرق ، سواء كانوا يعملون في مكتبك أو في مكتب فرعي يقع في مكان آخر. ستكون هناك أيضًا أقسام مختلفة في الشركة تعمل معًا ، لذا فإن النظام الأساسي التعاوني الذي يسهل استخدامه للجميع يعد ميزة إضافية.

قوالب إدارة المشاريع القانونية

إذا لم تكن مستعدًا لتجربة برنامج إدارة المشاريع القانونية ، فهناك قوالب يمكن أن تساعدك في إدارة المشاريع القانونية للحفاظ على رضا العملاء. جميع القوالب التالية متاحة للتنزيل المجاني.

نموذج ميزانية المشروع

تحتوي المشاريع القانونية على ميزانيات ويجمع قالب الميزانية المجاني هذا كل التفاصيل المالية ، بما في ذلك التقديرات ، حتى تعرف مقدار الأموال التي ستحتاجها لتخطيطها لإدارة مشروعك.

قالب مخطط جانت

سيساعدك قالب مخطط جانت المجاني هذا لبرنامج Excel على تنظيم جميع المهام لفريق إدارة المشروع الخاص بك على الجانب الأيسر ، مع تواريخ البدء والاستحقاق والأولوية والمزيد ، بينما في الجانب الأيمن سترى المشروع بأكمله في مخطط زمني باستخدام المهام وأشرطة المدة.

نموذج سجل المخاطر

جميع المشاريع محفوفة بالمخاطر. تحديد المخاطر ثم تتبع المشكلات التي تنشأ في مشروعك هو كيف تخدم عميلك. يتيح لك سجل المخاطر المجاني لبرنامج Excel تحديد كل خطر حسب الأولوية وتأثيره المحتمل على المشروع.

قالب جدول العمل

تعني إدارة الفرق وجود فكرة واضحة عن من يفعل ماذا ومتى. يتيح لك قالب جدول العمل المجاني هذا تنظيم جدول العمل الأسبوعي لفريقك وإدارة سير العمل بشكل أفضل للحفاظ على عمل الجميع بشكل منتج.

كيف يساعد ProjectManager في إدارة المشاريع القانونية

القوالب ثابتة وتتطلب الصيانة التي تبعدك عن المهام الأكثر أهمية. ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يقوم بأتمتة العمل المشغول ويربط فرقك في الوقت الفعلي بالبريد الإلكتروني والإشعارات داخل التطبيق لإبقاء الجميع على دراية بالتحديثات والتعليقات عند التعاون إما في المكتب أو في أي مكان آخر.

إنشاء جداول الفريق بسهولة

جدولة فرقك سهلة مع ProjectManager. بمجرد إنشاء الخطة في مخطط جانت الخاص بك ، يمكنهم العمل على أي من طرق عرض المشروع المتعددة التي يفضلونها ، أو قائمة المهام ، أو الورقة ، أو التقويم ، أو لوحة كانبان. هذا الأخير يصور سير العمل ويمنح الفرق الاستقلالية لإدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم وتخطيط عمل مهامهم معًا. يحصل مديرو المشاريع على الشفافية في العملية ويمكنهم إعادة تخصيص الموارد إذا رأوا اختناقات محتملة لإبقاء الفرق تعمل بكفاءة.

تتبع الساعات المسجلة

لا تعمل الجداول الزمنية على تبسيط الفوترة فحسب ، بل تمنح مديري المشاريع رؤية حول مقدار الوقت الذي يعمل فيه فريقهم على المهام ، وهو أمر مفيد عندما يرغب العملاء في معرفة العمل الذي تذهب إليه ساعات العمل القابلة للفوترة. يمكن لسجلات الدوام ملء المهام تلقائيًا ويتم قفلها بمجرد إرسالها إلى مدير المشروع حتى لا يمكن العبث بها.

تتبع التقدم في الوقت الفعلي

يمكن لمديري المشاريع الحصول على رؤى أعمق من خلال تقارير بنقرة واحدة للجداول الزمنية وتباين المشروع والتكاليف والمزيد. يمكن تصفية هذه التقارير لإظهار البيانات التي تريد رؤيتها فقط ثم مشاركتها مع أصحاب المصلحة. تتعقب لوحات المعلومات في الوقت الفعلي ستة مقاييس للمشروع للحصول على نظرة عامة على التقدم والأداء وقتما تريد ، بدون إعداد معقد. إنهم جاهزون عندما تكون مستعدًا.

ProjectManager هو برنامج إدارة عمل حائز على جوائز للفرق المختلطة ومرن بدرجة كافية للعمل في الخدمات القانونية أو المهنية أو تكنولوجيا المعلومات أو الإنشاءات أو أي نوع من المشاريع. انضم إلى أكثر من 35000 محترف يستخدمون أداتنا بالفعل في مؤسسات مثل NASA و Siemens و Nestles. ابدأ مع ProjectManager مجانًا اليوم!