ما هو مستوى الجهد (LOE)؟ بالإضافة إلى 5 نصائح لتقدير الجهد

مستوى الجهد (LOE) هو مصطلح لإدارة المشروع يشير إلى نوع معين من نشاط المشروع يسمى أنشطة الدعم. لا تسفر أنشطة الدعم عن مخرجات ، بل تغذي المهام التي تؤدي الغرض. لذلك ، فإن مستوى الجهد هو مقدار العمل الذي ستستغرقه هذه المهام لإكمالها.

يمكن أن يتخذ هذا العمل أشكالًا عديدة ، مثل تحديث مستندات المشروع ، وصيانة المعدات ، وتقديم النفقات ، وما إلى ذلك. السمة الموحدة لهذا العمل هي أنه يجب القيام به بانتظام لدعم مهمة أكبر.

أمثلة على مستوى الجهد

أفضل طريقة لفهم مستوى الجهد هي النظر إلى أنشطة الدعم المشتركة التي تحدث في أي مشروع تقريبًا. لدينا بعض الأمثلة على مستوى الجهد أدناه.

إدارة أصحاب المصلحة

إدارة أصحاب المصلحة هي فن إنشاء علاقات قوية بين جميع المشاركين في المشروع. تتطلب الإدارة الجيدة لأصحاب المصلحة التواصل المستمر والشفافية. اعتمادًا على نطاق المشروع وحجمه ، سيرتفع مستوى الجهد المبذول لأنشطة إدارة أصحاب المصلحة صعودًا وهبوطًا ، ومن المهم أن تكون على دراية بكمية الطاقة التي سيستغرقها ذلك. تشمل إدارة أصحاب المصلحة إرسال تحديثات منتظمة وجدولة الاجتماعات واستضافة المكالمات وإنشاء المستندات وما إلى ذلك.

تحديث التقارير

تتطلب جميع المشاريع توثيقًا شاملاً في شكل تقارير المشروع. يجب إنشاء هذه التقارير طوال دورة حياة المشروع للتحقق من التقدم ومقارنته بخطة المشروع. أحد الأمثلة الشائعة هو تقرير الميزانية. لإنشاء تقرير ميزانية دقيق ، يجب عليك مواكبة الأنشطة الداعمة مثل إرسال الإيصالات والنفقات ، والتواصل مع أصحاب المصلحة ، وتسجيل تغييرات التكلفة ، وما إلى ذلك.

التواصل مع العملاء

اعتمادًا على المشروع ، يمكن أن يكون التواصل مع العملاء مهمًا جدًا. على سبيل المثال ، إذا كنت تبحث عن تحديث منتج ، فمن المهم التحدث مع العملاء حول ما يرغبون في رؤيته محسنًا و / أو تم تغييره. يتضمن ذلك إرسال رسائل البريد الإلكتروني وطلب المراجعات ونشر الاستطلاعات وإجراء المكالمات الهاتفية.

لماذا حساب مستوى الجهد مهم؟

الجهد هو مورد مثل أي شيء آخر. عندما نفكر في الموارد ، تذهب أذهاننا إلى أشياء ملموسة مثل المال والمواد ، ولكن من المهم أيضًا التفكير في الجهد.

كما يمكنك أن تتخيل ، سيتطلب تحقيق بعض المخرجات مزيدًا من العمل أكثر من غيرها. هذا يعني أن لديهم مستوى أعلى من الجهد ، لكن هذا لا يعني بالضرورة أنهم بحاجة إلى أن يكونوا أكثر صعوبة. في الواقع ، عندما نعرف LOE للنتائج ، يمكنك توقع مقدار مهام العمل التي ستتطلبها والاستعداد بشكل أفضل. تساعد أدوات جدولة الموارد في هذه العملية. يتيح لك ProjectManager إنشاء جداول الموارد وإدارة عبء عمل فريقك في أداة واحدة لتنفيذ أفضل. جربها مجانا.

متى يجب حساب LOE؟

يجب حساب مستوى الجهد أثناء مرحلة التخطيط للمشروع عند إنشاء المهام. تتطلب المهام ذات المستوى الأعلى من الجهد مزيدًا من العمل ليتم إكمالها. بشكل عام ، يتم تنفيذ هذا العمل على فترات منتظمة طوال المهمة أو المشروع ، لذلك من المهم فهم مقدار الجهد الإجمالي الذي سيتطلبه.

يساعد تحديد مستوى الجهد أثناء مرحلة التخطيط على توزيع عبء العمل بالتساوي ويسمح بجدول أكثر دقة. إذا تم تعيين أعضاء معينين في الفريق لعدد كبير جدًا من مهام LOE العالية في سير العمل ، فقد يكون الوقت قد حان لإعادة توزيع المهام.

ما هو تقدير الجهد؟

من أجل معرفة LOE لمهمة ما ، يجب أن تمارس شيئًا يسمى تقدير الجهد. تقدير الجهد هو العملية التي نقوم من خلالها بتقريب مقدار الوقت أو الطاقة أو الأموال التي تتطلبها التسليمات حتى نتمكن من ترتيب ذلك على مقياس.

تقدير الجهد هو أحد المكونات الأساسية لتقدير المشروع ، إلى جانب تقدير الموارد وتقدير التكلفة. هذه التقديرات هي أساس التخطيط السليم للمشروع. كلما كانت تقديراتك أكثر دقة ، زادت دقة خطة مشروعك الإجمالية ، وقلت الفروق التي ستحتاج إلى التعامل معها.

ذات صلة: قالب تقدير مشروع مجاني لبرنامج Excel

أمثلة على تقدير الجهد

تقدير الجهد هو كيفية تحديد LOE للتسليمات المختلفة والمهام التي تتطلبها. اعتمادًا على الفريق أو المشروع أو قائد المشروع أو المنظمة ، قد يتم تقدير الجهد بشكل مختلف. ولكن ، بغض النظر عن طريقة تقدير الجهد ، فإن جميع الأمثلة أدناه تتضمن جلوس الفريق لمناقشة مستوى الجهد كمجموعة واتخاذ قرار بشأنه.

أثناء مرحلة تخطيط المشروع واجتماع تخطيط المشروع ، ستقوم بإنشاء مهام لدعم هذا المشروع ونواتجه. عندما يتم إنشاء المهام ، فقد حان الوقت لتحديد مستوى جهدهم من خلال تقدير الجهد. بمعنى آخر ، ما مقدار الوقت والطاقة (في شكل أنشطة دعم) التي تتطلبها كل مهمة؟ فيما يلي بعض الطرق الشائعة التي تقوم بها العديد من الفرق:

• الترتيب حسب الأولوية: من الجيد دائمًا جعل الفريق في نفس الصفحة حول أولوية المهام. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في جعلهم يعينون لكل مهمة مستوى أولوية في شكل رقم. بعد ذلك ، يمكن سرد المهام بترتيب الأولوية القصوى أو الأولوية الأقل. كلما كانت المهمة ذات أولوية أعلى ، كلما زاد مستوى الجهد الذي قد تتطلبه لإنجازها.
• الفرز إلى فئات: هناك طريقة أخرى مفيدة لتقدير الجهد وهي فرز المهام إلى فئات محددة مسبقًا ، مثل الأولوية المنخفضة والمنخفضة والمتوسطة والمتوسطة والعالية والأعلى. يعتبر فرزها في هذه "المربعات" طريقة مفيدة لمقارنة المهام مع بعضها البعض وتقدير أيها سيكون أكثر أو أقل مجهودًا.
• تعيين قيمة عددية: ربما تكون الطريقة الأكثر وضوحًا لتقدير الجهد هي تعيين قيمة عددية لكل مهمة على مقياس محدد مسبقًا. تستخدم العديد من الفرق المقياس الافتراضي من 1 إلى 10 ، ولكن ليس من غير المألوف رؤية مقاييس أصغر أو أكبر. عندما يتم تعيين مقياس ، سيقوم أعضاء الفريق الفرديين بعد ذلك بتعيين قيم المهام ومقارنة تقديراتهم مع بعضهم البعض. معًا ، سيتوصل الفريق بأكمله إلى إجماع حول المكان الذي يجب أن تقع فيه كل مهمة على المقياس.

مثال على مستوى مقياس الجهد

هناك العديد من الطرق المختلفة لبدء عملية تقدير الجهد. قد تختار الفرق حتى استخدام أكثر من طريقة من هذه الطرق ودمج نتائجها. بمجرد أن يتوصلوا إلى قرار نهائي ، يجب عليهم عرض قراراتهم من خلال المهام المرسومة على مقياس.

يجب استخدام هذا المقياس لإظهار LOE لجميع المهام مقارنة ببعضها البعض. قد تستخدم المشاريع المختلفة أشكالًا مختلفة من مقاييس مستوى الجهد اعتمادًا على حجمها ونطاقها وخصائصها الأخرى. هذا جيد ، طالما أن الفريق يفهم مستوى مقياس الجهد المستخدم ومعايير تخطيط المهام على المقياس متسقة.

كيفية حساب مستوى الجهد

الآن بعد أن نظرنا في كيفية حساب مستوى الجهد من الناحية المفاهيمية ، دعنا نلقي نظرة على مثال من العالم الحقيقي في سياق مشروع بسيط. تخيل إدارة مشروع لتحسين الاتصال بين الموظفين الذين يعملون عن بعد ، واستخدم هذه الخطوات الثلاث لتحديد LOE:

1. حدد مدى دقة تقديراتك: الدقة مهمة دائمًا ، لكن بعض المشاريع تتطلب مستوى أعلى من الدقة من غيرها. يمكن أن يساعد في إلقاء نظرة على الصورة الكبيرة من خلال فحص المخرجات وتحديد مدى مرونة توقعات LOE الخاصة بك. في هذه الحالة ، يمكننا القول بأمان أنه يجب أن تكون هناك دقة معتدلة ، لكن بعض التمايز لن يتسبب في فشل المشروع.
2. استخدم أسلوب تقدير الجهد: في هذه المرحلة من المشروع ، ستكون قد أنشأت قائمة المهام الخاصة بك. حان الوقت الآن لاستخدام إحدى الطرق الثلاث التي تمت مناقشتها أعلاه لتقدير الجهد لكل مهمة. هناك بالطبع العديد من الطرق الأخرى التي يمكنك استخدامها ، طالما أنك تستخدم نفس المقياس لقياس جميع المهام في المشروع. بالإضافة إلى ذلك ، لا تنس أن تأخذ في الاعتبار ساعات الإدارة العامة والصيانة لأن معظم أنشطة الدعم لا تتوقف بشكل قاطع حتى يكتمل المشروع.
3. أضف قيمًا إلى مقياس LOE: عند الانتهاء من تقدير الجهد للمهام ، يجب أن يكون لكل منها رقم أو يتم فرزها في فئة. من هذه النقطة ، يمكنك ترتيبهم من أدنى مستوى جهد إلى أعلى مستوى من الجهد. الآن يمكن للفريق بأكمله الرجوع إلى هذا عند الاقتراب من المهام ، ويمكن لمدير المشروع رؤية المهام من وجهة نظر مختلفة.

كيف يساعد ProjectManager بمستوى الجهد

يوفر ProjectManager للمستخدمين كل ما يحتاجون إليه لحساب مستوى الجهد واستخدام هذه المعلومات في العمل. نظرًا لأن ProjectManager هو حل مستند إلى السحابة يتم تحديثه تلقائيًا ، فأنت تعمل دائمًا باستخدام أحدث البيانات. هذا يزيل أي قلق من أن أشياء مثل مستوى الجهد قد لا تكون محدثة.

يمكن أن يتضمن حساب مستوى الجهد حسابًا لأشياء مثل عدد أعضاء الفريق الذين يجب تعيينهم لمهمة ، وعدد الموارد المطلوبة ، وعدد الساعات التي ستستغرقها المهام والمزيد. باستخدام ProjectManager ، تعيش كل هذه المعلومات في المهمة نفسها. كما يستلزم تحديد المهام التي تتطلب أنشطة داعمة. يمكن بعد ذلك إضافة هذه الأنشطة الداعمة إلى ميزات إدارة المهام لدينا.

تحقق من التقدم للبقاء على المسار الصحيح

تحقق من تقدم المهمة وساعات العمل والمكلفين ، كل ذلك من لوحة معلومات المشروع أو لوحات كانبان أو قوائم المهام. بعد ذلك ، تحقق من الجداول الزمنية لمعرفة المدة التي استغرقتها المهام المماثلة في الماضي وعمل تنبؤات أفضل للمستقبل.

عند تشغيل مشروع رشيق ، فأنت بحاجة إلى أدوات لدعم سباقاتك السريعة. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة مع ميزات إدارة المهام والموارد القوية التي يمكن أن تساعدك على ضمان عدم تحميل فريقك أبدًا فوق طاقته. تعرف على كيفية مساعدة ProjectManager في تقديراتك من خلال الحصول على نسخة تجريبية مجانية مدتها 30 يومًا اليوم.