كيفية كتابة خطة عمل (مثال مشمول)

ما هي خطة العمل؟

في إدارة المشروع ، خطة العمل هي وثيقة تسرد خطوات العمل اللازمة لتحقيق أهداف المشروع وغاياته. لذلك ، توضح خطة العمل الموارد التي ستحتاج إليها للوصول إلى تلك الأهداف ، وتضع جدولًا زمنيًا للمهام أو عناصر العمل وتحدد أعضاء الفريق الذين ستحتاجهم للقيام بكل ذلك. سنحدد أهداف المشروع وأهداف المشروع وعناصر العمل وخطوات العمل الواردة لاحقًا في هذا الدليل.

خطة العمل توثق تنفيذ خطة المشروع. أي أنها قائمة مفصلة بالعمل الذي يجب القيام به لإكمال أهداف المشروع ، بما في ذلك خطوات العمل التي ينطوي عليها الانتقال من بداية المشروع إلى النهاية. تشبه خطة العمل خطة تنفيذ المشروع وهي مفيدة جدًا أثناء تخطيط المشروع ومراحل تنفيذه.

لا يقتصر الأمر على اكتشاف خطوات العمل والجدول الزمني فحسب ، بل ستحدد أيضًا الأشخاص الذين ستجمعهم لفريق المشروع الخاص بك للعمل على هذه المهام.

الموضوعات ذات الصلة: نموذج خطة العمل المجانية

كيف تكتب خطة عمل لإدارة المشروع في 10 خطوات

فوائد خطة العمل بسيطة: لقد حددت الآن خطوات العمل والموارد اللازمة للوصول إلى أهداف مشروعك المعلنة. من خلال جمع كل هذا في مستند إدارة مشروع واحد ، يمكنك التخطيط بنجاح أكبر لكيفية تنفيذ خطة مشروعك.

يغمر الناس مصطلحات إدارة المشروع عندما يضطرون إلى التخطيط لمشروع ما ، ولكن كلمة "إجراء" يمكن للجميع فهمها. أساسيات الحصول على خطة عمل معًا لأي مشروع تتبع الخطوات الأساسية الأربعة لتخطيط المشروع:

1. تحديد أهداف مشروعك

هناك فرق بين أهداف المشروع وأهداف المشروع. تشير أهداف المشروع إلى الأهداف عالية المستوى التي سيحققها المشروع. تتوافق هذه بشكل عام مع التخطيط الاستراتيجي وأهداف الأعمال للمؤسسات.

2. تحديد أهداف مشروعك

أهداف المشروع أكثر تحديدًا من أهداف المشروع. تشير أهداف المشروع إلى النتائج والمعالم التي يجب إكمالها لتحقيق أهداف مشروعك.

3. تحديد خطوات العمل

خطوات الإجراء عبارة عن مجموعة من المهام أو عناصر الإجراءات ذات الصلة التي يجب تنفيذها لإنتاج مخرجات المشروع.

4. تحديد وترتيب أولويات بنود العمل

عناصر العمل هي مهام فردية صغيرة تشكل خطوات العمل الموضحة في خطة العمل الخاصة بك. أولاً ، تحتاج إلى تحديد تبعيات المهام فيما بينها ، ثم تعيين مستوى الأولوية لعناصر الإجراءات هذه بحيث يتم تنفيذها بالتتابع.

5. تحديد الأدوار والمسؤوليات

الآن بعد أن قمت بتقسيم العمل المطلوب لإنجاز خطة العمل الخاصة بك ، ستحتاج إلى تعيين عناصر العمل لأعضاء فريق المشروع الخاص بك وتحديد أدوارهم ومسؤولياتهم.

6. تخصيص الموارد

كما هو الحال مع خطة مشروعك ، فإن خطة العمل الخاصة بك لها متطلبات من الموارد. سيساعدك تحديد خطوات العمل وعناصر العمل على فهم الموارد اللازمة لكل مهمة وتخصيصها وفقًا لذلك.

7. تحديد أهداف SMART

تحتاج خطة عملك إلى المراقبة والتحكم لقياس أدائها. لهذا السبب من المهم أن تحدد أهداف SMART لعناصر العمل وخطوات العمل وأهداف مشروعك. أهداف SMART محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وفي الوقت المناسب.

8. تحديد جدول زمني لخطة العمل الخاصة بك

بصفتك مدير مشروع ، ستحتاج إلى بذل قصارى جهدك لتقدير المدة التي ستستغرقها لإكمال عناصر العمل وخطوات الإجراء. بمجرد القيام بذلك ، سيكون لديك جدول زمني. يمكنك استخدام تقنيات إدارة المشاريع مثل مخططات PERT أو طريقة المسار الحرج لتقدير مدة خطة عمل مشروعك بشكل أفضل.

9. اكتب نموذج خطة العمل

قم بإنشاء أو استخدام قالب خطة عمل بسيط لتجميع المهام والمواعيد النهائية والتعيينات. هذا هو المكان الذي يتم فيه وضع كل ما يتعلق بالمهمة في خطة عمل مشروعك ، بحيث يكون لديك مكان لكل هذه المعلومات المهمة.

تعد كتابة قالب خطة عمل فكرة رائعة لأنك ستحتاج إلى استخدام هذا التنسيق في جميع مراحل المشروع. لهذا السبب قمنا بإنشاء قالب خطة عمل مجاني يمكنك تنزيله.

10. استخدم أداة إدارة المشروع

استخدم أداة إدارة المشروع لإبقائك في مهمة. يحتوي ProjectManager على ميزات تخطيط المشروع التي تساعدك على مراقبة تقدم المشروع وأدائه وإعداد تقرير عنه. احصل على عرض عالي المستوى لخطة العمل من خلال لوحات المعلومات المباشرة الخاصة بنا. على عكس الأدوات الأخرى ، لا نجعلك تقوم بإعداد لوحة القيادة.

إنه جاهز للاستخدام بمجرد فتح أدوات تخطيط المشروع الخاصة بنا. أكثر من ذلك ، نقوم بحساب المقاييس المختلفة ، مثل تباين المشروع وعبء العمل والمزيد. يتم عرضها في مخططات ورسوم بيانية سهلة القراءة. شاركها مع أصحاب المصلحة لإعطائهم تحديثات حول خطوات العمل وقتما يريدون. يبدو ذلك جيدا؟ جرب أداتنا مجانًا من خلال هذه النسخة التجريبية التي تبلغ مدتها 30 يومًا.

نصائح لكتابة خطة عمل

بمجرد أن يكون لديك خطة عمل ، كيف تعمل معها لتشغيل مشروع ناجح؟ فيما يلي بعض النصائح للمساعدة في تنفيذ خطة العمل الخاصة بك:

• ركز على الأولويات وما هو مستحق الآن عند تحديد خطوات العمل وتحديد الجدول الزمني لخطة العمل الخاصة بك
• علامة أكملت خطوات العمل كاملة
• اطلب من أعضاء فريقك العمل على منصة واحدة لإدارة المشروع
• إعداد التنبيهات
• مناقشة المهام المعلقة أو الأخيرة

مثال على خطة العمل

اتبع مع هذا المثال لترى كيف يتم وضع خطط العمل عادةً باستخدام برنامج تخطيط المشروع.

مهام

يمكن أن يساعدك ProjectManager في بناء خطة العمل الخاصة بك ثم تنفيذها. اجمع كل مهام خطوات العمل الخاصة بك في عرض القائمة الخاص بنا ، والذي يقوم بأكثر من مجرد تطبيقات قائمة المهام خفيفة الوزن. على عكسهم ، يمكننا تحديد أولويات عناصر العمل وتخصيص العلامات وإظهار النسبة المئوية المكتملة لكل مهمة. يمنحك برنامج إدارة المشاريع السحابي الخاص بنا بيانات في الوقت الفعلي لمساعدتك في إنشاء خطة عمل والالتزام بها.

مراحل الملاحظة والتعيينات

من المهم ملاحظة جميع مراحل الجدول الزمني للمشروع لمعرفة خطوات العمل والمهام التي ستحدث ومتى. ستحتاج أيضًا إلى تحديد الأدوار والمسؤوليات لضمان تنفيذ العمل بشكل صحيح.

تتبع التقدم

بمجرد بدء المشروع ، ستحتاج إلى رسم مخطط لتقدم العمل الجاري. يقودنا هذا إلى الجدول الزمني ، حيث سيكون لديك تاريخ بدء وتاريخ استحقاق لكل مهمة من مهامك ، بالإضافة إلى المدة التي تخطط لها لتستغرقها ، حتى تتمكن من استخدام هذا كخط أساس والتأكد من بقائك في الهدف. يمكنك إنشاء مخطط زمني لمشروعك على مخطط جانت.

ملاحظة الموارد

أخيرًا ، ستدرج خطة العمل الخاصة بك قائمة بالموارد. من هو المسؤول عن أي مهمة ، وما هي المواد المستخدمة؟ ما هي تلك التكاليف؟ يجب أن يكون لديك أيضًا قسم في خطة العمل للملاحظات التي لا تقع ضمن أي من الفئات الأخرى. يحتوي ProjectManager على ميزات إدارة الموارد التي تسمح لك بتخصيص الموارد لكل خطوة عمل ومهمة في خطة العمل الخاصة بك.

إدارة مشروعك من خلال خطة عمل

الحصول على خطة معًا هو الجزء الأول فقط من إدارة المشروع. تذكر أنه ليس شيئًا تكتبه وتضعه بعيدًا ، ولكنه مستند حي يجب أن يتبعك طوال دورة حياة المشروع. تقدم Jennifer Bridges ، PMP ، مزيدًا من النصائح حول كيفية كتابة خطة عمل في الفيديو أدناه.

إليك لقطة شاشة للرجوع إليها:

كيف يمكن أن يساعدك ProjectManager في خطة العمل الخاصة بك

إذا كنت تتطلع إلى وضع خطة عمل ثم اتخاذ إجراء بشأنها من خلال تنفيذ المشروع ومراقبته وإعداد التقارير عنه ، فستحتاج إلى ProjectManager. يمكن لبرنامج إدارة المشاريع السحابي الخاص بنا استيراد خطة العمل الخاصة بك إلى مخطط جانت عبر الإنترنت. يمكنك الآن تنظيم المهام الخاصة بك ، وربط التبعيات ، وتعيين المعالم. أكثر من ذلك يمكنك تصفية المسار الحرج. عند الانتهاء من الجدولة ، قم بتعيين الأساس. يتيح لك ذلك دائمًا رؤية التقدم المخطط له مقابل التقدم الفعلي لمشروعك لمساعدتك على البقاء على المسار الصحيح. جرب أداتنا مجانًا اليوم.

من هناك يمكنك تعيين المهام ومنح الفرق نظامًا أساسيًا تعاونيًا للتعليق ومشاركة المستندات ذات الصلة. يمكن ربط المهام التابعة بتجنب الاختناقات ، وعندما تتغير الأشياء ، يمكن تعديل الجدول بسهولة عن طريق سحب وإفلات تواريخ البدء والانتهاء.