كيفية إدارة المشاريع المخصصة والطلبات الخاصة

نادرا ما تسير المشاريع كما هو مخطط لها. هناك دائمًا إمكانية الحصول على بيانات جديدة أو تحديثات المشروع أو المنتج أو المراجعات أو أي عدد من طلبات اللحظة الأخيرة. كيف تتعامل مع هذه الطلبات المخصصة؟

Ad-hoc تعني أنها محددة - شيء لن يتكرر. ستحدث المشاريع المخصصة والطلبات المخصصة في إدارة المشاريع وتحتاج إلى معرفة كيفية التعامل معها.

ما هو المشروع المخصص؟

المشروع المخصص هو مشروع يحدث بشكل غير متوقع ، عادة استجابة لمشكلة ما. تتم دائمًا جدولة المشاريع مسبقًا ، ولكن يتم إنشاء مشروع مخصص على الفريق دون وقت لأي تخطيط مسبق.

هذا أحد الأشياء التي تميز مشروعًا مخصصًا عن مشروع تقليدي في إدارة المشروع. آخر هو أن المشروع المخصص عادة ما يتضمن تحولًا سريعًا. تركز المشاريع المخصصة أيضًا على هدف واحد (أو مجموعة من الأشخاص) وتميل إلى استخدام موارد أقل ، بما في ذلك أعضاء الفريق.

باختصار ، المشروع المخصص هو عندما يظهر شيء يتطلب استجابة فورية. مثل أي مشروع ، هناك فترة زمنية محدودة فقط لإكماله ، لكن الإطار الزمني دائمًا ما يكون ضيقًا.

كيفية إدارة المشاريع المخصصة: أفضل 5 ممارسات

نظرًا لأن المشروع المخصص يبدو أنه يأتي من العدم ، فغالبًا ما لا يُعطى الاهتمام الذي سيحصل عليه مشروع أكثر تعمدًا. ومع ذلك ، لا تزال بحاجة إلى تتبع التقدم المحرز والإبلاغ عنه لتلبية مبادراتك الإستراتيجية.

من أفضل الممارسات لإدارة المشاريع المخصصة استخدام برامج إدارة المشاريع. ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يسمح لك بتخطيط وجدولة وتتبع مشاريعك في الوقت الفعلي. راقب الموارد ووقت فريقك باستخدام لوحة التحكم المباشرة. لا يوجد إعداد ضروري. يقوم ProjectManager بجمع البيانات وحسابها ثم يعرض الوقت والتكلفة والتباين والمزيد. إنه مثل تقرير حالة فوري لمشروعك المخصص. جرب ProjectManager مجانًا اليوم.

1. لا تهمل المخاطر

من السهل قطع الزوايا عندما يكون الوقت جوهريًا. تميل المشروعات المخصصة إلى التقليل من الروتين ، لكن هذا لا يعني أنه يجب عليك تجاهل تقييم المخاطر. سيخبرك أي تحليل مالي أن المخاطرة يمكن أن تدمر المشروع. بينما لن يكون لديك الوقت لخطة كاملة لإدارة المخاطر ، يجب عليك إعطاء الأولوية للمخاطر المحتملة والتي يمكن أن يكون لها تأثير سلبي على المشروع.

2. كن مرنًا

بغض النظر عن المنهجية التي تطبقها على مشاريعك ، فلن يكون لديك الوقت للتخطيط المتقدم لهيكل الشلال. يعتبر نهج المشروع الرشيق أكثر ملاءمة للمشاريع المخصصة. إنها أكثر تكرارية ، مما يسمح لك بالدوران حول محور بسرعة حسب الحاجة ، وتميل إلى العمل مع مجموعة أصغر في سباقات السرعة الأصغر.

الموضوعات ذات الصلة: Agile vs Waterfall وصعود المشاريع الهجينة

3. ما زلت بحاجة إلى خطة

ليس هناك ما يكفي من الوقت لإجراء كل العناية الواجبة ، مثل تقديرات التكلفة ، والتي من شأنها أن تنطلق من مشروع تقليدي أكثر. ولكن حتى المشروع المخصص يحتاج إلى توجيه. عدم وجود خطة أو طلب إدارة في مكانها لإدارة مواردك وتحديد المواعيد النهائية وتحديد أولويات المهام وتعيينها سيؤدي إلى نتائج عكسية وإنشاء جدول زمني أطول مما يمكنك تحمله.

4. توحيد طلبات العمل

هناك الكثير من الطرق لتسريع سير العمل ، مثل البريد الإلكتروني أو الرسائل النصية أو الرسائل الصوتية أو التبادل الشخصي السريع. قد تشعر هذه الأساليب كما لو أنها تعجل العملية ولكنها في الواقع تخلق مشاكل. قم بإنشاء سير عمل يتبع نمطًا معينًا يمكن أن يكون مركزيًا ، ويمكن الوصول إليه من قبل الجميع ، وتحديد أولوياته وحتى التعليق عليه لتعزيز التعاون.

5. تسهيل الشفافية

يجب أن يكون كل جانب من جوانب المشروع مرئيًا للجميع في فريق المشروع. هذا يعني التحديثات وأية تغييرات. يجب أن يكون هناك مصدر رئيسي للحقيقة يمنح الفرق المختلطة ، سواء كانت بعيدة أو في أقسام مختلفة أو تستخدم أدوات مختلفة ، الرؤية التي تحتاجها.

أدوات لإدارة المشاريع المخصصة

يحتوي برنامج إدارة المشاريع على ميزات تتيح لك التحكم في المشاريع والمشاريع المخصصة على حدٍ سواء. يمكنك استخدامها لتجميع فريق وتعيين المهام لهم ، مع المواعيد النهائية والأوصاف والأولويات. يتيح لك ذلك تحريك الكرة بسرعة وبسرعة على متن فريقك.

تحتاج الفرق إلى أداة تعاونية للسماح لهم بالتواصل والعمل معًا بشكل أفضل. يمكن أن يكون هذا جزءًا من برنامج إدارة المشروع أو تطبيقات الدردشة والمراسلة التي تربط الفرق بغض النظر عن مكان وجودهم.

أخيرًا ، أنت بحاجة إلى أداة تُنشئ التقارير ، لإدارة المشروع وإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بشأن تقدمه. يجب أن تكون هذه التقارير قادرة على تصفية البيانات حتى تتمكن من تقديم التفاصيل التي يحتاجها مديرو المشاريع بالإضافة إلى تقارير أكثر عمومية لأصحاب المصلحة. كلما كان من الأسهل مشاركة هذه التقارير ، كان ذلك أفضل.

ما هو الطلب المخصص؟

الطلب المخصص أو المهمة الخاصة هي طلب لم يتم التخطيط له. المشروع المخصص هو مسعى أكبر ، لكن التعريف هو نفسه في الأساس. هم خارج نطاق المشروع.

هناك طريقة أخرى للنظر في طلب مخصص وهي بمثابة مقاطعة وقاتل لإنتاجية الفريق. إنهم يسحبونك بعيدًا عن المشروع ويمكن أن يتسببوا في حدوث تأخيرات وتكلفك المال. السيناريو الأسوأ: الطلب المخصص يمكن أن يعرقل المشروع ويؤدي إلى الفشل.

يمكن أن يكون الطلب المخصص أي شيء من اجتماع تم استدعاؤه في اللحظة الأخيرة ، مما يجعلك بعيدًا عن الموعد النهائي للعمل. يمكن أن تكون عبارة عن أعمال ورقية ، أو تم تعيينها مرة أخرى في اللحظة الأخيرة ، أو مهام معاد تفويضها. حتى الرد على رسائل البريد الإلكتروني يمكن أن يندرج تحت الطلب المخصص. أي شيء لم تكن تعرفه سيأتي ويأخذك بعيدًا عن التوجه الرئيسي لعملك هو طلب مخصص.

كيفية إدارة الطلبات المخصصة: أفضل 5 ممارسات

تمامًا كما تدير مشروعًا مخصصًا ، يمكن التحكم في الطلبات المخصصة باستخدام برنامج إدارة المشروع.

سيساعدك امتلاك أداة لإدارة العمل على تحديد الأولويات والتعاون والمراقبة والإبلاغ عن التقدم المحرز في طلباتك المخصصة. فيما يلي بعض الأشياء الأخرى التي يجب وضعها في الاعتبار عند إدارة الطلبات المخصصة.

1. خطة

نعم خطة. بينما لا يمكنك وضع خطة لشيء لا تعرف أنه سيحدث ، يمكنك إعداد ما يكفي من وسادة في يومك للسماح لك بالرد على الطلبات المخصصة دون التأثير سلبًا على جدولك الزمني. استخدم هيكل تنظيم العمل لتعيين الطلب المخصص.

إذا سمحت بنهج إدارة مشروع رشيق لعملك ، فإنه يسمح بمزيد من المرونة بحيث يمكنك الانتقال من مهمة إلى أخرى من خلال معرفة كيفية تحديد أولويات هذا العمل والحفاظ على التواصل التعاوني مع بقية أعضاء فريقك. تعد إدارة المهام المخصصة في نظام مخصص إحدى الطرق للبقاء على المسار الصحيح.

2. تصفية الطلبات المخصصة

ستكون هناك دائمًا طلبات مخصصة ويجب التعامل مع بعضها على الفور ، ويمكن للآخرين الانتظار وقد يكون هناك بعض الطلبات التي يمكنك تجاهلها. لكنهم سيأتون أحيانًا بتواتر كبير وقد يكونون مرهقين.

يجب أن يكون قائد الفريق هو الشخص المناسب لجميع الطلبات المخصصة للحفاظ على تركيز الفريق على مهامهم. ثم يمكن لقائد الفريق تحديد أولويات الطلبات المخصصة وتعيين العمل لعضو الفريق الذي لديه القدرة على توليه.

3. لديك عملية

أنت بحاجة إلى عملية للعمل المخطط لها وتحتاج إلى عملية للطلبات المخصصة أيضًا. فقط لأنه طلب مخصص لا يعني أنه لا يمكن أن يكون في النظام وتعقبه. تأكد من أن جميع الطلبات المخصصة تدخل في أي أداة إدارة عمل تستخدمها.

يجب أيضًا تسليم هذه الطلبات في الأداة ، لكن في بعض الأحيان لن يكون الأمر كذلك. بغض النظر عن مكان نشأتها ، يجب أن يكون الطلب المخصص موجودًا في الأداة لتسهيل إدارته.

4. تتبع التقدم

بدون أداة لتتبع تقدمك ، فأنت تعمل بشكل أعمى. تحتاج إلى إدارة الطلبات المخصصة ، مما يعني معرفة حجم عمل فريقك في الوقت الفعلي حتى تتمكن من تعيين الطلب المخصص ، ومن ثم القدرة على تتبع تقدمهم في العمل.

لذلك ، تريد العمل باستخدام أداة قائمة على السحابة تمنحك بيانات مباشرة حتى تعرف بالضبط مكان المهمة والفريق الآن وليس بالأمس.

5. تخصيص الموارد

تتطلب القدرة على إدارة الموارد المخصصة أدوات إدارة الموارد التي تسمح لك بإعادة تخصيص الموارد حسب الضرورة لإنجاز العمل دون التأثير على العمل الآخر الجاري بالفعل.

في بعض الأحيان قد يعني ذلك طلب أعضاء فريق إضافيين للتعامل مع الطلبات المخصصة. سيساعدك امتلاك أدوات إدارة الموارد التي يمكن أن تُظهر التخصيص الحالي لفريقك على بيع حالتك بشكل أفضل.

كيف يساعد ProjectManager في المشاريع المخصصة

ProjectManager هي أداة إدارة عمل قائمة على السحابة تتسم بالمرونة الكافية لإدارة المشاريع المخصصة. الإخطارات الآلية عن طريق البريد الإلكتروني والأداة ، قم بتوحيد عملية الطلب المخصص ومن ثم يمكن تعيين الفرق والتعاون في الوقت الفعلي مع مديري الشفافية وأصحاب المصلحة المطلوبين لتتبع جهودهم.

تلقي طلبات جديدة على لوحات كانبان

يمكن إضافة الطلبات المخصصة إلى لوحات كانبان حتى يمكن دمجها في سير العمل الأكبر. يمكن للمديرين تعيين الأولوية وإضافة الأوصاف وتعيين المهمة لأعضاء الفريق. يمكن للفريق بعد ذلك إدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم والتخطيط للسباق معًا من خلال التعليق على مستوى المهمة. وفي الوقت نفسه ، يتمتع مدير المشروع بالشفافية في العملية ويمكنه رؤية أي اختناقات في المستقبل وإعادة تخصيص الموارد لحلها.

تخصيص الموارد بشكل فعال

من أجل معرفة من في الفريق لديه القدرة على تلبية الطلب المخصص ، فإن ProjectManager لديه ميزات إدارة الموارد في الوقت الفعلي ، مثل مخطط عبء العمل. تم ترميز مخطط عبء العمل بالألوان لتسهيل معرفة من لديه عدد كبير جدًا أو قليل جدًا من المهام الموكلة إليهم. يمكن لمدير المشروع بعد ذلك موازنة عبء العمل وإجراء مهام أكثر ثاقبة.

إنشاء تقارير التقدم لأصحاب المصلحة

سيرغب أصحاب المصلحة الذين قدموا الطلبات المخصصة في معرفة كيفية سير العمل. وهنا يأتي دور ميزة إعداد التقارير في ProjectManager. يمكنك إنشاء تباين وجدول زمني وتقارير أخرى بنقرة واحدة. يمكن تصفية جميع التقارير لإظهار البيانات التي تريد مشاركتها مع أصحاب المصلحة فقط ثم نقلها كملف PDF أو طباعتها.

تم تصميم ProjectManager لإدارة أي نوع من المشاريع ، بما في ذلك المشاريع المخصصة ، سواء كان فريقك تحت سقف واحد أو موزعًا. باستخدام الجداول الزمنية الآمنة ، فأنت تعرف دائمًا حالة عمل فريقك في مهامهم ، بغض النظر عن الموقع أو القسم في المؤسسة. إن امتلاك هذا النوع من التحكم والرؤية يحافظ على الطلبات الخاصة من إضعاف إنتاجيتك.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز ينظم العمل ويربط بين الفرق المختلطة. يتمتع بالمرونة في التعامل مع الطلبات المخصصة وإبقاء فريقك يعمل بشكل منتج. انضم إلى عشرات الآلاف الذين يستخدمون برنامجنا بالفعل في مؤسسات من وكالة ناسا إلى Nestles و Siemens. جرب ProjectManager اليوم مجانًا!