3 طرق لإدارة Instagram DMs وتجنب التحميل الزائد على البريد الوارد

يمكن أن تكون Instagram DMs قناة قوية لخدمة العملاء وتكوين علاقات مع جمهورك. ومع ذلك ، يمكن للأحجام الهائلة للرسائل ، وسير العمل غير الفعال والافتقار إلى الهيكلية أن تمنع فرق وسائل التواصل الاجتماعي من تحقيق أقصى استفادة من هذه المشاركة - بل وتعوق أوقات الاستجابة. أضف كل هذا إلى إدارة Instagram بين هاتفك المحمول بشكل منفصل عن بقية أدواتك الاجتماعية ، ولا عجب أن بعض الفرق الاجتماعية تشعر بالإرهاق.

إذا بدت بعض هذه التحديات مألوفة ، فأنت لست وحدك. في الواقع ، خلال السنوات القليلة الماضية ، تلقى Sprout أكثر من 1000 طلب لإدارة Instagram DM في Sprout للمساعدة في التخفيف من فوضى البريد الوارد. بفضل شراكتنا مع Facebook ، نحن متحمسون لنشر هذه الميزة لمزيد من عملائنا. عندما تستعد للاستفادة من Instagram DMs في Sprout ، أردنا مشاركة بعض النصائح ليس فقط لإبقاء رأسك فوق الماء ، ولكن لتعليمك كيفية السباحة بخبرة عبر DMs الخاصة بك.

في هذه المقالة ، سنوجهك عبر ثلاث طرق لإنشاء سير عمل فعال في Instagram Inbox:

1. قم بإنشاء خطة وتنفيذ الحلول لتنظيم حجم رسائلك.
2. حدد أدوار فريقك وقم بإعداد مهام سير عمل فعالة.
3. أتمتة التنبيهات حتى لا تفوتك أي رسالة مهمة على Instagram.

المفتاح لتحقيق التوازن بنجاح بين حجم كبير من Instagram DMs وقصص مذكورة والتعليقات و @ الإشارات هو امتلاك الأنظمة والأدوات المناسبة للوظيفة. سنغطي كيفية تطوير هذه الأنظمة ، وكذلك كيف يمكن أن يساعدك Sprout Social في زيادة مركزية وتبسيط جميع عمليات سير عمل الرسائل الاجتماعية الخاصة بك.

الأولوية رقم 1: قم بإنشاء خطة وتنفيذ الحلول لتنظيم حجم رسائلك

لا يمكن تجاهل أهمية التخطيط والتنظيم لتحقيق أهداف خدمة العملاء وإدارة المجتمع في Instagram. عندما تدير دفقًا مستمرًا من الرسائل المباشرة الواردة ، أو تنتشر علامتك التجارية فجأة وتتدفق موجة من الإشارات @ ، فإن وجود البنية التحتية الصحيحة لصندوق الوارد يمكن أن يحدث فرقًا كبيرًا.

كيف تبدو تلك المنظمة؟ يمكن أن يكون الأمر بسيطًا مثل تحديد أنواع الرسائل ذات الصلة أو فئات رسائل خدمة العملاء التي يجب أن تحددها أنت وفريقك حسب الأولوية. على سبيل المثال ، قد تجد أن Instagram DMs تميل إلى تضمين إحباطات العملاء المتصاعدة أكثر من نشر التعليقات. وبالمثل ، قد يكون الرد على الرسائل المتعلقة بمشكلات الشحن أو الطلب أولوية أكثر حساسية للوقت من ردود أفعال الرموز التعبيرية السريعة على قصة Instagram الأخيرة.

سيساعدك فهم أولوياتك على تركيز فريقك وتطوير بنية تحتية ترتقي بهذه الرسائل المهمة. فيما يلي بعض الطرق لإنشاء وأتمتة بعض هذه الحلول باستخدام Sprout Social:

• إنشاء علامات لفئات خدمة العملاء المختلفة. على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء علامات لـ "الشحن / المرتجعات" أو "العناصر التالفة" أو "حب العميل" أو أي شيء آخر مهم لفريقك للرد عليه.
• أتمتة وضع علامات على الرسائل وتصفيتها. قم بإعداد قواعد آلية لوضع علامة على الرسائل الواردة - على سبيل المثال ، في كل مرة يذكر فيها شخص ما كلمة "إرجاع" أو "استرداد" ، سيتم تلقائيًا تمييزها بعلامة "الشحن / المرتجعات". يتيح ذلك لفريقك تصفية نوع الرسائل التي تحتاج إلى تحديد أولوياتها لتقليل الضوضاء.
• فرز الرسائل في علب وارد مخصصة. يمكنك إنشاء عرض صندوق وارد مخصص حصريًا لـ Instagram DMs والتعليقات الموسومة بـ "العناصر التالفة" لمساعدتك على معالجة هذه الأنواع من الرسائل بسرعة. تمكّنك طرق العرض المخصصة هذه من الرد على الرسائل ذات الأولوية القصوى أولاً ، ثم الانتقال إلى الرسائل الأقل حساسية للوقت.
• احفظ الأسئلة الشائعة. بدلاً من كتابة الرد نفسه 200 مرة في اليوم ، احصل على ردود معتمدة من العلامة التجارية يمكنك إرسالها بسرعة. يمكنك إنشاء هذه الردود الشائعة في مكتبة أصول Sprout. بنقرتين ، يمكن لأعضاء الفريق ملء الردود المناسبة على الرسائل الواردة ، مما يوفر لك الوقت الذي تقضيه في كتابة الردود على كل سؤال متكرر عدة مرات في اليوم.

الأولوية رقم 2: حدد أدوار فريقك وقم بإعداد مهام سير عمل Instagram فعالة

نظرًا لأن أحجام وأدوار فريق وسائل التواصل الاجتماعي يمكن أن تتنوع ، فإن التعاون الفعال والمسؤوليات الواضحة ضروريان. قد يعني هذا تعيين أعضاء فريق خدمة العملاء بقدرات تصعيد مختلفة بناءً على الخبرة ، أو تقديم فرق اجتماعية لاستجابات معينة لموافقة المدير. مع وجود عدد كبير من الرسائل ، فإن وجود العديد من أعضاء الفريق في صندوق الوارد الخاص بك على Instagram والذين يحاولون معالجة الردود يمكن أن يكون مشكلة.

إن وجود بنية تحتية توضح مهام كل عضو في الفريق وتبسط العمليات أمر بالغ الأهمية للتغلب على حجم رسائلك. فيما يلي بعض الطرق لزيادة التعاون ولضمان عمل أعضاء فريقك بكفاءة مع Sprout Social:

• رسائل مهمة إلى عضو الفريق المناسب. إذا كنت قد حددت أعضاء فريق لديهم خبرة محددة حول رعاية عملاء معينة أو فئات منتجات معينة ، أو كان لديك إحساس بالنطاق الترددي لكل فرد ، يمكنك الاستفادة من المهام. يضمن تحديد المهام تعيين الرسائل لأعضاء الفريق الأنسب للإجابة أو الذين لديهم نطاق ترددي للرد. يؤدي تعيين رسالة إلى إرسال إشعار إلى عضو الفريق وقائمة بالرسائل المكلفة للعمل من خلالها.
• إرسال رسالة رد للموافقة عليها. يعد هذا خيارًا رائعًا إذا كنت بحاجة إلى رؤية ردود معينة (على سبيل المثال ، عميل غاضب بسبب مشكلة فريدة تتعلق بخدمة العملاء) من مدير أو جهة اعتماد أخرى. تم تضمين موافقات الرد في سير عمل سهل حيث يمكنك تتبع حالة الموافقة ومعرفة ما إذا كان الموافق قد وافق أو رفض (مع الملاحظات) الرد.
• تجنب الرد على نفس الرسالة مع كشف الاصطدام . سيُظهر جهاز Sprout ما إذا كنت تتفاعل أنت وزميل آخر في العمل مع نفس الرسالة - مما يساعدك على تجنب العمل المكرر وتجربة العميل المربكة.

الأولوية رقم 3: أتمتة التنبيهات حتى لا تفوتك رسالة Instagram مهمة

هل سبق لك أن حلمت بالتوتر حول خطأ مطبعي أو خطأ مطبعي في وسائل التواصل الاجتماعي أو فقد رسالة مهمة؟ هذا هو المكان الذي يمكن أن يمنحك فيه إعداد الأنظمة الاحتياطية والأتمتة راحة البال ، مع منح عملائك أيضًا تجربة أفضل عند التعامل مع علامتك التجارية على Instagram. أنت مجرد بشر ، بعد كل شيء - لذا استفد من الأدوات الموجودة تحت تصرفك لجعل حياتك وإدارة البريد الوارد لوسائل التواصل الاجتماعي أسهل.

يمكن أن تبدو كلمة أتمتة مخيفة ، خاصة عندما يتعلق الأمر بوسائل التواصل الاجتماعي. لكن إنشاء الأتمتة لا يتطلب كتابة تعليمات برمجية معقدة أو استخدام أجهزة الرد الآلي. يتيح Sprout لفرق الرعاية الاجتماعية والعملاء إنشاء عمليات تلقائية بسرعة لضمان عدم تسلل الرسائل أو المراحل الرئيسية من خلال الثغرات:

• لا تفوت أي رسالة مهمة مع إشعارات الدفع المخصصة للهاتف المحمول. دعنا نقول إن Instagram DMs والتعليقات مهمة من وجهة نظر رعاية العملاء لعلامتك التجارية ، وكذلك الحال مع @ الإشارات على Twitter. يمكنك إعداد إشعارات دفع مخصصة لأنواع الرسائل هذه فقط ، مما يؤدي إلى تشغيل تنبيه عند ورود رسالة مهمة.
• ابق على اطلاع مع تنبيهات Spike لأحجام كبيرة من الرسائل الواردة . قد يشير التدفق المفاجئ للرسائل إلى عدد من السيناريوهات: ربما انتشرت علامتك التجارية عن طريق الخطأ أو (دون علم فريقك) يظهر منتج جديد تالفًا باستمرار. بغض النظر ، ستساعدك Spike Alerts على تحديد أزمة أو فرصة ، بشكل استباقي بدلاً من تسجيل الدخول ببراءة إلى Instagram فقط ليتم سحقها بمقدار 10x من الرسائل العادية.
• إضافة مستخدمين محددين إلى قوائم الشخصيات المهمة. تسمح لك قوائم الشخصيات المهمة بتقسيم الرسائل الواردة من العملاء المخلصين أو المؤثرين أو حتى المتصيدون من العلامات التجارية. في Sprout ، يمكنك اختيار تلقي التنبيهات كلما سقطت رسالة من أحد الشخصيات المهمة ، ما عليك سوى وضع علامة على الرسالة على أنها مكتملة أو إخفائها. هذه الميزات التلقائية بسيطة ، ولكنها ستوفر نسخة احتياطية حتى لا تفوتك الرسائل المهمة ونأمل أن تستريح بسهولة.

انغمس في إدارة أسهل لـ Instagram

يمكن أن تكون خدمة العملاء والمشاركة المجتمعية على Instagram صعبة. ولكن يمكن للتخطيط والأدوات الصحيحة توفير الوقت الذي تقضيه سابقًا في البحث عن علبة الوارد الخاصة بك في Instagram حتى تتمكن من التركيز على المزيد من العمل الاستراتيجي. نحن في Sprout متحمسون للغاية لمواصلة دمج Instagram DMs في علبة الوارد الذكية الخاصة بـ Sprout ونأمل أن تكون النصائح المذكورة أعلاه مفيدة في التنقل والتنظيم والاستجابة لعدد كبير من Instagram DMs.

للبدء في تطوير عمليات سير العمل والأتمتة المثلى لإدارة Instagram ، ابدأ إصدارًا تجريبيًا مجانيًا لمدة 30 يومًا من Sprout اليوم.