8 خطوات لتحسين إدارة المشكلات

المشاكل تحدث. وإذا كنت تريد أن يكون مشروعك ناجحًا ، فأنت بحاجة إلى وضع خطة للاستجابة بسرعة وفعالية لأية مشكلات تطرأ. تعد هذه الخطوات جزءًا من عملية إدارة مشكلات أفضل الممارسات وهي جوهر أساسي للإدارة الجيدة للمشروع.

ما هي إدارة المشاكل؟

المشكلات هي أي شيء يظهر في سياق مشروعك للتأثير على الخطة. قد تكون المشكلات محددة مسبقًا بالمخاطر ، أم لا. ما تريد تجنبه هو شكل من أشكال فقدان ذاكرة المشروع الجماعي حيث تظهر المشكلات ولا يتم حلها أبدًا. (القضايا لها طريقة مضحكة للظهور عندما لا يتم حلها.)

تبدأ إدارة المشكلات في المشروع بخطة تحدد الأنشطة وقواعد العمل لإدارة المشكلات التي تظهر أثناء المشروع والتحكم فيها.

أنواع قضايا المشروع

بالطبع ، أول شيء عليك القيام به لإدارة المشكلات هو تحديد المشكلات. يمكن أن يكون هناك العديد من القضايا ، وبعضها يقع ضمن هذه الفئات الأربع.

1. مشكلة رئيسية: مشكلة قد تعيق التقدم أو إكمال المشروع بنجاح وتتطلب اهتمامًا فوريًا.
2. الفرصة: ليست كل القضايا سيئة ، فبعضها يمكن أن يقدم فرصة غير متوقعة.
3. القلق: ليس مشكلة كبيرة ، لكنه شيء تريد أن تظل على دراية به ، لأنه يمكن أن يتطور إلى شيء يتطلب الانتباه.
4. الموقف: قضية أخرى قد تكون مصدر قلق أو مشكلة كبيرة ، ولكنها تتطور من وجهة نظر ظرفية.

بعض الأمثلة على هذه القضايا هي مشاكل مع موظفي الموردين ، والفشل الفني ، ونقص المواد أو التأخير والترقية فائقة النجاح. يمكنك البدء في تسجيل مشكلاتك باستخدام نموذج تتبع المشكلات المجاني الخاص بنا.

تعتبر القوالب رائعة ، لكنها لا تقدم إمكانيات إدارة المشكلات الخاصة ببرنامج إدارة المشاريع. يحتوي ProjectManager على طرق عرض متعددة للمشروع تسمح لكل فرد في الفريق بالعمل بالطريقة التي يريدونها. على سبيل المثال ، هناك طريقة عرض قائمة مهام يمكنها تجميع مهام أحد أعضاء الفريق حسب ارتباطها بمسألة أو عدة مشكلات. انظر الأولوية والحالة وأكثر من ذلك. ابدأ مع ProjectManager مجانًا اليوم!

8 خطوات لإدارة المشاكل المتسقة

هناك الكثير لتعرفه حول إدارة القضايا. إنه موضوع كبير وموضوع يجب على كل مدير مشروع التعامل معه أثناء مشروعه.

على عكس المخاطر ، فإن المشكلة ليست مشكلة محتملة. هناك قضية تحدث هنا والآن.

لا تختلف إدارة القضايا عن إدارة المشروع من حيث أنها تتطلب عملية وخطة لتنفيذ الاستراتيجية. ستساعدك هذه الخطوات في الحصول على إطار عمل للتحكم في المشكلات عند ظهورها في مشروعك.

1. إنشاء تسجيل

الطريقة الوحيدة للبدء هي تحديد المشكلات وتجميعها في مستند بحيث يمكنك البدء في الاستجابة وتتبع التقدم في حلها. من الناحية المثالية ، قم بإنشاء مستند تعاوني عبر الإنترنت. بالطريقة نفسها ، يمكنك إدارة المخاطر أو التغييرات ، وتريد إدارة المشكلات من خلال تتبعها في سجل أو تسجيل. بدون عملية أو أداة للإبلاغ عن المشكلة ، سيتم فقدها في خلط ورق اللعب بالمشروع. تحتاج إلى الإبلاغ عن المشكلات وإخطار الآخرين حتى يتمكن الآخرون من تأكيد ما إذا كانت المشكلة لا تزال قائمة.

2. الإبلاغ على الفور

التوقيت مهم. إذا سمحت بالتأخر في إعداد التقارير ، فستفقد فرصة حل المشكلة قبل أن تصبح كبيرة جدًا بحيث يتعذر إصلاحها أو تتطلب الكثير من الموارد بحيث تصبح منجزًا للمشروع. الاتصال هو المفتاح ويجب أن تكون القنوات مفتوحة لإيصال هذه المعلومات إلى الأشخاص المناسبين في أسرع وقت ممكن. إذا كنت تقوم بالإبلاغ على الفور ، فمن الأفضل أن تحل المشكلة على الفور. الجلوس على قضية معروفة هو طلب المتاعب.

3. تسجيل المشاكل

تأكد من أن الناس يعرفون من يمكنه تسجيل المشكلات وأنهم يفعلون ذلك. إذا لم يكن هناك شخص يسجل المشكلة ، فستواجه مشكلات في الوقوع في الثغرات. يؤدي ذلك إلى مزيد من الشقوق في مشروعك حتى ينهار في النهاية. تريد الاحتفاظ بسجل مفصل لهذه العملية. لا يوجد شيء صغير جدا. قد يبدو الأمر غير مهم بالنسبة لك ، لكنه قد يحمل مفتاح فتح حل المشكلة. بالإضافة إلى ذلك ، يوفر السجل أداة أرشيفية للاستخدام في المستقبل.

4. تعيين الإجراءات

ضع اسمًا بجوار الإجراء أيضًا ، بحيث تكون هناك مسؤولية واضحة محددة. يتم حل المشكلات فقط عندما تكون هناك ملكية واضحة ، أي شخص مكلف بتحديد وتتبع وإغلاق المشكلة. يجب أن يكون لديك شخص مهم مكلف بكل ما يتعلق بهذه المشكلة ولا ينتقل منها حتى يتم إغلاق المشكلة. المساءلة أمر بالغ الأهمية في إدارة القضايا.

ذات صلة: قالب خطة عمل مجاني

5. مراقبة التقدم

هل يتابع الأشخاص عناصر العمل الخاصة بهم؟ تحقق من الحالة بانتظام. إن وضع القضية هو تمييز حاسم. إذا تم حل المشكلة ولكن الموارد لا تزال تعمل على حلها دون داع ، فهذه مشكلة أخرى. قم بإخطار الجميع بشكل متكرر. لمنع تخصيص الموارد غير الضرورية لإحدى المشكلات ، يجب أن تتمتع بشفافية كاملة. يجب أن يعرف الجميع حالة المشكلة للعمل بكفاءة أكبر. يمكن أن تبقي لوحات معلومات المشروع الجميع على علم بحالة المشكلة.

6. تقييم الأثر

حدد مقياس التصعيد وتأكد من قياس الإجراءات المتخذة. لكن تصعيد بشكل مناسب. أنت لا تريد إلقاء جميع مواردك حيث تحتاج فقط إلى بعضها. ومع ذلك ، فأنت أيضًا لا تريد إنشاء أي حواجز طرق غير ضرورية لإيقاف التعافي السريع.

7. الموافقة على القرار

تأكد من إعادة التحقق من المشكلات بعد وضع علامة "تم حلها". بينما يوجد مالك للمشكلة ، يجب أن يكون هناك شخص يدير العملية ، حتى يتمكن من التحقق من العمل والتأكد من توافقه مع المشروع العام والأهداف الإستراتيجية للمؤسسة. مرة واحدة فقط كل هؤلاء البط على التوالي يمكن إغلاق القضية.

8. قم بإغلاقه

هذا عندما نصل إلى خطوتنا الأخيرة. إغلاق القضية. نقل القضايا التي تم حلها من القائمة. هذا شعور جيد ، أليس كذلك؟

قوالب مجانية للمساعدة في إدارة المشكلات

تعد إدارة المشكلات صعبة بدون برنامج إدارة المشروع لربط الفرق في الوقت الفعلي ومساعدة المديرين على تتبع هذه المشكلات أثناء عملهم على حلها. ولكن إذا لم تكن مستعدًا للاستثمار في هذه الأدوات ، فهناك وسائل أخرى لإدارة عملية إدارة المشكلات. يحتوي ProjectManager على العشرات من قوالب إدارة المشاريع المجانية التي يمكن أن تساعدك. هنا ليست سوى عدد قليل.

نموذج تتبع المشكلات

يحتوي قالب تتبع المشكلات المجاني لبرنامج Excel على كل ما تحتاجه لالتقاط المشكلات وتعقبها وحلها عند ظهورها في مشروعك. توجد أعمدة لوصف المشكلة ثم ملاحظة تأثيرها المحتمل على المشروع. تتيح لك القائمة المنسدلة تعيين الأولوية ، حتى تعرف أيها ستعمل أولاً. يتم أيضًا جمع مالك الإصدار والتواريخ والحالة في النموذج.

قالب لوحة تحكم المشروع

بمجرد أن يكون لديك قالب تتبع المشكلة ، سترغب في استكماله بقالب لوحة معلومات المشروع المجاني لبرنامج Excel. بينما لا يتم تحديثه في الوقت الفعلي كما هو الحال في برنامجنا ، يمكنك أن ترى استخدامه لتتبع تقدم وأداء فريقك أثناء عملهم على حل مشكلات المشروع.

نموذج تقرير حالة المشروع

لديك مشكلات في القوالب التي يمكن أن تساعدك في تتبع التقدم ، ولكن سيتعين عليك أيضًا تقديم تقرير عن هذا التقدم إلى أصحاب المصلحة. هذا هو المكان الذي يكون فيه قالب تقرير حالة المشروع المجاني لبرنامج Excel مفيدًا. هناك مساحة للبيانات التي تحتاجها لإبقاء أصحاب المصلحة محدثين هنا ، من أبرز المشاريع الرئيسية إلى عناصر العمل التي تحتاج إلى اهتمام فوري.

3 أشياء يجب تجنبها في عملية إدارة المشكلات الخاصة بك

هناك العديد من الأشياء التي يمكنك القيام بها للمساعدة في عملية إدارة مشكلتك. لا تقل أهمية عن تلك الأشياء التي تحتاج إلى تجنبها. عند العمل على إدارة المشكلات ، تأكد من عدم الوقوع في هذه الممارسات السيئة.

1. عدم استخدام سجل المشكلات: قد يبدو الأمر كما لو أن سجل المشكلات هو مجرد قطعة واحدة أخرى عديمة الفائدة من الأعمال الورقية. عندما تظهر المشكلات ، ما عليك سوى حلها. لكن سجل المشكلات هو مكان يمكن للفرق من خلاله تحديد المشكلات ، ويمكن للمديرين تحليل وتتبع وتسجيل حلولهم للرجوع إليها في المستقبل.
2. عدم تحديد نوع المشكلة: يساعدك معرفة نوع المشكلة التي تتعامل معها على تتبع أعضاء الفريق المناسبين وتعيينهم. هناك اختلافات بين المسائل الفنية والعملية التجارية والموارد وتتطلب مناهج مختلفة.
3. عدم ملاحظة حالة المشكلة: مرة أخرى ، قد يبدو الأمر وكأنه مضيعة للوقت ، ولكن معرفة حالة المشكلة (مفتوحة ، أو تحقيق ، أو تنفيذ ، أو تصعيد ، أو حل) أمر ضروري عند تتبع المشكلات خلال مشروعك.

مدير المشروع وإدارة القضايا

القضايا لا مفر منها. إنهم جزء من إدارة أي مشروع. هذا هو السبب في أن ProjectManager ، وهو برنامج قائم على السحابة لإدارة المشاريع والعمل ، لديه أدوات بسيطة لإدارة المشكلات تتعقب المشكلات في الوقت الفعلي.

لوحات كانبان لتدفق عمل إدارة المشكلات

تمتع بالشفافية في عملية فريقك أثناء تحديدهم لمشكلات المشروع وحلها باستخدام لوحات كانبان. تعني طرق العرض المتعددة للمشروع أنه يمكن للمديرين التخطيط باستخدام مخططات جانت بينما تعمل الفرق مع لوحات كانبان التي تسمح لهم بإدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم والتخطيط التعاوني للسباقات السريعة. يمكن للمديرين تخصيص سير العمل لأتمتة الموافقات على المهام والإشراف على عملهم لإعادة تخصيص الموارد حسب الحاجة لتجنب الاختناقات.

لوحات المعلومات في الوقت الفعلي لتتبع المشكلات

يتم توفير مزيد من الإشراف من خلال لوحات المعلومات في الوقت الفعلي التي لا تتطلب أي إعداد. تلتقط لوحة القيادة الحية تلقائيًا بيانات المشروع ، وتطحن الأرقام وتعرض الوقت والتكلفة والمزيد من المقاييس على الرسوم البيانية والمخططات الملونة.

تقارير لضبط عملية إدارة المشاكل الخاصة بك

يبقيك إعداد التقارير بنقرة واحدة على اطلاع دائم بالتقدم ويوفر بيانات مفصلة لتقديم حل المشكلات لأصحاب المصلحة. يمكن تصفية جميع التقارير ، من تقارير الحالة إلى الجداول الزمنية ، لعرض البيانات التي تريد رؤيتها فقط. شارك مع أصحاب المصلحة كملف PDF أو نسخة مطبوعة.

عندما تجمع كل ذلك معًا ، فإن ProjectManager هو البرنامج المثالي لإدارة مشكلات المشروع. ابدأ اليوم مجانًا!

إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول مشكلات المشروع ، شاهد الفيديو التعليمي أدناه.

شاهد مقطع فيديو عن إدارة مشكلات المشروع

إذا كنت أكثر من متعلم بصري ، فإن ProjectManager قد غطيت. لدينا المئات من مقاطع الفيديو التدريبية على موقعنا والمزيد من منشورات المدونات التي تركز على كل جانب من جوانب إدارة المشروع. في هذا الفيديو التعليمي ، تمنحك Jennifer Bridges ، PMP ، الأساسيات حول إدارة مشكلات المشروع.

هذه لقطة شاشة للرجوع اليها.

حظا سعيدا في مشاريعك!

نصيحة احترافية: يمكن أن تكون المشكلة عبارة عن مخاطرة حدثت في مشروعك ، لذلك من المنطقي تحسين كيفية إدارة مخاطر المشروع. هناك عملية لإدارة المخاطر يمكن أن تساعد أيضًا في إدارة المشكلات.