إدارة المهام المتكررة في إدارة المشاريع

لقد حدث ذلك لنا جميعًا. في عداد المفقودين اجتماع أو مهمة مهمة تأتي كل أسبوع أو شهر. بمجرد أن نتعمق في عملنا ، قد يكون من الصعب تذكر المهام المتكررة. في إدارة المشروع ، يمكن أن يؤدي تجاهل المهام المتكررة إلى إرسال مشروع خارج المسار بسرعة أو قد يفوت أحد أعضاء الفريق تحديثًا مهمًا.

من الضروري وجود مهام متكررة كجزء من برنامج إدارة المشاريع. إذا كنت لا تصدق ذلك ، دعنا نقنعك. أولاً ، دعنا نوضح ماهية المهمة المتكررة ونقوم بتضمين بعض الأمثلة الشائعة. ثم نناقش كيف يمكنك جدولة المهام المتكررة في ProjectManager حتى لا تقلق أبدًا بشأن فقد واحد مرة أخرى.

ما هي المهام المتكررة؟

المهمة المتكررة هي العمل الذي يحدث بشكل منتظم. في برنامج إدارة المشاريع ، المهمة المتكررة هي المهمة التي يمكن تعيينها لتنبيه المستخدم إلى أنها مستحقة كل يوم أو أسبوع أو شهر أو أيًا كان تكرار حدوثها.

يساعد استخدام المهام المتكررة في تبسيط العمليات. هذا يحرر الفرق من الاضطرار إلى استخدام أدوات أخرى مثل التقويمات عبر الإنترنت أو قوائم المهام المادية لإبقاء تلك المهام في قمة اهتماماتها. يمكن استخدام المزيد من المساحة الذهنية للقيام بالعمل بدلاً من تشتيت الانتباه أو تفويت المهام المهمة التي تتكرر.

كلما زادت قدرة برنامج إدارة المشروع على أتمتة العمليات ، قل الوقت الذي يتم فيه سحب أعضاء الفريق بعيدًا عن عملهم. في حين أن التقويمات أو الهواتف الذكية عبر الإنترنت مفيدة ، فإن الاضطرار إلى ترك أداتك يعني إيقاف عملك مؤقتًا وإبطائك.

يمنحك ProjectManager العديد من الخيارات لإدارة المهام مثل مهام سير العمل المخصصة على لوحات كانبان والأتمتة. على سبيل المثال ، تتيح وظيفة المهام المتكررة الخاصة بنا للمستخدمين إنشاء سلسلة من المهام المتكررة وتعديلها ، وهي تعمل عبر جميع طرق عرض مشروعنا. هذا يعني أنه يمكنك العمل على الأداة التي تريدها والحصول على تنبيهات آلية تُعلمك بالمهام المتكررة القادمة. لا مزيد من الحلول مثل إنشاء مهام فريدة لتذكيرك خلال المشروع. توفر المشاريع المتكررة الوقت وتحافظ على إنتاجية الفرق. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

أمثلة على المهام المتكررة

على الرغم من أنها قد تبدو ثانوية ، إلا أن المهام المتكررة مهمة في إدارة المشروع. يمكن أن يكون توضيح تنوع وتكرار المهام المتكررة مفيدًا في فهم مدى أهميتها لإدارة المهام. لنلقِ نظرة على بعض الأمثلة للمهام المتكررة.

الاجتماعات

أوضح مثال على المهمة المتكررة هو الاجتماع. من المحتمل أن يكون لديك اجتماعات الوقوف يوميًا أو على الأقل أسبوعيًا مع فريقك. ثم هناك اجتماعات على مستوى الشركة ، واجتماعات عبر الأقسام لتشجيع التعاون ، وما إلى ذلك.

لكن الاجتماعات مهمة. نعم ، يمكن أن يشعروا بأنهم يستهلكون الوقت ، ولكن مع وجود أجندة مناسبة ، فإنهم وسيلة ممتازة لتقديم معلومات المشروع ذات الصلة. حتى الاجتماع الفائت يمكن أن يكون له تأثير ضار على المشروع. ولكن إذا كنت مشغولاً للغاية بالعمل ، فمن السهل أن يفوتك الاجتماع. هذا هو المكان الذي يمكن أن تساعد فيه المهمة المتكررة في تذكيرك باجتماعات مشروعك.

التقارير

بالطبع ، اجتماعات الفريق أو الشركة ليست سوى نوع واحد من المهام المتكررة. مديري المشاريع لديهم تقارير الحالة التي يقومون بها عادة على أساس أسبوعي. يعمل ذلك على إبقاء مدير المشروع على دراية بتقدم فريقهم وأدائه أو إبلاغ أصحاب المصلحة ، وكلاهما مهم للغاية.

بدون تتبع مشروعك ، من المحتمل أن يتأخر عن الجدول الزمني أو يتجاوز ميزانيته ، مما قد يؤدي إلى زيادة الإنفاق أو ما هو أسوأ. يحتاج أصحاب المصلحة إلى البقاء على اطلاع دائم أيضًا لإدارة توقعاتهم والتأكد من أن المشروع يمضي قدمًا كما هو مخطط له.

من الأمثلة الأخرى على المهام المتكررة أنواع الاجتماعات الأخرى ، سواء مع المديرين التنفيذيين أو العملاء. هناك تقارير أخرى أيضًا خارج تقارير الحالة. تحتاج تقارير المشروع إلى جدولتها كمهام متكررة لضمان عدم مرور أي من هذه المواعيد النهائية دون أن يلاحظها أحد.

كيفية جدولة المهام المتكررة باستخدام ProjectManager

يحتوي ProjectManager على مهام متكررة كجزء من ميزات إدارة المهام الأكبر ، كما أنه يوفر على المستخدمين الاضطرار إلى إنشاء كل مهمة على حدة. يتيح لك استخدام ميزة المهام المتكررة الخاصة بنا القيام بمهمة واحدة وتعيين ترددها بما يتناسب مع احتياجاتك.

عند فتح بطاقة مهام ، يمكنك إضافة وصف وتخصيص العلامات وتواريخ الاستحقاق والأولوية وإضافة المرفقات والتعليق. يمكن تحويل أي مهمة على برنامجنا إلى مهمة متكررة. كل ما عليك فعله هو تحديث إعدادات إعادة العملة في بطاقة المهام التي تقع بين تاريخ استحقاق المهمة والأولوية.

لتعيين وقت تكرارها ، انقر فوق إعادة العملة لإنشاء نافذة منبثقة. يتم تعيين الإعداد الافتراضي على عدم التكرار ، وتسمح لك القائمة المنسدلة باختيار ما إذا كان يتكرر يوميًا أو أسبوعيًا أو شهريًا أو لسنوات. ملاحظة: يمكنك تكرار المهمة في أيام العمل وأيام الأسبوع.

بعد ذلك ، نظرًا لأن هذا يتعلق بمشروع ما ، فسيكون هناك تاريخ انتهاء. ضمن "النهايات" ، يمكنك النقر فوق الزر لإظهار رمز التقويم واختيار التاريخ الذي تريد إنهاء المهمة المتكررة فيه. أو يمكنك اختيار الزر بعد وجدولة عدد معين من المهام أو التكرارات للمهام المتكررة التي تنتهي بعدها. بمجرد أن تضغط على حفظ ، تكون قد انتهيت.

يمكنك تحرير المهمة المتكررة كما تفعل مع أي مهمة على الأداة. قم بتحديث مهمة واحدة وستنعكس هذه التغييرات في جميع المهام المتكررة. يمكنك أيضًا تطبيق التغيير على تلك المهمة الفردية.

تظهر المهمة المتكررة عبر طرق عرض المشروع. يحتوي برنامجنا على طرق عرض متعددة للمشروع لأننا ندرك أن ما قد يحتاجه مدير المشروع لتخطيط مشروع ليس هو نفس الأداة التي يستخدمها فريق المشروع لتنفيذ تلك الخطة. فيما يلي الميزات التي يمكن أن تتكرر فيها المهام.

لوحات كانبان

تعد لوحات Kanban أداة رائعة لتصور سير العمل في المشروع. لديهم بطاقات تمثل المهام التي تنتقل من عمود إلى آخر أثناء انتقال هذه المهمة من مرحلة إنتاج إلى أخرى. يمكن تخصيص الأداة بحيث يتطابق عنوان كل عمود مع دورة مشروعك.

قوائم المهام

أداة أخرى تفضلها فرق المشروع هي قائمة المهام. هذه أكثر من مجرد قائمة مهام ، ولكنها مجموعة من عملك تُظهر أولوية المهمة وتواريخ استحقاقها والأشخاص المعينين وحالتها والنسبة المئوية للاكتمال.

تقويمات المشروع

عرض تقويم المشروع هو المشروع الذي يتم عرضه بتنسيق تقويم كلاسيكي. يعرض الشهر والتواريخ وعبء العمل والمشاريع. يمكنك عرض التقويم لإظهار تاريخ الاستحقاق والمدة أو المهمة والمكلف. إنها نظرة عامة جيدة على التواريخ المهمة ووجهة نظر شائعة لأصحاب المصلحة الذين لا يهتمون بالضياع في الأعشاب الضارة.

مخططات غانت

تعد مخططات جانت واحدة من أكثر أدوات إدارة المشاريع شيوعًا. ينظمون المهام الخاصة بك ، ويربطون التبعيات ويمكن أن يشيروا إلى معالم المشروع. إنها أداة تخطيط وجدولة أساسية. ما يجعل مخططات جانت الخاصة بنا فريدة من نوعها هو أنه يمكنك التصفية للمسار الحرج وتعيين خط الأساس. بمجرد تعيين خط الأساس ، يمكنك تتبع مجهودك المخطط له مقابل جهدك الفعلي في الوقت الفعلي لمساعدتك على الالتزام بالجدول الزمني.

الدوام

جداول الدوام هي مستندات آمنة تضيف مهام من مشاريع متعددة ويتم تعبئتها تلقائيًا حسب الحاجة. بمجرد إرسالها ، يتم قفلها وتسليمها إلى الفرد الذي يتمتع بصلاحية الموافقة عليها. نظرًا لأن الجداول الزمنية عادةً ما يتم تقديمها أسبوعيًا ، فإن وجود مهمة متكررة يساعد عضو الفريق على القيام بذلك في الوقت المحدد ويقوم المدير بمراجعتها بسرعة.

قوالب إدارة المهام

تعد المهام المتكررة عنصرًا أساسيًا في إدارة الوقت وميزة مفيدة في برنامجنا. ولكن إذا لم تكن مستعدًا للانتقال إلى برنامج إدارة المشاريع ، فنحن نقدم العشرات من قوالب إدارة المشاريع المجانية. نظرًا لأننا كنا نتحدث عن إدارة المهام ، فإليك بعض قوالب إدارة المهام المجانية التي يمكنك تنزيلها الآن.

نموذج هيكل تنظيم العمل

قبل أن تتمكن من إدارة مهامك ، عليك أن تعرف ماهيتها. هيكل تقسيم العمل (WBS) عبارة عن مخطط شجري هرمي يساعدك على تحديد مخرجات المشروع والمهام اللازمة لإكمالها. قم بتنزيل قالب هيكل تنظيم العمل المجاني لبرنامج Excel وتأكد من عدم تفويت أي نتائج رئيسية عند التخطيط لمهامك.

قالب مخطط جانت

كما لوحظ ، تعد مخططات جانت أدوات شائعة لإدارة المهام. يسردون جميع مهامك ثم يعرضونها على جدول زمني. يمكنك رؤية المشروع بأكمله في مكان واحد ، مما يساعدك على إدارة الموارد بشكل أفضل. استخدم قالب مخطط جانت المجاني لبرنامج Excel لتتبع مهام مشروعك بصريًا.

قالب تعقب مهام المشروع

من المهم وجود مهام متكررة ، وكذلك القدرة على تتبع مهامك لمعرفة ما إذا كنت في الموعد المحدد. يتيح لك استخدام قالب مسار مهام المشروع المجاني لبرنامج Excel سرد مهامك وتواريخ الاستحقاق والأولوية ، والأهم من ذلك ، الحالة. بهذه الطريقة يمكنك أن ترى في لمحة أي المهام في الوقت المحدد.

المحتوى ذو الصلة

إلى جانب وجود برامج عبر الإنترنت وقوالب مجانية قابلة للتنزيل لبرنامجي Excel و Word ، يعد ProjectManager مركزًا عبر الإنترنت لكل ما يتعلق بإدارة المشاريع. ننشر مدونات أسبوعية ولدينا مقاطع فيديو تعليمية وأدلة وأوراق تقنية. إليك عينة من المحتوى المجاني المتعلق بإدارة المهام.

• الدليل النهائي لإدارة المهام
• الدليل النهائي لقوائم المهام
• 4 أشياء تحتاجها كل أداة من أدوات إدارة المهام

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعدك في تخطيط عملك وإدارته وتتبعه. استخدم المهام المتكررة والأتمتة والمزيد من ميزات إدارة المهام للحفاظ على إنتاجية فرقك ومشاريعك في الوقت المحدد. تساعدك أدوات إدارة المخاطر في إدارة المشكلات عند ظهورها وتحافظ إدارة الموارد على توازن عبء العمل لفريقك. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.