كيفية تقديم ملاحظات الموظف: أمثلة وأفضل الممارسات

يتطلب الحصول على أفضل النتائج من الموظف أكثر من مجرد إعطاء أوامر لذلك الشخص. إنهم بحاجة إلى التوجيه ، بالطبع ، لكن ملاحظات الموظفين تخلق محادثة تثقف كل من الموظف وصاحب العمل. إنها علاقة متبادلة المنفعة تقوم على الثقة والتواصل والتقدم الوظيفي.

ما هي ملاحظات الموظف؟

ملاحظات الموظف هي تبادل المعلومات بين الموظف وصاحب العمل. يمكن أن يكون رسميًا ، كما هو الحال في اجتماع جلوس أو مستند مكتوب ، ولكن مع ذلك ، فإن استخدام تعليقات الموظفين أمر بالغ الأهمية لإنشاء أفضل بيئة عمل يستفيد منها جميع الأطراف.

يجب أن تكون ملاحظات الموظف محترمة ولباقة. يمكنه أيضًا إعداد الإجراءات التي تؤدي إلى حصول كل من الموظف وصاحب العمل على المزيد من علاقتهما.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز ويحتوي على مساحة تخزين غير محدودة للملفات لالتقاط تعليقات الموظفين والميزات اللازمة لتنفيذ أي خطة عمل يتم تحديدها. تتيح طرق عرض المشروع المتعددة لأصحاب العمل والموظفين العمل على الأدوات التي تناسبهم.

لماذا تعتبر ملاحظات الموظف مهمة؟

تعتبر ملاحظات الموظف مهمة لأنها تساعد في جعل العمال يشعرون بأنهم مسموعون وأنهم جزء من الشركة ، بدلاً من التروس في الجهاز فقط صرف شيك الراتب. هذا يمكّن الموظفين من العمل بجدية أكبر ويمنحهم دعمًا لهذا العمل ، مما يرضي صاحب العمل لأنه يؤدي إلى زيادة الإنتاجية.

إظهار الاهتمام بعمل وآراء الموظفين يبني ثقتهم ويساعد في الاحتفاظ بالموظفين. من خلال منح الموظفين إحساسًا بمهاراتهم ونقاط قوتهم والاستماع إلى اقتراحاتهم ، والتي غالبًا ما تكون مفيدة جدًا لأنهم في الخطوط الأمامية للشركة ، فإنك تمنحهم إحساسًا بالقيمة والفخر في العمل.

أنواع ملاحظات الموظف

هناك أنواع عديدة من تعليقات الموظفين ، من غير الرسمية إلى الرسمية ، ولكن دعنا نلقي نظرة على نوعين فقط من تعليقات الموظفين وشرح ما هي عليهما.

ردود الفعل الإيجابية

هذا هو المكان الذي تدرك فيه وتقدر إنجازات الموظف. غالبًا ما يتعامل صاحب العمل مع الموظف فقط عندما يرتكبون شيئًا خاطئًا. هذا خطأ. امدح الموظف على تحقيقه إنجازًا مهمًا ، أو إنجاز العمل قبل الموعد النهائي أو أقل من الميزانية. ردود الفعل الإيجابية قوية في تحفيز الموظفين.

ملاحظات بناءة

بالطبع ، هناك أوقات يرتكب فيها الموظف خطأ أو تنشأ مشكلة يجب معالجتها من قبل الموظف. في هذه الحالات ، تعد الملاحظات البناءة أمرًا بالغ الأهمية لملاحظة المشكلة وتقديم حل دون تنفير الموظف إلى الحد الذي يؤدي إلى تآكل الروح المعنوية وتعاني عملهم.

10 أمثلة على ملاحظات الموظفين

فيما يلي 10 أمثلة لتعليقات الفريق يمكنك استخدامها لتقديم ملاحظات لموظفيك.

أمثلة على التعليقات الإيجابية

• "عمل رائع في هذا المشروع. لقد جاء في وقت مبكر وكانت الجودة رائعة ".
• "أقدر أنك متواجد دائمًا هنا في الوقت المحدد وعلى استعداد للعمل."
• "شكرًا على مكوثك قليلاً بعد العمل لإخراج هذا المنتج من الباب. أنا أقدر العمل الإضافي الذي بذلته فيه ".
• "لديك دائمًا ابتسامة على وجهك ، وهي معدية وتبقي الجميع في العمل في حالة معنوية جيدة."
• "شكرًا للإشارة إلى عدم الكفاءة. لقد أخذنا نصيحتك وقمنا بتحسين الإنتاج بسبب مدخلاتك. نحن نقدر رؤيتك ".

أمثلة على الملاحظات البناءة

• "جودة عملك رائعة ، لكنك تقضي وقتًا طويلاً في التفاصيل التي ليست بهذه الأهمية. حاول التركيز على النقاط الأكبر ".
• "أقدر أن اليوم طويل وأننا جميعًا مقيدون بخمسة أعوام ونريد العودة إلى المنزل ، ولكن عندما يكون هناك عمل في الموعد النهائي لم يكتمل بحلول نهاية اليوم ، يتطلب الأمر البقاء لوقت متأخر لإنهائه."
• "أنت تقوم بعمل رائع ، لكننا مؤسسة تواجه العملاء ونريد منك أن تقدم نفسك بطريقة احترافية. اسمحوا لي أن أعرف إذا كان هناك أي شيء يمكنني القيام به من أجلك للمساعدة في تحقيق ذلك ".
• "يجب أن تكون في العمل في التاسعة ، لكنك تأخرت. إذا كان هناك أي شيء يحدث وتحتاج إلى مساعدة ، فيرجى إبلاغي بذلك. سأفعل ما بوسعي ، لكن هذا ليس عدلاً لبقية الفريق الذين يبدأون في الوقت المحدد ".
• "كنت أشاهدك على خط الإنتاج. أنت تقوم بعمل رائع. اسمحوا لي أن أريكم بعض الحيل لتنزيل الأداة على الخط بشكل أسرع ".

فيديو: كيفية تقديم ملاحظات الموظف

تعرف على فن التعليقات البناءة عند إدارة فريقك في هذا الفيديو القصير مع مدربة إدارة المشروع جينيفر بريدجز.

ناقشت جينيفر في كثير من الأحيان عملية تحطيم الأعصاب المتمثلة في تقديم التغذية الراجعة ، سواء كانت إيجابية أو سلبية. إنه أحد أصعب جوانب إدارة الأفراد ، وهو بالتأكيد جزء من الفن وجزء من العلم.

توصي جينيفر بتقديم ملاحظات بعد استقرار الغبار. في خضم أزمة العمل ، عندما تتصاعد التوترات ، لا يكون عادةً هو الأفضل لتلقي أي ملاحظات. بدلاً من ذلك ، من المثالي تحديد وقت للواحد.

نصائح ملاحظات الموظف

وهي توصي بالنصائح التالية التي يجب عليك اتباعها قبل أن تقرر تقديم التعليقات:

• لديك هدف واضح: تعرف على سبب تقديم الملاحظات.ما هي النتيجة المقصودة؟ هل هذا لمصلحتهم أن تنمو في عملهم؟ أم أنها تجعلك تشعر وكأنك على رأس فريقك؟ تحقق من نفسك قبل التحدث لتسأل عما إذا كنت قد فكرت في سبب تقديم الملاحظات بدقة.
• قم بإخطار موظفيك مسبقًا: أعط موظفيك تنبيهات.إذا كانت التعليقات جزءًا من عملية المراجعة الرسمية العادية ، فإن الإشعار المناسب يعد مجاملة شائعة لإعلامهم بأنك ستقدم ملاحظات. من الممارسات الجيدة أيضًا أن تكون منفتحًا على الاستماع إلى ملاحظاتهم ، لذا فإن منحهم الوقت للاستعداد هو الأفضل.
• ابدأ بالإيجابية: من الجيد الاعتراف بالناس على كل الأشياء الجيدة التي يقومون بها.سيتم فقط تجنب قادة الفرق الذين يجدون السلبيات دائمًا ، لذا اعترف بالأشياء التي يقومون بها بشكل جيد. ابدأ بشيء إيجابي سواء كان تسليمًا أو سلوكًا: "لقد لاحظت أنك قمت بهذا الجزء من هذا المنتج بشكل جيد حقًا ، لكن بدا الأمر كما لو كنت تكافح مع قطعة أخرى" ، لذا ابدأ بقطعة إيجابية.
• اطرح أسئلة: إذا كنت تتحدث عن منتج ما ، فاجعلهم يبدأون بـ ، "أخبرني عن الناتج الذي تعمل به؟""أخبرني المزيد عن المجموعة التي تعمل معها لإنجاز هذا الناتج." اجعلهم ينفتحون ، لذا ابدأ بالحوار. لقد اكتشفت أنني أخوض في موقف عدة مرات معتقدًا أن جميع معلوماتي صحيحة ودقيقة ، وربما تلقيت هذه المعلومات من مصادر أخرى إلى جانب هذا الشخص. من الرائع دائمًا الحصول على الجانب الآخر من العملة ، ومنظورهم ، وربما بعض الحقائق الإضافية قبل أن تبدأ بتعليقات بناءة. يمكنك الانفتاح والعثور على بعض المعلومات الأخرى التي لم تكن على علم بها.
• كن صريحًا ومحددًا: من الجيد أن تكون صريحًا ؛تريد أن تقول الحقيقة حول ما تتناوله وأن تكون محددًا. تجنب استخدام عبارات عامة مثل "أنت تزعج الفريق حقًا". إذا طلبوا مثالًا محددًا ولا يمكنك تقديمه ، فمن الصعب أن تظل موثوقًا وموثوقًا بنفسك ، لذا أعطهم التفاصيل. دعهم يعرفون كيف أثر ذلك على المشروع ، أو شخص في الفريق ، أو الفريق نفسه ، أو تلك المنظمة المحددة. حدد ما إذا كان ذلك نتيجة تسليم لا ينتجونها أو سلوكًا.
• قدم الاقتراحات والدعم: ضرب شخص ما على رأسه وتركه فقط ليس هناك أفضل طريقة.أعطهم بعض الاقتراحات. دعهم يعرفون ، لقد حدث هذا لي أيضًا. أتذكر أنني فعلت ذلك عدة مرات في مشروعنا الآخر ، وكان ذلك درسًا تعلمته بالنسبة لي. هذه بعض الأشياء التي جربتها والتي ساعدتني حقًا في تلك المجالات. امنحهم شيئًا للعمل معهم ، أو قدم لهم اقتراحًا أو اعرض الدعم ، 'أخبرني كيف يمكنني دعمك. اسمحوا لي أن أعرف إذا كنت بحاجة إلى أي تدريب إضافي. إذا استمر هذا الشخص في إزعاجك في الفريق أو تلك المنظمة الأخرى ، فارجع وأخبرني. سأتحدث إلى مديرهم. بهذه الطريقة ، أنت تتناول شيئًا لا يتعين عليهم معالجته.
• قدم الخطوات التالية: بمجرد معالجة السيناريو المحدد ، وتقديم بعض الاقتراحات أو ربما بعض الموارد الأخرى ، قم بالمتابعة حتى لا تتركها معلقة.تعامل معها وكأنها فرصة تنموية. يمكنك المتابعة وإخبارهم أنك قلق وداعم. أنت لا تضايقهم فقط بشأن شيء ما.
• اختتم بشيء إيجابي: مرة أخرى ، هؤلاء أشخاص في فريقنا ، ونريد إقامة علاقات جيدة ورعايتها.إنهم أعضاء جيدون في الفريق ويحتاجون إلى الدعم.

قدِّم حلولًا ملموسة أو اعرض حلولًا لتبادل الأفكار معًا. لا يُعد تقديم التعليقات دون الوجبات السريعة الواضحة مفيدًا وليس من المحتمل أن يؤدي إلى أي نتائج. نأمل أن تكون قد وجدت جلسة السبورة هذه مفيدة. شكرا للمشاهدة!