نصائح حول جدول أعمال الاجتماع وقوالب لمكالمات عملاء التسويق الرقمي الإنتاجية

هل وجدت نفسك تتدافع خلال اجتماع عميل؟ هل تتعامل مع سؤال أداء غير متوقع أو عرض ترويجي جديد طرحه العميل على فريقك في اللحظة الأخيرة؟ أو ربما المشاركة في لعبة قديمة من حرج خط المؤتمر؟ يجب أن تشعر الاجتماعات بأنها مثمرة وأن تدفع فريقك إلى الأمام معًا. لا ينبغي أبدًا أن تكون الاجتماعات مستنزفة أو مشتتة للانتباه ويجب مناقشة موضوعات الدفع لكل نقرة الصحيحة للحفاظ على تقدم علاقتك نحو هدف مشترك.

إن حجر الأساس للاجتماع الجيد هو جدول أعمال جيد الإعداد يتم إرساله قبل المكالمة بوقت طويل - من الناحية المثالية ، في اليوم السابق للاجتماع حتى يتسنى لجميع الأطراف فرصة مراجعة أو إضافة نقاط الحديث المقترحة الخاصة بهم. فيما يلي بعض المؤشرات حول صياغة جدول أعمال اجتماع للتسويق الرقمي قابل للتنفيذ مع نموذجين يمكنك استخدامهما في اجتماعاتك المستقبلية.

لماذا تعتبر جداول الأعمال حيوية للغاية لنجاح الاجتماع؟

هناك العديد من الأسباب:

1) تحدد جداول الأعمال توقعات حول كيفية قضاء الوقت ، ومن سيشارك ، والموضوعات التي سيتم تغطيتها.

2) تقلل الأجندات من عوامل التشتيت وتزيل الأحاديث المنبثقة عن "مسار الأرنب"

3) تسمح الأجندة المصممة جيدًا لعميلك أن يشعر بأنه مسموع

4) يمكن أن تكون جداول الأعمال بمثابة سجل حافل للعمل الذي تم إنجازه في الحساب

• إذا كنت ترسل جداول أعمالك من خلال برنامج أتمتة سير العمل مثل Basecamp أو Asana - كل هذا أفضل! سيكون لديك سجل دائم لجميع الموضوعات التي تمت مناقشتها والقرارات المتخذة. يعد إرسال جداول الأعمال عبر البريد الإلكتروني أمرًا جيدًا ، ولكنه يجعل تتبع المحادثات السابقة أمرًا صعبًا.

5) تسمح جداول الأعمال لجميع الأطراف بمغادرة اجتماعاتهم مليئة بالثقة والتأكد من الخطوات التالية التي سيتم اتخاذها والإجراءات اللازمة.

مع ذلك - ما الذي يجعل جدول الأعمال جيدًا؟ يتطلب Hanapin أن يكون لدى كل اجتماع مع العميل بعض العناصر الأساسية المحددة لاحتياجات المسوقين الرقميين:

1. ابعد التدبير المنزلي عن الطريق أولاً

يمكن أن تشمل عناصر التدبير المنزلي ما يلي:

• حدد مدة الاجتماع المحددة مقدمًا ، في حالة توقفك بشدة وتحتاج إلى تحديد مدة الاجتماع
• ناقش أي غيابات أو إضافات أو عطلات قادمة يمكن أن تعيق سير العمل وما إلى ذلك.
• إذا كانت أوقات الاجتماعات المستقبلية بحاجة إلى تعديل ، أو جدولة QBRs ، أو تحتاج فرق إضافية إلى الالتفاف حول أنواع اجتماعات محددة مثل المراجعة الإبداعية ، وتدقيق إعلانات Facebook ، وقاعدة اللمس مع المبيعات المتعلقة بالعقود ، وما إلى ذلك - قم بإجراء تلك التغييرات وإرسالها التقويم يدعو في حين أن جميع الأطراف لا تزال على المكالمة ، إذا كان ذلك ممكنا! يعد تنسيق دعوات الاجتماع أمرًا صعبًا ويستغرق وقتًا طويلاً من خلال البريد الإلكتروني ، لذا استفد من المحادثة في الوقت الفعلي لإلغاء الإعداد للاجتماع في المستقبل.

2. تجنب المفاجآت: امنح العميل "ما الجديد؟" نقطة رصاصة

• يمكن أن تكون هذه النقطة في جدول الأعمال بسيطة مثل: "تحديثات الشركة / الصناعة"
• المتابعة اللفظية مع العميل لمعرفة ما إذا كان هناك أي شيء يضغط على أذهانهم مؤخرًا. هل لديهم عروض ترويجية جديدة قادمة؟ هل يقوم فريق المحتوى الخاص بهم بطرح مشروع جديد؟ هل يتم إنتاج مقاطع الفيديو؟ هل محادثات الميزانية تحدث داخليا؟ امنح العميل وقتًا لتوضيح ما يحدث في صناعته. هذه الخطوة حيوية للوكالات التي قد تشعر في بعض الأحيان بأنها غير متصلة بصناعة عملائها. بصفتك شريكًا موثوقًا به ، يجب أن تعرف بالضبط ما يحدث في صناعتهم بقدر ما يعرفه العميل. ستؤثر دائمًا على إستراتيجيتك التسويقية!

3. تضمين توقعات الميزانية الشهرية أو الفصلية

• استند إلى كيفية توقع إنفاق الميزانيات.
• يؤدي هذا إلى تجنب أي محادثات سيئة في المستقبل حول تخصيص الميزانية. يمكن أن تغذي أيضًا محادثة الأداء إذا كنت ترى فرصًا معينة لإنفاق الميزانية بشكل أفضل تجاه حملات أو قنوات KPI rockstar.

4. حافظ على قسم تحديثات الأداء بسيطًا ، وقم بالتفصيل من خلال المحادثة أو التقارير / لقطات الشاشة ذات الروابط التشعبية

الإستراتيجيات والجماهير والاستهداف والحملات ... يمكن أن تصبح تحديثات الأداء معقدة بشكل مفرط بسرعة. في جدول الأعمال الصعب ، يمكن تقسيم تحديثات الأداء إلى 3 أجزاء:

1) ما هو الأداء الجيد:

• هل هناك اختبارات تلبي أو تتجاوز مؤشرات الأداء الرئيسية؟
• تعال إلى الاجتماع مع توصية حول كيفية الاستفادة من المكاسب الرئيسية ، سواء عن طريق تغيير الميزانيات ، أو توسيع الاستهداف بشكل أكبر في اتجاه النمو الإيجابي ، أو توسيع اختبار ثانوي.

2) ما هو الأداء الضعيف:

• ما الذي يسبب التأخر في الأداء؟
• ماذا يمكننا أن نفعل حيال هذه النقاط المؤلمة وما هو الـ ETA في هذه الإجراءات؟

3) الخطوات التالية:

• الإجراءات الواجب اتخاذها مع تفاصيل حول من سيقوم بها
• يجب أن يكون كل إجراء مرتبطًا دائمًا بتاريخ - الموعد النهائي الذي يتوقع فيه العميل اكتمال العمل ، أو التاريخ الذي يتوقع فيه فريقك ردود فعل أو أصول من العميل. تذكر - الوقت المقدر للوصول ليس فقط من أجلك! يجب تطبيقها على كل مشروع ، بغض النظر عمن هو المسؤول عن الزخم إلى الأمام.

5. بعض الحكمة في صياغة جدول الأعمال لجهات التسويق الرقمية:

• قم بتضمين تفاصيل المؤتمر مثل رابط مشاركة الشاشة ورقم الهاتف ورقم التعريف الشخصي ، بحيث لا يحتاج العميل إلى البحث في دعوة التقويم للحصول على هذه المعلومات.
• لا أحد يحب أجندة ضخمة!
  • بدلاً من لصق فقرات من المعلومات حول تدقيق أو مشروع حديث إلى جانب المرفقات الضخمة ، يمكنك إما الرجوع إلى رسائل البريد الإلكتروني الأخرى حول المشروع أو استخدام الارتباطات التشعبية في جدول الأعمال بحيث يمكن لجميع الأطراف الوصول بسهولة إلى سلاسل عمليات المشروع في Basecamp أو Asana ومستندات Google والأوراق ، إلخ. سيؤدي ذلك إلى إبقاء جداول الأعمال خالية من الفوضى وفي صلب الموضوع.
• تأكد من تضمين تاريخ الاجتماع في موضوع البريد الإلكتروني أو الرسالة
  • هذا يجعل النظر إلى الأجندات القديمة أسهل بكثير عندما تكون مهتمًا بلحظات تاريخية معينة في علاقة الوكالة بالعميل.
  • ينطبق هذا أيضًا على التقارير أو مستندات التدقيق - حدد وقت اكتمال التقرير والفترة الزمنية للبيانات التي تم سحبها للمراجعة.
• استخدم لغة "نحن" بدلاً من "سأرسل لك هذا التقرير بحلول يوم الجمعة". إذا كان لديك أعضاء آخرون في الفريق ملتزمون بالعمل على الحساب ، فإن هذا يعترف بمشاركتهم ويغرس الثقة في الفريق. بعد كل شيء ، الوكالة هي فريق والعلاقة بين الوكالة والعميل هي فريق أيضًا! لا أحد يقوم بالعمل بمفرده هنا. ينطبق الأمر نفسه على استدعاء أعضاء فريق معينين إلا إذا كنت ترغب في إعداد العميل لتلقي بريد إلكتروني من عضو معين في الفريق.

قوالب جدول أعمال الاجتماع:

مثال 1: نسخة مختصرة

مساء الخير ، مرفق تقرير الأداء الأسبوعي. [يوجد مستند الحالة وخريطة الطريق لمدة 90 يومًا في هذا الارتباط التشعبي.]

نتطلع إلى التحدث معك غدًا الساعة 3:30 مساءً بتوقيت شرق الولايات المتحدة.

جدول أعمال الاجتماع

• تحديثات الشركة / الصناعة
• سرعة الميزانية
• تحديثات الأداء:
  • الأفضل أداءً في إعلانات Google / مناطق المشاكل والخطوات التالية
  • أفضل أداء لإعلانات فيسبوك / نقاط المشاكل والخطوات التالية
• خطوات العمل:
  • إضافات الإعلانات (تاريخ ETA)
  • مراجعة X (تاريخ ETA)
  • إطلاق العرض الترويجي (تاريخ ETA)

مثال 2: نسخة مفصلة

الموضوع: جدول أعمال اجتماع التسويق الرقمي لاسم العميل / الوكالة - 13 نوفمبر 2019

اسم العميل وفريق صباح الخير ،

يوجد أدناه الرابط إلى مستند الحالة وجدول الأعمال لاجتماعنا غدًا في الساعة 11 صباحًا بتوقيت شرق الولايات المتحدة. يرجى إعلامنا إذا كنت ترغب في إضافة أي نقاط إضافية إلى مناقشتنا. نحن نتطلع إلى مكالمتنا غدًا! معلومات المؤتمر: Google Hangout Link لمشاركة الشاشة
الهاتف: XXX-XXX-XXXX
رقم التعريف الشخصي:؟ XXXXXXXX # [رابط مستند الحالة]

جدول أعمال اجتماع ١٣ نوفمبر ٢٠١٩:

1. التدبير المنزلي

• اكتمل تدقيق شاشة Google: حدد موعدًا للمراجعة.
• ملاحظة: لن نعقد اجتماعنا في أسبوع عيد الشكر (27 نوفمبر)

2. الشركة العميلة / تحديثات الصناعة

3. نظرة عامة على سرعة الميزانية والأداء في الفترة من 1 إلى 12 نوفمبر

• بحث جوجل: $ X | X التحويلات | تكلفة الاكتساب: X دولارًا أمريكيًا (أو ما يعادله بالعملة المحلية) - تعمل وفقًا لهدف سرعة الميزانية المثالية (نعمل على زيادة إنفاق حملة X لسد الفجوة نظرًا للجودة العالية وانخفاض تكلفة التحويل.)
  • البحث ذو العلامات التجارية: $ X | X التحويلات | تكلفة الاكتساب: X دولار
  • بحث غير متعلق بالعلامة التجارية: $ X | X التحويلات | تكلفة الاكتساب: X دولار
• شاشة جوجل: $ X | X التحويلات | تكلفة الاكتساب: X دولار أمريكي - تشغيل النسبة المئوية على وتيرة الميزانية المثالية
• إعلانات Facebook / Instagram: $ X | X التحويلات | تكلفة الاكتساب: X دولار أمريكي - نسبة التشغيل في ظل وتيرة الميزانية المثالية

4. مراجعة الأداء الأسبوعي

[رابط للتقرير الأسبوعي]

• كبار فناني الاداء:
  • ملاحظات موجزة عن الأداء - ما هو الأداء الجيد ، وكيفية الاستفادة من هذه الفرص.
• نقاط المشاكل:
  • ما الذي لا يعمل ، وما الذي يمكننا القيام به لتحسينه. [ارتباط تشعبي للإبلاغ عن المكان الذي قمنا فيه بالتحقيق في الأداء الضعيف - لفحص المشاركة والمناقشة أثناء الاجتماع.]

5. الخطوات التالية - بنود العمل و ETAs

• عميل:
  • ننتظر مراجعة X والموافقة قبل إطلاق حملة Y. الوقت المتوقع: 15 نوفمبر
• وكالة:
  • اكتمل مؤخرًا: تم الانتهاء من التخفيضات غير ذات العلامات التجارية من 11 إلى 12 نوفمبر
  • سيتم إطلاق مجموعات X الإعلانية يوم الاثنين ، 18 تشرين الثاني (نوفمبر)
  • إنشاء ورقة جديدة لسرعة الميزانية - ETA: 18 نوفمبر.
  • تحسين / توسيع إعلانات Google المحلية - 25 تشرين الثاني (نوفمبر)
  • سيتم الانتهاء من مراجعة استعلام البحث 27 نوفمبر

سوف تكتشف بشكل طبيعي من خلال التعرف على عميلك نوع جدول الأعمال الذي يفضله - سواء كان يحتاج إلى الكثير من التفاصيل أو مجرد مخطط موجز للمناقشة. تأكد من إبقائها بسيطة وقابلة للتنفيذ ويمكن التنبؤ بها. يجب ألا تشعر الأجندات أبدًا بأنها مضيعة للوقت ولكنها تعمل بشكل جيد لتوجيه المحادثة وتحديد أولويات العمل أثناء قيامك بإنشاء علاقة تسويق رقمية مع عملائك كوكالة موثوقة.

أيضًا - لا تنس إرسال اجتماع موجز لمتابعة الخطوات التالية بعد اجتماعاتك! يمكن أن يكون هذا بسيطًا مثل السماح للعميل بمعرفة أنك أضفت الخطوات التالية و ETAs إلى مستند الحالة الخاص به ، أو يمكن أن يكون في شكل قائمة غسيل للإجراءات التالية على الحساب. سيريح هذا الجميع ويحدد التوقعات من أسبوع لآخر.