خطوات التخطيط للاجتماع: كيفية التخطيط لاجتماع

من المفهوم لماذا يئن الناس في كثير من الأحيان من احتمال الاجتماع. يمكن أن تكون استخدامات طويلة وغير فعالة للغاية لوقت المرء. لكن الاجتماعات مهمة. إنها طريقة رائعة للتواصل مع المجموعة وجعل تلك المجموعة تعمل بشكل أفضل معًا. لإزالة وصمة العار المرتبطة بالاجتماعات ، تعلم التخطيط للاجتماعات.

ما هو تخطيط الاجتماع؟

يحدد التخطيط للاجتماع جدول أعمال الاجتماع. وهي تشمل من سيحضر ، ومتى وأين سيعقد الاجتماع بالإضافة إلى ما سيحدث أثناء الاجتماع وبعده. إنه يهيئ الاجتماع لتجنب إضاعة الوقت الثمين لأي شخص ويمكنه أيضًا إنشاء إرشادات حول متى يمكن للمرء التحدث ، ومن سيقود الاجتماع ومن يحضر محضر الاجتماع.

باستخدام ProjectManager ، برنامج إدارة المشاريع الحائز على جوائز ، لا يمكن فقط التقاط جدول أعمال الاجتماع ومشاركته بين الحاضرين ، ولكن أيضًا سرد جميع عناصر العمل التي تم إنشاؤها أثناء الاجتماع. يمكن إضافة هذه المهام إلى قائمة المهام أو لوحة كانبان أو طريقة عرض التقويم المخصصة للأفراد الذين لديهم تواريخ استحقاق وأولوية وملاحظات. يمكنك حتى إرفاق ملفات بالمهمة ، لذلك عندما يغادر الجميع الاجتماع ، يمكنهم البدء في العمل. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

لماذا التخطيط للاجتماعات مهم؟

الاجتماعات هي وسيلة رائعة لتوصيل المعلومات بكفاءة إلى مجموعة من الأشخاص. هناك طرق أخرى ، بالطبع ، مثل البريد الإلكتروني أو الوثائق ، ومع ذلك ، يوفر الاجتماع مساحة للأسئلة والتعليقات. هذا يضمن أن يكون الجميع على نفس الصفحة قبل فواصل الاجتماع. يمكن أن تساعد الاجتماعات أيضًا في بناء الروابط في الفرق التي من شأنها تعزيز تعاون أكبر.

الاجتماعات هي وسيلة أساسية للتواصل في المشاريع ، لكنها غالبًا ما تضيع الوقت ، ولا تضيف الكفاءة. توضح لك جينيفر بريدجز ، PMP ، كيفية التخطيط لاجتماع مثمر.

هذه لقطة للسبورة للرجوع اليها!

خطوات التخطيط للاجتماع

عند التخطيط لاجتماع مثمر ، عليك أن تسأل نفسك من وماذا ولماذا وأين وكيف ترتبط الأسئلة الأكثر شيوعًا بالصحافة. فيما يلي 6 خطوات للتخطيط الفعال للاجتماعات:

1. تحديد الغرض من الاجتماع

لا تقم بإعداد اجتماع دون أن تفهم أولاً لماذا يجب أن يكون هناك اجتماع. إذا لم يكن هناك سبب وجيه للقاء ، فلا تقابل. ولكن إذا كان هناك ، فيجب تحديد هذا الغرض بوضوح وتركيزه. أنت لا تريد أن تقضم أكثر مما يمكنك مضغه في الاجتماع.

2. تحديد أهداف لاجتماعك

يجب أن تنقل الاجتماعات مجموعة من الأشخاص من نقطة إلى أخرى ، سواء كان ذلك فقط لتوضيحهم بشأن بعض الموضوعات أو تخصيص العمل للأفراد. تأكد من وجود هدف في ذهنك قبل الإعداد للاجتماع. بهذه الطريقة يمكنك التأكد من تحقيق هذا الهدف قبل انقطاع الاجتماع.

3. تحديد من يجب أن يحضر الاجتماع

لا يحتاج الجميع إلى حضور كل اجتماع. لا تدعو الأشخاص الذين ليس لديهم اهتمام بالمشاركة فيما سيناقشه الاجتماع. الحفاظ على الحضور لأولئك الذين يشاركون بطريقة ما في موضوع الاجتماع.

4. إخطار الحضور مقدما

يجب الإعلان عن الاجتماع مع إتاحة الوقت الكافي للجميع للتأكد من أنهم قد حددوا الوقت المحدد في التقويم الخاص بهم. لا تبدأ اجتماعًا على الأشخاص أبدًا دون سابق إنذار. قد لا يتمكنون من الحضور ، وحتى لو استطاعوا ، فسوف ينزعجون من المفاجأة. يظهر عدم الاهتمام بوقتهم.

5. قم بإعداد المحتوى للاجتماع الخاص بك

احصل على جدول أعمال مكتوب قبل الاجتماع. سيوفر هذا الخطوط العريضة لما سيتم مناقشته خلال الاجتماع. إذا كنت بحاجة إلى أي وثائق داعمة لتسليمها ، فتأكد من طباعتها قبل الاجتماع. آخر شيء تريد القيام به هو أن تكون غير مستعد. إنه ليس احترافيًا.

6. تحديد مدة اجتماعك

يمكن أن يكون للاجتماعات نزعة للاستمرار. لتجنب اجتماع لا ينتهي أبدًا ، ضع حدًا زمنيًا. ما مقدار الوقت الواقعي الذي تحتاجه لفعل ما يدعو إليه الاجتماع؟ هذه هي مدة الاجتماع.

7. إنشاء جدول أعمال الاجتماع

لقد ذكرنا بالفعل الحاجة إلى جدول أعمال. الآن يمكنك كتابتها. ابدأ بكسر الجليد لجعل الجميع مرتاحًا ثم قم بإدراج الموضوعات ، بما في ذلك أي وجبات سريعة أو عناصر عمل يجب إكمالها قبل الاجتماع التالي.

8. اكتب محاضر الاجتماع

يجب اختيار سكرتير للاحتفاظ بمحاضر الاجتماع ، وهي عبارة عن ملخص قصير للنقاط الرئيسية التي تم تناولها أثناء الاجتماع. يمكن أن يشمل ذلك ما قاله رئيس الاجتماع والحاضرين بالإضافة إلى أي بنود عمل سيتم تنفيذها قبل الاجتماع التالي.

أخيرًا ، من المهم إنشاء محضر اجتماع للتأكد من أنك وأعضاء فريقك لا ينسون النقاط الرئيسية حول اجتماعك. يعد قالب محضر الاجتماع المجاني أداة رائعة لمساعدتك في هذه العملية.

افعل كل هذه الأشياء ولن يئن أعضاء الفريق في كل مرة تتصل فيها باجتماع ، ولكن في الواقع ، احصل على أوامر مسيرة وتشعر بالإثارة حيال ما يجب فعله بعد ذلك.

تحديات التخطيط للاجتماعات

قالت جينيفر إن الاجتماعات يمكن أن تكون سببًا لوجود عضو في الفريق. ليس الأمر أن اجتماعات المشروع ليست مهمة ، إنها مجرد مشكلة في بعض الأحيان ، مثل:

• وجود الأشخاص الخطأ في الاجتماعات الخاطئة
• وجود نقص في التواصل حول الاجتماع
• عدم الوضوح أثناء الاجتماع
• وجود نقص في التخطيط للاجتماع

لاحظت جينيفر أن هذا العنصر الأخير ، إذا تم التخطيط له بشكل صحيح ، سيحل جميع المشكلات الأخرى التي أثارتها. سيؤدي ذلك إلى اجتماع مثمر وفريق سعيد. قد لا تبدو مراقبة صحة فريقك وسعادته أولوية ، ولكن إذا كنت تريد أن يكون لديك مشروع ناجح ، فعليك أن تفعل ذلك بالضبط.

قوالب تخطيط اجتماعات مجانية

يحتوي ProjectManager على العديد من قوالب إدارة المشاريع المجانية لبرنامجي Excel و Word والتي يمكنك تنزيلها الآن. هناك قوالب تغطي كل مرحلة من مراحل المشروع ، بما في ذلك هذه النماذج الثلاثة التي يمكن أن تساعدك في الحصول على اجتماع أكثر نجاحًا.

نموذج محضر الاجتماع

لتسهيل أخذ الدقائق ، استخدم قالب محضر الاجتماع المجاني لبرنامج Word. إذا كان لديك مساحة لالتقاط من كان حاضراً ، وجدول أعمال الاجتماع وأي وجبات سريعة من الاجتماع وكذلك موعد انعقاد الاجتماع التالي.

نموذج خطة العمل

تنتهي معظم الاجتماعات ببنود عمل يتم تعيينها للحاضرين لإكمالها قبل الاجتماع التالي. استخدم قالب خطة العمل المجانية لبرنامج Excel لسرد جميع هذه المهام ، ومن تم تعيينه ، والجدول الزمني لإكمالها والمزيد.

قالب تعقب المهام

بمجرد أن تبدأ في تنفيذ المهام في خطة العمل الخاصة بك ، من المهم استخدام قالب تعقب المهام المجاني الخاص بنا لبرنامج Excel للتأكد من تنفيذها في الموعد المحدد. يمكنك مراقبة حالة عملك والتأكد من أنك على المسار الصحيح.