إدارة المشاريع المتعددة: 5 نصائح أساسية
نشرت: 2022-08-23من الصعب بما يكفي إدارة مشروع واحد. كل مشروع على حدة هو في الحقيقة مئات المشاريع الصغيرة للتحكم فيها - يستغرق الأمر الكثير من الوقت والجهد لتسليم مشروع واحد فقط في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية!
هذا هو السبب في أن إدارة المشاريع المتعددة تمثل تحديًا يتطلب مكتبًا لإدارة المشاريع (PMO) أو مدير مشروع من ذوي الخبرة لإدارة الموارد وأعضاء الفريق.
تعد إدارة المشاريع المتعددة كما يبدو ، ممارسة إدارية يقود فيها مديرو المشاريع العديد من المشاريع في نفس الوقت. إنها طريقة لتحسين تخطيط الموارد وإدارة الموارد في المنظمة واستخدام الموارد وأعضاء الفريق بشكل أكثر كفاءة في جميع المشاريع.
ما هي إدارة المشاريع المتعددة؟
تشير إدارة المشاريع المتعددة إلى محافظ البرامج والمشاريع. البرامج هي مجموعة من المشاريع ذات الصلة وحافظة المشاريع هي فقط جميع مشاريع وبرامج المنظمة. لقد أتت إدارة المشروع بمنهجيات لإدارة هذه تسمى إدارة البرامج وإدارة حافظة المشاريع (PPM).
تبدو إدارة المشاريع المتعددة وكأنها شيء تحتاج إلى شهادة له ، ونعم ، هناك شهادات إدارة متعددة المشاريع ، مثل تلك التي يمنحها معهد إدارة المشاريع (PMI). لكن معظمنا ليسوا مديري مشاريع ومع ذلك مكلفون بإدارة العديد من المشاريع في وقت واحد. تعد إدارة المشاريع المتعددة تحديًا يتطلب من مديري المشاريع إيلاء اهتمام خاص لما يلي:
- إدارة الموارد
- تتبع الوقت
- القدرة على التخطيط
- جدولة المشروع
- تخطيط المشروع
- ادارة فريق
هل هناك أداة إدارة متعددة المشاريع يمكن أن تساعدنا في القيام بذلك؟
نعم ، بفضل برنامج إدارة المشاريع ومخطط جانت لإدارة قوائم المشاريع ، يمكنك إدارة مشاريع متعددة دون ساعات طويلة من التدريب والخبرة في إدارة البرامج أو إدارة المشاريع (PPM).
أهمية إدارة المشاريع المتعددة
قد تبدو إدارة المشاريع المتعددة مثل إدارة قوائم المشاريع. لكنهم مختلفون في نواحٍ حاسمة. تكمن أهمية إدارة المشاريع المتعددة في تلك الاختلافات.
عندما يتم تكليف مدير مشروع بقيادة العديد من المشاريع ، يكون مسؤولاً عن إنجاز العمل بأسرع ما يمكن واعية بالتكلفة قدر الإمكان.
يمكن أن تساعد إدارة المشاريع المتعددة في تحقيق هذه الأهداف من خلال التركيز على تخطيط القدرات وتحديد أولويات المهام وتخصيص الموارد. من المهم أن تكون على اطلاع دائم بما يحدث في المشروع حتى تتمكن من نقل مواردك من مشروع إلى آخر حسب الحاجة.
يمنحك برنامج إدارة المشاريع أدوات إدارة الموارد لإدارة البرامج وحافظات المشاريع بشكل أكثر فعالية. يحتوي ProjectManager على أدوات تخطيط المشاريع المصممة لإبقائك على اطلاع دائم ببيانات الوقت الفعلي التي تتيح لك تخصيص الموارد بشكل أفضل. تمنحك لوحة معلومات المحفظة الخاصة بنا عرضًا عالي المستوى لجميع مشاريعك ، وتحسب المقاييس تلقائيًا عبر مشاريع متعددة. جرب ProjectManager اليوم مجانًا!
تحديات إدارة المشاريع المتعددة
إذا حاولت في أي وقت إدارة أكثر من مشروع واحد ، فأنت تفهم مدى صعوبة إدارة المشاريع المتعددة. يمكن أن يؤدي العمل مع العديد من المشاريع في نفس الوقت (خاصة تلك التي تشترك في الموارد) إلى تجاوز حدود مديري المشاريع الأكثر مهارة وخبرة.
تتركز بعض تحديات إدارة المشاريع هذه حول المشاريع التي يتم تنفيذها في نفس الوقت ولكن في أقسام مختلفة. تحتاج هذه الإدارات المختلفة إلى تنسيق أنشطة إدارة الموارد الخاصة بهم كأولويات ، وحتى استراتيجيات ، للتغيير.
ثم هناك ميزانية المشروع والجدول الزمني للمشروع ، والتي يمكن رسمها عبر مشاريع متعددة. يمكن أن تكون بعض هذه المشاريع مترابطة ، مما يضيف طبقة أخرى من التعقيد. هناك أيضًا بيئة المشروع ، وهي السياق الذي تحدث فيه كل هذه المشاريع.
من التقارير المعقدة إلى اتخاذ القرارات السريعة التي لها تأثير طويل المدى على جميع مشاريعك ، يمكن أن تكون إدارة المشاريع المتعددة مشكلة. لهذا السبب توجد أدوات وتقنيات لتخطيط الموارد لمساعدتك على التحكم فيها بشكل أفضل.
أدوات إدارة المشاريع المتعددة
عندما تدير مشاريع متعددة ، فأنت بحاجة إلى أدوات إدارة البرامج وإدارة قوائم المشاريع لمساعدتك في تحديد أولويات المهام وتخصيص الموارد:
جمع البيانات في الوقت الحقيقي
توفر الأداة المستندة إلى السحابة بيانات إدارة المشروع في الوقت الفعلي. هذا يعني أنك ستشاهد جميع مشاريعك أثناء أدائها الآن لترى أين يمكنك مشاركة الموارد. إذا كنت تعمل باستخدام أداة لإدارة الموارد تلتقط صورة من الأمس أو حتى قبل ساعة ، فأنت تعمل في وضع غير مؤات.
إدارة المهام والوقت
هناك أداة أخرى ضرورية لإدارة المشاريع المتعددة وهي إدارة المهام وتتبع الوقت. يجب أن يكون لديك أداة تساعدك في تنظيم مهامك ، سواء كان ذلك في قائمة مهام أو لوحة كانبان.
إدارة الموارد
أخيرًا ، أدوات إدارة الموارد أمر لا بد منه. سواء كانوا الأشخاص في فريقك أو المعدات أو المواد أو ما إلى ذلك ، فأنت بحاجة إلى طريقة لتخطيط وتتبع تقدم مواردك للتأكد من أنها تفي بالمعالم المحددة في جدول المشروع وخطة إدارة المشروع.
ماذا عن مخطط جانت لمشروعات متعددة؟
مخططات جانت هي مكان العمل لأي خطة إدارة مشروع. إنهم ينظمون المهام ، ويحددون المواعيد النهائية ، والمعالم الرئيسية ويظهرون جدول المشروع بالكامل عبر مخطط زمني مرئي. يستخدمها مديرو المشاريع لإنشاء جداول ، وإجراء التعيينات ، والتحقق من تعارضات الموارد وغير ذلك الكثير. إنها أداة الانتقال لإدارة جدول المشروع.
هل يمكن استخدام مخططات جانت في إدارة المشاريع المتعددة؟ نعم ، ولكن فقط إذا كان مخطط جانت هذا قادرًا على عرض جميع مشاريعك في مكان واحد. هذا يسمى خارطة طريق المشروع. يبدو أنه مخطط جانت ، فقط بدلاً من تصور الجدول الزمني لخطة مشروع واحدة ، فإنه يعرض جميع مشاريعك من البداية إلى النهاية ، في مكان واحد.
نظرًا لأن خارطة الطريق تعرض جميع مشروعاتك ، فإنها تسهل عليك معرفة الأماكن التي يمكنك فيها مشاركة الموارد أو نقلها للحصول على المزيد من الفوائد مقابل أموالك. يعتبر قالب خارطة طريق المشروع الخاص بنا مثاليًا لمدير المشروع المكلف بقيادة مشاريع متعددة.
5 نصائح أساسية لمشاريع متعددة أفضل
ستساعدك أدوات إدارة المشاريع المتعددة فقط حتى الآن في إدارة مشاريع متعددة. أدوات برامج إدارة المشاريع جيدة فقط مثل الشخص الذي يستخدمها. لذلك ، احصل على الأداة الصحيحة ثم قم بتطبيق هذه النصائح الخمس لتحسين إدارة المشاريع المتعددة.
- التخطيط والتخطيط والتخطيط: لا يمكننا التأكيد عليه بما فيه الكفاية. يعد تخطيط المشروع من أهم الأنشطة التي يمكن لمدير المشروع القيام بها ، سواء كان يعمل في واحد أو عشرات المشاريع. يمنحك تخطيط المشروع الفرصة للتحكم في أكبر عدد ممكن من الأنشطة في مشاريعك. يتضمن ذلك إدارة المخاطر وإدارة الموارد وتتبع الوقت وتخطيط السعة والاتصالات وخطط الطوارئ وغير ذلك الكثير.
- تمتع برؤية عبر جميع المشاريع: ما تريده هو الرؤية عبر جميع مشاريعك أو برامجك أو محفظة مشاريعك في مكان واحد. لا يجب أن تتنقل من تطبيق إلى آخر لتخطيط المشاريع وإدارة الموارد والتواصل مع أعضاء فريق المشروع. هذه وصفة لكارثة. من المؤكد أنك ستفتقد شيئًا بالغ الأهمية. ابحث عن أداة إدارة قوائم الأعمال التي تتيح لك إدارة جميع مشاريعك في مكان واحد.
- تحديد الأولويات: عليك أن تعرف ما هو المهم وما هو غير المهم. قد يبدو كل شيء مهمًا وفي عالم مثالي ، يكون كذلك. ولكن عند إدارة مشاريع متعددة ، يجب أن تعرف المهام التي تحتاج إلى إنجازها من أجل تحقيق أهداف مشروعك. سيكون هناك بعض ما ترغب في القيام به والبعض الآخر يمكن تخطيه على الأرجح دون أي تأثير على الجدول الزمني أو الميزانية أو جودة المشروع.
- تفويض العمل: يعتبر مديرو المشروع مخططين رائعين ، لكنهم أيضًا مفوضون رائعون. إنهم يعرفون أنهم لا يستطيعون فعل كل شيء. لهذا السبب قاموا بتجميع فريق إدارة المشروع بالمهارات والخبرة لإنجاز المهمة. يتفاقم هذا فقط عندما تدير مشاريع متعددة. مهمتك هي الإشراف على الموارد وإيجاد الكفاءات بين المشاريع. يمكن أن يذهب العمل المزدحم إلى أعضاء فريقك.
- تعرف على ما تفعله فرقك: أنت تريد أن تمنح الفرق الحرية للقيام بما تفعله بشكل أفضل ولكن مع الإشراف. كيف يمكنك القيام بذلك دون إدارة دقيقة لهم ، وربما تآكل الثقة ، وبالتالي تآكل إنتاجيتهم؟ أنت بحاجة إلى أدوات لتتبع الوقت وإدارة الموارد لتراقب عملهم دون أن يقفوا في طريقهم. تعرف على ما يعملون عليه ، وما هي حالة تلك المهام وما إذا كان أعباء العمل الخاصة بهم متوازنة للحفاظ على عملهم بأقصى طاقتهم.
كيف يساعد ProjectManager في إدارة مشاريع متعددة
أفضل نصيحة يمكن أن يحصل عليها أي مدير مشروع عند إدارة مشاريع متعددة هي الحصول على برنامج إدارة المشاريع الذي يمكنه تسهيل كل الأشياء التي يحتاجون إلى القيام بها. ProjectManager هي أداة قائمة على السحابة تنظم مشاريعك وتمنحك أدوات إدارة الموارد اللازمة للحفاظ على تسليم كل مشروع في الوقت المحدد وفي حدود ميزانيته وتلبية توقعات الجودة لأصحاب المصلحة.
أقوى إدارة للمهام في السوق
تعد إدارة المهام عبر المشروعات أمرًا سهلاً باستخدام ميزات إدارة المهام الخاصة بنا. يمكنك تعيين المهام وتتبع الوقت الذي يقضيه فريقك في هذه المهام ومنحهم الأدوات التي يحتاجون إليها للتعاون والعمل معًا بشكل أفضل. تعد طرق عرض المشروع المتعددة مناسبة للفرق المختلطة التي تعمل بشكل مختلف. يمكنهم استخدام قائمة المهام لإدارة عملهم. يمكن للمديرين رؤية حالتهم وتتبع تواريخ الاستحقاق للتأكد من تحقيقهم للمعالم الرئيسية.
قم بإدارة فريقك بسهولة
اجعل فريقك في وضع مرئي دون إعاقة تقدمه باستخدام أدوات إدارة الفريق. مرة أخرى ، تسمح طرق العرض المتعددة للمشروع للجميع بالعمل بالطريقة التي يريدونها. تتم مشاركة جميع تحديثات الحالة عبر البرنامج بحيث يكون الجميع دائمًا على نفس الصفحة. يحصل المديرون على عرض عالي المستوى للفريق بأكمله وما يعملون عليه ، وكل ذلك مدرج في مكان واحد على صفحة الفريق. يمكنهم رؤية المهام الموكلة إليهم للحصول على الرؤية التي يحتاجون إليها للتأكد من أن كل مشروع على المسار الصحيح.
تخطيط وتتبع الموارد على مخططات حجم العمل
إدارة الموارد هي أيضا مفتاح. توفر مخططات عبء العمل للمديرين عرضًا لأعباء عمل فرقهم في مخطط مرمز بالألوان يجعل من السهل والسريع معرفة من لديه عدد كبير جدًا من المهام أو القليل جدًا منها. ثم أعد تخصيص تلك المهام مباشرة من مخطط عبء العمل وحافظ على توازن عبء العمل. يمكنك أيضًا تتبع الموارد غير البشرية على Gantt.
قم بإنشاء مجموعة خرائط طريق
تعد ميزات إدارة المحافظ لدينا مثالية لإدارة المشاريع المتعددة. هناك خارطة طريق توضح لك جميع المشاريع في جدول زمني واحد لمساعدتك في تخصيص الموارد بشكل أكثر فعالية. تمنحك لوحة معلومات المحفظة في الوقت الفعلي الخاصة بنا عرضًا عالي المستوى للمقاييس عبر جميع مشاريعك. هناك أيضًا تقارير عن المحفظة يمكن إنشاؤها بنقرة واحدة. يمكن تصفية جميع تقاريرنا لإظهار البيانات التي تحتاجها فقط. ثم شاركها مع أصحاب المصلحة لإبقائهم على اطلاع دائم وسعداء بتقدمك.
ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعدك في التخطيط والتتبع والإبلاغ عن مشاريع متعددة. سواء كنت تدير مشروعًا أو عشرات المشاريع ، تمنحك أداتنا بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أفضل والميزات التي تحتاجها لتنفيذها على أفضل وجه. جرب ProjectManager اليوم مجانًا!