كيفية تنفيذ تقييم الاحتياجات

ماذا يحتاج مشروعك أو عملك أو مؤسستك؟ إنه ليس سؤالًا بسيطًا. ومع ذلك ، فإن الإجابة على هذا السؤال لا ينبغي أن تربكك. ما عليك سوى إجراء تقييم للاحتياجات لتحديد احتياجات مشروعك بدقة.

ما هو تقييم الاحتياجات؟

كما ذكر أعلاه ، فإن تقييم الاحتياجات هو عملية لمعرفة احتياجات منظمة أو مشروع. يتم ذلك عن طريق تحديد الحالة الحالية والحالة المرغوبة ، على غرار تحليل الفجوة. عملية تقييم الاحتياجات هي عملية منهجية تستخدم في العديد من الصناعات والتخصصات مثل الرعاية الصحية وإدارة الأعمال والموارد البشرية وإدارة المشاريع.

1. المبادرة
2. تجميع البيانات وتحليلها
3. الإنتاج النهائي

في إدارة المشروع ، يمكن أن يتناول تقييم الاحتياجات المنظمة وإذا كان المشروع يتماشى مع احتياجاتها. يمكن أيضًا استخدامه كعملية منهجية داخل مشروع يسعى إلى اكتشاف مدى تباعد الظروف الحالية للمشروع مقارنة بالشرط المطلوب لإكمال ناجح.

الموضوعات ذات الصلة: أفضل برنامج لإدارة المشاريع لعام 2022

تبدأ عملية تقييم الاحتياجات بأسئلة لتحديد احتياجات مشروعك أو عملك أو مؤسستك. ثم بمجرد تحديد احتياجاتك ، يحدد تحليل الثغرات بعد ذلك كيفية سد الفجوة بين مكان وجود المنظمة في الوقت الحالي والمكان الذي يجب أن تكون فيه في وقت لاحق.

بمجرد الانتهاء من تقييم الاحتياجات ، سترغب في تحويل هذه النتائج إلى اتجاه لمشروعك. يساعد استخدام برنامج إدارة المشاريع في تبسيط هذه العملية. ProjectManager هو برنامج عمل وإدارة مشاريع قائم على السحابة مع طرق عرض متعددة للمشروع. يمكنك سرد أسئلة تقييم الاحتياجات على لوحات كانبان الخاصة بنا ويتم تسجيل جميع التفاصيل في جانت والورقة وقائمة المهام وطريقة عرض التقويم ، مما يسهل تحويل الإجابات على هذه الأسئلة إلى خطة مشروع. ابدأ مع ProjectManager مجانًا اليوم.

أسئلة تقييم الاحتياجات

يمكنك استخدام هذه الأسئلة لتبدأ في عملية تقييم الاحتياجات. هذه الأمثلة على الأسئلة تعمل في أي صناعة.

• هل يتم تسليم خدماتك و / أو منتجاتك للعملاء في الوقت المحدد؟ إذا كانت الإجابة على هذا السؤال بالنفي ، فأنت بحاجة إلى استكشاف السبب. إذا كانت الإجابة بنعم ، فستحتاج إلى النظر في العملية لمعرفة ما إذا كانت هناك مناطق يمكنك فيها تبسيط العمليات بشكل أكبر لتوفير المزيد من الوقت.
• هل الشركة مربحة أم تحقق أهدافها المالية سنويا؟ إذا كنت لا تجني الأموال أو تصل إلى الأهداف التي حددتها لنفسك ، فأنت بحاجة إلى استكشاف المجالات المالية لعملك لمعرفة السبب. إذا كنت كذلك ، فإن السؤال الذي يجب طرحه هو كيف يمكنك القيام بعمل أفضل.
• هل يتم إنشاء العملاء المحتملين بانتظام؟ هذا سؤال يتعلق بمبيعات عملك ولكنه يرتبط أيضًا بالجانب المالي. أنت بحاجة إلى بعض العملاء المحتملين لتحقيق المبيعات. كلما زاد عدد العملاء المحتملين ، زادت احتمالية إتمام الصفقات. لذلك ، يعد إنشاء عملاء محتملين أمرًا بالغ الأهمية ، وإذا كنت متأخرًا في هذا الصدد ، فأنت بحاجة إلى معرفة السبب.
• هل هناك رؤية واضحة للشركة؟ بيان الرؤية هو الوثيقة التوجيهية لأي عمل تجاري. إذا كان بيان الرؤية هذا غير واضح فسيؤثر سلبًا على كل جانب من جوانب عملك. إذا كان الأمر واضحًا ، فقد ترغب في إعادة النظر في تقييم الاحتياجات بانتظام حيث يمكن تحديث الرؤية مع نمو الشركة وتغيرها.
• هل يتم مراقبة جودة العمل بشكل مستمر؟ يعتمد نجاح أي عمل على جودة العمل الذي يقوم به. إذا لم يكن لديك أداة تراقب هذه الجودة للتأكد من أنك تحقق دائمًا توقعات الجودة ، فستحتاج إلى الحصول على واحدة. إذا كان لديك واحد ، فربما يحتاج إلى ترقية.

لماذا تقييم الاحتياجات مهم؟

كما قلنا سابقًا ، قد يكون من الصعب تمييز احتياجات المشروع ، خاصةً عندما تكون في منتصفه. من خلال عملية منهجية تمر بعناية من خلال خطة المشروع قطعة قطعة ، فمن المرجح أن تصبح أي مشكلات لم تتم تلبيتها واضحة. ثم يمكن سد الفجوة بين الحاجة والظروف الحالية.

هناك أنواع مختلفة من تقييم الاحتياجات ، يمكن لكل منها الكشف عن مجموعة متنوعة من الفجوات ؛ يمكنه معالجة فجوة في المعرفة أو الممارسات أو المهارات أو الأدوات. يساعد تقييم الاحتياجات في إظهار ما يعمل وما لا يعمل في المشروع. بعد ذلك ، يمكن إصلاح ما لا يعمل. يساعد هذا المنظمة أو المشروع في جعله أكثر كفاءة.

يعتبر تقييم الاحتياجات أداة تخطيط قوية لأنه لا يقيم فقط الاحتياجات من مستوى واحد من المشروع أو المنظمة ولكن من جميع المستويات. تحصل على نهج شامل يرى كلاهما الاحتياجات من مستوى عالٍ إلى مستوى محبب. يساعد هذا في إعلام خطتك وتقديم إجراءات محددة يجب اتخاذها من أجل إجراء تحسينات.

أنواع تقييم الاحتياجات

لا يوجد نوع واحد من تقييم الاحتياجات ، في الواقع ، هناك سبعة. على سبيل المثال ، يمكنك إجراء تحليل فجوة أو تحليل تناقض لمقارنة الأداء بما كنت تنوي القيام به. هناك أيضًا انعكاس على العمل والتفكير في العمل. الأول ينظر إلى الوراء لتحديد ما تم إجراؤه بشكل جيد وما يمكن تحسينه. هذا الأخير هو نفسه ، فقط على الإجراءات التي تحدث حاليًا.

يمكنك أيضًا الاحتفاظ بمفكرة أو دفتر يوميات أو سجل أو إجراء مراجعات أسبوعية كجزء من التقييم الذاتي. ثم هناك مراجعة الأقران ، وهي عبارة عن متخصصين آخرين ينظرون إلى العمل ويقدمون تقارير إليك مع التعليقات والنصائح. تعتبر الملاحظة مهمة أيضًا ، فهي مجرد مراقبة المهام أثناء مرورها بالعمليات التجارية.

هناك أيضًا شيء يسمى مراجعة الحوادث الحرجة وتدقيق الأحداث الهامة ، والتي يمكن أن تحدد كفاءات الشركة لضمان الجودة. أخيرًا ، مراجعة الممارسة هي مراجعة روتينية للعمل يمكنها تحديد الاحتياجات وما يحتاج إلى تحسين. تقنيات تقييم الاحتياجات السبع هذه ليست فريدة من نوعها لإدارة المشاريع ولكن يمكن تطبيقها على العديد من الصناعات.

كيفية إجراء تقييم الاحتياجات في 7 خطوات

للحصول على تقييم كامل للاحتياجات يمكنه تحديد الثغرات وخدمة احتياجات مشاريعك على أفضل وجه ، حددنا سبع خطوات. هذه الخطوات ذات صلة تقريبًا بأي تخصص أو أسلوب قد تفضله.

1. تحديد الجهة الراعية للمشروع

راعي المشروع ليس مجرد صاحب مصلحة ، ولكنه راع تنفيذي ، وهو قائد كبير في المنظمة. سيساعد هذا الشخص في توجيه تقييم الاحتياجات والحفاظ على اتساقه مع أهداف المنظمة الأكبر.

يمكن للراعي أيضًا حشد الدعم لتقييم الاحتياجات. إنهم في موقع عالٍ بما يكفي داخل المنظمة لجعل قادة الأقسام يتماشون مع العملية ، والتي يمكن أن تزيل العقبات التي قد تعيق التقدم. يحصل الراعي على موافقة من جميع المشاركين من خلال تقديم التوجيه ، والأهم من ذلك ، تمويل المشروع. إنهم يتأكدون من أن لكل شخص مصلحة في نجاح العملية.

2. إنشاء نموذج عائد الاستثمار

من خلال تحديد العائد على الاستثمار (ROI) وكيف سيعود المشروع بالفائدة على المؤسسة ، فإن تقييم الاحتياجات يبرر الالتزام المالي.

كما سيُظهر ، بمعنى أوسع ، أن المشروع بحد ذاته ذا قيمة. يستحق المشروع الجهد والوقت والتكاليف التي يتطلبها لأنه سيحقق عائدًا كبيرًا على استثماراته. لذلك يجب أن يتضمن جزء من نموذج عائد الاستثمار هذا جدول التكلفة واستثمار رأس المال ومتطلبات التوظيف الخاصة بالمشروع.

3. تحديد مسارات العمل الضرورية

هذا عندما يتم تحليل كل قسم ، بما في ذلك مسارات العمل وأعضاء الفريق فيه. يجب أن تكون هناك شفافية حتى تعمل هذه الخطوة.

هناك مسارات عمل خارج المؤسسة أيضًا ، مثل عندما تعمل المشاريع مع البائعين والمقاولين والمؤسسات الأخرى. لذلك ، يجب إزالة جميع الصوامع الموجودة في المشروع حتى تعمل هذه الخطوة.

4. مقابلة قادة مسار العمل

بمجرد تحديد مسارات العمل المرتبطة بالمشروع ، حان الوقت للتحدث مع قادة كل من مسارات العمل هذه لفهم عمليتهم. سترغب في اكتشاف أي نقاط ألم يعانون منها. انظر أيضًا كيف سيؤثر تقييم الاحتياجات هذا على عملهم. ستساعدك هذه البيانات الأخيرة عند حل أي فجوات في الاحتياجات.

من خلال فتح قنوات الاتصال بين جميع مسارات العمل التي تشكل جزءًا من المشروع الأكبر ، فإنك تعزز اتصالات أفضل طوال تنفيذ المشروع. هذا يساعد المديرين ، ولكن أيضًا الفرق العاملة في المشروع.

5. لقاء مع الفرق

لقد قابلت قادة مسار العمل ، حان الوقت الآن لإعداد اجتماعات مع فرقهم. تريد التحدث مع كل عضو في الفريق ، بغض النظر عن مكان عمله في المنظمة. الفرق هي قواتك على الخطوط الأمامية ولديها خبرة ومنظور لا ينعكس في كثير من الأحيان في الإدارة.

يمكن أن توفر لك الفرق نظرة عامة على المشروع ، حيث تظهر المشكلات أولاً. يمكنهم توفير المعلومات التي تعتبر أساسية لحل هذه القضايا.

الموضوعات ذات الصلة: 8 خطوات لتحسين إدارة المشكلات

مهمتك هي توضيح أهداف المشروع وغاياته. اترك وقتًا لأعضاء الفريق لطرح الأسئلة وإشراكهم في محادثة. اجعل أعضاء الفريق صادقين وسماع شكاواهم في مكان آمن ، دون حكم أو عقوبة. سيعرضون لك مناطق في المشروع يجب إصلاحها. بناء ثقتهم ، والقرارات أكثر فعالية.

6. إنشاء فريق والجدول الزمني

مع كل البيانات التي جمعتها ، حان الوقت الآن لتجميع فريق للرد على القضايا المثارة وجدولة المعلومات بطريقة تخصص جميع الأجزاء المختلفة وتوفر المساءلة التي تستند إلى احتياجات المشروع.

تتم مشاركة هذا الجدول وتخزينه رقميًا حتى يتمكن الجميع من الوصول إليه ، بالإضافة إلى نشره فعليًا في الأماكن العامة التي تجمعها الفرق. يجب إبلاغ التحسينات بشكل فعال عبر جميع الإدارات والفرق.

7. ما قبل التنفيذي تقرير الخروج

هذه الخطوة الأخيرة هي عندما تحصل البيانات والجدول على الموافقة التنفيذية. بدون موافقة على المستوى التنفيذي ، لن يتم سد الثغرات التي تم الكشف عنها أثناء تقييم الاحتياجات. بمجرد أن يتفق الجميع على المضي قدما ، وعندها فقط ، يمكن تنفيذها.

مثال على تقييم الاحتياجات

لنتخيل مثالًا افتراضيًا لتقييم الاحتياجات للحصول على صورة أوضح لما نتحدث عنه. في هذه الحالة ، سنتخيل شركة تصنيع تواجه مشكلات في توصيل منتجاتها للعملاء في الوقت المحدد. ستكون هذه هي الخطوة الأولى ، وتحديد احتياجات العمل ، التي لديهم. رغم ذلك ، كان بإمكانهم إجراء تحليل لإدراك أنهم لم يفوا بالمواعيد النهائية للإنتاج.

ستكون الخطوة التالية هي إجراء تحليل الفجوة للحصول على فكرة عن الوضع الحالي والفجوة بين ذلك والحالة المرغوبة. قد يؤدي ذلك إلى مشكلات تتعلق بطريقة الإنتاج أو الاحتياجات التدريبية لفريقك أو أدوات أكثر كفاءة. لنفترض أن المصنع قام مؤخرًا بتحديث الأدوات التي يستخدمها لإنتاج منتجاته ولكن الفريق لا يلبي إمكانات المعدات الجديدة.

ذات صلة: نموذج تحليل الفجوة

يؤدي هذا إلى الخطوة التالية ، وهي تقييم خيارات التدريب لرفع سرعة الفرق باستخدام الأدوات الجديدة. ستحتاج إلى البحث عن برامج التدريب ، والتكاليف ، وعائد الاستثمار ، والامتثال القانوني ، والوقت الذي سيستغرقه التدريب ، وكيفية الحفاظ على المنافسة خلال عملية التدريب هذه. في هذه المرحلة ، ستنشئ تقريرًا يشرح احتياجات التدريب ويوصي بمسار للمضي قدمًا.

قوالب تقييم الاحتياجات

إذا كنت تتطلع إلى إجراء تقييم للاحتياجات ، فيمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشروع ، خاصة عند تنفيذ خطتك للتحسين. ومع ذلك ، إذا لم تكن مستعدًا للقيام بهذه الخطوة ، فلدينا قوالب مجانية لإدارة المشاريع لمساعدتك. يتميز موقعنا بالعشرات من قوالب إدارة المشاريع لكل مرحلة من مراحل مشروعك. فيما يلي بعض الأشياء التي تتوافق مع تقييم الاحتياجات.

نموذج تجميع المتطلبات
يعني تقييم الاحتياجات الحصول على الكثير من البيانات. يعد قالب تجميع المتطلبات المجاني لبرنامج Word أداة رائعة لجمع كل تلك المستندات. هناك صفحة غلاف لتحديد الحاجة ، وقسم لخطة المشروع حول كيفية تنفيذ خطتك لسد الفجوة التي وجدتها ، ومكان لكتابة أفكار أصحاب المصلحة حول الأهداف والغايات بالإضافة إلى الكثير.

قالب عناصر العمل
أثناء قيامك بعملية تقييم الاحتياجات ، ستأتي بمهام. قالب عناصر العمل المجاني لبرنامج Excel هو المكان الذي يمكنك التقاطها فيه. الآن لديك قائمة بالمهام التي ستحتاجها لتعيين فريقك. ستعرف العمل الذي يجب القيام به ، والموعد النهائي والمزيد. من وماذا ومتى هو بداية الجدول الزمني.

نموذج خطة المشروع
سيقودك الجدول الذي بدأته بقالب عناصر الإجراءات المجانية إلى خطة المشروع لتنفيذ ما تعلمته في تقييم الاحتياجات. يحتوي قالب خطة المشروع المجاني لبرنامج Word على أماكن لك لوضع كل ما تحتاجه لتنفيذ خطة مشروعك ، من الأهداف إلى الأنشطة والمهام إلى الموارد التي ستحتاجها لإنجاز العمل.

كيف يساعد ProjectManager في تقييم الاحتياجات

بمجرد أن يكون لديك خطة للاستجابة للفجوات التي اكتشفتها في تقييم احتياجاتك ، يمكن إعداد هذه الخطة في ProjectManager ، وهو برنامج عمل وإدارة مشروع قائم على السحابة. نحن نساعدك على تخطيط مهامك وجدولة العمل لتحقيق ما تحتاجه من تقييم احتياجاتك.

تنظيم المهام على مخططات جانت التفاعلية

احصل على جميع مهامك بالترتيب عند التخطيط لكيفية تلبية احتياجاتك من خلال مخطط جانت عبر الإنترنت. يمكنك ربط المهام التابعة لتجنب التأخير وإضافة معالم لتتبع التقدم وحتى تصفية المسار الحرج.

يمكنك الآن رؤية جدولك بالكامل على جدول زمني للحصول على نظرة عامة. ثم قم بتعيين خط الأساس وستتمكن من تتبع الجهد المخطط له مقابل الجهد الفعلي في الوقت الفعلي للالتزام بهذا الجدول الزمني.

استخدم طرق عرض متعددة للمشروع للعمل بالطريقة التي تريدها

عندما تقوم بتعيين مهام فريقك ، فقد يعملون في بيئة رشيقة ، وهي بيئة غير مناسبة لمخططات جانت. هذا هو السبب في أننا نقدم وجهات نظر متعددة للمشروع لإرضاء الجميع.

يمكن لفرق Agile استخدام لوحات كانبان لإدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم والتخطيط للسباقات السريعة ، بينما يمكن للمدراء رؤية عمليتهم لإعادة تخصيص الموارد حسب الحاجة لتجنب الاختناقات. قد يرغب أعضاء الفريق الآخرون في الحصول على قائمة مهام أو طريقة عرض تقويم. والامر متروك لهم. يتم تحديث جميع المشاهدات معًا بحيث يكون هناك دائمًا مصدر إشارة للحقيقة.

تتبع التقدم والأداء على لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

على الرغم من أن فرقك قد تعمل على طرق عرض مختلفة للمشروع ، وربما تعمل عن بُعد ، فلا يزال بإمكانك مراقبة عملهم من خلال لوحة التحكم في الوقت الفعلي. لا يوجد إعداد كما هو الحال مع الأدوات خفيفة الوزن ، ونجمع تلقائيًا بيانات في الوقت الفعلي ، ونحسبها ثم نعرض النتائج في رسوم بيانية ملونة تتعقب ستة مقاييس للمشروع.

بالطبع ، لدينا تقارير الحالة والمزيد فقط بضغطة زر يمكن تصفيتها ومشاركتها مع أصحاب المصلحة. تخصيص سير العمل لتبسيط العمليات الخاصة بك وإضافة الموافقات على المهام للتحكم في تغييرات الحالة. بالإضافة إلى ذلك ، نحن متعاونون حتى النخاع ، ونساعد الفرق على العمل معًا بشكل أفضل. يمكنك أيضًا حفظ جميع مستندات تقييم احتياجاتك لاستخدامها في المستقبل نظرًا لأن لدينا مساحة تخزين غير محدودة للملفات.

ProjectManager هو برنامج إدارة أعمال ومشاريع حائز على جوائز ، ويربط الفرق المختلطة بغض النظر عن مكان وزمان وكيفية عملها. تساعد طرق العرض المتعددة للمشروع والنظام الأساسي التعاوني فريقك على العمل بشكل أكثر إنتاجية ، بينما تتمتع بالشفافية في هذه العملية لإبقائهم يعملون بقدرة باستخدام أدوات إدارة الموارد. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.