كيفية إنشاء نظام أساسي للتعاون مثل Microsoft Teams

تعد البرامج عالية الجودة جزءًا لا يتجزأ من العمل الآن أكثر من أي وقت مضى. هنا ، سنتحدث عن كيفية إنشاء نظام أساسي للتعاون ، وتكلفة بناء هذا النوع من البرامج ، وكيف يمكنك التعامل مع هذه العملية.

كيف تختلف أدوات التعاون للأعمال عن منصات الاتصال؟

لقد تزايدت شعبية العمل عن بُعد لسنوات ، لكن عام 2020 منحنا جميعًا دفعة قوية في المؤخر ، لذا سنواجه ضربة قوية لسنوات. ارتفع الطلب على جميع أنواع البرامج لإدارة الفرق البعيدة في الشهرين الماضيين أكثر مما كان عليه في عام 2019 بأكمله. الخوادم تحت عبء كبير لدرجة أنها بدأت في الفشل.

بكل صدق ، نحتاج إلى المزيد من برامج اتصالات المؤسسات لأوقات كهذه وما بعدها.

برنامج اتصالات المؤسسة هو الاسم الجماعي لمجموعة من الأدوات بما في ذلك أدوات التعاون.

منصات الاتصال مثل Facebook Workplace هي في الأساس شبكات اجتماعية. أنها تدعم العديد من جوانب الاتصالات المتعلقة بالعمل. وهذا يعني التواصل حول الأنشطة اللامنهجية أيضًا - مشاركة الاهتمامات وتنظيم لقاءات ما بعد العمل والمزيد. في النهاية ، يوجد Facebook Workplace والمنصات المماثلة لتوحيد القوى العاملة في الشركة من خلال تقريب الأشخاص من بعضهم البعض ومن الشركة.

من ناحية أخرى ، تعد Microsoft Teams و Trello و Slack أدوات تعاون جماعي . هم أقل عن روح الشركة وأكثر عن العمل الفعلي. وفي حين أن مساعدة الموظفين على تكوين روابط مهمة للغاية ، فإن بعض الشركات تفضل عدم القيام بذلك باستخدام البرامج الداخلية. تختار هذه الشركات منصات مثل MS Teams و Slack.

هل تريد معرفة كيفية إنشاء نظام أساسي للتعاون مثل Microsoft Teams؟ هنا دليل عام.

1. ابدأ بتحليل الأعمال

قبل أن تبدأ في تطوير برنامج التعاون الخاص بك ، تحتاج إلى إجراء بحث وتحليل البيانات . يعتمد نجاح منتجك على جودة تحليلك ، ولهذا السبب إذا لم تكن متخصصًا بنفسك ، فمن المنطقي أن توظف واحدًا. إذا كنت تخطط للاستعانة بمصادر خارجية لتطوير شركة تطوير برمجيات ، فإن العديد من هذه الشركات لديها مديرو مشاريع ومحللون يمكنهم القيام بهذا العمل نيابة عنك.

يعد تحليل الأعمال موضوعًا واسعًا بحد ذاته وعملية تتطلب وقتًا ومهارات مهنية. يمكنك جمع المعلومات التي ستحتاج إليها لبناء نظام أساسي ناجح للاتصال والتعاون في قالب يسمى Lean Canvas.

The Lean Canvas عبارة عن مجموعة من الأسئلة التي ستساعدك إجاباتها على جعل منتجك جيدًا بقدر ما يمكن - ومن ثم أفضل:

• ما هي المشكلة التي يحاول منتجك حلها؟
• كيف سيحل منتجك المشكلة؟
• ما الذي يميز منتجك؟
• من هم منافسيك؟
• هل هناك أي ميزة يمكنك استخدامها ولا يستطيع منافسوك استخدامها؟
• لمن تقوم ببناء منتجك؟
• كيف تخطط لقياس أداء منتجك؟
• كيف يمكنك الترويج لمنتجك؟
• كيف تخطط لكسب الدخل؟

عادة ، تقع على عاتق مدير المشروع مسؤولية جمع وتنظيم كل هذا وبعض المعلومات الإضافية. ستتيح لك هذه المعلومات إجراء أول تقديرات تقريبية لوقت وتكلفة التطوير. ستكون هذه التقديرات تقريبية للغاية وستتغير مرة واحدة على الأقل - عندما تقرر أنت والفريق الميزات التي تحتاجها - ولكن ربما أكثر من مرة ، نظرًا لأن الأفكار الجديدة يمكن أن تظهر في أي وقت ، والميزات تأتي وتذهب ، ويتم تقديم تقنية جديدة في كثير من الأحيان . ومع ذلك ، إنها البداية.

2. حدد نوع أدوات التعاون عبر الإنترنت التي ترغب في إنشائها

حتى داخل سوق أدوات التعاون ، هناك أنواع مختلفة من المنصات.

• Microsoft Teams هي أداة تعاون حديثة مدرجة في Microsoft 365. وتتمثل أكبر ميزة لها في التكامل السلس مع جميع أدوات Microsoft الأخرى ، بما في ذلك Skype for Business.

• Slack هو ، أولاً وقبل كل شيء ، تطبيق مراسلة. إنها أداة رائعة لتعاون الفريق لأنها تتيح لك إنشاء قنوات وقنوات فرعية وخيوط ومسودات وتخزين الملفات ويمكنها الاتصال بمجموعة واسعة من الأدوات الأخرى التي قد تستخدمها بالفعل.

• تعد Trello و Asana من أدوات إدارة المشروع حيث يمكن لقائد الفريق إضافة المهام وتعيينها لأعضاء الفريق ونقلها بين المجالس (على سبيل المثال ، المهام الواجبة - قيد التقدم - المكتملة). لا تحتوي هذه الأنظمة الأساسية على دردشة داخل التطبيق ، ولكن يمكن للمستخدمين ترك تعليقات على المهام. كلاهما يوفر التكامل مع Slack للتواصل.

تحتاج إلى معرفة نوع برنامج التعاون الذي ستقوم بإنشائه قبل أن تبدأ في التطوير ، حيث سيكون للأنواع المختلفة ميزات مختلفة.

3. إنشاء مفهوم التنقل

مفهوم التنقل هو رسم تخطيطي لمنصتك تم إنشاؤه بواسطة مصممي UI / UX. إنه ليس تصميمًا بعد - لا توجد أنظمة ألوان أو أيقونات أو خطوط. الرسم التخطيطي عبارة عن مجموعة من الشاشات ، كاملة قدر الإمكان ، مصممة لإنشاء تصور للمنصة. ما الزر يؤدي إلى أين؟ كيف توضع العناصر؟ ماذا بعد ماذا؟ كيف يرتبط كل شيء؟ يساعدك مفهوم التنقل أنت والفريق في الوصول إلى نفس الصفحة ومشاهدة المنتج بالمثل.

4. بناء النماذج

قبل أن تذهب وتفريغ كل أموالك في المنتج الشامل ، تحتاج إلى التحقق من صحة الفكرة. مسلحًا بالمعلومات التي جمعتها ، يمكنك اختبار ما إذا كانت الفكرة نفسها قابلة للتطبيق وما إذا كان شخص ما يحتاج بالفعل إلى منتجك. يمكنك التحقق من صحة الأفكار من خلال الاستطلاعات أو الاستفادة من نماذج أولية متوسطة الدقة .

يحتوي هذا النوع من النموذج الأولي على تصور أكثر تميزًا من مفهوم التنقل وهو مصمم لإظهار مجموعة المستخدمين التجريبية الخاصة بك ما يمكن للبرنامج القيام به وكيف. يمكنك استخدام البيانات التي تم الحصول عليها من التعليقات لإجراء تعديلات على المنتج.

بعد التحقق من صحة فكرتك ، يمكنك إنشاء استراتيجية تجربة المستخدم. هذه هي آخر مرحلة ما قبل التطوير. تتضمن استراتيجية تجربة المستخدم واجهة مفصلة ونماذج أولية عالية الدقة. هذه النماذج الأولية ليست تصميمًا كاملاً بعد - غالبًا ما تكون باللونين الأبيض والأسود ولديها خطوط وأزرار معممة - ولكنها توفر فهمًا شاملاً لما يقع في مكان وكيفية اتصال كل شيء.

5. اختر نموذجًا لتحقيق الدخل

إذا كنت تقوم ببناء استنساخ Slack أو Trello لاستخدامك الداخلي الخاص ، فلن تحتاج إلى تحقيق الدخل منه. ومع ذلك ، نادرًا ما تقوم الشركات ببناء هذا النوع من البرامج لأنفسهم فقط. تخميننا هو أنك إذا كنت تبحث عن كيفية إنشاء موقع ويب أو تطبيق تعاوني عبر الإنترنت ، فسيتم تقديمه كخدمة للشركات الأخرى.

عندما يتعلق الأمر بتطبيقات العمل ، فإن نماذج تحقيق الدخل قياسية إلى حد ما. لا يُنصح بشدة باستخدام الإعلانات ، لأنها ستصرف انتباه الأشخاص عن مهامهم. يمكن استخدام المدفوعات لمرة واحدة ولكن لا ينصح بها بشكل عام. الخيارات الأكثر استخدامًا لكسب عائد الاستثمار من أدوات التعاون والتواصل هي :

• نموذج الاشتراك
• نموذج فريميوم

يستلزم نموذج الاشتراك مدفوعات شهرية أو سنوية ، عادةً مع فترة تجريبية. نموذج فريميوم هو عندما تقدم مجموعة أساسية من الميزات مجانًا وميزات إضافية مقابل رسوم. يمكن أن تكون رسوم تطبيقات freemium لمرة واحدة أو قائمة على الاشتراك.

6. بناء MVP / MLP

اليوم ، السوق مشبع جدًا بكل شيء تقريبًا ، بما في ذلك أدوات التعاون للأعمال. من المهم إطلاق أداة التعاون الخاصة بك في أقرب وقت ممكن لبدء جمع بيانات إضافية وتحقيق أرباح مبكرة. هذا ما هو MVP ، أو الحد الأدنى من المنتج القابل للتطبيق . إنها منصة بوظائف أساسية يتم إطلاقها بين صفحة مقصودة ومنتج كامل.

ومع ذلك ، هناك بديل - MLP ، أو الحد الأدنى من المنتجات المحببة. الفرق هو أن MLP يركز بشدة على تصميم الواجهة وسهولة الاستخدام ، وليس فقط على الوظائف. من خلال جعل منتجك محبوبًا ، فإنك تساعده في التميز عن المنافسة.

7. مراقبة المقاييس

بعد إطلاق MVP أو MLP ، من المهم مراقبة أدائها . من خلال المراقبة المستمرة للتعليقات والمقاييس التي حددتها أثناء تحليل الأعمال ، ستعرف ما هو الجيد في منتجك وما الذي يحتاج إلى مزيد من العمل. سيساعدك هذا أيضًا في تحديد أولويات الميزات التالية لإطلاقها.

تطوير منصة التعاون: ميزات لا غنى عنها

اعتمادًا على نوع أداة التعاون التي تقوم بإنشائها ، ستختلف الميزات. سنحاول تغطية أهم الميزات عبر التطبيقات المختلفة لإنشاء صورة أكمل.

دردشة

لا تحتوي تطبيقات مثل Trello و Asana على هذه الميزة ، كما ذكرنا ، وهذه في الواقع واحدة من الشكاوى الرئيسية للمستخدمين حول هذه الأنظمة الأساسية. تعد وظيفة الدردشة داخل النظام الأساسي للتعاون أمرًا ضروريًا عندما يتعلق الأمر بالأعمال. التواصل البسيط والسهل يرفع مستوى الأداء.

للحصول على اتصال أكثر سلاسة ، يجب أن يكون المستخدمون قادرين على إجراء محادثات فردية خاصة بالإضافة إلى محادثات جماعية. على سبيل المثال ، يحتوي Slack على #channels - محادثات مخصصة لموضوعات أو مشاريع منفصلة يمكن للأشخاص الانضمام إليها وتركها عند الضرورة. ديسكورد لديه نظام مماثل.

بحث

يجب أن يكون المستخدمون قادرين على البحث عن رسالة في الدردشة أو عن مهمة على السبورة. هذا يذهب دون أن يقول ، أليس كذلك؟ يحتاج المستخدمون أحيانًا إلى العثور على رسائل تعود لأشهر سابقة ، وفي بعض الأحيان قد يكون هناك ألف رسالة يوميًا في الدردشة. البحث أمر لا بد منه لتواصل العمل والتعاون.

مكالمات الصوت والفيديو

من المعروف على نطاق واسع أن الناس يفكرون بشكل أسرع ويتواصلون بصوت عالٍ بشكل أكثر فاعلية من الكتابة. لهذا السبب تعقد العديد من الشركات اجتماعات يومية أو أسبوعية لمناقشة المشكلات التي تواجهها. هذا أمر شائع في تطوير البرمجيات ، على سبيل المثال - تلتقي الفرق العاملة في نفس المشروع لمناقشة المشاكل وإيجاد الحلول من خلال طرح الأفكار الأكثر جموحًا.

عندما نكتب ، نميل إلى الإفراط في التفكير في كل كلمة حتى لا نقول أي شيء غبي. ومع ذلك ، في حل المشكلات ، قد يكون الحل الذي يبدو غريبًا أو سخيفًا في الواقع شيئًا يدفع الفريق في الاتجاه الصحيح. لهذا السبب إذا كنت ترغب في تطوير تطبيق مثل Slack أو Microsoft Teams ، فستحتاج إلى ميزة الاتصال.

مشاركة الملفات

لا يتضمن كل نوع من العمل تبادل الملفات ، ومع خدمات مثل محرر مستندات Google وجداول بيانات Google ، يمكن أن يكون ذلك كافيًا لمشاركة رابط في رسالة. ومع ذلك ، فإن خيار إسقاط ملف مباشرة في نافذة الدردشة يعد مفيدًا لمعظم المستخدمين. إنه أسرع في بعض الأحيان.

التخزين المشتركة

يسمح Microsoft Teams بالتعاون في المستندات ويوفر مساحة تخزين مشتركة. يحتوي Slack على علامات تبويب الملفات والمحفوظة حيث يمكن للمستخدمين الوصول بسهولة إلى كل شيء ليس نصًا عاديًا في الرسائل. يعتمد ما إذا كان التطبيق الخاص بك يجب أن يوفر فقط الوصول إلى الملفات أو إمكانية تحرير المستندات بشكل مشترك دون مغادرة التطبيق على نوع الفرق التي ستستخدم نظام الاتصال والتعاون الأساسي الخاص بك.

مشاركة الشاشة

تعد مشاركة الشاشة مفيدة حقًا للتعاون عن بُعد. في الغالب ، جزء من ميزة الاتصال عبر الفيديو. تتيح مشاركة الشاشات لأعضاء الفريق دعم ما يقولونه بالمرئيات. في مؤتمرات الفيديو ، من الممكن مشاركة الشاشات عند إعداد التقارير والعروض التقديمية. في المفاوضات والاجتماعات عبر الإنترنت مع العملاء أو الشركاء ، يمكن للمستخدمين مشاركة المخططات والرسوم البيانية لدعم البيان. ستكون مشاركة الشاشة مفيدة إذا كنت تقدم مشروعًا للمستثمرين أو تبلغ عن تقدم المشروع.

التعيين / @ الإشارات

يمكن تنفيذ التعيين والإشارة إلى الميزات بطريقة مماثلة ، ولهذا قمنا بتجميعها معًا هنا.

• إذا كنت ترغب في تطوير أداة لإدارة المشاريع مثل Trello ، فستحتاج إلى تنفيذ ميزة لتعيين المهام لأعضاء الفريق.
• في مُحرر مستندات Google ، من الممكن دعوة شخص ما لسحب مستند عن طريق @ الإشارة إليه في تعليق.
• بالنسبة إلى برنامج مراسلة يشبه Slack ، فإن ذكر مستخدم في دردشة جماعية يلفت انتباهه ، ويمكن استخدامه للعثور على الرسائل الموجهة إليه بسهولة ، مع توفير وظائف إضافية.

الهيكل التنظيمي

إذا كنت تبني برنامجًا لفرق أو مؤسسات كبيرة ، ففكر في إضافة مخطط تنظيمي. سيساعد هذا الموظفين الجدد على معرفة من يتحدثون إليه أو العثور على الأشخاص الذين يحتاجون إلى التحدث معهم حول قضايا معينة. على سبيل المثال ، بصفتي كاتبًا لتكنولوجيا المعلومات ، أحتاج أحيانًا إلى مساعدة من مطوري iOS و Android والواجهة الخلفية والواجهة الأمامية. يمكنني استخدام مخطط هيكلي للبحث عن المتوفر من القسم الذي أحتاجه وإدخال إشارات أو رسائل مباشرة.

الإشراف الإداري

عندما يتعلق الأمر بالتعاون التجاري ، يجب أن يكون هناك بعض التحكم في من ينضم إلى أي مجموعة. يمكن تنفيذ نظام أذونات للسماح لإدارة الشركة وقادة الفريق بإضافة أعضاء أو إزالتهم ، وتثبيت الرسائل ، والمزيد. إن أبسط نسخة من هذه الميزة ، كما هو الحال مع معظم برامج المراسلة ، هي إضافة مشرف واحد والعديد من الوسطاء. هناك خيار آخر يتمثل في إعداد العديد من المسؤولين لحساب الشركة بالكامل ومشرف لكل دردشة جماعية. هذا سيجعل مراقبة الاتصالات أسهل حيث سيتم إجراؤها بواسطة فريق من الأشخاص بدلاً من شخص واحد أو من يريد ذلك.

إشعارات

عند تطوير أدوات التعاون للأعمال ، تذكر أن المستخدمين لا يستطيعون تفويت الرسائل. تعد خيارات الإخطار أمرًا ضروريًا في أي أداة اتصال ، ولكن في أداة موجهة نحو العمل ، تعد واحدة من أهم الميزات.

إذا كنت تقوم بإنشاء تطبيق جوال ، فاستخدم دفع الإخطارات. إذا كنت تقوم بتطوير موقع ويب تعاوني ، فاستخدم الإخطارات المنبثقة أو عدادات الرسائل غير المقروءة المميزة في قائمة جانبية أو امتداد متصفح.

تكاملات

تعمل معظم الشركات اليوم باستخدام أدوات برمجية مختلفة وتحجم عن التبديل إلى شيء مختلف تمامًا.

يمكن القول إن أكبر ميزة لـ Slack هي تكاملها الذي يزيد عن 800+ . يمكن لمستخدمي Slack دمج برامج تحرير المستندات الخارجية في Slack. بدلاً من التقويم الداخلي ، هناك عمليات تكامل مع تقويم Google وتقويم Outlook. يمكن توصيل Slack بـ Trello و Microsoft 365 و Google Drive و Jira والعديد من الخدمات الأخرى.

يمكن تشغيل Trello باستخدام Google Drive و Dropbox و Slack و Jira وغيرها.

يحتوي Microsoft Teams أيضًا على عدد من عمليات الدمج ، وإن لم يكن كثيرًا مثل Slack. من ناحية أخرى ، يعد Teams برنامجًا لمستخدمي Microsoft 365 ، مما يعني أنه يأتي مع عدد من التطبيقات الأصلية التي تستخدمها الشركات منذ سنوات ، لذلك ربما لا تحتاج إلى العديد من عمليات التكامل.

اعتمادًا على فكرتك وميزانيتك ، قد يكون من الأنسب استخدام عمليات التكامل بدلاً من تطوير ميزات معينة من البداية.

حماية

العمل يعني المال والبيانات التجارية والشخصية الحساسة. تعد حماية النظام الأساسي لاتصالات العمل والتعاون من المتسللين أمرًا ضروريًا. عند العمل مع شركة تعهيد ، ناقش الحماية التي يمكن لفريقك تنفيذها. يجب حماية النظام الأساسي الخاص بك من جميع نقاط الضعف المعروفة. يجب تشفير الرسائل والملفات ويجب استخدام مصادقة متعددة العوامل.

خلفية قوية

الخوادم هي حجر الزاوية في أدوات التعاون والتواصل للأعمال. يجب تخزين الرسائل والملفات لفترة طويلة ، والوصول إليها بسرعة ، ومزامنتها عبر السحابة بين الأجهزة ، وحمايتها تمامًا.

تكلفة إنشاء منصة تعاون

إذا كنت تقوم بإنشاء تطبيق يشبه Microsoft Teams ، فربما تريد البدء بتطبيق ويب أو تطبيق سطح مكتب أولاً ثم إنشاء تطبيق جوال لاحقًا. من ناحية أخرى ، يمكن أن تكون خدمة مثل Slack تطبيقًا للجوال أولاً ثم تطبيق ويب. ومع ذلك ، نظرًا لأنك تنشئ تطبيقًا للعمل - سواء عن بُعد أو في المكتب - فمن المحتمل أنك ستحتاج بالفعل إلى تطبيق جوال وتطبيق ويب . لكنك لست بحاجة إلى صنعها في وقت واحد ، بالطبع. قم بإجراء بحث واستطلاع لجمهورك المستهدف لتحديد النظام الأساسي الأكثر أهمية لمستخدميك.

إليك مجموعة من المتخصصين الذين ستحتاجهم لتطبيق ويب:

• 1 مدير مشروع
• 1 مصمم ويب
• 1 مطور الواجهة الأمامية
• 1-2 مطور الواجهة الخلفية
• 1-2 أخصائي ضمان الجودة

بالنسبة إلى تطبيق الهاتف المحمول ، سيبدو الفريق كما يلي:

• 1 مدير مشروع
• 1 مصمم UI / UX
• مطور جوال واحد لكل منصة (iOS و Android)
• 1-2 مطور الواجهة الخلفية
• 1 أخصائي ضمان الجودة

إذا كنت تبحث عن تطبيق ويب وتطبيق جوال ، فلن تحتاج إلى مديري مشروع ؛ سيكون واحدًا كافيًا. وينطبق الشيء نفسه على مطوري الواجهة الخلفية وضمان الجودة ، حيث يمكن استخدام نفس الخادم لتطبيقات الهاتف المحمول وتطبيقات الويب ، ويمكن لتعليمات الجودة اختبار كل من تطبيقات الويب والجوال. ومع ذلك ، سيستغرق اختبار العديد من الأنظمة الأساسية مزيدًا من الوقت ، لذلك قد ترغب في التعاقد مع ضمان جودة آخر لتتمكن من تشغيل تطبيقك بشكل أسرع. عادةً ما يستغرق اختبار تطبيقات Android وقتًا أطول.

ستكون تكلفة إنشاء موقع ويب تعاوني فقط هي الأدنى ، حيث تبلغ حوالي 55،440 دولارًا أمريكيًا ، وعادةً ما يستغرق إطلاق موقع ويب أقل قدر من الوقت: توقع شيئًا ما بين شهرين إلى أربعة أشهر.

ستكون تكلفة إنشاء تطبيق تعاوني مثل Microsoft Teams لمنصة متنقلة واحدة أعلى من تكلفة إنشاء تطبيق ويب - حوالي 61،600 دولار وخمسة أشهر إلى عام من التطوير اعتمادًا على مدى تعقيد الميزات وعددها.

وفقًا لبحث أجراه Buffer في عام 2019 ، فإن العمل عن بُعد موجود ليبقى - حتى عندما يتعافى العالم من الوباء. يعتاد الأشخاص بسرعة على مزاياها. لذا حان الوقت للاستثمار في برامج التعاون.

هل لديك المزيد من الأسئلة؟ إذا كانت لديك أي أسئلة أو كنت ترغب في استشارة وعرض أسعار ، فاتصل بنا وسنعاود الاتصال بك.