كيفية إنشاء خطة تشغيلية ستستخدمها بالفعل

من المحتمل أن يكون لديك خطة عمل لمساعدتك في إنشاء نظام للنمو وتقديم نظرة مالية للمستقبل. غالبًا ما تكون خطة العمل ضرورية إذا كنت ترغب في جذب المستثمرين أو التقدم بطلب للحصول على تمويل.

قد يكون لديك أيضًا خطة إستراتيجية ترسم اتجاهك للسنوات القليلة القادمة. لكن ماذا عن الخطة التنفيذية؟

تشبه الخطة التشغيلية دليل التعليمات الذي يوضح كيف ستنجز خطتك الإستراتيجية. ويشمل:

• قائمة المهام والعمليات داخل شركتك
• شرح مفصل للأدوار والمسؤوليات لك ولموظفيك
• جدول زمني لاستكمال أهدافك الإستراتيجية

الفرق بين الخطط التشغيلية والاستراتيجية

في حين أنه من السهل الخلط بين الخطط الإستراتيجية والتشغيلية ، إلا أنها تعمل جنبًا إلى جنب وتقدم مزايا مختلفة. علي سبيل المثال:

• تحدد الخطة الإستراتيجية أهداف المنظمة ، بينما تحدد الخطة التشغيلية ما يجب القيام به للوصول إلى تلك الأهداف. لإنشاء خطة تشغيلية ، يجب أن يكون لديك خطة إستراتيجية في مكانها أولاً.
• تكون الخطة الإستراتيجية على مستوى المنظمة ، بينما تكون الخطة التشغيلية على مستوى الإدارات. الإدارات المختلفة لها وظائف فريدة لتحقيق الأهداف التنظيمية. على سبيل المثال ، افترض أن الخطة الاستراتيجية هي زيادة الإيرادات بنسبة 10٪. في هذه الحالة ، قد تتضمن الخطة التشغيلية للإدارة المالية حساب هوامش الربح ، بينما ينفذ قسم التسويق حملات لزيادة المبيعات.
• تغطي الخطة الإستراتيجية فترة محددة ، عادة ما تكون خمس أو 10 سنوات. في المقابل ، تفصل الخطة التشغيلية الإجراءات اللازمة لتنفيذ تلك الإستراتيجية في جداول زمنية أسبوعية أو شهرية أو ربع سنوية أو سنوية. على سبيل المثال ، يمكن أن تتضمن خطة قسم التسويق جدول نشر أسبوعيًا لوسائل التواصل الاجتماعي ومراجعة شهرية لمقاييس المشاركة.

كيف تساعد الخطة التشغيلية الشركات الناشئة على البقاء والتحرك بشكل أسرع

يمكن أن تبدو الخطة وكأنها تأمل عديم الجدوى حول المستقبل - فأنت تقوم فقط بإنشاء مستند آخر يضيع في Dropbox أو Google Drive. لكن هذه علامة على خطة سيئة أكثر من كونها مجرد نقد للتخطيط.

قد تعتقد الشركات الناشئة أنها صغيرة جدًا بحيث لا تحتاج إلى خطة تشغيلية ، ويبرر البعض التخطيط المحدود أو عدم التخطيط على أنه "ذكي". ومع ذلك ، يعد الافتقار إلى التخطيط من بين أهم أسباب فشل الشركات الناشئة ، وفقًا لجامعة لاب بارتنرز ، وهو مشروع بحثي مستقل تم تشكيله بالشراكة مع جامعة كاليفورنيا ، إيرفين.

بدون خطة ، يتعين على أصحاب الأعمال إعادة النظر في جهود الشركة وإعادة ترتيب أولوياتها يوميًا. على أقل تقدير ، إنها مضيعة للوقت ؛ في كثير من الأحيان ، يؤدي ذلك إلى جهود غير متسقة وحتى متنافسة ، مما يؤدي إلى تحويل مسار الخط المستقيم إلى الأهداف الإستراتيجية إلى خط متعرج ومتعرج.

يمكن للخطة التشغيلية أيضًا تحسين العمل الجماعي من خلال تحديد المسؤوليات بوضوح ، ونتيجة لذلك ، المساءلة. يفهم كل عضو في الفريق دوره بشكل أفضل وما هو متوقع منهم. يمكن للجميع القيام بدورهم ، وكل جزء يعمل نحو الأهداف الإستراتيجية.

تساعد الخطة التشغيلية أيضًا في تحديد المعلومات المنعزلة من مجالات العمل الأخرى. على سبيل المثال ، قد يطلب الهدف الاستراتيجي لزيادة هوامش الربح ، في الخطة التشغيلية ، من فريق التسويق زيادة الوعي بالمنتجات الأكثر ربحية. يعمل هذا الطلب كحافز طبيعي للتعاون مع فرق المبيعات أو البيانات ، الذين يمتلكون البيانات الموجودة على هوامش مخزون المنتجات.

أخيرًا ، يمكن للخطة التشغيلية تحسين الإنتاجية. يمكن للموظفين العمل بشكل أسرع لأنهم يعرفون بالضبط ما يجب عليهم فعله. المهام التي لا تتناسب مع الأهداف التشغيلية والاستراتيجية يمكن أن تنزلق من لوحاتها.

وجدت دراسة أجرتها مؤسسة غالوب أن وضوح التوقعات هو أحد أكثر احتياجات الموظفين الأساسية - وهو أمر حيوي للأداء. ومع ذلك ، كما وجد استطلاع آخر لمؤسسة غالوب ، فإن حوالي نصف الموظفين فقط يعرفون ما هو متوقع منهم في العمل. خطة تشغيلية مكتوبة بشكل جيد تترجم الأهداف والتوقعات إلى كتابة.

كيف تكتب خطة تشغيلية تستحق الجهد المبذول

لإنشاء خطة تشغيلية ، تحتاج أولاً إلى خطة إستراتيجية لتحديد أهداف مؤسستك وجداولها الزمنية. يرتبط كل مشروع ومهمة في الخطة التشغيلية بـ "سبب" خطتك التشغيلية.

على سبيل المثال ، إذا كان الهدف الاستراتيجي هو زيادة الإيرادات السنوية بنسبة 40٪ في غضون عامين ، فهناك العديد من المشاريع - عناصر الخطة التشغيلية - التي يمكن أن تصل بك إلى هناك. كيف تقرر أي المشاريع يجب متابعتها؟

• انظر إلى بياناتك. أين توجد أكبر الفرص؟
• تحدث إلى فريقك. ما الأسباب التي تولد أكبر عدد من لا للمبيعات أو تسبب أكبر قدر من المتاعب لدعم العملاء؟
• اقرأ عن مجال عملك. أين تشير دراسات الصناعة إلى أن الشركات تترك معظم الأموال على الطاولة؟ على سبيل المثال ، تم التخلي عن ما يقرب من 70٪ من عربات التسوق في التجارة الإلكترونية ، وتتمتع رسائل البريد الإلكتروني المهجورة بمعدلات فتح ونقر رائعة.

يمكنك تحديد مجموعة متنوعة من المشاريع المحتملة لمساعدتك في الوصول إلى أهدافك الإستراتيجية ، مثل:

• إدارة حملة تسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي
• نشر أصل قابل للتنزيل لتشجيع الاشتراك في البريد الإلكتروني
• تنفيذ برنامج إحالة للعملاء الحاليين
• المشاركة في معرض تجاري صناعي

حدد أولويات المشاريع بناءً على تأثيرها المحتمل على هدفك الاستراتيجي ، ثم قم بتعيين المسؤوليات لأعضاء الفريق ، وقم بتقسيم المشروع إلى مهام قابلة للتنفيذ.

في هذه المرحلة ، حدد (أو اسأل!) ما إذا كان الموظفون بحاجة إلى موارد إضافية. على سبيل المثال ، هل سيحتاج الشخص الذي ينفذ الحملة الاجتماعية إلى نظام أساسي آلي لجدولة المنشورات مقدمًا أو عرض إحصائيات العرض الإجمالي حول مشاركة ما بعد؟

قسّم كل نتيجة إلى مهام فردية وحدد مواعيد نهائية. على سبيل المثال ، لإنشاء حملة على وسائل التواصل الاجتماعي ، قد يبدو التقسيم كما يلي:

• يحدد مدير المبيعات المنتجات أو الخدمات للترويج لها.
• المحاسب يوفر ميزانية للحملة.
• يكتب مدير التسويق موجزًا ​​إبداعيًا لإنشاء إرشادات المراسلة وتعيين أعضاء الفريق لتنفيذ الأصول الإبداعية.
• يكتب مؤلف الإعلانات ثلاث نسخ من النسخة لاختبارها من أجل المشاركة.
• ينشئ مصمم الرسوم أصولًا رسومية للحملة.

إذا كنت صاحب شركة صغيرة ، فيمكنك التعامل مع كل هذه الأدوار والمسؤوليات. أو ، إذا كان لديك عدد قليل من الموظفين ، فقد يتولى شخص واحد وظائف متعددة. العمل المهم هو تقسيم المهام وتعيينها.

عندما يتعلق الأمر بتحديد مواعيد نهائية واقعية ، فإنه يساعد في الحصول على مدخلات الموظف ، خاصة إذا كان شخص واحد يعمل في مشاريع متعددة أو أجزاء متعددة من نفس المشروع. لكن كن حذرًا بشأن منح الموظفين الكثير من الوقت. يميل الناس إلى المماطلة عندما يكون لديهم مواعيد نهائية طويلة ، ويقترح قانون باركنسون أن "يتسع العمل لملء الوقت المتاح لإكماله".

سيتم تفويت المواعيد النهائية. لكن تحديد موعد نهائي يعني أنك ستعرف بمجرد فشل المهمة في الانتهاء في الوقت المحدد - حتى تتمكن من حل المشكلة وإعادة المشروع الأكبر إلى المسار الصحيح. يعد تقسيم المشروع إلى مهام ذات مواعيد نهائية علامة جيدة على أن لديك خطة تشغيلية قوية.

كيف تعرف أن خطتك التشغيلية تعمل؟

بمجرد وضع خطتك التشغيلية في مكانها الصحيح ، ستحتاج إلى تخطيط تأثير جهودك - على مستوى دقيق. على سبيل المثال ، إذا كان هدفك الاستراتيجي هو تنمية قاعدة عملائك ، وتتضمن خطتك التشغيلية حملة تسويق عبر البريد الإلكتروني ، يمكن أن تساعد بعض مؤشرات الأداء الرئيسية في قياس النجاح:

• معدل فتح البريد الإلكتروني ، والذي يعكس بشكل أساسي قوة سطر الموضوع
• معدل النقر ، الذي يقيم فعالية النسخة والعرض
• معدل تحويل الصفحة المقصودة ، والذي يقيس مدى ملاءمة الصفحة المقصودة

قد يبدو تقسيم كل شيء معًا من الخطة الإستراتيجية إلى الخطة التشغيلية إلى النتائج والمهام والقياسات أمرًا شاقًا. يمكن أن تساعد بعض الأطر ، مثل الأهداف والنتائج الرئيسية ، أو OKRs.

مع OKRs ، الأهداف هي الأهداف التي تريد شركتك تحقيقها ، والنتائج الرئيسية هي كيفية قياس التقدم نحو تلك الأهداف. يمكن أن يكون لديك OKRs على مستوى الشركة ، والإدارات ، والفردية - كلها متداخلة مع بعضها البعض - والتي تساعد على ربط عمل الموظفين بأهداف الصورة الكبيرة.

نظرة إلى الوراء لتقييم خطتك التشغيلية - وتنقيح الخطة التالية

بمجرد إكمال المشروع ، حدد موعدًا لاجتماع بعد الوفاة. أثناء الاجتماع ، قم بتلخيص المشروع ، واستعرض النتائج ، وحدد ما الذي نجح وما لم ينجح.

قم بتوثيق التمرين حتى تتمكن من تحديد أفضل الممارسات وكذلك مجالات التحسين. هل أخذت الكثير؟ ألم يتم تقسيم المهام بشكل كاف؟ هل كانت هناك حاجة ماسة لمورد مفقود؟

يمكن أن تساعدك هذه المعلومات في بناء خطة تشغيلية أفضل في المرة القادمة. قد يجعل ببساطة عملية التخطيط التشغيلي أكثر كفاءة. ما قد يستغرق أيامًا قد يستغرق ساعات فقط بمجرد أن يصبح الناس على دراية بالعملية.

النتيجة؟ عملية لا يخشىها أحد ، وهي خطة تجعل الجميع في حالة تزامن ، وأفضل فرصة ممكنة لتحقيق أهداف استراتيجية طموحة.

رسم توضيحي لـ Sjoerd van Leeuwen