إدارة العمليات: الوظائف والأدوار والمهارات الرئيسية

سواء كنت شركة كبيرة أو صغيرة وبغض النظر عن المنتج الذي تصنعه أو الخدمة التي تقدمها ، فأنت تتطلع دائمًا إلى تقديم أعلى جودة وأكبر قيمة لعملائك. طريقة واحدة لتحقيق هذه الأهداف من خلال إدارة العمليات.

تعرف على ماهية إدارة العمليات ووظائفها الرئيسية. سنناقش أيضًا الأدوار والمهارات المختلفة المطلوبة للنجاح في هذا المجال المتنامي. يمكن تطبيق إدارة العمليات على أي صناعة وسوف تساعدك على إدارة كل جانب من جوانب عملك بشكل أفضل.

ما هي إدارة العمليات؟

إدارة العمليات (OM) هي عملية إدارة العمليات التجارية و / أو إدارة الإنتاج من أجل تحقيق أهداف محددة مثل زيادة الإنتاجية وزيادة الربحية. يتم ذلك من خلال خلق أكبر قدر ممكن من الكفاءة في مختلف العمليات التجارية ، مثل تحويل العمالة والمواد إلى سلع وخدمات.

لتوفير مثل هذه الكفاءات ، يجب أن تركز إدارة العمليات على موازنة تكاليف الشركة مع إيراداتها حيث ينتج عن ذلك أعلى صافي ربح تشغيلي ممكن. تعد موارد الشركة ، مثل الموظفين والمواد والمعدات والتكنولوجيا ، كلها جزءًا من عملية تحسين إدارة العمليات.

تدفع احتياجات عملاء الشركة وعملائها مديري العمليات للحصول على هذه السلع والخدمات وتطويرها وتقديمها. تشمل القضايا الإستراتيجية الأخرى في قلب إدارة العمليات حجم مصانع التصنيع وشبكات تكنولوجيا المعلومات وطرق إدارة المشاريع ، مثل مستويات العمل قيد التنفيذ ، والحصول على المواد الخام ، ومراقبة الجودة ، ومعالجة المواد وسياسات الصيانة.

تعتبر إدارة سلسلة التوريد من حيث صلتها بإدارة العمليات أمرًا بالغ الأهمية في التحكم في المخزون والمواد. لتجنب الهدر ، يجب على مديري العمليات فهم عمليات الشركة وجعلها تتدفق معًا بشكل أفضل. يتضمن ذلك الخدمات اللوجستية وفهم الاتجاهات العالمية وطلب العملاء والموارد. لذلك ، يجب على مديري العمليات بناء علاقات مع البائعين الذين يمكنهم تقديم مواد فعالة من حيث التكلفة وفي الوقت المناسب لتسليم البضائع للعملاء بشكل أسرع.

تتطلب إدارة هذه الموارد لزيادة الكفاءة وتقليل الفاقد برامج إدارة المشروع. ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز يساعدك على إدارة مواردك في الوقت الفعلي. قم بإدارة الموارد البشرية الخاصة بك وإضافة توفرها ، بما في ذلك PTO والعطلات العالمية ، لتسهيل تعيين العمل. ثم احصل على عرض في الوقت الفعلي لإنتاجيتهم على مخطط عبء العمل المرمز بالألوان. إذا تم تخصيص فريقك بشكل زائد عن الحد ، فما عليك سوى إعادة تخصيص العمل من المخطط. يؤدي موازنة عبء العمل إلى زيادة الإنتاجية وتحسين الروح المعنوية ، مما يزيد أيضًا من الإنتاجية. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

10 وظائف رئيسية لإدارة العمليات

إدارة العمليات هي أكثر من مجرد إدارة موارد ، على الرغم من أن هذا جزء من الصورة الأكبر. لكي تعمل الشركة على تحسين عملياتها ، يتعين عليها التركيز على كل قسم من الأقسام العديدة وكيفية عملها. يجب على مدير العمليات أن ينظر إلى الأقسام المختلفة في الشركة للتأكد من أنها تعمل بكفاءة. عندما تعمل جميع الأجزاء معًا ، تزدهر الشركة. بشكل عام ، يمكنك تقسيم إدارة العمليات إلى 10 وظائف رئيسية.

1. المالية والمحاسبة

المحاسبة هي جميع المعاملات المالية داخل الشركة. يجب أن تكون هناك سياسات وإجراءات لأشياء مثل النفقات وإدارة البيانات وإعداد التقارير المالية. يعد الأخير أحد أهم جوانب التمويل والمحاسبة لأنه يوفر البيانات التي توضح مكان وجود النفايات التي يمكن إزالتها وطرق أخرى لتعزيز الكفاءات لإدارة الأعمال بشكل أكثر فاعلية دون إنفاق المزيد.

2. إدارة سلسلة التوريد

إدارة سلسلة التوريد هي عملية التحكم في السلع والخدمات أثناء انتقالها من المواد الخام إلى البضائع النهائية والمُسلّمة. والغرض من ذلك هو تبسيط القناة لزيادة القيمة للعملاء وللعمل المنتج لتحقيق ربح واكتساب ميزة تنافسية في السوق. يريد مديرو العمليات إدارة هذه العملية للوفاء بالتزاماتهم تجاه الشركة.

3. إدارة الإنتاج

الإنتاج يحول الموارد إلى سلع وخدمات. لذلك ، فإن إدارة الإنتاج تدور حول التحكم في الأنشطة التي تشارك في صنع تلك المنتجات. يتضمن ذلك التخطيط والتنسيق والمراقبة والإدارة والحكم على جودة مدخلات ومخرجات عملية الإنتاج. مدير العمليات مسؤول عن جميع العمليات الصناعية ، مثل جودة الإنتاج وحسابه وكميته.

4. إدارة المخزون

جانب آخر من إدارة العمليات هو المخزون. يتعين على مديري العمليات تحديد المخزون الذي يحتاجون إليه لطلب منتج ما ومقدارها ومتى يحتاجون إليه. يتضمن ذلك القدرة على تتبع المخزون من نقطة الشراء وخلال دورة التصنيع. يتتبع مدير العمليات الاتجاهات في العمل للتأكد من أن الشركة لديها مخزون كافٍ لتلبية طلباتها ، ولكن ليس كثيرًا بحيث تشغل مساحة تخزين قيمة. يجب أن تكون هناك أيضًا طريقة لتنبيه العمليات عندما تكون المخزونات منخفضة وتحتاج إلى إعادة ترتيبها.

5. إدارة الجودة

إن ضمان جودة المنتج أو الخدمة التي يتم إنتاجها في الشركة يقع أيضًا في نطاق إدارة الجودة. تدور إدارة الجودة حول مراجعة مهام وأنشطة الإنتاج للتأكد من أنها تلبي توقعات الجودة التي تم وضعها. لذلك ، يتوصل مديرو العمليات إلى سياسة الجودة وإنشاء وتنفيذ تخطيط وضمان الجودة. كما أنهم مسؤولون عن مراقبة الجودة وتحسين الجودة.

6. التنبؤ بالأعمال

يعد مديرو العمليات جزءًا من تخطيط إنتاج السلع والخدمات من خلال توفير التحليلات التنبؤية التي تساعد الشركات على توفير الموارد وتقليل النفقات. للقيام بذلك ، يستخدمون التنبؤ بالأعمال ، وهو إجراء تخمينات مستنيرة بناءً على مقاييس عمل معينة. وتشمل هذه نمو المبيعات والتنبؤات للاقتصاد. وكلما زادت دقة توقعات الأعمال هذه ، كانت التعديلات التي يمكن للشركة إجراؤها أفضل لتحسين استراتيجياتها وتغيير عملياتها الحالية للاستفادة مما سيحدث.

7. التخطيط الاستراتيجي

في الواقع ، يعد التخطيط الاستراتيجي جزءًا كبيرًا من إدارة العمليات. ذلك لأن التخطيط الاستراتيجي هو كيف يكتشف قادة المنظمة ما ستكون عليه رؤيتهم للمستقبل. يستخدمون هذه الرؤية لتحديد أهداف الشركة وغاياتها. ستكون هذه الأهداف والغايات بمثابة نقطة انطلاق ستتبعها الشركة وموظفوها من خلال التخطيط الذي يخرج من الاستراتيجية.

8. إدارة العمليات التجارية

غالبًا ما تسمى العمليات التجارية بالعمليات التشغيلية ، وهي أنشطة ضرورية لإضافة قيمة للشركة والحفاظ على قدرتها التنافسية في السوق. تنتهي هذه المهام المرتبطة بخدمة أو منتج ، لذا فهي متصلة بكل شيء تقريبًا يكون مدير العمليات مسؤولاً عن الإشراف عليه.

9. تصميم المنتج

يعد تصميم المنتج جزءًا مهمًا جدًا من إدارة العمليات حيث أن مديري العمليات يدورون حول تحقيق رضا المستهلك العالي. يعد التصميم أمرًا بالغ الأهمية لجذب العملاء من الخيارات العديدة التي يتعرضون لها. يجب أن يحتوي منتجك على شيء يمنحه ميزة تنافسية.

10. إدارة الموارد البشرية

الموارد البشرية هي توظيف وتوظيف ونشر وإدارة موظفي الشركة. على الرغم من أن إدارة الموارد البشرية والعمليات كانت منفصلة تاريخيًا ، إلا أن هناك تداخلًا إداريًا ، مثل كشوف المرتبات ومشكلات إدارية أخرى. تقوم العمليات بشرح وتعديل تأثيرات أنشطة الموارد البشرية. بالإضافة إلى الأجور ، هناك تدريب وتواصل وتوظيف.

أدوار إدارة العمليات الرئيسية

تشمل إدارة العمليات إدارة العمليات اللوجستية وسلسلة التوريد الشاملة ، والإشراف على الإنتاج وضمان الجودة ، وإنشاء وبناء علاقات مع البائعين وكذلك طلب المواد وتخزينها وإدارتها. لذلك ، غالبًا ما تكون هناك أدوار مختلفة لإدارة العمليات. لقد أبرزنا البعض أدناه.

مدير العمليات

بشكل عام ، يكون مدير العمليات مسؤولاً عن جميع الأنشطة المتعلقة بإنتاج أي سلع أو خدمات تنتجها الشركة. هذا منصب عالي المستوى يتعامل مع صياغة الإستراتيجية وتحسين الأداء وشراء المواد والموارد الأخرى وتأمين الامتثال.

مدير مشتريات

مدير المشتريات هو رئيس الفريق الذي يعمل على شراء المواد اللازمة لإنتاج خدمة أو منتج تنتجه الشركة. مهمتهم هي الحصول على أفضل المواد ذات الجودة بأقل الأسعار. كما يقومون بتقييم الموردين والتفاوض بشأن العقود ومراجعة جودة المنتج.

مدير الانتاج

يشرف مدير الإنتاج على عملية الإنتاج وينسق جميع الأنشطة ذات الصلة ويضمن وجود موارد كافية في متناول اليد عند الحاجة. تتضمن بعض المسؤوليات التي تندرج تحت منصب إدارة العمليات هذا تخطيط جداول العمال وتقدير التكاليف وإعداد الميزانيات للتأكد من أن سير العمل يفي بالمواعيد النهائية المطلوبة.

مدير الموارد البشرية

يقوم مديرو الموارد البشرية (HR) بتخطيط وتنسيق وتوجيه الوظائف الإدارية للشركة. وهذا يشمل عمليات التوظيف وتهيئة الموظفين الجدد. كما أنها تعمل كحلقة وصل بين إدارة الشركة وموظفيها. سوف يقدمون المشورة للمديرين التنفيذيين في التخطيط الاستراتيجي من حيث صلته بالموظفين.

مهارات إدارة العمليات

تعد إدارة العمليات جزءًا أساسيًا من إدارة أي عمل ناجح. بسبب المجموعة الواسعة من المسؤوليات التي تقع على عاتق مدير العمليات ، فإنها تتطلب مجموعة واسعة من المهارات. يجب أن تدعم هذه المهارات استراتيجيات الشركة وتعزز الكفاءة ، مما يعني أن مديري العمليات يحتاجون إلى كل من المهارات المادية واللينة. يجب أن يكون لديهم المعرفة التقنية ويمكنهم العمل بشكل جيد في إطار الفريق. فيما يلي بعض المهارات المطلوبة لإدارة عمليات قوية.

• القدرة على التعرف على متطلبات العملاء ومعالجتها
• إدارة كل عضو في الفريق
• العمل وفق مجموعة من المعايير
• فهم الأتمتة وإدخال البيانات والبرمجيات
• خبرة في معالجة البيانات
• معرفة كيفية تطوير منتجات جديدة
• تطبيق تقييم المخاطر
• استراتيجية التخطيط
• إدارة الميزانية
• اتخاذ قرارات سريعة
• حل المشاكل
• تواصل قوي
• أن تكون منظمًا جيدًا
• إدارة الوقت
• التفوق في العمل الجماعي والتعاون
• أن تكون قائدا
• المرونة
• التفكير الناقد
• رصد الأداء

ProjectManager يساعد في إدارة العمليات

للحصول على وظيفة شاملة مثل إدارة العمليات ، فأنت بحاجة إلى برنامج يحتوي على مجموعة واسعة من الميزات التي يمكن أن تمس كل هذه التخصصات المتباينة. ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعد مديري العمليات على تخطيط أعمالهم وإدارتها وتتبعها في الوقت الفعلي. يمكنهم مشاركة الملفات والتعليق والتقاط المشكلات وحلها بسرعة. هناك أتمتة ومهام متكررة لتبسيط العمليات وتقليل الفاقد مع زيادة الإنتاجية.

التخطيط على مخططات جانت القوية

قبل أن تتمكن من أتمتة سير العمل ، يجب أن يكون لديك خطة. تسهل مخططات جانت الخاصة بنا تنظيم مهامك ، وربط جميع أنواع تبعيات المهام الأربعة ، ثم تعيين خط أساس لالتقاط تلك الخطة ومقارنتها بتقدمك الفعلي. يمكنك معرفة مكانك في الوقت الفعلي وما إذا كنت تتخلف عن إعادة تخصيص الموارد للعودة إلى الموعد المحدد. يمكن لمديري العمليات أيضًا تتبع الموارد والتكاليف للحفاظ على ميزانيتهم.

تتبع التقدم والأداء على لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

التخطيط هو جزء فقط من إدارة العمليات. يجب رصد هذه الخطط. بمجرد تعيين خط أساس في مخطط جانت ، يمكنك تتبع تقدمك وأدائك عبر جميع طرق عرض المشروع. ولكن للحصول على عرض عالي المستوى لمقاييس المشروع ، ستحتاج إلى التبديل إلى لوحة التحكم المباشرة. لا توجد تهيئة تستغرق وقتًا طويلاً كما هو الحال مع حلول البرامج الأخرى خفيفة الوزن. نحن جاهزون عندما تكون مع الرسوم البيانية والمخططات سهلة القراءة التي تمنحك بيانات في الوقت الفعلي حول عبء العمل والوقت والتكاليف وغير ذلك.

إذا كنت تريد تفاصيل أكثر مما توفره لوحة المعلومات ، فمن السهل إنشاء تقرير من عدة تقارير بضغطة مفتاح فقط. يمكن تصفية كل تقرير ، سواء كان تقرير الحالة أو تقرير الحافظة أو التباين أو أكثر ، لإظهار المعلومات التي تريد رؤيتها فقط. من السهل أيضًا مشاركة التقارير مع المديرين التنفيذيين لتحديثها باستمرار.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع قائم على السحابة يمكّن مديري العمليات. استخدم ميزات إدارة المهام وإدارة المخاطر وإدارة الموارد للبقاء منظمًا وتحليل البيانات وتحديد موقع المشكلات والحفاظ على سير كل شيء بسلاسة. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.