تقرير أداء المشاريع: دليل سريع

لمشروع ناجح ، تحتاج إلى صورة شاملة لمعلومات أداء عملك (WPI). يوفر تقرير الأداء تلك المعلومات من خلال وضع بيانات قياس الأداء وضمان الجودة والمساءلة في السياق.

تقدم تقارير الأداء (مثل تقرير حالة المشروع) أكثر من مجرد إظهار مؤشرات الأداء الرئيسية. يمكنهم أيضًا الإشارة إلى المكان الذي يوجد فيه مجال للتحسين وتحديد مخاطر المشروع. يمكن أن يساعد برنامج إدارة المشاريع في إعداد هذا التقرير ، ولكن أولاً ، دعونا نلقي نظرة أكثر تعمقًا على تقارير أداء المشروع.

ما هو تقرير الأداء؟

تقارير الأداء هي عملية توثيق وتعريف المشاريع أو المنتجات أو الخدمات التي تقدمها الشركة وقياس نجاحها من خلال نظام إعداد التقارير الذي يغطي النطاق والتكاليف وضمان الجودة والجدول الزمني. يتم استخدام تقارير الأداء لتحديد مدى جودة أداء الشركة وما إذا كانت تحقق أهدافها وغاياتها.

للقيام بذلك ، تقوم بجمع البيانات من عمل معين وتحليلها. بمجرد اكتمال هذا التحليل ، يمكنك تقديم اقتراحات لتحسين عملية اتخاذ القرار في عمليات عملك.

هناك أهداف مختلفة لتقارير الأداء. على سبيل المثال ، يمكن أن يركز تقرير الأداء على مشروع واحد أو أحد أعضاء الفريق ، ولكن يمكن أيضًا أن يكون واسع النطاق مثل الشركة بأكملها. تميل تقارير الأداء إلى مشاركة نقاط البيانات المشتركة هذه:

• أهداف الشركة وغاياتها
• رؤية خمس سنوات
• مؤشرات الأداء الرئيسية (KPI)
• تردد قياس KPI
• مصدر البيانات التي يتم رصدها

الموضوعات ذات الصلة: 5 نماذج مجانية لتقارير المشروع

لماذا يعد تقرير الأداء مهمًا؟

يوفر تقرير الأداء نظرة عامة على أداء الأعمال ويتيح لك تتبع أنشطتك وتحديد نقاط القوة والضعف لديك.

يمكن أيضًا استخدام تقرير الأداء لقياس أدائك مقارنة بمنافسيك. يتيح لك هذا معرفة ما هو مقصر لديك ويمكن أن يزيد من ميزتك التنافسية. لكن يمكن لتقارير الأداء أيضًا مراقبة القوى العاملة لديك.

تتيح لك تقارير الأداء إنشاء تقارير سنوية والبقاء ملتزمًا إذا كان عملك منظمًا بواسطة التعليمات البرمجية وقواعد الصناعة. لكن معظم الشركات تستخدمه لتحسين أداء أعمالها بالإضافة إلى إنشاء اتصال واضح وفعال.

يمكنك تنفيذ وتنظيم البيانات المجمعة بشكل أكثر فعالية باستخدام برامج إدارة المشاريع. يقوم ProjectManager بجمع بيانات في الوقت الفعلي لجعل إعداد التقارير أكثر دقة. تحسب لوحة المعلومات المباشرة هذه البيانات تلقائيًا وتعرضها في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة تعرض مقاييس المشروع مثل الوقت والتباين والمزيد. لا يوجد تكوين ضروري. يمنحك ProjectManager تقرير أداء فوري. جربه مجانًا اليوم!

كيفية تنفيذ تقارير الأداء

يمكن أن تختلف تقارير الأداء من شركة إلى أخرى. ومع ذلك ، بشكل عام ، ستتبع العملية خطوات مماثلة. استخدم هذه النصائح لإنشاء تقرير الأداء الخاص بك:

1. اعرف جمهورك: من هو جمهورك المستهدف للتقرير؟ في حين أن المديرين التنفيذيين هم الأشخاص الأكثر احتمالاً الذين ستقدم لهم التقارير ، فإن ذلك سيؤثر أيضًا على الموظفين في الشركة. اعتمادًا على من هو تقرير الأداء ، حدد ما إذا كان تقريرًا عامًا أو محددًا حتى يكون مفيدًا لهم.
2. تحديد الأهداف: الخطوة التالية هي معرفة ما تريد أن يفعله تقرير الأداء. ما هو بيان المهمة لشركتك أو أهداف وغايات المشروع؟ يتيح لك هذا تقييم وقياس أدائك لمعرفة ما إذا كنت تحقق هذه الأهداف.
3. اكتب ملخصًا تنفيذيًا: سيحتوي تقرير الأداء على الكثير من البيانات ، ولهذا السبب تريد أن تبدأ بملخص تنفيذي يمنح القارئ نظرة عامة قصيرة على التفاصيل. هذا الملخص مهم لأنه يقدم ملخصًا واضحًا وموجزًا ​​للحقائق.
4. مشاركة تقييم الأداء: هنا يمكنك بالتفصيل أجزاء العمل أو المشروع الذي تقوم بتقييمه. يمكن أن يشمل ذلك الوضع المالي للشركة أو المشروع ، والمقارنات الصناعية والبيانات الكمية غير المالية.
5. اجعله مرئيًا: لا شيء يجعل الناس ينامون أسرع من شاهد القبر في النص. لا تقتصر إضافة عناصر مرئية على الصفحة فحسب ، بل توفر أيضًا بيانات سهلة الهضم يمكن فهمها في لمح البصر.
6. لا تنسَ إثبات ذلك: وجود أخطاء إملائية أو نحوية أو أخطاء إملائية أخرى سيقلل من تأثير التقرير وسيبدو غير احترافي. من الأفضل أن يقوم شخص آخر بمراجعتها ، حيث من المرجح أن يكتشفوا أخطاء صغيرة.

أنواع التقارير

استخدم تقرير أداء لمقارنة المشروع الفعلي بالخطة. يمكنك القيام بذلك لنقاط بيانات مختلفة. تشمل الأنواع الستة الشائعة لتقارير الأداء ما يلي:

• تقرير حالة المشروع: يوضح حالة المشروع في تلك المرحلة من دورة حياته. تقرير الحالة هو لقطة من النطاق الحالي والوقت والتكلفة والجودة للمشروع.
• تقرير مرحلي: يشير إلى ما تم إنجازه في المشروع منذ آخر تقرير مرحلي.
• تقرير التنبؤ: يقدّر ما يُتوقع حدوثه في مشروع ، مثل الأداء المستقبلي والحالة المتوقعة للمشروع في ذلك الوقت. يستخدم هذا لتحسين استخدام الموارد.
• تقرير الاتجاه: يقارن أداء المشروع بنفس الفترة في التقرير السابق. يمكن القيام بذلك شهريًا أو ربع سنويًا أو نصف سنويًا أو سنويًا.
• تقرير التباين: يرسم الفرق بين التقدم الفعلي مقابل التقدم المخطط له للمشروع.
• تقرير القيمة المكتسبة: يدمج النطاق والجدول الزمني وأداء التكلفة باستخدام تقنيات إدارة القيمة المكتسبة. غالبًا ما يكون هذا التقرير جزءًا من تقرير حالة المشروع.

ذات صلة: قالب تقرير الحالة المجاني لبرنامج Excel

كيفية تحليل تقارير الأداء والتصرف بناءً عليها

بمجرد إعداد تقارير الأداء لمؤسستك أو مشروعك ، فإن الخطوة التالية هي تحليل تلك التقارير واتخاذ الإجراءات. يميل المديرون إلى أن يكونوا هم من يتم تكليفهم بهذه الوظيفة ، على الرغم من أنه غالبًا ما يتم الاستعانة بمصادر خارجية لمحللين متخصصين يفهمون ذكاء الأعمال.

قد تكون البيانات التي تحتاج إلى تحليلها كمية ، مثل نتائج المبيعات والتسويق ، أو نوعية ، مثل الردود التي تحصل عليها في استبيانات العملاء. مهما كان نوع البيانات التي تقوم بتحليلها ، فأنت بحاجة إلى هيكل لتفاصيل العملية ، بدءًا من تحديد الأهداف وانتهاءً بخطة العمل.

من المهم أن تحدد مدة تحليلك ، سواء كان ذلك شهرًا أو ربعًا أو تقريرًا سنويًا عن المشروع أو الشركة. يجب أن يكون هذا الإطار الزمني طويلاً بما يكفي لتحديد الاتجاهات في البيانات. من المفيد وجود تقارير يمكنها تصفية البيانات التي لا تتعلق بتحليلك.

عند مراجعة البيانات ، ابحث عن ما يتعلق بهدف تحليلك. بعد ذلك ، حدد الاتجاهات التي تراها ووثقها ، وخاصة ما هو أكثر أهمية ويتوافق مع أهداف التحليل الخاصة بك. بعد ذلك ، سترغب في تلخيص النتائج ووضع خطة عمل لمساعدتك على تحسين أدائك.

كيفية نشر المعلومات

بمجرد الانتهاء من جميع أعمال إعداد تقارير الأداء وتحليله ، ستحتاج إلى تمرير تلك المعلومات.

يجب أن تكون التقارير علنية. من الواضح أن أصحاب المصلحة سيكونون مهتمين بما كشفت عنه تقارير الأداء. ولكن من أجل إجراء التحسينات اللازمة التي تقودك إليها البيانات ، يجب إبلاغ فريقك أيضًا.

يجب أن تكون نتائج تحليل تقارير الأداء الخاصة بك مصممة لجمهورك. سواء أكانت مذكرة أو بريدًا إلكترونيًا أو حتى تقريرًا عن التقرير ، عليك أن تقرر أفضل وسيلة لتوصيل البيانات إلى جمهورك. من أجل تفعيل خطة العمل الخاصة بك بشكل أفضل ، قد ترغب أيضًا في الدعوة إلى اجتماع.

كيف يساعد ProjectManager في تقارير الأداء

ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يتتبع تقدم مشروعك في الوقت الفعلي. يساعدك ProjectManager في تنظيم المهام والموارد لجدولة مشروعك. كما أن لديها ميزات لقياس الأداء ومشاركة تلك الرؤية مع المساهمين والفريق لدفع التحسينات.

قم بإنشاء جداول المشروع على مخططات جانت

قبل أن تتمكن من قياس الأداء ، تحتاج إلى تعيين الأساس. عندما تقوم بإنشاء جدول مشروع ، يتيح لك مخطط جانت الخاص بـ ProjectManager ربط التبعيات وتصفية المسار الحرج وتعيين خط الأساس. سيسمح لك Gantt بالتحقق من الجهد المخطط له مقابل الجهد الفعلي وإنشاء تقارير لقياس تباين المشروع.

تتبع الوقت بدقة على الدوام

إذا كنت تقيس أداء أعضاء الفريق الفرديين ، فإن الجداول الزمنية الآمنة من ProjectManager تمنحك بيانات حول المدة التي يستغرقونها لإكمال مهامهم. يمكن لسجلات الدوام أيضًا أن تملأ المهام المتكررة تلقائيًا وتزيد من تبسيط عملية كشوف المرتبات ، وتغلق الجداول الزمنية بمجرد إرسالها لمزيد من الأمان.

إنشاء تقارير الأداء في ثوان

ProjectManager هو أيضًا كل ما تحتاجه لإنشاء تقارير الأداء. يمكنك إنشاء تقارير الحالة والحافظة وخطط المشروع والمهام والجداول الزمنية والتوافر وعبء العمل والتباين. جميع تقاريرنا قابلة للتخصيص ، ويتم ترشيحها لرؤية البيانات التي تريدها فقط ، ويمكن حفظها بتنسيق PDF أو Excel أو CSV لمساعدتك في تحليل النتائج ومشاركتها مع أصحاب المصلحة والفريق.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يخطط ويراقب ويبلغ عن أداء المشروع. تحافظ أدوات إدارة الموارد على عمل الفرق بكفاءة ويمكنها من خلال طرق عرض المشروع المتعددة أن تعمل بالطريقة التي تريدها. حافظ على إنتاجية الفرق والمشاريع على المسار الصحيح بغض النظر عن مكان وزمان باستخدام ProjectManager. جرب ProjectManager اليوم مجانًا!