دليل لإنشاء تقويم العلاقات العامة المثالي لعام 2023

يعد الالتزام بالمواعيد من أهم مكونات العلاقات العامة الناجحة. يمنح التوقيت المناسب وسائل الإعلام وجماهيرها سببًا للاهتمام بعلامتك التجارية. يأتي النضال في مواءمة ما هو مناسب لعلامتك التجارية ، وما هو مناسب لوسائل الإعلام المستهدفة ، وما هو مناسب لجماهير الجميع - كل ذلك في نفس الوقت. لا يتطلب القيام بذلك مواكبة الاتجاهات السائدة في مجالك فحسب ، بل يتطلب رؤيتها تأتي قبل أي شخص آخر تقريبًا. مثال ممتاز للعلاقات العامة؟ أدلة هدايا العيد. عادة لا يبدأ المتسوقون في التفكير أو قراءتها حتى نوفمبر ، لكن أقسام العلاقات العامة والتسويق تعمل عليها في وقت مبكر من الربيع أو الصيف. أنت بحاجة إلى وقت لتجميع خطتك ، ومنافذ الوسائط الإعلامية ، والحصول على كل ما يحتاجون إليه لتجميع دليل الهدايا بحلول الوقت الذي يبدأ فيه التسوق في العطلة. وهذا هو السبب في أن محترفي العلاقات العامة الناجحين ، مثلك ، يستحقون الحصول على خمسة أشياء عالية لإنجاحهم. كيف يمكنك البقاء على اطلاع دائم بالاتجاهات والمواسم وما تقوم به وسائل الإعلام وما تفعله شركتك وتجعلها تعمل معًا؟ إذا كنت مثل أي من محترفي العلاقات العامة الذين أعرفهم ، فإن التقويم الدقيق يساعد بالتأكيد - تقويم رئيسي يجمع بين التقويم الموسمي وتقويم التسويق لعلامتك التجارية والتقويمات التحريرية للوسائط التي تريد التغطية منها. هذا النوع من تقويم محتوى العلاقات العامة هو أكثر من مجرد قائمة كبيرة من التواريخ. إنها استراتيجية ومشروع في حد ذاته ، تحدد كل ما هو مطلوب لتغطية العلاقات العامة والعمل بشكل عكسي من التغطية والأهداف والحملات المستهدفة. سيساعدك هذا الدليل في إنشاء دليل خاص بك.

ما هو تقويم العلاقات العامة؟

تقويم العلاقات العامة هو تقويم المشروع أو الخطة التي تحدد جميع المكونات الرئيسية المطلوبة لعرض وتأمين العلاقات العامة أو التغطية الإعلامية. يمكنه أيضًا تعيينها فيما يتعلق بحملاتك التسويقية وأحداث العمل المهمة الأخرى ، حتى تتمكن من معرفة كيف يتماشى جدول العلاقات العامة الخاص بك مع بقية خطة العمل. ملاحظة مهمة حول تقويم العلاقات العامة الخاص بك هو أنه ليس مجرد تقويم لتواريخ النشر أو المواعيد النهائية. إنه في الواقع يقسم الخطوات المختلفة للعملية وجميع المهام المرتبطة بها في جدول زمني يمكن التحكم فيه. جميع المواعيد النهائية البسيطة والاجتماعات والمواعيد المتعلقة بالحملة وطلبات الأصول من فريق التصميم والاقتباسات من المديرين التنفيذيين. جميع المهام التي يمكنك التفكير فيها مسبقًا والمطلوبة للحصول على تغطية رائعة. بالطبع ، ستختلف المهام المطلوبة بناءً على استراتيجية العلاقات العامة الفردية لشركتك. تتضمن عينة من ما قد يتم وضعه في تقويم العلاقات العامة ما يلي:

• مواعيد نشر المقالات أو التغطية الإعلامية الأخرى.
• انشر التواريخ لمحتوى علامتك التجارية حول الحملة (أي إعلان جائزة أو بيان صحفي أو مشاركة الأخبار على وسائل التواصل الاجتماعي).
• المواعيد النهائية للاقتباسات التي تقدمها أنت أو فريقك أو مديرك التنفيذيين للصحفيين.
• مواعيد الشحن لإرسال عينات المنتج إلى المراجعين والمؤثرين.
• المواعيد النهائية لتقديم العروض والجوائز.

أي شيء تحتاج إلى القيام به أو تذكره من أجل تغطية الأرض هو لعبة عادلة.

لماذا تحتاج فرق العلاقات العامة والتسويق إلى تقويم العلاقات العامة؟

توجد بالفعل تقاويم أعمال وتقويمات تسويقية وتقويمات محتوى والمزيد. لماذا يلزم وجود تقويمات العلاقات العامة أيضًا ، ولماذا يجب أن يكون لدى فريقك واحد؟ هل هو فقط من أجل الشعور بالتنظيم؟ حسنًا ، نعم ولا. لا تستبعد التأثير على الأداء والإنتاجية الذي يمكن أن يحدثه الإرهاق على فريق التسويق الخاص بك. إذا كان أي شخص لا يعرف ما الذي يحدث أو ما يجب القيام به ، فقد يؤدي ذلك إلى حدوث ارتباك ينتج عنه تأخيرات وأخطاء في المشروع. هذا هو السبب في أن الحصول على تقويم العلاقات العامة هو أكثر من مجرد التنظيم والترميز اللوني. يتعلق الأمر بما يلي:

مواءمة العلاقات العامة مع الأنشطة التجارية الأخرى

فكر في التقاويم المختلفة في تقويم Google على أنها طبقات مختلفة من العلاقات العامة والتسويق. يعرض كل منهم عرضًا منفصلاً ، ولكن معًا ، تحصل على الصورة كاملة. التقويم العام للأعمال هو الأساس الذي يجب أن يعتمد عليه كل شيء آخر. التقويم التسويقي هو الطبقة الثانية - كيف تقوم بتوصيل التقويم الرئيسي لعملائك من خلال أشياء مثل عمليات الإطلاق والحملات. يمكن أن يكون تقويم المحتوى طبقة ثالثة تعرض المحتوى الذي ستستخدمه لتنفيذ تلك الحملات. اعتبر تقويم العلاقات العامة الخاص بك طبقة أخيرة ؛ يوضح كيف ستستخدم الدعاية والرؤية لتضخيم رسائلك التسويقية. من خلال النظر إليها جميعًا ، يمكنك الحصول على فهم كامل لكيفية ارتباط العلاقات العامة بأنشطة الأعمال والتسويق الأخرى.

تخطيط العلاقات العامة حول العطلات والاتجاهات

هناك طريقة أخرى تجعل تقويم العلاقات العامة عمل فريقك بأكمله أسهل من خلال القدرة على التخطيط مسبقًا لأي عطلات موسمية أو اتجاهات قد ترغب علامتك التجارية في الانضمام إليها للدعاية. على سبيل المثال ، أدلة الهدايا التي تحدثنا عنها سابقًا. يمكن لهذه الحملات المهمة والحساسة للوقت أن تتسلل إليك بسرعة عندما لا تكون لديك - والعمل التحضيري الذي تتطلبه - مخططًا مسبقًا. باستخدام التقويم ، يمكنك حاليًا حظر الاتجاهات أو الأحداث الموسمية ذات الصلة بمجال عملك وإضافتها إلى التقويم الخاص بك كعناصر متكررة سنويًا - لن تتسلل مرة أخرى أبدًا.

تعاون داخلي وخارجي أسهل

أخيرًا ، عندما تتعاون بقدر ما تتطلبه العلاقات العامة ، يكون لديك الكثير من الأشخاص المختلفين الذين تكون مسؤولاً عنهم - متعاونون خارجيون ، مثل الصحفيين والناشرين والزملاء وزملاء العمل والمستقلين الذين يعملون مع شركتك. يمكن مشاركة تقويم العلاقات العامة مع جميع المشاركين في المشاريع ، وسوف يساعدك في العمل معًا والتواصل بسهولة أكبر دون فقدان المواعيد النهائية الخارجية التي قد تضحي بالتغطية.

عوائد على مدار العام

أخيرًا ، سوف يسفر تقويم العلاقات العامة عن نتائج لسنوات قادمة. سيبدأ التقويم الأول الذي تم إنشاؤه كل عام بعد عملية التخطيط بهيكل من الأفكار. المحتوى - النشرات الصحفية ، منشورات المدونات ، الحملات ، إلخ - يمكن إعادة توجيهها بطريقة إبداعية ، مما يوفر وقتًا كبيرًا. لذا فأنت جاهز للتنظيم مع فريقك وجهات الاتصال التي تعمل معها ونفسك. من أين تبدأ؟

1. اختر التنسيق الخاص بك

أولاً ، عليك أن تقرر المكان الذي سيعيش فيه تقويم العلاقات العامة الخاص بك. بقدر ما أحب التقويمات الورقية والعلامات ، لا أوصي بها لخطط التسويق والعلاقات العامة بالكامل. هذا يعني أن خياراتك هي جدول بيانات قديم جيد أو تقويم رقمي أساسي أو أداة تقويم تحريري مخصصة. هناك بعض الإيجابيات والسلبيات لكل خيار ، لذا ضع في اعتبارك احتياجات فريقك.

2. حدد أنواع المحتوى الخاصة بك

بمجرد أن تقرر المكان الذي سيعيش فيه تقويم العلاقات العامة ، فقد حان الوقت لبدء إنشاء حملاتك وعملياتك داخله. تتمثل إحدى الخطوات الأولى التي ستحتاج إليها في تحديد أنواع المحتوى التي ستحتاج إليها لتنفيذ المحتوى وتغطية العلاقات العامة وتضخيمهما. قد يشمل ذلك:

• الملاعب
• الأحداث
• حملات العلاقات العامة
• محتوى المدونة
• منشورات / حملات على وسائل التواصل الاجتماعي
• طباعة الضمان

إذا كانت العلاقات العامة ، فيمكن (ويجب أن يتم) التخطيط لها في التقويم. تتمثل إحدى الطرق الجيدة لتنظيم الأشياء في إعطاء كل تنسيق محتوى فئته الخاصة في أي أداة تستخدمها.

3. خطط لإيقاع النشر لديك

بعد ذلك ، سترغب في التفكير في مدى "امتلاء" التقويم الخاص بك. بالكلمات ، كم مرة تريد نشر المحتوى كجزء من استراتيجيتك ، سواء كانت وسائط "مكتسبة" أو "مملوكة". عند القيام بذلك ، يجب أن تأخذ في الاعتبار بعض العوامل المختلفة. بادئ ذي بدء ، ما مقدار نشر المحتوى المملوك والحصول على التغطية التي يمتلكها فريقك؟ خاصة إذا كنت تقوم بالتواصل مع المصممين لإنشاء الأصول ، والمديرين التنفيذيين لتقديم عروض الأسعار ، والمزيد من العمل التعاوني ، فأنت بحاجة إلى تحديد مواعيد نهائية لبقية أعضاء فريقك. أنت أيضًا تريد ترك مساحة فارغة كافية أو وقت فراغ للرد على الاتجاهات والأحداث الأكثر توقيتًا عند ظهورها. ثانيًا ، ما هي الاتجاهات أو الحملات الموسمية التي سيكون لها التأثير الأكبر؟ تريد أن تظل في صدارة اهتمامات جمهورك المستهدف قدر الإمكان ، ولكن من المفيد أيضًا توزيع المحتوى خلال الأوقات "الأكثر هدوءًا" أثناء عمل فريقك خلف الكواليس في مشروع كبير حيث تسحب الشركة جميع العلاقات العامة والتسويق توقف لفترة قصيرة من الزمن. بمجرد أن تعرف القيود التي تعمل معها ، يمكنك تحديد أهداف لإيقاع المحتوى الخاص بك ، مثل مقاطع الفيديو الشهرية ومنشورات المدونة الأسبوعية والتغطية الصحفية والمنشورات الاجتماعية اليومية.

4. تبادل الأفكار وإضافة أفكار المحتوى

بمجرد وضع هيكل التقويم الخاص بك وإيقاعه ، يمكنك البدء في تبادل الأفكار حول المحتوى وأفكار العلاقات العامة وإضافتها إلى الفتحات الفارغة في التقويم. سترغب في تبادل الأفكار مثل:

• زوايا القصة للترويج لوسائل الإعلام
• محتوى الضيف وقيادة الفكر
• محتوى لمدونة شركتك
• حملات وسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني
• محتوى يروج للأحداث والجوائز والعلاقات العامة الأخرى

سترغب أيضًا في محاولة تنظيم الأشياء حول الموضوعات ذات الصلة أو الاتجاهات الموسمية قدر الإمكان أيضًا.

5. إضافة محتوى خاص بالصناعة

تتغير تقويمات العلاقات العامة حسب الصناعة. قد يكون المحتوى المطلوب لنشاط تجاري ما غير ضروري تمامًا لنشاط تجاري آخر. يؤدي لفت الانتباه إلى المحتوى الخاص بالصناعة إلى تخصيص التقويم وفقًا لاحتياجاتك. ضع في اعتبارك إضافة الموضوعات التالية:

6. تضمين معلومات الاتصال

تتطلب العلاقات العامة تعاون العديد من الأشخاص. لإنشاء تدفق ثابت للأنشطة ، قم بتضمين معلومات الاتصال لجميع الاتصالات الداخلية والخارجية المطلوبة. هذا يشمل:

7. الحفاظ على تنظيم نقل الأجزاء

أخيرًا ، تحتاج إلى استخدام التقويم الجديد الخاص بك والمحافظة عليه بالفعل. يبدو الأمر واضحًا ، لكن التحقق من التقويم التحريري عند بدء العمل كل يوم هو عادة جديدة يجب بناؤها. إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تسهيل بناء هذه العادة:

• ضع إرشادات ترميز الألوان لجعل المعلومات سهلة الفهم من أجل "عمليات التحقق السريعة".
• حدد الوقت لتحديث التقويم كل أسبوع.
• اعرض التقويم في اجتماعات الفريق (أو بعدها مباشرة).

بالإضافة إلى ذلك ، إذا كنت تستخدم أداة تقويم تحريرية مخصصة ، مثل تقويم التسويق في CoSchedule ، فيمكنك تخطيط المحتوى عن طريق ربط التقويم بمدونة WordPress وملفات تعريف الوسائط الاجتماعية وأداة التسويق عبر البريد الإلكتروني. يتيح لك ذلك إعداد مسودة للمحتوى الصادر وحتى جدولته من نفس التقويم. تسهل الأدوات المخصصة أيضًا تقسيم المشاريع إلى إجراءات محددة باستخدام قوالب المشروع والمهام والميزات الأخرى التي قد لا تكون متاحة في جدول البيانات الذي تقوم بإنشائه بنفسك. يزيل تقويم العلاقات العامة المشاعر العارمة من التوفيق بين مشاريع متعددة في خطوات متعددة. ولكن فقط عندما يتم تكبير التقويم إلى أقصى حد له ، يمكن تحقيق أهداف العلاقات العامة. استخدم الأفكار الأربعة التالية لتحسين التقويم الخاص بك.

كن سائلا

التقويم الخاص بك ليس محفورًا على الحجر. قد تظهر فرص العلاقات العامة بشكل عشوائي ، وستدعو أحداث معينة إلى اتخاذ إجراء بعد ذلك ، لذا كن مرنًا في أسلوبك. غالبًا ما يؤدي الترحيب بالتغيير أو الرد على الموقف إلى تحفيز الابتكار.

حساب لوقت الرصاص

أفضل خطة علاقات عامة لا تتسرع. احتساب المهلة المناسبة بين بدء المشروع واكتماله. يسمح الجدول الزمني الواسع بالوفاء بالمواعيد النهائية بشكل مريح وإجراء تعديلات على المحتوى.

استخدم علامات التصنيف ذات الصلة

استخدم علامات التصنيف ذات الصلة لربط المحتوى بالأحداث الجارية. يوفر إنشاء المحتوى مسبقًا الوقت ولكن يتفاعل المستخدمون مع الاتجاهات. حافظ على المحتوى حديثًا عن طريق إضافة علامة تصنيف.

تقييم أنشطة العلاقات العامة السابقة

يقيم تقييم أنشطة العلاقات العامة في السنوات السابقة النجاحات ، ويسلط الضوء على مجالات التحسين ، ويوضح أفضل السبل للمضي قدمًا. تأمل في الأسئلة التالية:

• ما الذي نجح معك؟ ما فشل؟
• ما هي الأفكار التي فاقت التوقعات؟ كيف يمكن توسيع هذه الأفكار؟
• من أين حظيت باهتمام وسائل الإعلام؟
• من أين حصل المنافسون الرئيسيون على اهتمام وسائل الإعلام؟

من هنا ، استخدم إجاباتك لتطوير أو تغيير تقويم العلاقات العامة الخاص بك.

نبدأ الآن

سيزيل تقويم العلاقات العامة الاحتكاك والمشاعر العارمة الناتجة عن التلاعب بمشروع متعدد في مراحل متعددة. ومع ذلك ، فقط عند استخدامه. إذا لم يكن لديك تقويم لمناقشته جميعًا حتى الآن ، فقد حان الوقت لبدء تقديم واحد إلى استراتيجيتك الآن. للمساعدة في بنائه ، جرب قالب تقويم العلاقات العامة المجاني الخاص بنا أو ألق نظرة على برنامجنا اليوم. نُشر هذا المنشور في الأصل في 1 تموز (يوليو) 2020. وتم تحديثه في 29 كانون الأول (ديسمبر) 2021 ، ومرة ​​أخرى في 20 كانون الأول (ديسمبر) 2022.