ما هو برنامج الاتصال التنبئي؟ كل ما تحتاج إلى معرفته

لماذا عملك القيام بالتوعية؟

لأنه يحتاج إلى إجراء محادثات مع الأشخاص المناسبين وبناء العلاقات. للقيام بذلك ، تحتاج إلى إجراء مكالمات ، ولكن قد يأتي الكثير من عدم الكفاءة مع هذه العملية.

يُهدر الوقت الذي تقضيه في الاتصال والانتظار للتواصل مع العميل المحتمل ، ويمكن أن يؤدي ذلك إلى تقليل كفاءة التواصل بشكل كبير. هذا هو المكان الذي يأتي فيه المتصلون التنبؤية ، مما يمنحك واحدة من أكثر الطرق فعالية وأسرعها للوصول إلى قائمة جهات الاتصال.

ما هو المسجل التنبئي؟

طالب الاتصال التنبئي هو نوع من برنامج الاتصال الآلي المصمم لتعزيز الكفاءة في مراكز الاتصال. يقوم تلقائيًا بالاتصال من خلال قائمة المكالمات ، وتوجيه المكالمات إلى الوكلاء بمجرد توفرهم ، مما يميزها عن غيرهم من المتصلين بالمبيعات.

باستخدام اكتشاف الصوت للتعرف على وقت تلقي شخص ما للمكالمة ، يضمن برنامج الاتصال التنبئي أن وكلاء المبيعات يقضون وقتًا أطول في التحدث إلى العملاء المحتملين ووقتًا أقل في انتظار الاتصال.

يتيح ذلك لمراكز الاتصال الوصول إلى قوائم جهات الاتصال الخاصة بهم بسرعة أكبر ، وقضاء المزيد من الوقت في التحدث إلى العملاء المحتملين ، وزيادة عائد الاستثمار إلى أقصى حد.

كيف يعمل برنامج الاتصال التنبئي؟

يهتم برنامج الاتصال التنبئي بالاتصال برقم والاتصال به ، مما يترك الوكلاء للتركيز على الجزء الرئيسي من عملهم: التحدث إلى العملاء وإجراء المبيعات.

للقيام بذلك ، يحتاج برنامج الاتصال التنبئي إلى فهم عدد الوكلاء الذين يعملون لديك ، والمدة التي يستغرقها متوسط ​​المكالمة عندما يتصل شخص ما بالمكالمة ، ومتى يصبح الوكيل متاحًا.

من خلال توصيل هذه المعلومات بخوارزمية ، يعرف مدى سرعة الاتصال بقائمة المكالمات لضمان توصيل كل مكالمة بسرعة بوكيل مباشر.

خوارزمية السرعة

تعد خوارزمية السرعة في صميم كيفية عمل برنامج الاتصال التنبئي.

المتصل يهدف إلى تقليل وقت التوقف عن العمل. عندما ينهي أحد الوكلاء مكالمة واحدة ، فإنه يريد الاتصال على الفور بالمكالمة التالية. ومع ذلك ، لا يمكنك تحمل انتظار جهات الاتصال الخاصة بك على الطرف الآخر من الخط للاتصال بالوكيل.

للتأكد من أنه يقوم بالاتصال بالسرعة الصحيحة ، يستخدم طالب الاتصال التنبؤي خوارزمية سرعة لتقليل وقت التوقف ، والتأكد من أن جهات الاتصال متصلة بسرعة بوكيل مباشر.

معدل التخلي

يدور المتصلون التنبئيون حول جعل التواصل أكثر كفاءة. من خلال الاتصال التلقائي بالأرقام حتى تصل إلى مكالمة مباشرة ، يتيح برنامج الاتصال التنبئي للوكلاء قضاء المزيد من الوقت في التحدث مع العملاء المحتملين.

للقيام بذلك ، يجب على المتصل أن يتعرف عندما يلتقط شخص ما ويوجه المكالمة بسرعة إلى وكيل مجاني. إذا لم يتوفر وكيل ، فسيتم ترك الشخص على الطرف الآخر من السطر يشتم "مكالمة مبيعات أخرى".

تريد أن تجعل عملية الاتصال الخاصة بك فعالة قدر الإمكان ، ولكن في نفس الوقت ، لا يمكن أن يكون معدل التخلي الخاص بك مرتفعًا جدًا.

توعية الوكيل وحجم مركز الاتصال

تعمل برامج الاتصال التنبؤية بشكل أفضل في مراكز الاتصال الكبيرة. تحتاج خوارزمية السرعة إلى بيانات للعمل بشكل فعال مما يتطلب توفر عدد كبير من العوامل.

كلما زاد عدد الوكلاء المتاحين لديك ، كان برنامج الاتصال التنبئي يعمل بشكل أفضل.

للبدء في رؤية فوائد برنامج الاتصال التنبئي ، يوصى بأن يكون لديك ما لا يقل عن ثمانية إلى عشرة وكلاء يعملون في فريقك.

ما هي ميزات برامج الاتصال التنبؤية؟

لجعل التوعية الخاصة بك فعالة قدر الإمكان ، سيقدم أفضل المتصلين التنبئيين عددًا من الميزات المختلفة. يجب أن تساعدك هذه الميزات في الوصول إلى قوائم الاتصال الخاصة بك بشكل أسرع ، ولكنها تضمن أيضًا حماية المستهلك وأنك تفي بالتزاماتك القانونية.

1. تحميل القوائم

تسمح لك قوائم التحميل بمزامنة قوائم جهات الاتصال الخاصة بك مع برنامج الاتصال التنبئي ، عادةً بتنسيق .CSV. عندما تضيف باستمرار أرقامًا جديدة إلى قوائمك ، من المهم أن تكون هذه العملية سريعة وسهلة. سيسمح لك أفضل المتصلين التنبئي بتحميل قوائم جهات الاتصال الخاصة بك دون عناء.

2. إدارة الأرقام

تمنحك إدارة الأرقام التحكم في كيفية اتصال المتصل التنبئي من خلال قائمتك. على سبيل المثال ، إذا تم تكرار رقم في قائمة جهات الاتصال الخاصة بك ، فإن إدارة الأرقام يمكن أن تضمن عدم استدعاء الرقم مرتين. يمنحك أيضًا خيار اختيار أرقام معينة للاتصال بها ، مثل رقم الهاتف المحمول ، أو الأرقام من رمز منطقة معين.

3. امتثال عدم الاتصال (DNC)

يحق للأشخاص إلغاء الاشتراك في مكالماتك وإضافتهم إلى قائمة عدم الاتصال (DNC). هذا مهم لأنه يحمي خصوصية المستهلك ، لكنه يعني أيضًا أنك لا تقضي وقتًا مع الأشخاص الذين لا يرغبون في التفاعل مع عملك.

سيتمكن المتصلون التنبؤيون الجيدون من وضع الأشخاص على قائمة DNC في الوقت الفعلي وإضافة DNC لشركتك إلى السجل الوطني.

4. الطلب العمودي

يتيح لك الطلب العمودي إضافة عدة أرقام لكل جهة اتصال. هذا مهم للشركات التي تحتاج إلى زيادة معدل محاولات الاتصال الناجحة. على سبيل المثال ، وكالات التحصيل التي تحتاج إلى الوصول إلى شخص معين ، وليس مجرد أي شخص محتمل.

5. معرف المتصل المخصص / استدعاء التواجد المحلي

تتيح لك هذه الميزة اختيار الاسم والرقم الذي يظهر في معرف المتصل الخاص بك. يمكن أن يمكّنك هذا من إظهار معرف المتصل المحلي عند إجراء مكالمات إلى منطقة معينة.

6. قواعد جدولة المكالمات

تحدد قواعد جدولة المكالمات تواريخ وأوقات محددة عندما يبدأ برنامج الاتصال التنبئي وينهي الاتصال الآلي.

7. كشف آلة الرد

يريد وكلاؤك التحدث إلى أناس حقيقيين ، وليس الرد على آلات. يمكن أن يتعرف اكتشاف جهاز الرد على الاتصال بجهاز الرد على المكالمات ، مما يسمح له بالمضي قدمًا والاتصال بالرقم التالي.

8. مخطوطات الوكيل

يتيح لك هذا التكامل إنشاء برامج نصية مخصصة تساعد وكلائك على التواصل بشكل أكثر كفاءة. يتكامل برنامج البرمجة النصية مع نظامك ، مما يجعل العملية أكثر سلاسة.

9. تكامل CRM

يحتاج وكلاؤك إلى الحصول على أكبر قدر ممكن من المعلومات في متناول أيديهم. تسمح برامج الاتصال التنبؤية التي تتكامل من خلال CRM الخاص بك للوكلاء بالتحقق من المعلومات الحيوية وتحديث قوائم جهات الاتصال في الوقت الفعلي.

كيف تستفيد فرق المبيعات من استخدام المسجل التنبئي

يدور المتصلون التنبئيون حول توفير الوقت بين المكالمات.

يبلغ متوسط ​​معدل الوصول للمكالمات الباردة حوالي 15٪ ، لذلك إذا كنت تستخدم طرق الاتصال التقليدية ، فإن وكلاؤك يتصلون بأقل من واحد من كل خمسة عملاء محتملين. ما زالوا يقضون الوقت المستغرق في اختيار الرقم والاتصال به وانتظار الاتصال بالرغم من ذلك.

تهدف برامج الاتصال التنبؤية إلى تقليل هذا الوقت الضائع. بمجرد أن ينهي الوكيل مكالمة واحدة ، يتم توصيله بالمكالمة التالية - إنه مستوى أعلى بكثير من الكفاءة.

ما هي حدود برامج الاتصال التنبؤية؟

إن برامج الاتصال التنبؤية فعالة بالتأكيد ، ولكن لها أيضًا حدودها.

تتمثل إحدى المشكلات الرئيسية في برامج الاتصال التنبؤية في إمكانية وجود فترة توقف طويلة بين العميل المحتمل الذي يلتقط المكالمة وتوصيله بوكيل. يمكن للناس أن يجدوا هذا مزعجًا للغاية - ففي النهاية ، أنت من تتصل بهم.

قد يعني هذا أن العميل المحتمل أقل تقبلاً بالفعل لرسالتك قبل بدء المحادثة.

صعوبة أخرى هي أن كل شيء يحدث بسرعة كبيرة لوكلاء المبيعات. في حين أنهم قد يحصلون على بعض المعلومات الأساسية التي تومض على شاشتهم عندما يكونون متصلين ، إلا أنه ليس لديهم الوقت والمعلومات التفصيلية لتخصيص المكالمة.

يعد التخصيص جزءًا كبيرًا من المبيعات الحديثة ، لذلك يمكن أن يكون هذا عيبًا كبيرًا مع برامج الاتصال التنبؤية.

عند التفكير في برنامج اتصال تنبؤي ، يجب أن تأخذ ذلك في الاعتبار. من المهم أن تتصفح قوائم المكالمات الخاصة بك ، ولكن في نفس الوقت ، عليك أن تتذكر أن المكالمات عالية الجودة تؤدي إلى اتخاذ الأشخاص إجراءات. قد يكون تحقيق هذا الأمر أكثر صعوبة باستخدام طالب الاتصال التنبئي مقارنة بالطرق الأخرى.

أفضل برامج الاتصال التنبؤية التي يجب مراعاتها

• PhoneBurner - سهل الإعداد ، مع نظام التسويق عبر البريد الإلكتروني وإدارة علاقات العملاء المدمج. لديها خطة تسعير مباشرة تساعدك على فهم تكاليفك.
• Five9 - نظام اتصال تنبؤي فعال يعمل بشكل جيد للمبيعات الصادرة. من خلال التركيز على تجربة العملاء ، تم تصميمه لمساعدتك على جذب المزيد من العملاء المحتملين.
• ChaseData - ChaseData هو خيار جيد للشركات التي تجري مكالمات صادرة على نطاق واسع. مع مجموعة من خيارات التسعير ، ستجد الحزمة المناسبة لعملك.
• Genesys Cloud - تعد Genesys Cloud خيارًا رائعًا للاتصال متعدد القنوات.
• Call Hub - مع الخدمات المصرفية عبر الهاتف السياسية وغيرها من الميزات ، تعمل Call Hub بشكل جيد مع المنظمات غير الربحية ومجموعات المناصرة.

لماذا يُعد برنامج Sales Dialer في Mailshake أفضل من المسجل التنبئي

يعد برنامج الاتصال في Mailshake خيارًا أفضل من برامج الاتصال التنبؤية للعديد من الشركات بسبب المستوى العالي من التخصيص.

بدلاً من مجرد ربط وكيل مبيعات مع عميل محتمل (في الثانية الأخيرة) ، فإنه يمنحك الوقت للتخطيط لكل تفاعل قبل البدء فيه. لديك كل شيء في مكان واحد ، يجمع بين الاتصال والبريد الإلكتروني والتواصل الاجتماعي لإنشاء تفاعلات أكثر جدوى مع العميل.

نعم ، الوقت مهم ولا تريد أن تضيعه في انتظار الرد ، ولكن عليك أيضًا التفكير في جودة المكالمات. تجد العديد من الشركات أن برنامج الاتصال في Mailshake يقدم أفضل ما في العالمين ، مما يساعدهم على إنشاء المزيد من العملاء المحتملين وإغلاق المزيد من المبيعات.

استنتاج

إذا أجريت قدرًا كبيرًا من التواصل البارد وترغب في تلقي المزيد من المكالمات الباردة ، فإن برامج الاتصال التنبؤية تستحق التفكير. ومع ذلك ، فإن لديهم أيضًا عيوبًا عند مقارنتها ببرامج الاتصال التلقائي ومتصلين الطاقة.

لا تنشئ عملاء محتملين أو تحقق مبيعات بمجرد الوصول إلى الأشخاص. يجب أن تكون قادرًا على بدء تفاعلات هادفة وبناء علاقات. في بعض الأحيان ، تحتاج إلى الابتعاد خطوة عن فكرة مجرد البحث في قائمة جهات الاتصال من أجل القيام بذلك.

على الرغم من أنك لا تريد أن يضيع وكلاء المبيعات وقتهم في كتابة الأرقام ، فأنت تريد أن يتوفر لهم الوقت للتخطيط لمكالماتهم والتأكد من أنهم يقدمون تجربة عملاء جيدة. ستلعب التكنولوجيا التي تختارها للتواصل دورًا مهمًا في مدى نجاحك.