تنفيذ العملية: دليل سريع

مع نمو الأعمال التجارية ، فإنها تحتاج إلى النظر في عمليات أو طرق جديدة لتحسين العمليات الموجودة لديها. ربما ترغب الشركة في توسيع نطاق نموها والحفاظ عليه أو زيادة الإنتاجية والكفاءة. مهما كانت الأهداف ، فإن عملية التنفيذ هي كيفية تحقيق هذه الأهداف.

إذا كنت تتطلع إلى تحسين عمليات عملك ، فأنت بحاجة إلى معرفة ما هو تنفيذ العملية وسبب أهميتها. بالإضافة إلى ذلك ، سنشرح ما هي خطة تنفيذ العملية وخطوات إنشاء عملية التنفيذ. بعد ذلك ، سوف تكتشف كيف يمكن أن تساعدك برامج إدارة المشاريع في تقليل الهدر وتوفير الوقت.

ما هو تنفيذ العملية؟

تنفيذ العملية هو نهج استراتيجي لاعتماد إجراءات أو عمليات تجارية جديدة في المنظمة. تنفذ الأعمال التغيير عندما تريد تبسيط المهام ، أو تصبح أكثر كفاءة ، أو تقلل عدد الأخطاء أو تدفع نمو الأعمال. هناك بعض الأمثلة فقط ، ولكن أي تغيير في العمليات التجارية يتطلب تنفيذ العملية.

كما يمكنك أن تتخيل ، هذا لا يتم لمجرد نزوة. يتم تحقيق أهداف العمل من خلال خطة منظمة مع إرشادات واضحة لكيفية تنفيذ الاستراتيجية. يعني هذا سرد المهام التي سيتم إجراؤها طوال العملية اليومية للشركة. إنها تنطوي على إدارة التغيير ولمسات على كل قسم ، وهذا هو سبب مشاركة الموارد البشرية.

وحدات الأعمال تخشى الركود لأسباب مفهومة. الرضا عن الذات هو أول علامة على أن الشركة في ورطة لأن المنافسين يبحثون دائمًا عن ميزة لاستغلالها. تنفيذ العملية هو كيف يمكن للأعمال أن تظل قادرة على المنافسة من خلال وجود إطار عمل لإدارة التغيير.

ما هي خطة تنفيذ العملية؟

من أجل تحقيق الأهداف الإستراتيجية للأعمال التجارية ، يجب أن تكون هناك خطة تنفيذ عملية. إنها الوثيقة التي تحدد الخطوات التي ستأخذ فريق المشروع من مكانهم إلى كيفية تحقيق هدفهم المشترك. إنها تسمى أيضًا خطة إستراتيجية.

تتضمن خطة تنفيذ العملية الإستراتيجية والعملية والإجراءات اللازمة لتحقيق الهدف الاستراتيجي. هذه الخطط شاملة وتغطي كل شيء من نطاق خطة التنفيذ إلى التكاليف التي ستمولها ، مثل الميزانية. يتم تفصيل جميع الخطوات اللازمة بما في ذلك تواريخ البدء والانتهاء ومدة المشروع. هذا مشابه لإدارة التغيير ، التي تتحكم في التغييرات وتديرها خلال دورة حياتها.

إن وجود خطة تنفيذ العملية ينقل الجهد إلى الفريق حتى يعرف الجميع ما يجب القيام به ، ومتى سيتم القيام به ومن سيفعل ماذا. وجود خطة أمر ضروري لتنفيذ عملية سلسة. بدون خطة لتحويل الإستراتيجية إلى خطوات قابلة للتنفيذ ، لا توجد خارطة طريق لتوجيه فريق المشروع من البداية إلى النهاية.

عند القيام بمثل هذا المسعى الكبير ذي الآثار التجارية الكبرى ، من الحكمة استخدام برنامج إدارة المشاريع لتسهيل العمل. ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يمكّن الفرق من تخطيط وإدارة وتتبع خطة تنفيذ العملية في الوقت الفعلي. تنظم مخططات جانت الخطوات في مخطط زمني مرئي لإظهار المشروع في مكان واحد. يمكن تعيين فرق وتعيين خط أساس لتتبع الجهد المخطط له مقابل الجهد الفعلي في الوقت الفعلي. يمكنك الآن التأكد من التزامك بالجدول الزمني وعدم تجاوز الميزانية. احصل على ProjectManager اليوم مجانًا.

لماذا يعد تنفيذ العملية مهمًا؟

تنفيذ العملية مهم لأسباب عديدة. لقد رسمنا القليل أعلاه ، لكنه يستحق نظرة فاحصة. أولاً ، إنها طريقة رائعة لمساعدتك على تحويل موارد مشروعك إلى نتائج عالية الجودة. إذا كنت مصنعًا ، فيمكن أن يساعدك ذلك في تقليل أخطاء الموظفين في وظائفهم. يمكن أن يضمن أيضًا إخراجًا أكثر اتساقًا وموثوقية. حتى لو كنت تتحدث فقط عن التوثيق ، فإن تنفيذ العملية يمكن أن يساعد في التأكد من أن الجميع في الواقع يوقعون على المستندات.

يمكنك أيضًا تحسين كفاءة العملية ، سواء من خلال العمليات القابلة للتكرار أو التشغيل الآلي للمهام المتكررة ، والتي تعمل على تبسيط سير العمل. يمكن أن يقلل هذا من الهدر ، ويسمح للفرق بالتركيز على وظائف أكثر تعقيدًا ويساعد في تخصيص الموارد بشكل أكثر كفاءة. يمكن للموظفين الذين تحرروا من أداء المهام البسيطة التي يمكن أتمتتها تولي المزيد من الوظائف.

إذا كنت تتطلع إلى تشجيع الامتثال لمعايير الصناعة ، فيمكن أن يساعد تنفيذ العملية في الوثائق لإبقائك ملتزمًا بأي قوانين تحكم عملك. يمكن أن يساعدك على الالتزام بإرشادات الجودة إذا كان التوثيق يوجه عملك. يمكن للموظفين فهم أفضل للعمليات التنظيمية وأدوارهم فيها ، مما يؤدي إلى أداء أفضل.

لقد ذكرنا أن تنفيذ العملية يسهل على الشركة التوسع ، خاصة عندما تتطلب المهام التنسيق من العديد من الأشخاص أو الإدارات. يمكن أن تساعد العمليات الجديدة في إنشاء نظام عمل أكثر فعالية. يؤدي هذا إلى تحسينات أخرى عندما يتم تقييم العمليات وتطويرها بشكل مستمر. أخيرًا ، تتضمن هذه التحسينات مراقبة وقياسًا أفضل للأداء عند استخدام مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) لتحقيق النجاح في تنفيذ العملية.

عملية التنفيذ في 7 خطوات

من أجل جني فوائد العمليات الجديدة في عملك ، عليك أن تعرف كيفية تنفيذها. فيما يلي سبع خطوات ستساعدك على الاستفادة من تنفيذ العملية.

1. تشكيل فريق المشروع

تنفيذ العملية هو تنفيذ الخطة. تتضمن معظم الخطط عدة أشخاص ، لذا فإن الخطوة الأولى هي تجميع فريقك بناءً على خبرة ومهارات المشاركين. إن وجود الأشخاص المناسبين يعني أنه يمكنك استخدامهم لطرح أفكار أفضل. على الأرجح ، ستعمل أيضًا عبر الأقسام ، مما يعني أنك بحاجة إلى وجود فرق بارعة في العمل متعدد الوظائف.

2. تحديد عملية عملك

مع وجود الفريق المناسب على متن الطائرة ، فإن الخطوة التالية هي تحديد الأهداف. يمكنك تطبيق تقنيات مثل تخطيط العمليات التجارية ، والتي تساعد في تنفيذ أو تحسين العمليات التي تستهدفها. سيتعين عليك أيضًا إلقاء نظرة على جميع المهام في خطة تنفيذ العملية الخاصة بك ومعرفة الموارد التي سيحتاجها الفريق لإنجاز المشروع وتسليمه بنجاح. يمكن للفريق مساعدة المديرين على العمل بشكل تعاوني أثناء تطويرهم لخطة عمل.

3. تحديد الأهداف والغايات لتنفيذ العملية

أثناء تحديدك لعملية الأعمال ، سيكون لديك أهداف وغايات يتعين عليك تحقيقها. بمجرد اتخاذ قرار بشأن ذلك ، من المهم استخدام تحليل الفجوة من أجل رسم المسار لتحقيق أهدافك. يحدد تحليل الفجوة مكان عملك وأين تريد أن تكون. من الأهمية بمكان تحديد الأهداف والغايات حتى يفهم عملك كيفية الوصول إلى حيث يريد أن يكون.

3. ضع خطة تنفيذ

بعد تبادل الأفكار مع فريقك ، وتحديد العمليات التجارية وتحديد أهدافك وأهدافك لتنفيذ عمليات جديدة ، حان الوقت لكتابة الخطة. يجب أن يكون لديك كل ما تحتاجه ، مثل الموارد اللازمة لتنفيذ المشروع. الآن ، عليك تحديد المهام التي ستأخذك من البداية إلى النهاية. قم بتضمين مراحل المشروع ومدته وجدوله الزمني وأدوار ومسؤوليات جميع المعنيين.

5. على متن فريقك

من أجل نجاح تنفيذ العملية ، يجب على الفريق فهم العمليات التجارية الجديدة. من المحتمل أن يشمل ذلك التدريب وورش العمل والندوات والعروض التقديمية أو الدروس الخصوصية وتوجيه الفريق.

6. تنفيذ عملية الأعمال المحسنة الخاصة بك

أنت الآن جاهز لتنفيذ العمليات بأهداف واضحة وهدف محدد للتحسين. خلال هذه الخطوة ، سترغب في مراقبة العملية للتأكد من تحقيقك للمعالم الرئيسية. يضمن وجود مؤشرات أداء رئيسية قابلة للقياس تحقيق استراتيجية التنفيذ المستهدفة.

7. إجراء مراجعة ما بعد التنفيذ

بمجرد تنفيذك لخطة تنفيذ العملية ، سترغب في مراجعتها لمعرفة ما حدث بشكل صحيح وأين أخطأت. يساعد هذا في إبلاغ خطط تنفيذ العملية الجديدة ، ولكن يمكن أن يكون مفيدًا أيضًا في تحسين الخطوات لضمان تحقيق الأهداف التي حددتها.

ProjectManager يساعد في تنفيذ العملية

تتطلب إدارة تنفيذ العملية العديد من الأدوات المختلفة. يجب عليك إدارة الفرق والموارد والتكاليف ومراقبة تقدمك وأدائك للتأكد من أنك تفي بالجدول الزمني لخطة التنفيذ الخاصة بك. ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يحتوي على الميزات التي تحتاجها لتخطيط وإدارة وتتبع مشروعك في الوقت الفعلي.

استخدم طرق عرض متعددة للمشروع

تتطلب الفرق متعددة الوظائف مجموعة من الأدوات القوية المتزامنة مع بعضها البعض. يضع المديرون خطة تنفيذ على مخطط جانت ، الذي ينظم المهام ويربط بين جميع أنواع التبعيات الأربعة ويمكنه أيضًا التصفية للمسار الحرج. ستستخدم الفرق أدوات مختلفة لتنفيذ هذه الوظائف. إذا كانوا يعملون في بيئة رشيقة ، فسوف يرغبون في تعيين سباقاتهم السريعة باستخدام طريقة عرض لوحة كانبان لإدارة الأعمال المتراكمة الخاصة بهم والتخطيط للسباقات السريعة. إذا كانوا من الشركات المصنعة ، فقد يفضلون قوائم المهام القوية الخاصة بنا. مهما كانت الأداة التي تستخدمها ، يتم تحديث جميع البيانات في وقت واحد في الوقت الفعلي بحيث يتعاون الجميع في نفس المعلومات المحدثة.

تتبع التقدم في الوقت الحقيقي

عندما يكون لديك خطة تنفيذ على مخطط جانت ، يمكنك تعيين خط أساس. هذا يلتقط الخطة ويسمح لك بمقارنتها بتقدمك الفعلي. احصل على عرض عالي المستوى للمشروع بأكمله من خلال لوحة التحكم في الوقت الفعلي. يجمع البيانات الحية ويعرضها في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة تعرض الوقت والتكلفة وعبء العمل والمزيد. ليس هناك حاجة إلى تهيئة تستغرق وقتًا طويلاً كما هو الحال مع البرامج خفيفة الوزن. إنه جاهز عندما تكون جاهزًا. وإذا كنت تريد المزيد من التفاصيل ، فاستخدم أدوات إعداد التقارير القابلة للتخصيص التي يمكن مشاركتها لتحديث أصحاب المصلحة.

من أجل التأكد من أن تنفيذ العملية الخاص بك يعمل مع الموارد المتاحة لديك لتلبية أهداف العمل التي تحتاجها لإدارة كل خطوة من خطوات خطة تنفيذ العملية. يحتوي برنامجنا على ميزات إدارة المهام وإدارة المخاطر وإدارة الموارد التي تساعدك على تحقيق أهدافك ، سواء كانت تتعلق بمشروع أو تنفيذ عملية أو خطة إدارة التغيير.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يمكّن الفرق من تخطيط وإدارة وتتبع عملية التنفيذ الخاصة بهم. تتيح منصتنا التعاونية للفرق مشاركة الملفات والتعليقات والمزيد سواء كانوا في أقسام مختلفة أو مناطق زمنية مختلفة. انضم إلى الفرق في Avis و Nestle و Siemens الذين يستخدمون برنامجنا لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.