عقود المشتريات: أنواع العقود وأفضل الممارسات

تسمى كيفية تجميع العناصر التي تحتاجها لتنفيذ المشروع بالمشتريات ، وهي طريقة رائعة لتوضيح كيفية حصولك على السلع والخدمات التي تحتاجها لمشروع ما. إذا لم يكن لديك إمداد ثابت أو على الأقل مُدار للأشياء التي تحتاجها لتنفيذ المشروع ، فسوف تخرج عن المسار الصحيح وتهدد نجاح المشروع.

عندما تحتاج إلى إمدادات من طرف ثالث ، من المهم أن تدخل في اتفاقية للتأكد من حصولك على ما تحتاجه وتسليمه عندما تحتاج إليه. يتم تحديد كل هذه التفاصيل فيما يسمى عقد الشراء. لا يوجد مشروع إذا لم يكن هناك تعاقد شراء.

أساسيات التعاقد بالمشتريات

هناك العديد من أنواع العقود في المشتريات ، ولكن قبل الدخول في ذلك ، نحتاج إلى فهم قوي لماهية الشراء ولماذا هي ضرورية لنجاح المشروع. يشير الشراء إلى التقنيات والأساليب المنظمة والوسائل التي تستخدمها المنظمة للحصول على ما تحتاجه بسعر جيد وفي الموعد المحدد ، مع الاستمرار في بناء علاقات قوية مع الموردين والبائعين.

أولاً ، تحتاج إلى تحديد السلع أو الخدمات التي تحتاجها. بمجرد أن تعرف ذلك ، يمكنك البدء في البحث عن قائمة الموردين الذين يمكنهم تقديم متطلباتك بسعر في حدود ميزانيتك. بعد ذلك ، تدخل مرحلة التفاوض للتأكد من تلبية هذه الاحتياجات. عندما يكون الأمر كذلك ، يقوم كلا الطرفين بإنهاء أمر الشراء مع تحديد السعر والتسليم وعملية الدفع.

بعد ذلك ، يتم تسليم الإمدادات في التاريخ المتفق عليه ، ويتم تدقيق هذا التسليم للتأكد من توافقه مع الاتفاقية. يمكنك بعد ذلك الاحتفاظ بسجلات إدارة جيدة للعقد وحفظ الأوراق ، كما تفعل مع أي معاملة تجارية. كلما كانت هذه العملية أكثر سلاسة ، كلما كان المشاركون أكثر سعادة ، وزادت احتمالية بناء سند بين كلا الطرفين للتأكد من أن المشتريات المستقبلية تسير كذلك. عقد قوي ضروري لتسليم مشروع ناجح.

ما هو عقد المشتريات؟

التعاقد على المشتريات هو عملية بناء اتفاقيات ملزمة قانونًا بين المقاولين والموردين في سياق إدارة المشروع. هذه العقود ضرورية للمشاريع للحصول على المواد والتوريدات والخدمات اللازمة.

يساعد استخدام العقود والمشتريات المشتري والبائع في التوصل إلى اتفاق حول هذه المواد والسلع والخدمات. تتضمن هذه الاتفاقية دفع الفواتير واستيفاء شروط وأحكام العقد. عقد الشراء هو وثيقة ملزمة قانونًا بين المشتري والبائع لا تحدد العلاقات كما هي من حيث العمل فحسب ، بل تحمي أيضًا كلا من مصالحيهما.

تشمل معايير عقد المشتريات اختيار البائع والمنتج ، وفحص البائع ، واتخاذ قرار بشأن الشروط والأحكام من خلال المفاوضات وإدارة هذه العملية من خلال الطلب والدفع وتسليم المواد أو التوريد أو الخدمة.

لماذا يعتبر عقد المشتريات مهمًا

يعد التعاقد على المشتريات أمرًا مهمًا لأنه يعمل على زيادة الأرباح إلى أقصى حد والحفاظ على قابلية الشركات للذوبان في سوق تنافسية. يمنح عقد الشراء كلا الطرفين فرصة للعمل معًا بثقة أن أيًا منهما لا يستفيد من الآخر. كما أنه يساعد الشركة على تنويع مواردها للعمل بشكل أكثر فعالية من خلال الاستعانة بمصادر خارجية للعمل مع أطراف ثالثة يمكنها القيام بذلك بشكل أكثر فعالية من حيث التكلفة.

أنواع عقود الشراء

عندما يتعلق الأمر بالعقود ، هناك أكثر من طريقة لعقد اتفاق. تقدم هذه الأنواع المختلفة من العقود في المشتريات مجموعة متنوعة من المخاطر لطرف أو آخر وهي مناسبة لمشاريع البناء حيث يكون النطاق مؤكدًا إلى حد ما منذ البداية. الأنواع الثلاثة الرئيسية لعقود الشراء هي كما يلي:

• عقد السعر الثابت: العقد ذو السعر الثابت أو العقد المقطوع هو عندما يتم تحديد المبلغ المدفوع مقابل المواد أو السلع أو الخدمات في وقت توقيع العقد ولا يتغير بعد ذلك بغض النظر عما إذا كانت هناك تأثيرات خارجية أو داخلية التي ترفع التكاليف أو تؤخر الجدول. تتمثل ميزة هذا النوع من العقود في أنه يحدد بوضوح أدوار ومسؤوليات كلا الطرفين من حيث ما سيتم تسليمه ومقدار تكلفة ذلك. هذه هي أكثر أنواع العقود شيوعًا ومباشرة وسهلة الإدارة.
• عقد استرداد التكلفة: عقد استرداد التكلفة أو التحكم في التكلفة هو عندما يوافق المشتري على دفع ثمن المواد والمعدات بالإضافة إلى أي تكاليف غير مباشرة ، مثل الرواتب والمرافق ، التي تشكل جزءًا من صنع المنتج أو الخدمة. لجعل هذا الأمر يستحق ذلك بالنسبة للمشتري ، يتم منحهم رسومًا ثابتة أو نسبة مئوية من الربح على سعر التكلفة. هذا يضع غالبية المخاطرة على أكتاف البائع. لن يتم تعويضهم إلا بعد التحقق من النفقات. إذا تغير نطاق المشروع ، يمتص البائع أي تكاليف إضافية. ولجعل هذا الأمر مجديًا للبائع ، فإنهم سيكلفون تكاليف إضافية تبقي التعديلات عند الحد الأدنى وتحسن أرباحهم النهائية.
• عقد الوقت والمواد: تعوض عقود الوقت والمواد للبائعين عن المواد التي يستخدمونها وتدفع مقابل الوقت الذي يقضونه في المشروع. هذا يجعل البائع يتصرف كما لو كان موظفًا تابعًا لجهة خارجية للمقاول. يعمل هذا العقد بشكل أفضل عندما يكون من الصعب تحديد نطاق المشروع لأن العقد يسمح ببعض المرونة. ومع ذلك ، عند استخدام أحد هذه العقود ، سيتعين على المشتري توفير مزيد من الإشراف للتأكد من أن المشروع يظل في الموعد المحدد ولا يتجاوز الميزانية.

العمليات الرئيسية وأفضل الممارسات لعقود الشراء

على الرغم من توقيع العقد ، إلا أن العملية لم تكتمل. هناك ، بالطبع ، العمل الذي تم التعاقد عليه ومتابعته لشروط وأحكام العقد.

أكد على الشفافية

شيء واحد يمكنك القيام به للتأكد من أن الأمور تسير بسلاسة هو إعطاء الأولوية للشفافية في عملية الشراء الخاصة بك. يساعد الحصول على رؤية أكبر لأداء الموردين على تقوية تلك العلاقات ويعمل على تحقيق أفضل النتائج لجميع المعنيين.

التقدم المرئى

سترغب في مراقبة شروط العقد وإدارتها عن كثب ، خاصة المصروفات المرتبطة بالعمل ، لتقليل التكاليف. بدلاً من استخدام جداول البيانات التي يجب تحديثها باستمرار والتي غالبًا ما تتعرض لخطر تعميم الإصدارات القديمة ، من الأفضل لك أتمتة هذه العمليات باستخدام أداة رقمية.

كفاءات الهوية

إن تبسيط عملية الشراء أمر أساسي أيضًا. يساعد جمع ومراقبة الموردين على ضمان تلبية شروط العقد. سيؤدي استخدام أداة إدارة المشروع عبر الإنترنت إلى تقليل التكاليف عن طريق تجنب الأخطاء اليدوية التي يمكن أن تبطئ العمل أثناء العمل نحو الامتثال للعقد.

كيف يساعد ProjectManager في المشتريات

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعدك في التخطيط والمراقبة والإبلاغ عن مشتريات مشروعك. تعمل مراقبة مشترياتك وتتبعها على التأكد من أن التكاليف والجدول الزمني تلتزم بشروط العقد وندمته. هناك طرق للقيام بذلك بشكل أفضل من استخدام جدول بيانات.

استخدم مخطط جانت الخاص بنا على الإنترنت لإدارة عقودك. يسمح لك الجدول الزمني المرئي لـ Gantt بمشاهدة دورة الحياة الكاملة للعقد في مكان واحد وتتبع جميع الموارد والتكاليف المرتبطة به. حدد تاريخي البدء والانتهاء للعقد. عند إضافة تحديثات الحالة إلى الأداة ، يمكنك عندئذٍ مراجعة تقدمك لمعرفة ما إذا كان يتم الوفاء بشروط العقد.

أضف التكاليف والموارد إلى Gantt وستتمكن من جدولة تلك المواد التي تحتاجها في وقت محدد في المشروع. نظرًا لأن برنامجنا قائم على السحابة ، فإن جميع معلومات المشروع في الوقت الفعلي ، مما يسمح لك بتتبع البيانات الحية. على سبيل المثال ، تجمع لوحة المعلومات في الوقت الفعلي المعلومات وتحسبها تلقائيًا لعرضها على الرسوم البيانية والمخططات سهلة القراءة للحصول على عرض عالي المستوى لتباين المشروع والتكاليف والوقت والمزيد.

ProjectManager.com هو برنامج قائم على السحابة يساعدك على تنظيم وإدارة المشتريات بشكل أكثر كفاءة. تتبع العقود مع مساحة تخزين غير محدودة للملفات ، وقم بوضع خطط للمشتريات وقم بمراقبة وتتبع تقدمها في الوقت الفعلي للتأكد من استيفاء جميع شروط وأحكام العقد. جرب ProjectManager مجانًا اليوم.

.