أفضل 19 تطبيقًا مجانيًا لإنتاجية الأعمال الصغيرة لعام 2020

نشرت: 2019-11-16

يعد الحفاظ على الإنتاجية أمرًا بالغ الأهمية عندما تحاول إدارة نشاط تجاري متنامٍ.

بصفتك صاحب عمل وقائدًا ، فإنك تنجذب باستمرار في آلاف الاتجاهات المختلفة. بين الرد على رسائل البريد الإلكتروني لخدمة العملاء ، وتحديث متجرك ، والترويج لمنتجاتك ، من الصعب معرفة مكان التركيز للتأكد من أنك تقضي وقتك في المهام التي تحرك الإبرة.

قد تكون الاقتباسات التحفيزية بمثابة إضافة رائعة لإلهامك للعمل وإتمام يومك ، لكنها ليست طريقة فعالة لمساعدتك في إنجاز الأمور على المدى الطويل. من ناحية أخرى ، تضمن أفضل تطبيقات الإنتاجية أنك تقضي وقتك في المهام الصحيحة ، والحصول على الأشياء التي لا تحتاج إلى القيام بها خارج نطاق عملك ، وأتمتة الأعمال التي لا تستحق وقت أي شخص.

لمساعدتك على البدء ، قمنا بتجميع هذه القائمة التي تضم أفضل 19 تطبيقًا إنتاجيًا. لدينا قائمتان لك: أفضل 11 تطبيقًا لزيادة الإنتاجية لرواد الأعمال وأفضل 8 تطبيقات إنتاجية للشركات الصغيرة. سيساعدك كل واحد أنت و / أو فريقك على زيادة إنتاجيتك في عام 2020. والأفضل من ذلك - كل هذه التطبيقات مجانية للاستخدام.

قائمة القراءة المجانية: تحفيز التجارة الإلكترونية

هل تواجه مشكلة في التركيز على تنمية أعمالك الصغيرة؟ احصل على إمكانية الوصول إلى قائمتنا المجانية المنسقة لمقالات الإنتاجية عالية التأثير.

أفضل 11 تطبيقًا مجانيًا لزيادة الإنتاجية لرواد الأعمال في عام 2020

مكان رائع للبدء عند محاولة تعزيز الإنتاجية على مستوى الشركة هو وقتك الخاص. بعد كل شيء ، إذا كنت لا تدير وقتك بحكمة ، فمن المحتمل أن تكون مانعًا للأعضاء الآخرين في فريقك.

استخدم 11 تطبيقًا لزيادة الإنتاجية لرواد الأعمال لتقليل عوامل التشتيت وإدارة وقتك بحكمة والتأكد من أنك تعمل دائمًا على المهام الأكثر أهمية لديك.

1. برنامج RescueTime

أفضل تطبيق إنتاجي مجاني لإدارة الوقت

RescueTime هو تطبيق لإدارة الوقت يتتبع ويحسب مقدار الوقت الذي تقضيه في أنواع مختلفة من المهام.

على سبيل المثال ، ربما تشعر أنك تنظر فقط إلى وسائل التواصل الاجتماعي لبضع دقائق في اليوم. يمكن أن يُظهر لك برنامج RescueTime مقدار الوقت الذي تقضيه في التمرير عبر موجز ويب الخاص بك. قد تفاجئك النتائج وتوضح لك أنك بحاجة إلى تقليل هذا الإلهاء.

أو ربما تشعر أن قص البيانات ولصقها من تطبيق إلى آخر لا يتطلب الكثير من الجهد الذي تقدمه وأنه يستحق التشغيل الآلي. يمكن أن يُظهر لك برنامج RescueTime مقدار الوقت الذي ستوفره باستخدام أداة أتمتة مثل Zapier.

إذا كنت تشعر أنك تعمل لساعات طويلة ولكنك لا تنجز ما يكفي ، فيمكن أن يساعدك برنامج RescueTime في معرفة وفهم المكان الذي تقضي فيه وقتًا طويلاً في المهام التي ليس لها تأثير كافٍ. يتيح لك ذلك العثور على فرص لتفويض تلك المهام أو تشغيلها تلقائيًا أو تجنب بعض مصادر التشتيت.

2. StayFocusd

أفضل تطبيق إنتاجي مجاني لمنع عوامل التشتيت

إذا وجدت أنك تضيع الكثير من الوقت على وسائل التواصل الاجتماعي أو المواقع الإخبارية أو غيرها من مصادر التشتيت عبر الإنترنت ، فيمكنك استخدام StayFocusd - أحد إضافات Chrome - لحظر وصولك إلى تلك المواقع تمامًا.

يعمل StayFocusd عن طريق السماح لك بتحديد مقدار الوقت الذي ترغب في إنفاقه على أنواع معينة من مواقع الويب. لذلك إذا كنت ترغب في قصر التمرير على Twitter على 10 دقائق في اليوم ، يمكنك إعداد ذلك في StayFocusd. عندما تنتهي الدقائق العشر ، ستمنع خدمة StayFocusd وصولك إلى تويتر مهما كانت المدة التي تخبرها بها.

يحتوي StayFocusd أيضًا على خيار نووي يتيح لك حظر الوصول إلى جميع مواقع الويب - أو جميع المواقع باستثناء المواقع التي تحتاج إلى استخدامها (على سبيل المثال ، محرر مستندات Google) - عندما يتعين عليك التركيز على مهمة معينة. إنها أداة رائعة عندما تحتاج إلى تقليل الانحرافات ولكنك تكافح مع قوة الإرادة التي تحتاجها للقيام بذلك بنفسك.

3. Boomerang لـ Gmail و Outlook

أفضل أداة إنتاجية مجانية للتخلص من مشتتات البريد الإلكتروني

إذا اكتشفت أن البريد الإلكتروني هو أحد أكبر مصادر الإلهاء ، فيمكن أن يساعدك Boomerang for Gmail و Outlook. استخدم ميزة Inbox Pause الخاصة به لمنع أي رسائل بريد إلكتروني جديدة من الوصول إلى صندوق الوارد الخاص بك في الأوقات التي تحتاج فيها إلى التركيز. عندما تكون جاهزًا ، قم بإلغاء الإيقاف المؤقت للبريد الوارد للسماح لبريدك الإلكتروني بالدخول.

ما يميز Boomerang بعد إغلاق بريدك الوارد هو أنه يمكنك إنشاء استثناءات للتسليم. لنفترض أنك بحاجة إلى التركيز ولكنك تنتظر أيضًا رسالة بريد إلكتروني مهمة من شريك عملك أو مستثمر. يمكنك إضافة عناوين البريد الإلكتروني هذه كاستثناءات حتى يتجاوزوا مانعك ويصلون إلى حسابك.

يمكنك أيضًا إرسال رد تلقائي إلى أي شخص يرسل إليك بريدًا إلكترونيًا أثناء إيقاف البريد الوارد مؤقتًا لإعلامه بأنه سيكون هناك تأخير قبل استلام الرسالة. يمكن أن يكون هذا مفيدًا في توفير معلومات اتصال بديلة يمكن للأشخاص استخدامها إذا احتاجوا إلى الاتصال بك بشكل عاجل.

4. تودويست

أفضل تطبيق إنتاجي مجاني لإدارة قائمة المهام

إذا كنت بحاجة إلى تطبيق لتتبع جميع مهامك ، فإن Todoist يعد خيارًا رائعًا. يمكنك استخدام خطته المجانية لإنشاء ما يصل إلى 80 مشروعًا ، مما يجعل من السهل فصل المهام المعلقة في العديد من القوائم المختلفة حسب حاجتك.

على سبيل المثال ، يمكنك إنشاء قوائم منفصلة لمهام العمل والمهام الرئيسية وإدارة كلتا القائمتين من نفس التطبيق. أو يمكنك الحصول على مزيد من التفاصيل ، وإنشاء قوائم للعمل ، والمنزل ، والمهمات ، والبريد الإلكتروني ، ومشاريع محددة ، وأهداف طويلة المدى ، وأي شيء آخر تحتاج إلى تصنيفها في مجموعة متميزة.

تكمن فائدة Todoist في بساطتها. أضف سطرًا سريعًا يصف ما عليك القيام به ، ثم قم بإلغاء تحديده عندما يكتمل. إنها في الأساس نسخة طبق الأصل من قائمة مهام مكتوبة بخط اليد - ولكنها تعمل أينما كنت وعلى أي جهاز تصادف أنك تستخدمه في الوقت الحالي ، تظهر مهمة في رأسك.

5. KanbanFlow

أفضل تطبيق إنتاجية مجاني لتقنية بومودورو

يمنحك KanbanFlow جميع مزايا لوحة Kanban مع الأدوات التي تحتاجها لإكمال مهامك باستخدام تقنية Pomodoro.

ابدأ بإعداد الممرات الخاصة بك وإضافة المهام الخاصة بك. عندما تكون مستعدًا لبدء أحدها ، يمكنك النقر فوق اثنين من الأزرار لبدء بومودورو لمدة 25 دقيقة. يُعلمك KanbanFlow عندما يحين وقت أخذ استراحة ويتيح لك تسجيل Pomodoro في جدول زمني إذا لزم الأمر.

ميزة أخرى فريدة من KanbanFlow هي أنه عندما تقوم بإيقاف مؤقت قبل اكتماله ، فإنه يسألك عن سبب إيقافه مؤقتًا. يمكن أن يكون هذا مفيدًا لمعرفة ما الذي يشتت انتباهك غالبًا عندما تحاول التركيز حتى تتمكن من تبادل الأفكار لتقليل أكثر ما يشتت انتباهك.

6. بريد جوجل

أفضل تطبيق إنتاجي مجاني لإدارة البريد الإلكتروني

يعد Gmail أداة مجانية رائعة للبريد الإلكتروني ، ولكن ميزاته العديدة تجعله أداة إنتاجية رائعة أيضًا.

هل تشعر وكأنك تجيب باستمرار على نفس الأسئلة مرارًا وتكرارًا؟ وفر على نفسك الوقت الذي تستغرقه لكتابة الإجابات عن طريق إنشاء ردود جاهزة — تحديدات نصية محفوظة يمكنك إضافتها إلى أي بريد إلكتروني ببضع نقرات فقط.

هل لديك رسائل بريد إلكتروني تحتاج دائمًا إلى إضافتها إلى مجلد مرجعي أو إرسالها إلى محاسبك؟ قم بإنشاء عوامل تصفية لتصنيف رسائل البريد الإلكتروني أو إعادة توجيهها تلقائيًا من شخص معين أو بسطر موضوع محدد (على سبيل المثال ، "الفاتورة"). يمكنك أيضًا استخدامها للحفاظ على بريدك الوارد واضحًا عن طريق إنشاء عوامل تصفية لأرشفة أو حذف رسائل بريد إلكتروني معينة تلقائيًا.

يمكنك استخدام إحدى الوظائف الإضافية العديدة في Gmail لإنشاء مهام في تطبيقات إدارة المشاريع مثل Trello أو Asana ، أو إرسال رسائل بريد إلكتروني مباشرة إلى Slack ، أو إضافة رسائل بريد إلكتروني إلى Evernote دون مغادرة صندوق الوارد الخاص بك. هذا يجعل من السهل معالجة رسائل البريد الإلكتروني بمجرد وصولها وإيصالها إلى حيث يجب أن تكون في النهاية.

7. Evernote

أفضل تطبيق إنتاجي مجاني للبقاء منظمًا

كل برنامج تستخدمه له طريقته الخاصة في حفظ المعلومات. يتم حفظ الملفات الموجودة على جهاز الكمبيوتر الخاص بك على محرك الأقراص الثابتة. يتم حفظ مستندات Google في Google Drive. يمكنك وضع إشارة مرجعية على صفحات الويب التي تريد حفظها في متصفحك وإبعاد رسائل البريد الإلكتروني التي قد تحتاج إلى الرجوع إليها مرة أخرى في مجلدات تطبيق البريد الإلكتروني الخاص بك.

مشكلة هذا النهج؟ من الصعب معرفة المكان الذي تبحث فيه عندما تحتاج إلى العثور على شيء تتذكر حفظه. يحل Evernote هذه المشكلة من خلال إعطائك مصدرًا مركزيًا لجميع الملاحظات والمستندات التي تحتاج إلى حفظها.

يتيح لك Evernote تدوين الملاحظات عبر النص أو الصوت على أي جهاز وحفظها في حسابك. ولكن يمكنك أيضًا دمجها مع Google Drive و Gmail و Outlook لحفظ المستندات ورسائل البريد الإلكتروني التي قد تحتاج إلى الرجوع إليها لاحقًا ، أو استخدام أداة قص الويب لحفظ نسخ كاملة من صفحات الويب في حساب Evernote الخاص بك.

بعد ذلك ، عندما تحتاج إلى البحث عن شيء تعرف أنه لديك ، لا يتعين عليك تخمين مكان حفظه. يمكنك فقط البحث في حساب Evernote الخاص بك.

8. LastPass

أفضل تطبيق إنتاجي مجاني لإدارة كلمات المرور

يعد استخدام نفس كلمة المرور في كل موقع تزوره فكرة سيئة لأي شخص ، لكنها تمثل مشكلة خاصة لأصحاب الأعمال الذين يحتاجون إلى التأكد من عدم تمكن المتسللين من الوصول إلى مستندات أعمالهم ومواقعهم الإلكترونية وبنوكهم وبرامجهم المحاسبية.

لكن ابتكار كلمات مرور فريدة وتذكرها هي مهمة بحد ذاتها. وهنا يأتي دور LastPass. مع LastPass ، يمكنك إنشاء كلمات مرور طويلة وقوية وفريدة من نوعها لكل موقع تريد تسجيل الدخول إليه. يقوم بحفظ كلمات المرور هذه في حساب LastPass الخاص بك حتى لا تحتاج أبدًا إلى تذكر تسجيل الدخول أو إعادة تعيين كلمة المرور الخاصة بك.

تتيح لك خطة LastPass المجانية حفظ تفاصيل تسجيل الدخول لما يصل إلى 20 حسابًا ، بحيث يمكنك استخدامها لتأمين عمليات تسجيل الدخول الخاصة بك لأهم أدواتك. أو يمكنك الترقية مقابل 3 دولارات فقط شهريًا لإنشاء وحفظ تسجيلات دخول آمنة لكل شيء.

9. زابير

أفضل تطبيق إنتاجي مجاني لأتمتة مهامك

Zapier هو موصل تطبيق يجعل من السهل نقل البيانات من تطبيق إلى آخر بدون خبرة في الترميز. يتصل بأكثر من 1500 تطبيق لمساعدتك على أتمتة سير العمل الخاص بك.

على سبيل المثال ، ستضيف Zapier's Shopify Zaps تلقائيًا طلبات جديدة إلى جدول البيانات ، وإضافة عملاء جدد إلى أداة التسويق عبر البريد الإلكتروني ، وإنشاء مهام في أداة إدارة مشروعك للطلبات الجديدة ، ونشر منتجات جديدة على وسائل التواصل الاجتماعي. يضمن هذا إكمال هذه المهام ولكنه لا يتطلب أي عمل من جانبك.

من المحتمل أن تتم أتمتة أي مهام روتينية على لوحتك تتكون من نسخ البيانات ولصقها من نظام إلى آخر باستخدام Zapier. يستغرق إعداد هذه الأتمتة بضع دقائق فقط وسيمنحك بعضًا من وقتك للتركيز على المهام الأكثر أهمية.

10. جوجل

أفضل أداة إنتاجية مجانية لتقليل التطبيقات

هل تحتاج إلى تحويل العملات بسرعة ، أو معرفة الوقت الحالي في بلد بعيد عن المحيط ، أو إجراء حسابات رياضية معقدة؟ لست بحاجة إلى تطبيقات منفصلة لأي من هذه المهام ، فأنت تحتاج فقط إلى Google.

تمتلك Google العديد من الميزات التي تظهر أعلى نتائج البحث العضوية الخاصة بها وتساعدك على أداء المهام بسرعة التي قد تحتاج إلى تطبيق منفصل من أجلها:

اكتب عملية حسابية في شريط البحث للحصول على الإجابة كنتيجة.
تعرف على الوقت الحالي في أستراليا أو تعرف على فارق التوقيت بين أستراليا ونيويورك.
تحويل الدولار الأمريكي إلى اليورو أو الين.
اعثر على أرخص فندق في المدينة التي تسافر إليها.
اضبط مؤقتًا لبومودورو أو ساعة توقيت لتتبع الوقت الذي يقضيه في مهمة ما.

تحدد أدوات البحث هذه عدد التطبيقات التي تحتاج إلى فتحها على شاشتك وعدد مرات تسجيل الدخول والخروج من البرامج المختلفة على مدار اليوم.

11. محرر همنغواي

أفضل تطبيق إنتاجي مجاني لكتابة واضحة وخالية من الأخطاء

الكتابة تستغرق وقتًا كافيًا دون الحاجة إلى القلق بشأن ما إذا كان لديك أخطاء إملائية ونحوية أم لا - أو إذا كان ما تكتبه سيكون بسيطًا بما يكفي لفهمه الآخرين.

يريحك محرر همنغواي من تلك المخاوف من خلال الإشارة إلى الأخطاء الإملائية والنحوية ، وإظهار أي من الجمل يصعب قراءتها ، والإشارة إلى الكلمات والعبارات ببدائل أبسط.

يمكنك إما الكتابة مباشرة في محرر Hemingway أو ، إذا كنت لا تريد أن تزعجك توصياته أثناء الكتابة ، فقم بلصق النص في الأداة لتنظيف الأشياء عند الانتهاء من الكتابة. إنها طريقة جيدة لالتقاط أفكارك دون إلهاء محاولة جعل الأشياء مثالية في نفس الوقت.

قائمة قراءة مجانية: أساليب كتابة الإعلانات لرواد الأعمال

هو محتوى موقع الويب الخاص بك يكلفك المبيعات؟ تعرف على كيفية تحسين نسخة موقع الويب الخاص بك من خلال قائمتنا المجانية المنسقة للمقالات عالية التأثير.

أفضل 8 تطبيقات إنتاجية مجانية للشركات الصغيرة في عام 2020

بمجرد تحويل إدارة الوقت الخاصة بك إلى علم ، فأنت على استعداد لبدء زيادة الإنتاجية عبر فريقك بأكمله.

استخدم تطبيقات الإنتاجية المجانية الثمانية هذه على مستوى الشركة للتأكد من أن كل شخص لديه إمكانية الوصول إلى أدوات التسويق للأعمال الصغيرة التي يحتاجونها لإكمال عملهم بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.

1. تريلو

أفضل تطبيق إنتاجي مجاني لسير عمل خط التجميع

إذا كنت تدير مشاريع تحتاج إلى الانتقال من شخص أو فريق إلى آخر قبل اكتمالها ، فإن Trello هو التطبيق المثالي لإدارة المشاريع الإنتاجية.

باستخدام لوحة Trello ، يمكنك إنشاء ممرات مختلفة لكل خطوة في العملية الخاصة بك ، ونقل المهام من ممر إلى آخر عند اكتمال كل واحدة ، وتعيين المهام للأشخاص الذين يحتاجون إلى إكمالها ، ومعرفة التقدم المحرز في كل مهمة معلقة في يلمح.

يعد Trello مثاليًا لسير العمل مثل تسويق المحتوى ، حيث يكون لديك كتاب ومحررين ومصممي رسومات مشاركين ، أو مثل التوظيف والتوظيف ، حيث يحتاج كل من مديري الموارد البشرية والتوظيف إلى إكمال مهام محددة أثناء أجزاء مختلفة من العملية.

2. أسانا

أفضل تطبيق إنتاجية مجاني للفرق الصغيرة

بينما يعد Trello رائعًا لسير عمل خط التجميع ، تمنحك خطة Asana المجانية مزيدًا من المرونة في كيفية اختيار فريقك للعمل.

تعمل طريقة عرض لوحة Asana تمامًا مثل طريقة عرض Trello ، مما يسمح لفريقك بإدارة المهام والمشاريع على لوحة Kanban. ولكن إذا لم يكن هذا العرض مناسبًا لفريقك ، فيمكنك أيضًا عرض المهام في قائمة مهام تقليدية أو حتى في تقويم.

ميزة أخرى لـ Asana هي أنه يمكنك إدارة مشاريع متعددة من وجهة نظر مركزية. في Trello ، تحتاج إلى لوحات فردية لكل من مهام سير العمل الخاصة بك ، ولكن Asana يتيح لك تعيين المهام من أي مشروع إلى أي شخص في مؤسستك من لوحة معلومات مركزية.

الجانب السلبي لـ Asana هو أن خطتها المجانية لا تستوعب سوى 15 من أعضاء الفريق ، لذلك إذا كان لديك فريق أكبر من الأشخاص الذين يحتاجون إلى التعاون ، فستحتاج إلى الترقية. مع خطة Trello المجانية ، لا يوجد حد لعدد الأشخاص الذين يمكنك إضافتهم إلى لوحاتك.

3. سلاك

أفضل تطبيق إنتاجي مجاني للتواصل في الوقت الفعلي

Slack هو تطبيق دردشة يتيح للفرق التواصل مع بعضها البعض في الوقت الفعلي. يمكن لأعضاء الفريق الفرديين إرسال رسائل فورية لبعضهم البعض للدردشة عندما لا يكون عدم التزامن في البريد الإلكتروني بالسرعة الكافية ، ويمكن للفرق بأكملها إنشاء قنوات المناقشة الخاصة بهم من أجل تعاون الفريق بالكامل.

ولكن المكان الذي يتألق فيه Slack حقًا عندما يتعلق الأمر بالإنتاجية هو مكتبة التطبيقات الضخمة الخاصة به. يمكنك توصيل Slack بأي تطبيق آخر تستخدمه للقيام بأشياء مثل إنشاء تذاكر دعم من مناقشات Slack أو حفظ المرفقات مباشرة إلى Dropbox أو Google Drive أو إضافة المهام المستلمة في Slack إلى قائمة المهام الخاصة بك.

هناك أيضًا تطبيقات Slack التي تساعدك على أتمتة عملية الحصول على المعلومات من زملائك في العمل. يمكنك إضافة تطبيق يقوم تلقائيًا بجمع التحديثات للوقوف اليومي ، أو يتلقى طلبات الطعام لوجبة غداء مخصصة ، أو يرسل استطلاعات رأي أسبوعية حول تفاعل الموظفين.

بعض هذه التطبيقات مجانية والبعض الآخر مدفوع ، لكن المكتبة الكبيرة لتطبيقات Slack تمنحك الكثير من الخيارات للاختيار من بينها.

4. محرر المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من Google

أفضل تطبيقات الإنتاجية المجانية للتعاون في الوقت الفعلي

تعمل المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية من Google على تسهيل التعاون مع الآخرين لإنشاء مستندات نصية وجداول بيانات وعروض شرائح. يمكن للمساهمين العمل معًا على هذه الأصول في الوقت الفعلي ، ورؤية الأماكن التي يجري فيها الآخرون تغييرات حاليًا حتى لا يتجاوز أحد ما يفعله شخص آخر.

يمكنك أيضًا التحكم في ما يمكن للآخرين فعله للأصول التي تنشئها ، ومنحهم الإذن لعرض أصولك أو التعليق عليها أو إجراء تعديلات عليها. استخدم وضع الاقتراح لعرض التغييرات على مالك المستند لقبولها أو رفضها ، أو ترك تعليقات عند وجود أسئلة أو عند الحاجة إلى مزيد من التوضيح.

أفضل شيء في هذه المجموعة من الأدوات هو أنه يتم حفظ جميع الإصدارات التاريخية للأصول التي تقوم بإنشائها وإمكانية الوصول إليها. لذلك إذا قام شخص ما بإجراء تغييرات لا تعجبك أو كنت بحاجة إلى العودة إلى إصدار سابق ، فلا يمكنك مشاهدة جميع الإصدارات السابقة فحسب ، بل يمكنك أيضًا الرجوع إليها بنقرات قليلة.

5. Google Drive

أفضل تطبيق إنتاجي مجاني لمشاركة الملفات والمجلدات

بينما تستخدم الكثير من الشركات Dropbox ، فإن Google Drive يعد صفقة أفضل إذا كنت تبحث عن أداة مجانية لمشاركة الملفات وتخزينها. تمنحك خطة Dropbox Basic المجانية 2 غيغابايت فقط من السعة التخزينية ، لكنك تحصل على 15 غيغابايت مع Google Drive (على الرغم من أن هذه المساحة مشتركة مع حساب Gmail الخاص بك ، إذا كان لديك حساب).

يعمل Google Drive بشكل طبيعي أكثر إذا كنت تستخدم أيضًا أدوات Google مثل المستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية. يتم حفظ الملفات التي تنشئها بهذه الأدوات تلقائيًا في Google Drive. يمكنك إنشاء مجلدات مشتركة في Google Drive ومنح أي شخص لديه حق الوصول إلى المجلد تلقائيًا نفس الوصول إلى الملفات الموجودة داخل هذا المجلد.

تعمل أداة النسخ الاحتياطي والمزامنة في Google Drive أيضًا على تسهيل النسخ الاحتياطي التلقائي لأي ملفات تحفظها على جهاز الكمبيوتر الخاص بك إلى Google Drive والوصول إلى هذه الملفات دون الحاجة إلى فتح تطبيق الويب Google Drive. إنها طريقة أخرى للحصول على كل ما تحتاجه في موقع مركزي حتى لا تضطر إلى تخمين مكان حفظ الملفات.

6. الفكرة

أفضل تطبيق إنتاجي مجاني لإدارة معرفة الفريق

تتمثل إحدى أفضل الطرق للحفاظ على إنتاجية فريقك في التأكد من سهولة وصول الجميع إلى المعلومات التي يحتاجون إليها للقيام بعملهم. يعد هذا إنجازًا صعبًا عندما يستخدم كل فريق نظامًا مختلفًا لتوثيق وتخزين معارفهم.

تعمل الفكرة على إصلاح ذلك من خلال تسهيل قيام الفرق ببناء قواعد المعرفة الداخلية التي يمكن لأي شخص في العمل البحث عنها والوصول إليها. أنشئ مساحات عمل مختلفة لمجموعات مختلفة ، مثل الموارد البشرية والتسويق والمبيعات وخدمة العملاء ، ثم ابحث عنها جميعًا مرة واحدة للعثور بسرعة على المعرفة الموثقة من قبل أي فريق.

باستخدام خطة Notion المجانية ، يمكنك إضافة عدد غير محدود من أعضاء الفريق وإنشاء ما يصل إلى 1000 كتلة تخزين ، وهو ما يعد مثاليًا للشركات النامية التي ترغب في جمع معلومات الشركة في وقت مبكر ولكن ليس لديها ميزانيات كبيرة.

7. محاسبة الموجة

أفضل تطبيق إنتاجي مجاني لمحاسبة الأعمال البسيطة

Wave هي أداة محاسبة أعمال مجانية غنية بالميزات تتيح لأصحاب الأعمال وفرقهم المالية العمل معًا لتتبع المبيعات والفواتير والمصروفات والأرباح.

مع خطة Wave المجانية ، يمكنك الحصول على عدد غير محدود من معاملات الحساب المصرفي والفواتير ومسح الإيصالات ، مما يسهل عليك جمع وتوحيد جميع نفقات عملك وإيراداتك. أضف بطاقات الائتمان التجارية لموظفيك لتسجيل نفقاتهم ، واطلب منهم إرسال صور الإيصالات باستخدام تطبيق Wave على الهاتف المحمول.

يمكنك أيضًا قبول المدفوعات من خلال Wave (على الرغم من تطبيق رسوم المعاملات) وتحويل المدفوعات تلقائيًا بالعملات الأجنبية. أخيرًا ، أضف المحاسبين والمحاسبين إلى نظامك بحيث تعمل جميعًا بنفس البيانات ، وقم بتعيين الأذونات للتأكد من أن الجميع يرى فقط ما تريدهم أن يروه.

8. CloudApp

أفضل تطبيق إنتاجي مجاني لمشاركة لقطات الشاشة

لقطات الشاشة مفيدة للتواصل بوضوح داخليًا وخارجيًا ، لكن مشاركة لقطات الشاشة قد تكون مرهقة. يجعل CloudApp من السهل التقاط ومشاركة لقطات الشاشة ومقاطع الفيديو القصيرة ومشاركتها مع أي شخص تريده عبر رابط ويب. فهو يساعد أصحاب الأعمال على تقديم تعليمات واضحة ومرئية لموظفيهم - ويساعد الموظفين على توفير نفس الإرشادات للعملاء.

لاستخدام CloudApp مجانًا في عملك ، سيتعين على كل موظف يحتاج إليها إنشاء حساب مجاني خاص به. في حين أن هذا لن يحافظ على جميع لقطات شاشة عملك في نفس المكان ، يمكنك بسهولة مشاركتها مع بعضها البعض عبر الروابط التي يمكن أن تكون محمية بكلمة مرور إذا كانت تعرض معلومات آمنة.

اختيار تطبيقات الإنتاجية المناسبة لك ولعملك

في حين أن امتلاك تطبيقات الإنتاجية المناسبة يمكن أن يساعدك في الاستمرار في التركيز على المهام التي تحرك الإبرة ، فإن وجود الكثير من التطبيقات يمكن أن يصبح استنزافًا للإنتاجية.

لذا ، قبل البدء في تنزيل التطبيقات وإرسالها إلى فرقك ، خصص بعض الوقت لتحديد أكبر العقبات التي تواجهك لتصبح أكثر إنتاجية.

هل المشتتات أكبر عائق أمام الإنتاجية؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقد تساعدك أدوات مثل RescueTime و StayFocusd و Boomerang و KanbanFlow.

هل تعاني الإنتاجية الإجمالية لعملك لأن الناس ليسوا متأكدين من أولوياتهم أو لأنهم لا يجدون ما يحتاجون إليه للمضي قدمًا؟ إذا كان الأمر كذلك ، فقم بإعداد فرقك باستخدام تطبيقات مثل Trello أو Asana أو Google Drive أو Notion.

هل تكافح من أجل التعاون بكفاءة؟ قد توفر أدوات مثل Slack و Google Docs و Google Sheets و Google Slides و Google Drive و Wave Accounting الحل الأمثل.

هل تكافح من أجل التواصل بوضوح؟ جرب محرر Hemingway و CloudApp. أو إذا كنت تكافح لتذكر الكثير من المعلومات ، فاعتمد على أدوات مثل Evernote أو Todoist أو LastPass.

حدد السبب الجذري للإنتاجية غير الكاملة ، وستكون قد اتخذت الخطوة الأولى نحو زيادة الإنتاجية في عام 2020.