10 أنظمة إنتاجية لتجربتها بالفعل

من منا لا يريد أن يكون أكثر إنتاجية؟

حسنًا ، إحدى طرق القيام بذلك هي تنفيذ نظام إنتاجي. وهناك الكثير للاختيار من بينها!

لنلقِ نظرة على أكثر 10 أنظمة إنتاجية شيوعًا يمكنك تجربتها.

ما هو نظام الإنتاجية؟

نظام الإنتاجية هو في الأساس أي مجموعة من الاستراتيجيات والإجراءات والفلسفات المصممة لمساعدة الناس على أن يكونوا أكثر إنتاجية.

يمكن أن تكون مجموعة بسيطة من القواعد التي ، إذا تم اتباعها ، يمكن أن تبقيك في مهمة ، أو طريقة لتنظيم عناصر المهام الخاصة بك لتسهيل إنجازها (أو أي شيء بينهما).

الأهداف النهائية "للإنتاجية" ، في ظل هذه الأنظمة ، هي مزيج من الأفضل:

• تحديد الأولويات. جزء من كونك أكثر إنتاجية هو معرفة ما يجب التركيز عليه. إذا كان لديك 8 ساعات للعمل و 10 ساعات من المهام ، فأنت بحاجة إلى تحديد ساعتين من المهام لإسقاطها أو تفويضها. بهذه الطريقة ، تزيد قيمة عملك 8 ساعات.
• ركز. تحاول أنظمة الإنتاجية أيضًا تحسين تركيزك. إذا تمكنت من التخلص من عوامل التشتيت والاهتمام بعملك بشكل حصري ، فسوف ينتهي بك الأمر بإنجاز المزيد.
• نجاعة. مرتبطة بهذه المفاهيم ، تحاول أنظمة الإنتاجية أيضًا تعزيز كفاءتك الإجمالية. بمعنى آخر ، يتمثل أحد أهدافك في زيادة السرعة التي يمكنك بها إكمال المهام بطريقة مرضية.

أنظمة الإنتاجية التي تعمل

بدون مزيد من اللغط ، دعنا نلقي نظرة على بعض أفضل أنظمة الإنتاجية التي يمكنك اتباعها في عام 2021:

1. قائمة المهام الأساسية.

إنه عجوز ، لكنه جيد. ولا تغمض عينيك إلا إذا جربته بالفعل!

قائمة المهام الأساسية كلاسيكية لسبب ما. الفكرة بسيطة. قم بتقسيم جميع مشاريعك وأهدافك ومسؤولياتك إلى مهام سهلة الهضم ومحصلة بسهولة.

أنشئ قوائم بهذه المهام وحدد الأولويات لها - الأولويات A ملحة ، وأولويات B يمكن أن تنتظر بضعة أيام ، وأولويات C يمكن أن تبقى في الخلفية لفترة من الوقت.

قد يكون من الصعب الحفاظ على تناسق هذا النظام ، كما أنه ليس مثاليًا لجميع أنماط العمل أو جميع الأفراد.

ومع ذلك ، يعد مكانًا رائعًا للبدء إذا لم تجرب نظام إنتاجية من قبل.

2. تقنية بومودورو.

تقنية بومودورو ذات أصول متواضعة في الثمانينيات ، ابتكرها فرانشيسكو سيريلو. الفكرة الأساسية هي استخدام مؤقت لتقسيم يوم عملك إلى سباقات قصيرة ، مع فترات راحة بينهما. على سبيل المثال ، يمكنك العمل لمدة 25 دقيقة ، والاستراحة لمدة 5 دقائق ، والتكرار. بعد 3 تكرارات لهذه الدورة ، يمكنك أخذ استراحة طويلة (من 20 إلى 30 دقيقة).

أظهرت دراسات مختلفة أن الفترات الزمنية المختلفة "مثالية" وتختلف التفضيلات الفردية بشكل كبير. لذلك سوف يستغرق الأمر بعض التجارب لمعرفة أي نمط من العمل المركز وفاصل التناوب يعمل بشكل أفضل بالنسبة لك.

ومع ذلك ، فإن أخذ فترات راحة متكررة مع الاستمرار في التركيز أثناء وقت "التركيز" يعد أمرًا رائعًا لتعزيز أدائك (والحفاظ على معنوياتك مرتفعة بشكل معقول).

3. مصفوفة أيزنهاور.

لا تحتوي Eisenhower Matrix على أي نصائح أو اقتراحات حول كيفية العمل بكفاءة أكبر. إنه نظام بسيط لتحديد الأولويات في جوهره. ولكن إذا تم استخدامه بشكل صحيح ، فيمكن أن يساعدك في تحقيق المزيد كل يوم.

تسمى مصفوفة أيزنهاور أحيانًا مصفوفة "المهمة العاجلة" لأنها تصنف أولوية المهمة من حيث الأهمية والإلحاح. يشير إلحاح المهمة إلى الوقت الذي يجب أن يتم فيه ذلك سريعًا ، بينما تكمن أهميتها في مدى تأثيرها على أهدافك طويلة المدى.

يمكن أن تكون المهمة عاجلة ، ولكنها ليست مهمة ، ومهمة ، ولكنها ليست عاجلة.

بمجرد قيامك بتقسيم مهامك بشكل صحيح إلى فئات بناءً على الإلحاح والأهمية ، يمكنك تركيز كل جهودك على مهامك العاجلة والمهمة أولاً - وإحراز المزيد من التقدم كل يوم.

4. نظام Getting Things Done (GTD).

يعد Getting Things Done ، الذي ابتكره في الأصل David Allen (وموضوع كتابه الشهير الذي يحمل نفس العنوان) ، نظامًا إنتاجيًا مصممًا لمساعدتك على تحسين إنتاجيتك بمرور الوقت.

GTD هي في الأساس عملية من 5 خطوات:

الخطوة الأولى هي Capture ، حيث ستكتب كل ما يشغل بالك (بما في ذلك جميع المهام والمخاوف الحالية).

الخطوة 2 هي توضيح ، حيث يمكنك تحويل تلك الأفكار الفوضوية إلى مهام وعناصر عمل.

الخطوة 3 هي التنظيم ، حيث سترتب أولويات المهام بناءً على الإلحاح والأهمية (يبدو مألوفًا؟).

الخطوة 4 هي التفكير ، حيث يمكنك إجراء التعديلات على النحو الذي تراه مناسبًا.

الخطوة 5 هي Engage ، حيث يمكنك البدء في إنجاز مهامك واحدة تلو الأخرى.

يشجع GTD أيضًا الممارسين على فصل المهام إلى 6 مناطق بناءً على الأفق الزمني:

• الإجراءات الحالية
• المشاريع الحالية
• مجالات التركيز
• 1-2 أهداف سنة
• رؤى طويلة المدى
• وأهداف الحياة العامة.

5. نظام Zen to Done (ZTD).

تم إنشاء نظام Zen to Done (ZTD) بواسطة Leo Babauta ومستوحى من GTD ، ويتبع بعض المبادئ المماثلة.

يميز ZTD نفسه عن GTD لأنه يركز بشكل أكبر على التنمية الشخصية وتحسين العادات ، بدلاً من المهام والمشاريع الفردية.

تحت ZTD ، ستتبع عملية مماثلة في GTD ، تحدد كل أفكارك وتختصرها في النهاية إلى عدد قليل من "المهام الأكثر أهمية" (MITs) التي تريد إنجازها كل يوم.

بمرور الوقت ، ستقوم بتقييم وتحسين عاداتك وأنظمتك وسلوكياتك ، والالتزام بالروتين وإكمال MITs الخاصة بك دون إلهاء.

6. نظام تريفيكتا اليومي.

نظام الإنتاجية اليومية trifecta هو وسيلة لتبسيط وتنظيم أهداف العمل العامة الخاصة بك. الفكرة هي التركيز على 3 أشياء رئيسية تريد تحقيقها كل يوم ؛ يمكنك تدوينها في الليلة السابقة للعمل أو في الصباح.

إذا أنجزت كل الأشياء الثلاثة خلال اليوم ، فستربح! بكل بساطة.

من الواضح أن هناك بعض نقاط الضعف في هذه الإستراتيجية. ليست كل المهام والأهداف متساوية في الوزن ، وليس من السهل قياسها جميعًا ، لذا فإن تقليصها إلى "3" أشياء قد يكون أمرًا صعبًا.

ومع ذلك ، فهي طريقة رائعة لتضييق نطاق تركيزك والشعور بالرضا عن تحقيق هدف يومي.

7. رصاصة دفتر اليومية.

يعد تطبيق bulleting ، الذي كان شائعًا لدى محبو موسيقى الجاز منذ فترة ، أكثر من مجرد مشروع فني للتباهي به على Instagram. تم تطويره بواسطة Ryder Carroll كحل للحفاظ على التركيز والإنتاجية على الرغم من اضطراب فرط الحركة ونقص الانتباه ، يمكنك استخدام دفتر اليومية النقطي لتحقيق المزيد من الإنتاجية في أي مجال من مجالات الحياة تقريبًا.

تعتمد كتابة يوميات الرصاصة عادةً على الكتابة اليدوية (والمجلات الحرفية) لتنظيم أفكارك.

ستقوم بإنشاء فهرس ، وتحديد أهدافك ، وممارسة "التسجيل السريع" ، والذي يعتمد على نظام من الرموز والاختصارات لإنشاء كتابة وتواصل موجزين - وستقوم بإنشاء هذا النظام بنفسك.

هناك متسع كبير هنا للمرونة والتكيف الشخصي. إنه ليس حلاً مثاليًا للجميع ، ولكن إذا كنت تحب فكرة الكتابة اليدوية ووجدت أفكارك مبعثرة في كثير من الأحيان ، فقد يكون ذلك مثاليًا.

8. نهج "أكل الضفدع".

لا تقلق. نحن لا نأكل الضفادع الحقيقية في هذا النظام. إلا إذا…

قال مارك توين ذات مرة ، "إذا كانت وظيفتك أن تأكل ضفدعًا ، فمن الأفضل أن تفعل ذلك أول شيء في الصباح. وإذا كانت وظيفتك أن تأكل ضفدعتين ، فمن الأفضل أن تأكل الأكبر أولاً ".

الفكرة الكاملة لنظام إنتاجية "أكل الضفدع" هي تنظيم مهامك وأولوياتك من الأصعب إلى الأقل صعوبة.

سيضمن القيام بأصعب شيء في يومك أولاً أنك في ذروة التركيز والإنتاجية والطاقة عندما تفعل ذلك - وبمجرد الانتهاء من ذلك ، سيبدو كل شيء أسهل بشكل افتراضي.

إنه بسيط للغاية ، لكنه يعمل (بالنسبة للبعض منا ، على الأقل).

9. نظام لوحة كانبان.

تم تصميم لوحة Kanban لمساعدتك على تنظيم مهامك بصريًا. يمكنك إنشاء أعمدة مختلفة لتمثيل المراحل المختلفة لعملية معينة ، مثل "العصف الذهني" و "الإعداد" و "التنفيذ" و "المتابعة".

بعد ذلك ، يمكنك إنشاء بطاقات لتمثيل عملاء أو مشاريع أو مهام مختلفة ، ونقل هذه البطاقات عبر كل عمود وأنت تحقق معالم جديدة.

إنه مفيد لأنه مرئي - ويمكن نشره ، مما يجعله مفيدًا للبقاء منظمًا كفريق.

ومع ذلك ، لا يمكن اختزال جميع المهام بسهولة إلى شكل بطاقة وعمود ، مما يجعلها أكثر ملاءمة للمهام والمشروعات المجردة.

10. نظام إنتاجية سينفيلد.

نعم ، هذا سينفيلد.

وفقًا لأحد التقارير ، ساعد جيري سينفيلد في تعزيز ونشر نظام إنتاجي قائم على الاتساق. الفكرة مباشرة.

لتشجيع نفسه على الكتابة ، كان سينفيلد يستثمر في تقويم حائط كبير ويضع علامة X حمراء في كل يوم نجح فيه في الكتابة. مع مرور الوقت ، أدى ذلك إلى تأثير نفسي عميق. بنى عادة قابلة للتكرار ولم يجرؤ على "كسر السلسلة".

في كل يوم كان يفكر في الكتابة ، سيكون لديه الدافع لتحقيق هدفه - إذا لم يكن هناك سبب آخر سوى وضع علامة X حمراء على التقويم والحفاظ على الخط مستمرًا.

هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها الإبداع مع هذا النهج. يمكنك أن تكافئ نفسك بطريقة معينة. يمكنك استخدام شيء آخر غير التقويم لتتبع تقدمك.

ولكن إذا كنت مستثمرًا في فعل شيء ما باستمرار ، فإن القيام به كل يوم وتخيله و / أو الاحتفال به يمكن أن يجعل من السهل ترسيخ هذه العادة.

قيمة أنظمة الإنتاجية

لماذا تحتاج إلى نظام إنتاجي؟ لماذا لا يمكنك مجرد ربط حزام الأمان والعمل بجدية أكبر؟

حسنًا ، لكي نكون منصفين ، ربما يمكنك العمل بجدية أكبر. لكن كتابة مفاتيح لوحة المفاتيح بقوة أكبر ووضع ساعات أكثر في المكتب ستجعلك تحصل حتى الآن.

توفر لك أنظمة الإنتاجية عدة مزايا منها:

• من المحتمل أنك تعمل بالفعل بأقصى ما تستطيع. إذن ما الذي يمكنك فعله للعمل بشكل أفضل ، حقًا؟ تمنحك أنظمة الإنتاجية إحساسًا بالاتجاه. يعطونك استراتيجيات جديدة لتجربتها ، وأولويات جديدة يجب اتباعها ، وأهدافًا محتملة جديدة عليك وضعها لنفسك.
• نظرًا لأنك ستتبع هذا النظام بانتظام ، فستستفيد أيضًا من الاتساق. بدلاً من الذهاب إلى يوم العمل بدون خطة وتغيير الأولويات سريعًا ، سيكون لديك شيء منتظم لتثبيته.
• وحدة الفريق. إذا كنت تدير فريقًا ، فستكون أنظمة الإنتاجية أكثر قيمة. نظرًا لأنه يمكنك تنسيق الفريق بأكمله حول نظام واحد ، يمكنك إبقاء الجميع في نفس الصفحة - وربما تشجيع المزيد من التعاون أيضًا.
• مقاييس النجاح / الفشل. كيف تعرف أنك تحقق أهدافك الإنتاجية؟ كيف يمكنك معرفة ما إذا كنت تفعل الأشياء بشكل صحيح؟ أنظمة الإنتاجية الجيدة لها مقاييس واضحة لنجاحك وفشلك ؛ يجب أن يكون واضحًا ما إذا كنت تتابع النظام بشكل صحيح وما إذا كنت تحرز تقدمًا داخل هذا النظام.

سواء كنت ملتزمًا بالالتزام بنظام إنتاجي واحد أو تريد تجربة عدة أنظمة متسلسلة ، هناك شيء واحد مؤكد ؛ من الصعب معرفة ما إذا كان نظام الإنتاجية لديك يعمل أم لا.

هل تفعل أكثر من المعتاد؟ أقل من المعتاد؟ نفس الشيء؟

ما لم يكن لديك مقياس متسق وموضوعي لتتبع تقدمك ، فلن تتمكن أبدًا من الإجابة على هذا السؤال بشكل نهائي ...

ولهذا السبب أنشأنا EmailAnalytics.

قم بتوصيله بـ EmailAnalytics - لن يستغرق الأمر سوى دقيقة واحدة. عندما تفعل ذلك ، ستتمكن من البدء في تتبع جميع أنشطة البريد الإلكتروني الخاصة بك ، بما في ذلك الأوقات والتواريخ الأكثر انشغالًا ، وعدد رسائل البريد الإلكتروني المرسلة والمستلمة ، ومتوسط ​​وقت الاستجابة ، والمزيد.

إنها أفضل طريقة لمراقبة إنتاجيتك وعبء العمل وعشرات المقاييس الأخرى المتعلقة بعملك. اشترك في نسخة تجريبية مجانية اليوم وشاهدها بنفسك!