كيفية عمل خطة إدارة البرنامج

البرنامج عبارة عن مجموعة من المشاريع التي تتعلق ببعضها البعض ، وبالتالي يتم إدارتها معًا لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة. مزايا إدارة هذه المشاريع المتشابهة تجعلهم يقفون معًا بشكل أفضل من أنفسهم.

ومع ذلك ، هذا لا يعني أنها لا تتطلب برامج لا تتطلب نفس تركيز الليزر على التخطيط الذي تتطلبه المشاريع الفردية. تعمل خطة إدارة البرنامج بشكل مشابه لأي خطة مشروع من حيث أنها تحدد السياسات والإجراءات والعمليات لمتابعة وتحقيق أهداف وغايات برنامجك.

إدارة البرنامج مقابل إدارة المشاريع

قبل شرح ماهية خطة إدارة البرنامج ، من المهم أن نكون واضحين بشأن الفرق بين إدارة البرنامج والمشاريع. إنها متشابهة من نواح كثيرة - باستثناء اختلاف أساسي واحد.

هذا الاختلاف هو أنه ، في إدارة المشروع ، يتم توجيه جهودك فقط إلى إنتاج نتيجة نهائية بسرعة ، دون التأثير على الجودة والبقاء على الجدول الزمني والميزانية المتفق عليهما. ومع ذلك ، فإن إدارة البرنامج تتبع الأساس المتمثل في خلق فوائد للمنظمة من خلال التآزر من الإدارة المشتركة لمشاريع متعددة.

الفرق الآخر هو أنه يمكن التعاقد مع المشاريع. تعمل المنظمة التي تدير المشروع لصالح صاحب مصلحة ، يمكنه أو لا يمكنه أن يكون جزءًا من تلك المنظمة. من المرجح أن تطلب شركة عقارية تقوم بإنشاء ناطحة سحاب عطاءات من مقاولي البناء ، بدلاً من تنفيذ المشروع داخليًا.

ومع ذلك ، تتم إدارة البرامج دائمًا داخل المنظمة. أي أن مدير البرنامج ليس عاملًا متعاقدًا ، ولكنه جزء من الأعمال الأكبر ؛ ومدير البرنامج مرتبط ارتباطًا وثيقًا بأهدافهم وغاياتهم الاستراتيجية.

باختصار ، المشاريع مؤقتة وتقدم خدمة أو منتجًا ، والبرامج عبارة عن مجموعة من المشاريع ذات الصلة التي تتم إدارتها بشكل جماعي للحصول على فوائد لا يمكن تحقيقها بشكل فردي.

ما هي خطة إدارة البرنامج؟

تتطلب إدارة أي شيء خطة ، وهذا صحيح بالتأكيد بالنسبة للبرامج.

توجد خطة لإدارة البرنامج لإدارة وتنفيذ ومراقبة البرنامج وأهدافه وغاياته. لذلك ، ستحدد خطة البرنامج ، مثل أي خطة ، نظرة عامة واستراتيجية للبرنامج. للقيام بذلك ، يجب تحديد البرنامج بوضوح وتحديد نطاقه.

تم تطوير الخطة من قبل مدير البرنامج الذي يفهم استراتيجية البرنامج وأهدافه. تهتم خطة البرنامج بالمزايا أكثر من النواتج. تختلف معايير نجاحه عن المشروع من حيث أنه لا يحتاج بالضرورة إلى جودة قابلة للتسليم في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. بالنسبة لخطة البرنامج ، يكمن النجاح في كيفية تلبية البرنامج لاحتياجات ومزايا المنظمة.

العناصر الرئيسية لخطة إدارة البرنامج

سيكون لأي برنامج تبعيات وقيود. يجب أن تحدد خطة البرنامج هؤلاء وتضمينهم في الخطة. وهذا يشمل كيفية تحقيق فوائد البرنامج من خلال إدارته.

نظرًا لأن البرنامج عبارة عن مجموعة من العديد من المشاريع ، فمن المفيد تضمين خارطة طريق في الخطة. عادة ما يتم إعداد خارطة الطريق كجدول زمني تكون فيه المهام التي يتكون منها المشروع عبارة عن نقاط ، مع تواريخ البدء والانتهاء. ومع ذلك ، نظرًا لأن هذا برنامج ، فهناك العديد من المشاريع التي تم تعيينها عبر المخطط الزمني ، مما يساعد على وضع الإستراتيجيات والتعاون.

ستشمل الخطة الحوكمة والهيكل التنظيمي والعملية المستخدمة لتخطيط ومراقبة وتنفيذ خطة البرنامج. يتضمن ذلك الجدول الزمني وخطة الاتصال والمشتريات والمخاطر وإجراءات الإغلاق وجميع الجوانب العامة الأخرى لإنشاء أي خطة مشروع.

ستحتاج إلى تحديد المخرجات الرئيسية. حتى البرنامج له نتائج ، لأنه يتكون من مشاريع. قد لا تكون المخرجات هي السبب الرئيسي للبرنامج ، لكنها معالم مهمة يجب فهمها.

نصائح لإنشاء خطة إدارة البرنامج

عند وضع خطة إدارة البرنامج ، هناك أشياء معينة تحتاج إلى وضعها في الاعتبار. تميل إلى أن تكون مماثلة لإنشاء خطة إدارة المشروع ولكن كن على دراية بالاختلافات بين الاثنين. تذكر أن خطة المشروع موجهة نحو ما يمكن تحقيقه ، لكن البرامج لها هدف استراتيجي أكثر بالنسبة لمكتب إدارة المشاريع.

قائمة الأهداف والغايات

ومع ذلك ، فإن أول شيء يحتاج إليه أي شخص يضع أي خطة هو تحديد ما يحاول تحقيقه. ضع قائمة بالأهداف والغايات للتأكد من أن خطتك تبقى ضمن تلك المعايير. لا يمكنك تحقيق أهدافك إذا لم تكن واضحة.

لذلك ، الاتصال ، كما هو الحال في جميع المشاريع ، أمر بالغ الأهمية. بدون قناة محددة ، تردد محدد وأهداف ، لمن تستهدف رسائلك ، ستكون هناك مشاكل.

خطة الاتصالات

يشمل الاتصال إبقاء أصحاب المصلحة محدثين. في حالة البرامج ، أصحاب المصلحة هم أولئك الموجودون في مؤسستك ، عادةً على المستوى التنفيذي ، الذين يرغبون في رؤية عائد استثمارهم ينعكس في تقارير برنامجك. يجب أن تحدد خطة البرنامج الخطوط العريضة لتلك الاتصالات ، وكم مرة وبأي مواد ، بما في ذلك تحديد توقعاتهم.

قم بعمل جدول زمني

بعد ذلك ، سيتعين عليك التعامل مع الجدول الزمني ونطاق جميع المشاريع في برنامجك. هذا يعني ميزانيتك الإجمالية وكيف تسود في نطاق برنامجك. سيتعين عليك إيجاد توازن بين هذين الجانبين من البرنامج. على الرغم من عدم وجود جدول زمني ينتهي بجودة التسليم ، إلا أن لديك سلسلة من المواعيد النهائية الأصغر المتأصلة في كل مشروع يجب إدارتها في خطة البرنامج الخاصة بك.

قم بتضمين أصحاب المصلحة الخاصين بك

تأكد من أنك تخطط ليس فقط مع أصحاب المصلحة ولكن مع فريقك. الشفافية مهمة. الفريق موجود في الخطوط الأمامية لمشروعك ، وسوف يزودونك ببيانات قيمة من خلال مشاركتهم ومراقبتهم. في المقابل ، تريد منهم أن يعرفوا خطة البرنامج ، حتى يتمكنوا من اتخاذ خيارات مدروسة عندما يجبرون على التصرف.

بمجرد أن تلتقي بأصحاب المصلحة والفرق المسؤولة عن تنفيذ المشاريع المختلفة ، يكون لديك رؤية كلية وجزئية للمشروع. سيؤدي هذا إلى إبلاغ خطة البرنامج الخاصة بك عند الانتهاء منها.

كيف يساعد ProjectManager في خطط إدارة البرامج

لا تنس أن كل هذا التخطيط يمكن تسهيله من خلال أداة إدارة البرامج عبر الإنترنت ، مثل ProjectManager. تعمل أداتنا عبر الإنترنت على التأكد من حصولك على أحدث المعلومات لاتخاذ قرارات أفضل تستند إلى البيانات.

تعد إدارة البرنامج أمرًا صعبًا ، ولكنه يكون أكثر صعوبة إذا كنت تقفز من مشروع إلى آخر لجمع البيانات. من خلال عرض "نظرة عامة على المشاريع" ، تحصل على قائمة بكل مشروع في برنامجك. ترى عنوان المشروع ، ومن يديره ، والفريق الذي ينفذه والحالة. من هذا العرض عالي المستوى يمكنك إدارة برنامجك.

إنشاء لوحات معلومات برنامج مخصص

من طريقة العرض "نظرة عامة على المشاريع" ، يمكنك أيضًا تنظيم وتجميع مشاريعك. عند تحديد مشاريع معينة وتجميعها في مجلد ، يمكنك بعد ذلك التصفية حسب هذه المجموعة في لوحة المعلومات العامة ، والتي تعرض ستة مخططات لتتبع مقاييس البرنامج مثل الصحة وعبء العمل والتقدم. من خلال هذا العرض عالي المستوى لتقدم برنامجك وأدائه ، يمكنك التعرف على المشكلات وإجراء التغييرات لضبط فعالية برنامجك.

تتبع مشاريعك بخريطة طريق

أداة قوية أخرى هي خارطة طريق البرنامج ، والتي تجمع كل المشاريع في برنامجك وتعرضها على جدول زمني لمخطط جانت. يمكنك رؤية جميع برامجك وصولاً إلى مستوى المهمة في مكان واحد وكيفية ارتباطها ببعضها البعض وما إذا كان هناك أي تبعيات. لكن هذه ليست وجهة نظر ثابتة. قم بالتصفية حسب المسؤول أو مدير المشروع أو العميل ، واطلع على المدة وتواريخ البدء والانتهاء المخططة والمزيد. اعرض المقاييس الرئيسية لأصحاب المصلحة أثناء العروض التقديمية.

لمطابقة الموارد مع قدرة برنامجك ، لدينا إدارة موارد قوية لبرنامجك بأكمله. تساعدك الميزات على تتبع الموارد وإدارتها والإبلاغ عنها عبر برنامجك. تمنحك صفحة عبء العمل لدينا الأدوات اللازمة لموازنة عبء عمل فرقك لزيادة الإنتاجية.

ProjectManager هي أداة عبر الإنترنت حائزة على جوائز تساعد في تنظيم البرامج لزيادة ربحيتها. تمنحك لوحة المعلومات في الوقت الفعلي وخرائط الطريق الديناميكية وإعداد التقارير بنقرة واحدة الأدوات اللازمة لإدارة وتتبع التقدم والأداء والإبلاغ عنه للحفاظ على توافق برنامجك مع الأهداف الإستراتيجية الشاملة. تعرف على كيف يمكننا مساعدتك في خطة إدارة البرنامج من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية التي تبلغ مدتها 30 يومًا اليوم.