افتراضات المشروع: دليل سريع
نشرت: 2022-11-03عادة ما يكون وضع الافتراضات مستهجنًا. ومع ذلك ، في إدارة المشروع ، تعتبر افتراضات المشروع ضرورية لتخطيط المشروع. ولكن كيف تختلف افتراضات المشروع عن الافتراضات التي غالبًا ما تضللنا في حياتنا اليومية؟
دعنا نلقي نظرة على كيفية تحديد افتراضات المشروع في إدارة المشروع وسبب أهميتها. ثم سنتعرف على سجل افتراضات المشروع وكيف تختلف الافتراضات عن القيود والمخاطر. سنقوم حتى بإلقاء مثال على افتراض المشروع لمزيد من الوضوح.
ما هي افتراضات المشروع؟
يتم استخدام افتراض المشروع في تخطيط المشروع لتحديد عامل صحيح أو حقيقي أو مؤكد ، حتى لو لم يكن هناك دليل. عليك أن تفترض أن هناك حقائق معينة للمضي قدمًا في التخطيط لمشروعك.
هذا لا يعني أن جميع افتراضات المشروع صحيحة ؛ أحيانًا يكونون كذلك وأحيانًا أخرى ليسوا كذلك. لهذا السبب عندما تقوم بافتراض مشروع ، عليك أن تكون حريصًا للغاية وتحللها جيدًا.
يمكن أن يكون الافتراض في إدارة المشروع حدثًا أو ظرفًا يتوقع حدوثه خلال دورة حياة المشروع. يمكنك التفكير في الأمر على أنه تخمين متعلم. عادة ما يتمتع مديرو المشاريع بسنوات من الخبرة وتعلموا دروسًا من المشاريع السابقة. وهذا يعطي افتراضاتهم مصداقية أكثر من بعض المبتدئين.
يعتمد تخطيط المشروع على العديد من الافتراضات. كلما كانت تلك الافتراضات أكثر منطقية ، كان المشروع أفضل. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يساعدك على تحويل الافتراضات إلى خطة مشروع قابلة للتطبيق. تنظم مخططات جانت التفاعلية مهامك ، وتربط التبعيات لتجنب التأخير وحتى تصفية المسار الحرج. بعد ذلك ، يمكنك تعيين خط أساسي لمراقبة تباين المشروع في الوقت الفعلي للبقاء على المسار الصحيح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.
لماذا تعتبر افتراضات المشروع مهمة؟
تعتبر افتراضات المشروع مهمة لأنه يمكنك المضي قدمًا بدونها. ببساطة لا توجد طريقة لإثبات كل شيء في خطة المشروع. أنت تقدر التكاليف والمدة والمزيد. الافتراضات تفتح الباب للمشروع والتخطيط له.
من خلال تحديد افتراضات المشروع ، يمكنك أن تفهم بشكل أفضل ما إذا كانت أهداف وأنشطة المشروع واقعية وقابلة للتحقيق بالنظر إلى الإطار الزمني لديك. يعد تحليل الافتراضات جزءًا من إدارة مخاطر المشروع.
إذا قمت بتحليل افتراضات مشروعك وثبت أنها خاطئة ، فسيتعين عليك مراجعة خطة مشروعك. لهذا السبب يجب تحديد افتراضات المشروع وتتبعها وإدارتها طوال دورة حياة المشروع.
إنشاء سجل افتراضات المشروع
من أجل تحديد وتتبع وإدارة الافتراضات ، يجب عليك إنشاء سجل افتراضات المشروع. هذا جزء أساسي من البيانات لإنشاء خطة مشروعك ومراجعتها طوال فترة المشروع.
خلال مرحلة بدء المشروع ، يقوم مدير المشروع بعمل سجل الافتراضات. يُعلم كتابة ميثاق المشروع. هنا ستضع افتراضات عالية المستوى. يتم وضع الافتراضات القائمة على المهام ، والتي تعتبر مستوى أدنى ، أثناء تنفيذ المشروع.
على الرغم من قيامك بإنشاء سجل افتراضات المشروع خلال مرحلة مبكرة من المشروع ، إلا أنه يجب مراجعته ومراجعته بانتظام. ثم يمكنك إغلاق الافتراضات الخاطئة والاستمرار في تتبع الافتراضات النشطة.
عند عمل سجل افتراضات ، تأكد من تضمين ما يلي لكل افتراض.
- يتم تسجيل افتراض التاريخ
- ما هي الفئة ، مثل الميزانية والجدولة وما إلى ذلك.
- اسم ووصف الافتراض
- تأثير الافتراض ، مثل مرتفع أو متوسط أو منخفض
- معدل عدم اليقين في الافتراضات من عالية ومتوسطة إلى منخفضة
- عيّن مالكًا مسؤولاً عن الافتراض
- حدد خطة عمل للتخفيف من الأثر إذا كان الافتراض صحيحًا
- حدد التاريخ لمراجعة الافتراض التالية
- لاحظ حالة الافتراض ، مثل مغلق أو مفتوح
افتراضات المشروع مقابل قيود المشروع
تعتبر افتراضات المشروع واحدة من العديد من الأشياء التي يجب على مدير المشروع وضعها في الاعتبار أثناء العمل على بناء خطة المشروع. دعونا نناقش بعض الأشياء الأخرى التي يجب على مدير المشروع تحديدها في بداية المشروع من أجل تسليمه بنجاح.
كما ناقشنا ، افتراض المشروع هو ما يعتقد أنه صحيح في المشروع. يمكن أن يكون هذا حدثًا أو ظروفًا من المحتمل أن تحدث على مدار دورة حياة المشروع. مدير المشروع قادر على وضع مثل هذه الافتراضات حول المشروع لأن لديهم خبرة ، ويمكنهم البحث في البيانات التاريخية وطلب مشورة الخبراء.
قيد المشروع قيد على المشروع. يمكن أن يكون هذا أي شيء من الميزانية إلى الجدول الزمني والموارد التي ستكون مطلوبة لتنفيذ المشروع. وفقًا لكتاب المعرفة الخاص بإدارة المشاريع (PMBOK) الصادر عن معهد إدارة المشاريع ، هناك ستة قيود في المشاريع: النطاق والجودة والجدول الزمني والميزانية والموارد والمخاطر.
كما هو الحال مع افتراضات المشروع ، يتم تحديد هذه القيود في بداية المشروع وإنشاء الحدود التي سيتم تنفيذ المشروع فيها. عادة ، هناك نوعان من القيود. تعتبر قيود الأعمال من المشكلات عالية المستوى التي تعتمد على مؤسستك. من النادر أن تتغير هذه القيود. القيود التقنية هي تلك التي تحد من خيارات التصميم. لقد تم إصلاحها وستؤثر التغييرات التي تطرأ عليها على خطة المشروع.
الاختلافات هي أن الافتراضات يعتقد أنها صحيحة ولكن القيود صحيحة. تميل الافتراضات إلى أن تكون جيدة للمشروع بينما القيود ليست كذلك. إذا ثبت خطأ أحد الافتراضات ، فقد يكون ذلك سيئًا للمشروع ، في حين أن القيود الخاطئة جيدة.
افتراضات المشروع مقابل مخاطر المشروع
من الواضح أن افتراضات المشروع تعني شيئًا ما سيحدث. يمكنك النظر إلى مخاطر المشروع بطريقة مماثلة. قد تكون المخاطر جيدة أو سيئة ، لكنها أيضًا افتراضات. إذا ظهرت مخاطرة بالفعل في المشروع ، فإنها لم تعد مخاطرة ولكنها مشكلة ومشكلة يجب حلها أو الاستفادة منها.
لكن افتراضات المشروع ومخاطر المشروع ، على الرغم من تشابههما ، ليست هي نفسها. يختلفون في وجهة نظرهم. في حالة حدوث خطر ، يتأثر المشروع إما إيجابًا أو سلبًا. ومع ذلك ، إذا لم يحدث افتراض خلال دورة حياة المشروع ، فسيتأثر المشروع.
أمثلة على افتراضات المشروع
لقد ناقشنا الافتراضات ومدى أهميتها لتخطيط المشروع. إنها جزء مهم من التخطيط الذي تحتاجه للاحتفاظ بسجل افتراضات المشروع. لقد ناقشنا أيضًا كيف تشترك افتراضات المشروع في القواسم المشتركة مع قيود المشروع ومخاطره وكيف تختلف.
قبل أن نختتم ، دعنا نستكشف بعض الأمثلة. تساعد أمثلة افتراضات المشروع على وضع تعريفات مجردة في العالم الحقيقي ، حيث توجد في مشروعك. دعنا نلقي نظرة سريعة على بعض الافتراضات التي يمكن أن تحدث خلال إدارة المشروع.
أحد الافتراضات التي تضعها هو أنه سيكون لديك جميع الموارد التي تحتاجها لإكمال المشروع ضمن الإطار الزمني المسموح به. هذا يعني ، أعضاء الفريق المهرة ، والمعدات ، والمواد ، وما إلى ذلك. ربما تفترض أن أعضاء الفريق هؤلاء سيكونون متاحين وليسوا في إجازة. أنت تفترض أن الإطار الزمني للمشروع لن يحدث خلال عطلة كبيرة قد تعطل الإنتاج.
قد يكون شيئًا تافهًا على ما يبدو مثل افتراض أن جميع أصحاب المصلحة سيكونون حاضرين في اجتماعاتك. قد لا يبدو هذا مشكلة كبيرة ، ولكن إذا كنت تعرف توقعات أصحاب المصلحة ، فلن يكون لديك كل المعلومات التي تحتاجها للتخطيط وفقًا لذلك.
افتراض آخر هو أن المعدات التي لديك تعمل بشكل جيد. يجب الحفاظ عليها وعلى استعداد حتى تتمكن ، على سبيل المثال ، من تصنيع تلك الأدوات التي يحتاجها السوق بشدة. ولكن إذا احتاجت الآلات إلى الإصلاح أو الاستبدال ، فلا يمكنك تلبية هذا الطلب قبل منافسيك.
هناك الموردين الخاصين بك. إذا كنت في مرحلة البناء ، فأنت بحاجة إلى الحصول على المواد في الموقع عند جدولتها. من المحتمل أن تكون لديك علاقات جيدة مع البائعين والموردين. سوف يقدمون كما هو متوقع. ولكن إذا لم يفعلوا ذلك ، فمن المحتمل ألا يفي المشروع بالموعد النهائي ، مما قد يكون له تأثير الدومينو الذي لا تريده بالتأكيد.
يساعد ProjectManager في تتبع افتراضات المشروع
لتجنب هذه الافتراضات الخاطئة ، تحتاج إلى برنامج لإدارة المشاريع يمكنه تتبع البيانات الحية. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يمكنه تتبع افتراضات مشروعك في الوقت الفعلي. يسمح ذلك لمديري المشاريع باتخاذ قرارات أكثر ثاقبة. بالإضافة إلى ذلك ، تساعدك أدوات إدارة المخاطر الخاصة بنا على تحديد وتتبع وتخفيف المخاطر في مشاريعك.
المراقبة في الوقت الحقيقي باستخدام لوحات التحكم المباشرة
يحتاج مديرو المشاريع إلى التحقق من تقدمهم وأدائهم طوال دورة حياة المشروع. تمنحهم لوحات المعلومات في الوقت الفعلي رؤية عالية المستوى وقتما يريدون. ليس هناك أي إعداد مطلوب وتقوم أداتنا تلقائيًا بجمع وحساب ستة مقاييس للمشروع يتم عرضها في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة.
إدارة الموارد للحفاظ على الجدول الزمني
أنت تفترض أن مواردك ستعمل كما هو متوقع. إذا لاحظت وجود مشكلة تتعلق بعبء العمل على لوحة معلومات الوقت الفعلي ، فما عليك سوى التبديل إلى مخطط عبء العمل. إنها مرمزة بالألوان ، مما يجعل من السهل معرفة من تم تجميعه بشكل زائد ومن يحتاج إلى مزيد من العمل. ثم قم بموازنة عبء عمل الفريق من الرسم البياني. إنها بهذه السهولة.
تسهل أداتنا أيضًا رؤية مدى توفر فريقك عند جدولة المهام ، وتتبع الوقت الذي يقضونه في هذه المهام باستخدام جداول زمنية آمنة ومنحهم نظامًا أساسيًا تعاونيًا لمشاركة الملفات والتعليق والعمل معًا بشكل أفضل. الافتراض الوحيد الذي يمكنك التأكد من صحته هو أن ProjectManager سيساعدك على تقديم مشروع ناجح.
ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعدك في تخطيط وجدولة وتتبع المشاريع. تساعدك ميزات إدارة المخاطر والمهام والموارد لدينا على إدارة المشاريع بشكل أفضل. انضم إلى فرق NASA و Siemens و Nestle الذين يستخدمون برنامجنا بالفعل لتحقيق النجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.