دليل سريع لمشروع المواثيق

تحتاج المشاريع إلى الموافقة قبل أن يتم تنفيذها. ميثاق المشروع هو وثيقة تخطيط المشروع التي تبيع المشروع لأصحاب المصلحة والجهات الراعية. إذا كنت قادرًا على إظهار قابليته للتطبيق والعائد على الاستثمار ، فسيحصل العمل على الضوء الأخضر للمضي قدمًا.

ولكن هناك الكثير من العناصر لأي ميثاق مشروع ناجح. إذا كنت جديدًا في إدارة المشاريع ، يمكن لقالب ميثاق المشروع إعدادك للتأكد من أنك تصل إلى جميع النقاط الرئيسية. لقد قمنا بتضمين مساعدة مجانية لميثاق قالب المشروع كمثال لما يجب أن يتضمنه ميثاق المشروع.

إذن ، ما هو ميثاق المشروع بالضبط؟ سيساعدك الدليل السريع التالي في منحك فهمًا أكمل بحيث يكون لديك كل ما تحتاجه لتحقيق النجاح عند عرض مشروعك التالي.

ما هو ميثاق المشروع؟

ميثاق المشروع هو بيان النطاق والأهداف والأشخاص الذين يشاركون في المشروع. يبدأ عملية تحديد أدوار ومسؤوليات هؤلاء المشاركين ويحدد أهداف وغايات المشروع. يحدد الميثاق أيضًا أصحاب المصلحة الرئيسيين ويحدد سلطة مدير المشروع في بداية خطة المشروع.

ذات صلة: قالب ميثاق مشروع مجاني لبرنامج Word

اتبع دليلنا السريع لكتابة وتنفيذ ميثاق إدارة المشروع أدناه.

العناصر الرئيسية لميثاق المشروع

ميثاق إدارة المشروع بمثابة وثيقة مرجعية. يجب أن تحدد هذه النقاط الرئيسية الثلاث.

1. ما هو جوهر المشروع؟ ما هي أهداف وغايات المشروع؟ كيف تخطط للوصول إلى هذه الأهداف والغايات وتحقيقها؟
2. لماذا هذا المشروع موجود؟ قدم فهمًا مشتركًا للمشروع. يجب أن ينقل الميثاق قيمته و / أو سبب وجوده إلى كل شخص له دور فيه ، من الفريق إلى مدير المشروع ، وأصحاب المصلحة ، والجهات الراعية ، إلخ.
3. هل يمكننا الاتفاق على هذا المشروع؟ يعمل الميثاق كعقد بين راعي المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين وفريق المشروع. من خلال ملاحظة مسؤوليات كل طرف مشارك في المشروع ، يكون الجميع واضحًا ما هي واجباتهم.

كيفية إنشاء ميثاق المشروع

إذن ، هذه هي الخطوط العريضة ، وبينما لا يحتاج بيان المشروع إلى الخوض في تفاصيل كبيرة ، إلا أن هناك العديد من العناصر الأساسية إليه أكثر من هذه البيانات العامة. تذكر أن الأقسام الموضحة أدناه يجب أن تكون قصيرة لأنها تشير إلى وثائق تخطيط المشروع الأكثر تفصيلاً ، مثل بيان النطاق أو ميزانية المشروع أو خطة إدارة المخاطر أو طلب تقديم العروض.

1. اذكر معلومات المشروع

هذا القسم الأول في ميثاق مشروعك هو المكان الذي ستدرج فيه المعلومات العامة لمشروعك ، مثل الاسم والوصف ومن هم راعي المشروع ومدير المشروع وأعضاء الفريق وأصحاب المصلحة.

2. تحديد أدوار ومسؤوليات فريق المشروع

تتمثل إحدى الوظائف المهمة لميثاق المشروع في توثيق أعضاء فريقك وما هي أدوارهم ومسؤولياتهم. يجب عليك أيضًا تحديد أصحاب المصلحة الرئيسيين. من الأهمية بمكان دائمًا ملاحظة أصحاب المصلحة في أي مشروع لأنهم هم الأشخاص الذين ستبلغهم ، بمعنى ما ، يديرون توقعاتهم. كلما عرفت من هم مبكرًا ، كلما أسرعت في بناء خطة إدارة أصحاب المصلحة المنتجة.

3. تحديد أهداف المشروع وأهداف المشروع

من المهم لمديري المشاريع التمييز بين هذين. أهداف المشروع هي الفوائد عالية المستوى التي يجب أن يولدها المشروع ، بينما أهداف المشروع هي المعالم أو الخطوات المحددة اللازمة لإكمالها. إذا لم يكن لديك هدف واضح ، فإن مشروعك سيفتقد الهدف.

4. تقديم دراسة الجدوى

يحتاج ميثاق المشروع إلى دراسة جدوى لأنه ينص بشكل أساسي على أسباب تنفيذ المشروع. يساعد مديري المشروع على توضيح احتياجات العمل التي سيلبيها المشروع وما هي الفوائد المالية المتوقعة والعائد على الاستثمار لأصحاب المصلحة في المشروع. تتمثل إحدى الطرق الجيدة لبيع المشروع في التعرف على الفائدة التي سيجلبها المشروع للرعاة وأصحاب المصلحة. اكتشف ما هي هذه الفوائد واذكرها هنا.

5. تحديد نطاق المشروع

ما هي البنود داخل النطاق وخارج النطاق؟ النطاق هو حدود مشروعك ، مثل تاريخ بدئه ووقت انتهائه. إذن ، ما هي العناصر داخل النطاق ، مثل تلك الأجزاء من عملية المشروع بدلاً من المهام أو الإجراءات التي تقع خارج عملية المشروع خطوة بخطوة؟ حدد الإنجازات الرئيسية لمشروعك ومعالمه. لاحقًا ، أثناء مرحلة التخطيط ، ستحتاج إلى إنشاء بيان نطاق يصف نطاق المشروع بمزيد من العمق.

6. إنشاء الجدول الزمني للمشروع

الجدول الزمني للمشروع هو نسخة مبسطة من الجدول الزمني لمشروعك. يجب أن يُظهر الجدول الزمني للمشروع المخرجات الرئيسية والمعالم ومراحل المشروع حتى يفهم أصحاب المصلحة الصورة الكبيرة.

7. بناء ميزانية المشروع

بينما ستدخل في مزيد من التفاصيل عند إنشاء ميزانية المشروع ، هنا هو المكان الذي تريد الحصول على رقم تقريبي حول تكاليف المشروع التي تتوقعها. حدد ميزانية المشروع ومن سيكون له سلطة الإنفاق. قم بتضمين التكاليف المقدرة للمهام التي حددتها ، ولكن اعلم أن متطلبات ومهام المشروع الجديدة ستتطلب تعديل هذه الميزانية.

8. لاحظ الافتراضات والقيود الرئيسية

من المهم كتابة جميع الافتراضات أو القيود التي يمكن أن يكون لها تأثير على تطوير أو تنفيذ خطة مشروعك. إن ملاحظة الافتراضات الرئيسية مهمة جدًا لإدارة أصحاب المصلحة ، حيث إن تحديد توقعات واضحة هو مفتاح النجاح. تريد أيضًا أن يكون لديك على الأقل مخطط تفصيلي لكيفية التعامل مع قيود المشروع. إذا لم تقم بتغطيتها الآن ، فسيتعين عليك اللعب لاحقًا.

9. تسجيل المخاطر الرئيسية للمشروع

حدد جميع المخاطر المحتملة التي قد تنشأ في المشروع حتى لا تفاجأ. هنا سترغب في تسليط الضوء على المخاطر الأكثر احتمالية أو تأثيرًا حتى يكون أصحاب المصلحة على دراية بها في وقت مبكر. يجب أن يتبع ذلك سجل المخاطر وخطة إدارة المخاطر في خطة مشروعك ، حيث يمكنك بالتفصيل كيفية حل هذه المخاطر ومن المسؤول في الفريق عن اكتشافها وإصلاحها.

10. تحديد متطلبات المشروع ومعايير النجاح

يجب أن يتوصل فريق إدارة المشروع وأصحاب المصلحة في المشروع إلى اتفاق بشأن معايير النجاح. الجوانب الأكثر شيوعًا لتحديد نجاح المشروع هي عناصر القيد الثلاثية والوقت والتكلفة والنطاق. ولكن اعتمادًا على المشروع ، يمكن أن يكون هناك العديد من متطلبات المشروع مثل مستويات تحمل المخاطر ومعايير الجودة.

نموذج ميثاق المشروع ومثال

تستغرق كتابة ميثاق المشروع وقتًا وجهدًا وقد تكون صعبة إذا كنت جديدًا في تخطيط المشروع. ولكن لا داعي للقلق ، يمكنك استخدام قالب ميثاق المشروع المجاني للبدء. استخدمه كمثال على ميثاق المشروع للعمل به.

يمكن أن يساعدك البرنامج في تنظيم ميثاقك

حتى بمساعدة النموذج ، يتطلب ميثاق المشروع الكثير من العمل. يمكن أن يساعدك برنامج تخطيط المشاريع في تنظيم جميع المعلومات اللازمة لبناء ميثاق.

يحتوي ProjectManager على عرض قائمة ديناميكي يقوم بأكثر من أدوات البرامج الأخرى التي تقوم فقط برقمنة قائمة المهام الخاصة بك. قم بإرفاق الملفات بكل عنصر في قائمتك ، وحدد الأولوية وأضف العلامات لتسهيل العثور عليها. حافظ على المسار الصحيح من خلال تحديد تواريخ الاستحقاق لكل عنصر. نعرض لك النسبة المئوية للاكتمال. احصل على ميثاقك الصحيح وفي الوقت المحدد باستخدام ProjectManager مجانًا اليوم.

ما هي استخدامات ميثاق المشروع؟

هناك الكثير من المستندات اللازمة لتشغيل المشروع. قبل أن تبدأ ، هناك الكثير الذي يجب عليك إنشاؤه ، من خطة المشروع إلى ميزانية المشروع والمزيد. تتعمق كل هذه المستندات في التفاصيل حول العناصر التي حدتها على نطاق واسع في بيان مشروعك. لذا ، لماذا تحتاج إلى مستند آخر ، أليس كذلك؟

في حين أنه من الصحيح أنك ستغطي هذه الأرضية على مستوى حبيبي ، فهذه هي أول مرورك ، وهناك سبب لكونها أكثر عمومية وتأتي قبل أي شيء آخر. فيما يلي ثلاثة استخدامات رئيسية للوثيقة:

1. أنت في حاجة إليها لتفويض مشروعك. هذا هو المستند الذي يبيع المشروع لأصحاب المصلحة ويحدد على نطاق واسع ما سيكون عائد الاستثمار. إنها مثل ملعب المصعد ، لذا يجب عليها بيع المشروع.
2. إنه بمثابة مستند مبيعات أساسي. عندما تقدم هذا إلى أصحاب المصلحة ، فإن لديهم الآن ملخصًا لتوزيعه أو تقديمه عند الاتصال بمشاريع أخرى ، حتى يتمكنوا من تركيز مواردهم عند الحاجة.
3. هذا مستند يبقى معك طوال دورة حياة المشروع. ستشير إليه طوال الوقت ، سواء في الاجتماعات أو للمساعدة في إدارة النطاق. الميثاق بمثابة خارطة طريق بدون كل التفاصيل الصغيرة لإلهائك عن مواد المشروع الأخرى.

نصائح حول كتابة ميثاق إدارة المشروع

هناك عملية لكتابة ميثاق المشروع ، والتي تبدأ بمعرفة ما هي رؤية المشروع. لا يمكن أن يكون بيان الرؤية هذا غامضًا ، ولكن يجب أن يوضح الغرض من مشروعك ، وتحديد الهدف النهائي لفريق المشروع.

رؤية

بمجرد أن تكون الرؤية واضحة ، يمكنك تقسيمها إلى أجزاء أكثر عملية.

• هدف. ضع قائمة بثلاثة إلى خمسة أهداف للمشروع ، وكن SMART: محددًا وقابل للقياس وقابل للتحقيق وواقعيًا ومحدودًا بالوقت.
• نِطَاق. حدد الآن الحدود الرسمية للمشروع من خلال وصف كيفية تغيير العمل أو تغييره من خلال تسليم مشروعك ، ولاحظ أيضًا ما هو مناسب لنطاق العمل وما هو غير ذلك. هذه هي الطريقة التي يمكنك بها التحكم بشكل أفضل في المشروع.
• الإنجازات. صف كل من المخرجات التي تم تكليف المشروع بإنتاجها. بمجرد حصولك على كل منهم ، يكون لديك موطئ قدم في ميثاقك وتكون جاهزًا للمضي قدمًا. يمكنك استخدام قالب WBS للمساعدة في تحديد الإنجازات الخاصة بك.

تنظم

عندما تقوم ببناء هيكل للميثاق الخاص بك ، هناك أربع مجموعات فرعية ستحتاج إلى تحديدها. يتم ذلك من خلال سرد ما يلي:

1. العملاء / المستخدمون. لإكمال هذه القائمة ، اسأل نفسك: ما هو العميل و / أو المستخدم النهائي في سياق هذا المشروع؟ من هم عملاء المشروع؟ هل هناك فرد أو كيان معين مسؤول عن قبول مخرجات المشروع؟
2. ألأطراف الفاعلة. كما ذكرنا سابقًا ، يعد تحديد أصحاب المصلحة في المشروع أمرًا بالغ الأهمية. هم الشخص أو الكيان داخل المشروع أو خارجه وله مصلحة رئيسية محددة في هذا المشروع. قد يكون مراقبًا ماليًا يشرف على التكاليف أو الرئيس التنفيذي ، ولكن بغض النظر عمن يكون سيكون له تركيز مختلف قليلاً اعتمادًا على دوره.
3. الأدوار. تحتاج إلى تعيين الأدوار والمسؤوليات الرئيسية لأولئك المشاركين في تسليم المشروع ، من راعي المشروع ومجلس إدارة المشروع ومدير المشروع. بعد كل إدخال يكتب ملخصًا قصيرًا يحدد دورهم ومسؤولياتهم في المشروع.
4. بنية. أنت الآن بحاجة إلى تحديد خطوط الإبلاغ بين هذه الأدوار المختلفة في المشروع. استخدم المخطط التنظيمي للمشروع للقيام بذلك. يرسم هيكل المنظمة وعلاقات وأدوار المشاركين في المشروع.

مخططات جانت هي أداة التخطيط التقليدية للمشاريع. إنهم يحولون مهامك ومواعيدك النهائية إلى جداول زمنية مرئية. يحتوي ProjectManager على مخطط جانت عبر الإنترنت وأدوات التخطيط الأخرى التي تتيح لك تعيين المهام وتتبع التقدم في الوقت الفعلي. أكثر من ذلك ، يمكنك تصفية المسار الحرج بسرعة ثم تعيين خط الأساس لمقارنة الجهد المخطط بالجهد الفعلي. حافظ على الجدول الزمني والبقاء في حدود ميزانيتك باستخدام ProjectManager.

تطبيق

لديك رؤية وقمت بتنظيم مختلف أجزاء مشروعك. الآن عليك أن تضع خطة لتنفيذها. هناك أربعة أجزاء لهذا:

1. يخطط. إذا كنت ستنفذ ، فأنت بحاجة إلى خطة تنفيذ. هذه طريقة لتطوير جو من الثقة لعملائك وأصحاب المصلحة من خلال سرد المراحل والأنشطة والأطر الزمنية لدورة حياة المشروع.
2. معالم. تشير المعالم إلى المراحل الرئيسية في المشروع وتجمع المهام الأصغر في أجزاء أكبر من العمل. يجب أن يحتوي المشروع على عدد قليل منها فقط ، وهذا هو سبب كونها معالم رئيسية ، ولكنها طريقة مهمة للاعتراف بإكمال تسليم رئيسي.
3. التبعيات. ضع قائمة بجميع التبعيات الرئيسية وأهميتها بالنسبة للمشروع. هذه مهام أو أنشطة مرتبطة ببعضها البعض ، لأنها ستؤثر على المشروع خلال دورة حياته.
4. خطة الموارد. ما هي الموارد التي يتضمنها المشروع؟ قسّم هذه القائمة إلى العمالة والمعدات والمواد. هذه هي الطريقة التي ستعرف بها ما تحتاجه قبل أن تحتاج إليه ، وستتمكن من تقدير ميزانيتك بدقة أكبر. مع تقدم المشروع وإدخال التغييرات ، ستحتاج إلى تكييف خطة الموارد الخاصة بك. يتميز ProjectManager بأدوات إدارة الموارد وأعباء العمل التي تتيح لك رؤية عبء العمل للجميع بسرعة ، حتى تتمكن من إعادة تعيين المهام حسب الضرورة. هذا يمنع الجميع من أن يكون أكثر أو أقل من العمل.

المخاطر والقضايا والميزانية

لقد أوشكنا على الانتهاء ، ولكن لا يوجد ميثاق مكتمل دون جمع المخاطر والقضايا المحتملة التي يمكن أن تعرقل المشروع. وهذا يشمل الافتراضات والقيود المتعلقة بالمشروع.

المخاطر هي مشكلة محتملة قد تحدث أو لا تحدث في المشروع. لا تكون المخاطرة سلبية دائمًا ، حيث يوجد ما يسمى بالمخاطرة الإيجابية ، ويجب عليك الاستعداد لذلك أيضًا.

المشكلة هي شيء حدث بالفعل في المشروع. في الأساس ، الخطر هو زمن المستقبل والقضية هي صيغة المضارع ، ولكن عليك أن تكون مستعدًا لأي وجميع الاحتمالات عند إنشاء ميثاق إدارة المشروع.

أخيرًا ، مع جميع المعلومات المذكورة أعلاه ، يمكنك رسم رقم تقريبي حول تكلفة تسليم المشروع خلال الإطار الزمني المسموح لك به. ثم تقدم الميثاق الخاص بك ، وبمجرد الموافقة عليه والتوقيع عليه ، يبدأ العمل الحقيقي.

اتخذ الخطوة التالية في التخطيط باستخدام ProjectManager

يضع الميثاق الأساس للمشروع. إنه يوفر رؤية ويحدد مكان وضع جميع الأجزاء. إنه إطار عمل رائع ، لكنه ليس خطة. الميثاق يؤدي إلى تخطيط المشروع ، و ProjectManager هو برنامج إدارة المشاريع الحائز على جوائز والذي تحتاجه لإدارة مشروعك من البداية إلى النهاية.

مخططات جانت للتخطيط

يتطلب تحويل الميثاق إلى خطة أداة تتسم بالمرونة الكافية للاستجابة والتكيف مع العديد من المهام المتضمنة. تأخذ طريقة عرض مشروع مخطط جانت عبر الإنترنت المهام وتملأ مخططًا زمنيًا للمشروع ، حيث يمكن ربط التبعيات لتجنب الاختناقات لاحقًا. قم بتعيين المعالم وتحرير التواريخ بسرعة وحتى تعيين العمل لأعضاء الفريق.

تعاون في المهام

عند تعيين الفرق ، من الأهمية بمكان أن يتم إعطاؤهم توجيهات واضحة. يتعين على مديري المشاريع القيام بالكثير من الوقت لقضاء بعض الوقت في إدارة فرقهم.

يجعل ProjectManager عملية التعيين أمرًا سهلاً ، ولكن أيضًا من خلال تخزين الملفات غير المحدود ، يمكنك إرفاق العديد من المستندات والصور حسب الضرورة للتعليمات. يمكن كتابة التعليقات على مستوى المهمة ، لذلك هناك دائمًا قناة مفتوحة بين أعضاء الفريق للتواصل والتعاون.

تقرير عن كل شيء

تعد ميزة إعداد التقارير نافذة قوية على المشروع ، والتي تنشئ تقارير متعمقة عن المشروع ببضع نقرات فقط. يمكن للمديرين تصفية التقارير لإظهار ما يحتاجون إلى رؤيته فقط ، مثل تقدم المهمة أو تباين المشروع. تراقب هذه التقارير المشروع لإبقائه على المسار الصحيح ، ولكن يمكن أيضًا مشاركتها مع أصحاب المصلحة لإبقائهم في الحلقة.

بمجرد كتابة ميثاق مشروعك والحصول على الموافقة من أصحاب المصلحة ، ستحتاج إلى الأدوات المناسبة لإدارة نطاق ومهام وموارد مشروعك لضمان إدخاله في إطار الميزانية وفي الموعد المحدد. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة يقوم بالإبلاغ فورًا عند تحديث الحالات ، حتى تعرف مكان مشروعك وكيفية استمراره في التقدم نحو إكمال ناجح. جرب برنامجنا الحائز على جوائز الآن مع هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.