5 خطوات لإغلاق المشروع (قائمة مرجعية متضمنة)

يتم وضع الكثير من الوقت والجهد في التخطيط لمشروع ما ، وغالبًا ما يُنسى أن نهاية المشروع - إغلاق المشروع - لها نفس الأهمية. هناك الكثير من العمل المتضمن حتى بعد اكتمال المشروع تقنيًا.

على سبيل المثال ، هناك العديد من المهام التي لا يزال يتعين عليك إكمالها. قد تكون إجرائية ، لكن هذا لا يجعلها أقل أهمية. هناك موافقات وتوقيعات ومدفوعات ، قد تبدو جميعها وكأنها تدفع بالأعمال الورقية إليك ، لكن أخبر عضو الفريق بذلك في انتظار الحصول على أموال.

ناهيك عن أنه عندما تنهي مشروعًا ما ، فمن المحتمل أنك تخطط لمشروع آخر. لذلك ، تريد الحصول على دعم النقل لهذا التغيير. سيتعين عليك إصدار الموارد وأرشفة المستندات ولا تنسَ الإقرار بنجاح المشروع مع حفلة أو نوع من الاحتفال. هذا مهم أيضًا.

يعد نموذج إغلاق المشروع المجاني الخاص بنا موردًا رائعًا لمساعدتك على تذكر ما تبقى عليك القيام به.

ما هو إغلاق المشروع؟

إغلاق المشروع هو المرحلة الأخيرة من المشروع. عندما يتحقق مدير المشروع من قبول العميل أو صاحب المصلحة أو العميل لتسليمات المشروع. إذا كان المشروع أو المنتج مستمرًا بعد المشروع ، فيجب إعداد الصيانة.

سيقوم مدير المشروع أيضًا بمراجعة المشروع بأكمله قبل إغلاقه ، وتقييم الأداء ومقارنة ذلك بخط الأساس. سيكون فريق المشروع جزءًا من هذه العملية ، حيث يقدم ملاحظاتهم وتعليقاتهم ، والتي يتم جمعها في وثيقة الدرس المستفادة. هذا يوفر إرشادات للمشاريع المستقبلية.

تكمن أهمية إغلاق المشروع في أكثر من مجرد التوقيع على جميع الوثائق ، والوفاء بأي عقود مع البائعين وإطلاق سراح الفريق للمشاركة في مشاريع أخرى. إنه يتأكد من أن الأهداف الأصلية للمشروع قد تم الوفاء بها ويربط أي نهايات فضفاضة ، مثل المخاطر أو القضايا التي ظلت مفتوحة.

خطوات إغلاق المشروع

إغلاق المشروع هو المرحلة الأخيرة من وظيفتك ، وهو آخر منعطف في دورة حياة المشروع ، ومثل أي جانب آخر من جوانب المشروع ، فإنه يتطلب عملية. فيما يلي خمس خطوات يجب عليك اتخاذها للتأكد من أنك قمت بتقطيع كل حرف I وتجاوزت كل حرف T ، بالإضافة إلى الاستفادة الكاملة من التجربة.

1. ترتيب بعد الوفاة

لا تقتصر إدارة المشروع على المهام والموارد والميزانية والمواعيد النهائية فحسب ، بل إنها تجربة يمكنك التعلم منها باستمرار. بينما كان من المفترض أن تكون قد تعلمت طوال المشروع ، فقد حان الوقت الآن للنظر إلى الوراء دون الضغط والمشتتات التي ربما تكون قد أضعف تركيزك.

اجمع الفريق الأساسي لدعوة ملاحظات حول ما نجح وما لم ينجح. شجع الصدق. من خلال توثيق أخطاء المشروع ونجاحاته ، تقوم ببناء كتالوج يقدم بيانات تاريخية. يمكنك الرجوع وإلقاء نظرة على المعلومات الخاصة بالسوابق عند التخطيط لمشاريع جديدة.

لا تعد المشاريع أبدًا أشياء قائمة بذاتها ، ولكنها جزء من سلسلة متصلة ، حيث قد تختلف التفاصيل ، لكن الأساليب العامة تظل كما هي. هناك ثروة من المعرفة يتم إنتاجها بعد إغلاق أي مشروع.

2. استكمال الأعمال الورقية

كما لوحظ ، تولد المشاريع رزمًا من الوثائق. يجب أن يتم التوقيع على هذه الوثائق والموافقة عليها من أصحاب المصلحة. كل شيء يحتاج إلى عناية ويجب التوقيع عليه ، وهذا هو الدليل القانوني على أن هذه الوثائق قد انتهت بالفعل. يتضمن ذلك إغلاق جميع العقود التي قد تكون قد أبرمتها مع شركاء داخليين أو بائعين أو أي موارد أخرى تعاقدت معها.

وهذا يشمل معالجة جميع المدفوعات المستحقة. تريد التأكد من دفع جميع الفواتير والعمولات والرسوم والمكافآت وما لديك. أكمل جميع التكاليف المتضمنة في المشروع. لا يتم ذلك إذا لم يتم دفع ثمنها.

يمكن أن يساعدك برنامج إدارة المشاريع في تنظيم كل هذه المستندات. يعمل ProjectManager كمحور لجميع ملفات مشروعك. يمكنك تتبعها من خلال عرض قائمتنا ، وهو أكثر من تطبيق قائمة المهام المعتاد. لسبب واحد ، يمكنك رؤية النسبة المئوية للاكتمال لكل عنصر في القائمة. أنت تعرف الآن ما إذا كان قد تم الدفع لهذا المقاول وما إذا كان يمكنك التوقيع على العقد. يمكنك أيضًا إعداد الإشعارات للتأكد من تسليم مدفوعاتك في الوقت المحدد. جربه بنفسك مع هذه النسخة التجريبية المجانية.

3. الافراج عن الموارد

أنت تجمع فريقًا للمشروع ، والآن يجب عليك التخلص منه. إنها عملية رسمية ، وعملية حاسمة ، تحررهم من أجل المشروع التالي. يتم جمع كل فريق معًا لمزيج من المهارات والخبرة التي يجلبونها إلى المشروع. يحدد المشروع أعضاء الفريق الذين تريد العمل معهم ، وسيكون كل مشروع مختلفًا بعض الشيء ، وهو ما سينعكس على الفريق المعين لتنفيذه.

هذا صحيح بالنسبة للموارد الداخلية وكذلك الخارجية. قد تكون العوامل الخارجية أكثر وضوحًا ، كما تعاقدت معهم ، وسيكون لهذا العقد مدة. عندما ينتهي الأمر ، تأكد من دفعهم جميعًا بالكامل حتى يتمكنوا من تسجيل الخروج والمغادرة. لكن الموارد الداخلية لا تزال قائمة ، لذلك عليك أن تذكر نفسك أن وقتهم في المشروع محدود أيضًا ، وقد تحظر مشاريع الفريق الآخر إذا لم تطلق مواردك بمجرد الانتهاء من المشروع.

4. أرشفة الوثائق

هناك دروس يمكن تعلمها من المشاريع القديمة ، ولهذا السبب تلتقي بفريقك بانتظام أثناء المشروع وتراجع العملية بعد ذلك. ومع ذلك ، إذا لم يكن لديك أرشيف تسحب فيه السجلات القديمة ، فستفقد أي معرفة تكتسبها بسبب سوء التنظيم والإدارة. لقد عملت بجد للحصول على وثائق مشروع رائعة ، لا تفقدها.

الموضوعات ذات الصلة: ما هو سجل قرار المشروع؟

قبل إغلاق المشروع ، أرشفة جميع المستندات وأي ملاحظات وبيانات قد تكون مفيدة. حتى إذا لم تقم بالوصول إليه مطلقًا ، فهناك حاجة للاحتفاظ بسجل ورقي للعمل المنجز في أي مشروع لأشخاص آخرين في المؤسسة. قد يشمل ذلك الفرق القانونية ، أو فرق الموارد البشرية ، أو حتى خليفتك. أنت لا تعرف أبدًا متى قد يضطر شخص ما للعودة والرد على سؤال أو يريد معرفة كيفية حل مشكلة قديمة. اعتبره مثل تخصيص مخصصات لفصل الشتاء.

5. احتفل بالنجاح

إذا بدا الأمر سخيفًا بالنسبة لك ، فأنت لا تقوم بعملك. لا يوجد شيء سخيف في مكافأة فريقك للاعتراف بعمل جيد. إنه يخلق الإغلاق ، وهو ما يدور حوله هذا الجزء من المشروع ، ولكنه يزرع أيضًا بذرة ستزهر في مشاريع لاحقة عندما تعمل مع أعضاء الفريق القديم.

قائمة مراجعة إغلاق المشروع

للتأكد من إغلاق مشروعك بشكل صحيح ، اتبع هذه القائمة المرجعية لإغلاق المشروع خطوة بخطوة.

1. ابدأ من البداية بمستند نطاق المشروع الذي أنشأته وتأكد من استيفاء جميع المتطلبات المدرجة هناك.
2. تأكد من تسليم جميع المخرجات والتوقيع عليها من قبل أصحاب المصلحة ، والحصول على موافقتهم ورضاهم.
3. يجب أيضًا توقيع مستندات المشروع الأخرى من قبل الشخص المناسب ، وهذا يشمل أي عقود واتفاقيات معلقة مع البائعين والمقاولين الآخرين.
4. بمجرد توقيع المستندات ، قم بمعالجتها وسداد جميع الفواتير وإغلاق أي عقود متعلقة بالمشروع.
5. أضف جميع المستندات معًا ، بما في ذلك إنهاء جميع تقارير المشروع ، ثم قم بتنظيمها وأرشفتها كبيانات تاريخية لاستخدامها للرجوع إليها في المستقبل.
6. استخدم الأوراق المجمعة لتحديد وتوثيق الدروس المستفادة على مدار المشروع ، بما في ذلك أي تعليقات من أصحاب المصلحة ، حتى لا ترتكب نفس الأخطاء في المشاريع المستقبلية.
7. قم بتعيين شخص دعم انتقالي لرعاية المشروع بعد الانتهاء بحيث يكون إغلاق المشروع شاملاً.
8. حرر موارد المشروع أو أعد تعيينها ، والتي تشمل فريقك وموظفي المشروع الآخرين وأي معدات أو إيجارات موقع مستخدمة في المشروع.
9. إذا لم تكن قد استخدمت أحد برامج إدارة المشروع ، فاحصل على واحد ، لأنه يساعد ليس فقط في التحكم في دورة حياة المشروع ولكن أيضًا في عملية إغلاق المشروع تمامًا.
10. أخيرًا ، ولكن ربما الأهم من ذلك ، احتفل مع فريق مشروعك. لقد قاموا بالعمل ويستحقون التقدير وفرصة للتخلص من الزخم حتى بدء المشروع التالي.

قوالب مجانية للمساعدة في إغلاق المشروع

هناك الكثير لتتبعه عند إغلاق المشروع. لا تريد تفويت أي خطوات مهمة وترك بعض المستندات بدون توقيع أو عدم مناقشة الدروس المستفادة لتجنب نفس الأخطاء في المشروع التالي. يعد ProjectManager برنامجًا رائعًا ولكنه أيضًا الموقع الأول على الإنترنت لإدارة كل شيء للمشروع. يتضمن العشرات من القوالب المجانية. إليك بعض الأشياء التي تساعدك على القيام بكل الأشياء الصغيرة اللازمة لإغلاق المشروع بشكل مناسب.

نموذج إغلاق المشروع

تم توضيح كل ما تحتاج إلى التقاطه عند إغلاق المشروع في قالب إغلاق المشروع المجاني لبرنامج Word. يمكنك التأكد من توقيع أصحاب المصلحة على كل وثيقة ، ودفع أجور المقاولين وإغلاق عقودهم وإطلاق سراح فريقك من المشروع ، حتى يتمكنوا من البدء في المستند التالي.

نموذج الدروس المستفادة

هناك الكثير من العمل الإداري المطلوب لإغلاق المشروع ، ولكن يجب أن يكون أيضًا وقتًا للتفكير. يعد قالب الدروس المستفادة المجانية لبرنامج Excel أداة رائعة لالتقاط المكاسب والمشكلات التي ظهرت على مدار دورة حياة المشروع. أنت تصف ما حدث وكيف أثر على المشروع وما الذي ستفعله بشكل مختلف في المشاريع المستقبلية لتجنب تكرار هذه الأخطاء. إنها وثيقة إغلاق مشروع كلاسيكية.

قالب عناصر العمل

يعد قالب عناصر الإجراء المجاني لبرنامج Excel مكانًا رائعًا لأخذ الدروس المستفادة التي جمعتها في القالب أعلاه وتحويلها إلى خطة. بمجرد أن ترى الأخطاء التي ارتكبتها في الماضي ، يمكنك صياغة خطة عمل حتى لا تكررها. يتيح لك هذا القالب المجاني إنشاء المهام وتعيينها لأعضاء الفريق وإضافة الأولوية حتى تعرف أيها يبدأ أولاً وحتى تحديد المواعيد النهائية وتتبع الحالة.

تم إغلاق مشروعك - استخدم ProjectManager لمشروعك التالي!

نحن نعلم الآن أن الإغلاق المناسب للمشروع سيساعدك على بدء مشروعك التالي في القدم اليمنى. إذا كنت تخطط وتدير مشروعاتك في برنامج مركزي لإدارة المشاريع - مثل ProjectManager - فسيكون لديك حق الوصول إلى جميع مشاريعك السابقة.

بهذه الطريقة ، عندما تخطط لمشروع جديد ، يمكنك مراجعة المستندات والمهام والتعليقات والقوالب القديمة في النظام بسرعة. إنه يجعل الإعداد للمشروع التالي أكثر بساطة أيضًا ، حيث يجب أن يكون أعضاء الفريق بالفعل في النظام.

إنشاء تقارير للأجيال القادمة

يمكن أن يكون برنامج التقارير الآلية مساعدة كبيرة خلال هذه العملية. يتيح ProjectManager للمديرين إنشاء التقارير بنقرة واحدة فقط. يتضمن ذلك تقارير مثل تقارير الجدول الزمني ، حتى تتمكن من الاطلاع بسرعة على ساعات العمل بواسطة أحد أعضاء الفريق على مدار عمر المشروع. يمكنك أيضًا إنشاء المزيد من التقارير الخاصة بأصحاب المصلحة ، مثل تقارير الحالة أو تقارير التباين أو تقارير خطة المشروع. كل ذلك مؤتمت في برنامج إدارة المشاريع لدينا ، مما يساعدك في الوصول إلى نهاية المشروع بشكل أسرع.

إن توفير الوقت وامتلاك السبق عند بدء مشروع جديد هو الطريقة التي تقلل بها الوقت والتكاليف بشكل فعال. يبسط ProjectManager المشروع لك من البداية إلى النهاية.

جزء من إغلاق المشروع هو القدرة على التخطيط له وتنفيذه. وهنا يأتي دور ProjectManager. كبرنامج مستند إلى السحابة ، فإنه يمكّنك أنت وفريقك من الحصول على بيانات في الوقت الفعلي عند مراقبة المشروع وإعداد التقارير عنه. بالإضافة إلى ذلك ، فإن الوثائق الخاصة بك يمكن الوصول إليها بشكل أكبر وأكثر أمانًا. انظر بنفسك ، من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.