كيفية استخدام سجل قرار المشروع لتحقيق أفضل النتائج

المشاريع عبارة عن سلسلة من القرارات. يجب أن يكون كل قرار ، بشكل مثالي ، نتيجة بحث شامل واستشارة من الفريق وبيانات تاريخية. يستخدم مديرو المشاريع سجل قرار لإبقاء أصحاب المصلحة على اطلاع دائم بشأن من فوض القرار وكيف أتى.

سجل القرار هو أداة اتصال مهمة يحتاج جميع مديري المشاريع إلى فهمها. يمكنك استخدام برامج إدارة المشاريع أو القوالب أو مجرد مفكرة لتتبع القرارات. ولكن قبل أن ندخل في كيفية صنع واحدة ، دعونا نفهم بشكل أفضل تعريف سجل قرارات المشروع.

ما هو سجل القرار؟

سجل القرار هو سجل للقرارات التي تؤدي إلى اختيارك أثناء المشروع. يمكن أن تكون معلومات عن الاجتماع أو سجل أو مستند للمشروع — يتم تجميعها جميعًا في سجل القرار وتمريرها إلى راعي المشروع.

مشاكل الاتصال هي موت للمشروع. يعمل سجل القرار كأداة اتصال تقدم معلومات داعمة لأصحاب المصلحة. لا تحدث القرارات فقط في الاجتماعات المجدولة: يمكن أيضًا اتخاذها في اجتماعات غير رسمية أو بين اثنين من أعضاء الفريق. يوثق سجل القرار كل تلك المعلومات.

لذلك ، فإن سجل القرار هو قائمة بالقرارات الحاسمة التي تم الاتفاق عليها على مدار المشروع. على الرغم من عدم استخدام سجل قرار المشروع من قبل جميع المشاركين في إدارة المشروع ، إلا أنه بالتأكيد يكتسب زخمًا.

لماذا تحتاج إلى سجل القرار؟

يمكن للقرارات أن تجعل المشروع أو يفسده. أصحاب المصلحة لديهم مصلحة راسخة في القرارات التي تم اتخاذها. مثلما يتم تحديثها بانتظام من خلال العروض التقديمية لأصحاب المصلحة وتقارير الحالة ، يشرح سجل القرارات سبب اتخاذ القرارات ومن أذن بها.

التوثيق هو المفتاح للمشاريع ، وعلى الرغم من أن عالم إدارة المشاريع السائد قد لا يتبنى سجل القرار بالكامل بعد ، فقد استخدموا توثيقًا شاملاً إلى الأبد. يقدم التوثيق بيانات تاريخية ضرورية لتخطيط المشاريع المستقبلية ، كما يعمل كجزء من خطة إدارة المخاطر عند النظر في القرارات.

يمكن أن يكون سجل القرار مجرد تذكير بمسار العمل. هناك العديد من القرارات التي يتم اتخاذها خلال دورة حياة المشروع ، وفي بعض الأحيان يحتاج الأشخاص في فريق المشروع إلى تذكير لتجنب التعارض غير الضروري. يشرح أيضًا من اتخذ هذا القرار ولماذا ، مما يمكن أن يساعد في منع الفريق من الاختلاف.

يعد امتلاك سجل قرارات المشروع مصدرًا واحدًا للحقيقة ، ومتاحًا للجميع ، ومن السهل مشاركته مع أصحاب المصلحة ، وهو أمر ضروري لتشغيل مشروع ناجح. ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يربط الفرق المختلطة والمديرين وأصحاب المصلحة بأداة إدارة العمل في الوقت الفعلي.

احتفظ بسجل قرار المشروع أو سجل التغيير أو سجل المشكلات أو سجل المخاطر أو سجل الإجراءات أو سجل الغارة أو سجل المخاطر أو أي سجل تستخدمه في عرض قائمة المهام لبرنامجنا. يمكنك إرفاق ملفات ومشاركتها مع الفريق والحصول على إشعار عند إضافة عناصر جديدة. انضم إلى أكثر من 35000 مستخدم في جميع أنحاء العالم وابدأ مجانًا مع ProjectManager اليوم.

عناصر سجل القرار

يساعد سجل القرار في تحليل التغيير لأنه يلتقط بيانات صنع القرار الرئيسية. في الأساس ، يشبه جدول البيانات. يشير كل عمود إلى جزء معين من القرار. فيما يلي بعض العناصر التي يجب تضمينها في أي سجل قرار:

• اسم المشروع: يحتفظ بجميع القرارات المتخذة في المشروع معًا
• مدير المشروع: الشخص المسؤول
• رقم التعريف: قم بتعيين واحد لكل قرار لتسهيل الرجوع إليه
• عنوان القرار: تمليك القرار يميزه عن الآخرين الذي يتم اتخاذه خلال دورة حياة المشروع
• التاريخ: متى اتخذت القرار وأي مواعيد نهائية متعلقة به
• المجال : أي جانب من جوانب المشروع الذي تناقشه
• الوصف: نظرة عامة على القرار الذي اتخذته
• المسوغات: سبب القرار وأي تعليقات أو خلافات تم الاستشهاد بها
• البدائل: الخيارات الأخرى التي ناقشتها ولكنك قررت رفضها
• التأثير المتوقع: حدد بإيجاز ما تعتقد أن القرار سيتغير
• المساهمون: اذكر كل من ساهم في اتخاذ القرار
• توقيع الموافقة: التوقيع ، عادة من مدير المشروع

مثال على سجل القرار

دعونا نصنع حالة نظرية لمتابعة العملية. بالنسبة لمثال سجل القرار الخاص بنا ، دعنا نفكر في موقع بناء يتساءل عما إذا كان يجب استخدام الفولاذ أو الخشب عند تأطير منزل خلفي أصغر للمبنى الأكبر.

يحتوي سجل القرار على جميع البيانات المفصلة أعلاه ، مثل اسم المشروع واسم مدير المشروع والمعرف والعنوان يمكن أن يكون شيئًا مثل "Backhouse Frame". سيكون الأشخاص المعنيون هم مدير المشروع والمهندس المعماري والمقاول على الأقل.

قد يكون النقاش حول السعر مقابل الأمان. اجمع هذه الإيجابيات والسلبيات وأضفها إلى سجل قرارات المشروع. استكشف التأثير والبدائل ، مثل كيفية تأثير الفولاذ على الميزانية ، وقد يتطلب الخشب عناصر تثبيت إضافية. إنها طريقة لاستعراض أفضل الممارسات ومعرفة ما هو الأنسب للمشروع.

اتخذ قرارًا ، وقم بتدوينه في السجل واطلب من مدير المشروع تسجيل الخروج. بعد ذلك ، قم بتسليم المستند إلى أصحاب المصلحة في المشروع ، على سبيل المثال ، مالك العقار الذي تعاقد على العمل. هذا يعطي أصحاب المصلحة سياق المناقشة والقرار ، وكذلك يوجه المقاولين من الباطن عند إنشاء الهيكل.

كيفية استخدام سجل القرار

استخدم سجلاً كلما تم اتخاذ قرار في المشروع. هذا لا يعني بالضرورة قرارات ثانوية ، ولكن كلما كان ذلك أفضل. قم بتضمين أي قرار له تأثير على المشروع. هناك احتمالات ، سوف ينزعج أصحاب المصلحة في مرحلة ما ويطالبون بمعرفة سبب القيام بذلك أو هذا الشيء أو أي شيء آخر. سجل القرار هو وسيلة للتواصل معهم ودعم القرار أيضًا.

لذلك ، فإن سجل قرارات المشروع ليس مهمًا كما تكتبه ، ولكن أكثر من ذلك عندما تكون في وضع يسمح لك بالدفاع عن قرارك. إذا تم الطعن عليك أو تم استجواب قرار ، فإن السجل موجود لدعمك.

إذا تمت مراجعة سجل القرار ، فيجب تدوينه في سجل القرار. تريد توثيق هذا القرار أيضًا. اشرح سبب اتخاذ القرار وسبب تغييره. ثم قم بتحديث السجل وإنشاء سجل جديد يعكس التغيير.

قوالب سجل القرار

يمكنك اتخاذ قرار بتسجيل نفسك في أي جدول بيانات أو حتى تطبيق لمعالجة النصوص ، ولكن هناك الكثير من قوالب سجل القرارات المجانية التي تحددها لك إذا كان ذلك أسهل. إليك بعضًا من أكثرها شيوعًا التي وجدناها على الإنترنت.

نماذج

يحتوي SampleTemplates على أكثر من تسعة قوالب مختلفة لسجلات القرارات لكل من PDF و Word. إنهم يعبرون عددًا من الصناعات المختلفة ، لذلك يجب أن تكون قادرًا على العثور على النموذج الذي يناسب احتياجاتك الخاصة.

WordTemplatesOnline

يحتوي WordTemplatesOnline على قوالب مجانية لسجلات القرارات لبرنامج Excel و Word و PDF. أنها توفر مجموعة متنوعة من قوالب السجلات المختلفة لأنواع مختلفة من اجتماعات العمل ، مثل المبادئ التوجيهية والمبادئ لخطط التقاعد ، واحد يلتقط القرارات والمخاطر الرئيسية ، والبعض الآخر الذي يتضمن الأولوية والحالة والمزيد.

بالطبع ، النماذج ثابتة ولا يمكن استخدامها للتعاون الفعال. بدلاً من استخدام نموذج سجل القرار ، من الأفضل استخدام البرامج لإدارة قراراتك وتتبع تغييرات مشروعك.

كيف يساعد ProjectManager في سجلات القرار

ProjectManager هو برنامج إدارة عمل قائم على السحابة يربط الفرق المختلطة ويساعدهم على العمل بشكل أكثر إنتاجية. من خلال طرق عرض متعددة للمشروع لتناسب أسلوب عمل الجميع وبيانات الوقت الفعلي لتعزيز التعاون ومراقبة المشاريع بشكل أفضل ، يعد ProjectManager أيضًا طريقة رائعة لتتبع عملية اتخاذ القرار.

استخدم لوحات المعلومات لتتبع مؤشرات الأداء الرئيسية

قبل أن تتمكن من اتخاذ قرار ، تحتاج إلى بيانات تمنحك رؤية أفضل للمشكلة. تجمع لوحة معلومات ProjectManager في الوقت الفعلي وتقارير بنقرة واحدة مقاييس المشروع تلقائيًا. تتعقب لوحة القيادة الوقت والتكلفة وعبء العمل والمزيد ، مما يمنحك تقرير حالة فوريًا.

قم بإنشاء مهام سير عمل مرئية باستخدام لوحات Kanban

بدلاً من استخدام نموذج ثابت كسجل قرارك ، استخدم عرض لوحة كانبان. لوحة كانبان هي أداة مرئية تعرض سير العمل. يمكنك إعداد كل عمود كإحدى الفئات في سجل القرار الخاص بك ويمكن للبطاقات التقاط البيانات ذات الصلة. بعد ذلك ، يمكنك استخدام الميزة لتعيين وتتبع تقدم هذا التغيير بعد اعتماده.

اتبع خطتك على مخططات جانت

في الواقع ، يمكنك تخطيط جميع التغييرات التي تم إجراؤها على مشروعك باستخدام مخطط جانت الخاص بـ ProjectManager. ما عليك سوى التبديل من كانبان إلى طريقة عرض مخطط جانت وسترى العمل مخططًا في مخطط زمني للمشروع. يمكنك الآن إضافة تبعيات وتصفية المسار الحرج وتعيين خط أساس لتتبع مجهودك المخطط له مقابل جهدك الفعلي.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يربط الفرق المختلطة بغض النظر عن مكان وجودهم أو القسم الذي يعملون فيه أو مستوى مهاراتهم ، ويمنحهم الأدوات اللازمة للعمل معًا بشكل أفضل. يحتوي برنامج إدارة العمل لدينا على أدوات إدارة الموارد والجداول الزمنية والمزيد لمساعدتك على العمل بكفاءة أكبر. انضم إلى فرق NASA و Nestles و Siemens الذين يستخدمون برنامجنا بالفعل. ابدأ مع ProjectManager الآن.