تعريف المشروع: معنى المشروع

ما هو تعريف المشروع بالضبط؟ نتحدث كثيرًا عن جوانب معينة من إدارة المشاريع ، ولكن من المفيد أحيانًا البدء من الجذر والبحث في الأساسيات.

من أجل الفهم الكامل لمفاهيم إدارة المشاريع عالية المستوى ، من المهم معرفة الإجابات البسيطة. عندما يمكنك استدعاء هذه المعرفة ، يصبح إتقان المفاهيم الأكثر تعقيدًا أسهل. سواء كنت مدير المشروع أو أحد أصحاب المصلحة ، أعط تعريفك التالي لمشروعك مع وضع نصائح إدارة المشروع هذه في الاعتبار.

تعريف المشروع

المشروع عبارة عن مجموعة من المهام التي يجب إكمالها من أجل الوصول إلى هدف أو نتيجة معينة. اعتمادًا على حجم ونطاق المشروع ، قد تكون هذه المهام بسيطة أو معقدة ، ولكن يمكن تقسيم جميع المشاريع إلى أهداف وما يجب القيام به لتحقيقها.

تدير المنظمات والأفراد مشاريع ذات مجموعة واسعة من الأهداف. يمكن أن تتخذ هذه أشكالًا عديدة ، من بناء مبنى إلى التخطيط لحدث وحتى إكمال واجب معين. يمكن لبائعي التجزئة ، على سبيل المثال ، متابعة المشاريع التي تعمل على تحسين طريقة تتبعهم لتنفيذ الطلبات. تكمل فرق البناء المشاريع في أي وقت يخططون ويبنون شيئًا ما - وهكذا دواليك!

7 شروط المشروع الرئيسية التي يجب معرفتها

بغض النظر عن المشروع ، هناك مصطلحات عامة للمشروع يتم استخدامها بغض النظر عن نوع المشروع أو حجم المشروع أو أي عامل آخر. تعرف على هذه المصطلحات السبعة مثل ظهر يدك وستكون خطوة للأمام قبل بدء المشروع:

1. دورة حياة المشروع

تشير دورة حياة المشروع إلى المراحل الخمس التي يجب أن تتقدم فيها جميع المشاريع ، من البداية إلى النهاية. تعد المراحل الخمس لدورة حياة المشروع بمثابة المخطط التفصيلي الأساسي الذي يوفر تعريفًا للمشروع. هذه المراحل الخمس هي البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والإغلاق.

2. نطاق المشروع

نطاق المشروع هو جانب رئيسي في مرحلة تخطيط المشروع. من نواح كثيرة ، إنها نقطة البداية. يتطلب تحديد نطاق المشروع من مدير المشروع وفريقه تحديد الأهداف والغايات ، وتفاصيل التسليمات ، وإنشاء المهام ، وتحديد التواريخ المهمة والمزيد. يحدد نطاق المشروع النتائج المرجوة وجميع العوامل المحددة التي ستؤثر على الوصول إليها.

3. أصحاب المصلحة

يشير أصحاب المصلحة إلى أي شخص وكل شخص مشارك في المشروع. يمكن أن يشارك صاحب المصلحة في كل مرحلة من مراحل المشروع ، أو فقط بطريقة معينة. يساعد تحليل أصحاب المصلحة في تصنيف كيفية تأثير المستثمرين وأعضاء الفريق والموردين والمقاولين وغيرهم على مشروعك.

4. التسليم

يشير الناتج إلى النتيجة (النتائج) المحددة التي ينشئها المشروع. يمكن أن تكون المخرجات "ملموسة" أو "غير ملموسة" ، بمعنى أنها يمكن أن تكون منتجًا ماديًا أو شيئًا مفاهيميًا. عادةً ما تكون المخرجات هي الحاجة التي ألهمت المشروع في المقام الأول. إذا تعاقد شخص ما مع عامل بناء لتصميم وإنشاء مساحة مكتبية ، فإن المكتب يكون بمثابة تسليم ملموس.

5. معلم

المعالم الرئيسية هي إنجازات محددة مسبقًا تساعد في تتبع تقدم المشروع. فكر في المعالم كنقاط تفتيش. يتم تحديد نقاط التفتيش هذه قبل بدء المشروع ، حتى يعرف مدير المشروع والفريق عندما يكونون على المسار الصحيح لتحقيق الإنجازات. بدون معالم ، من الصعب معرفة ما إذا كان المشروع على طريق النجاح أو يحتاج إلى إعادة التوجيه.

6. الموارد

المورد هو أي شيء ضروري لإكمال المشروع. في مشروع البناء ، المواد هي مورد أساسي. ومع ذلك ، فإن الموارد الأخرى - مثل الوقت والعمل والمعدات - لا تقل أهمية عن ذلك. يجب أن يكون مدير المشروع قادرًا على تحديد جميع موارد المشروع من أجل إنشاء خطة موارد وإدارة الموارد وفقًا لذلك. عندما تُترك الموارد دون حساب ، فمن السهل أن تسيء إدارتها.

7. التبعيات

تشير تبعيات المشروع إلى كيفية مشاركة الموارد وتخصيصها داخل المشروع. ستستخدم العديد من المشاريع نفس المواد المادية لأغراض مختلفة وعبر مراحل مختلفة. فهم هذه التبعية هو السبيل الوحيد لضمان وجود موارد كافية للالتفاف حولها. وبالمثل ، يتم تقسيم جميع المشاريع إلى مهام. عندما يتعذر بدء مهمة ما قبل اكتمال مهمة أخرى ، فإن هذه المهام تشترك في التبعية.

ماذا يعني العمل في المشروع

سواء أكان مدير المشروع أو أحد أعضاء الفريق أو أي صاحب مصلحة آخر في المشروع ، فهم عضو في فريق المشروع الأكبر وتؤثر أفعالهم بشكل مباشر على أعضاء الفريق الآخرين. مثل أي فريق ، "تفوز" أو "تخسر" كوحدة واحدة ، لذلك من المهم للغاية التواصل والاستماع إلى أعضاء الفريق الآخرين من أجل تنسيق الجهود وتحقيق النجاح. معظم الحوادث المؤسفة وإخفاقات المشروع هي نتيجة مباشرة لضعف التواصل أو نقص التعاون.

لماذا هذا مهم طالما أن العمل يتم إنجازه؟ يدور العمل في مشروع ما حول فهم المشروع ككل بقدر ما يتعلق بتنفيذ العمل. الطريقة الوحيدة لرؤية هذه الصورة الكبيرة هي من خلال الاستماع إلى الفريق والتعلم من بعضنا البعض.

ما هي ادارة المشاريع؟

تبدأ عملية إدارة المشروع بمفهوم المشروع وتستمر طوال دورة حياة المشروع. يتطلب ذلك معرفة تفصيلية بمصادر الشركة وكيفية تخصيصها لإكمال المهام والواجبات والأحداث والمشاريع الأخرى.

تعتمد مجموعة واسعة من الصناعات على أساليب وأدوات إدارة المشاريع لتنفيذ المشاريع. بعض الأمثلة على هذه الصناعات هي البناء وتكنولوجيا المعلومات والهندسة والتسويق والإعلان. أي فريق يعمل معًا للوصول إلى هدف مشترك هو الانخراط في شكل من أشكال إدارة المشروع.

ماذا يفعل مدير المشروع؟

مدير المشروع هو أكثر من مجرد مدير بالمعنى التقليدي. هذا الفرد هو قائد فريق المشروع ويشرف على كل جانب من جوانب المشروع ، من البداية إلى النهاية. يقوم مدير المشروع عادةً بكتابة خطة المشروع ، وإجراء اجتماعات الفريق ، وتعيين المهام وإجراء اختبارات مراقبة الجودة لضمان سير كل شيء بسلاسة. ومع ذلك ، لا يمكن لمدير المشروع تحمل المشروع بأكمله على ظهره. في الواقع ، تتمثل إحدى واجباتهم الرئيسية في معرفة كيفية إسناد المسؤوليات المختلفة إلى أعضاء الفريق.

بمساعدة فريقهم ، سيقوم مديرو المشاريع بإنشاء جداول المشروع والميزانيات. سيقومون أيضًا بإنشاء تقارير المشروع طوال دورة حياة المشروع.

كما ترى ، فإن مسؤولياتهم واسعة الانتشار ، لكن هذا لا يعني انتشارها بشكل ضئيل للغاية. من الناحية المثالية ، يقوم مدير المشروع بإنشاء أساس المشروع - مثل أساس المنزل. ثم يقومون بتعيين أفراد آخرين لإنهاء كل غرفة.

تعريف المشروع: أفضل الممارسات لإدارة المشروع

بغض النظر عن المشروع أو حجم الفريق أو أي شيء آخر ، هناك ممارسات تزيد بشكل كبير من فرص النجاح. على الرغم من أهمية تحقيق الأهداف وتحقيق النتائج ، من المهم أيضًا إنشاء ثقافة إيجابية داخل المشروع. قد تبدو هذه النصائح الخمس بسيطة ، لكنها تحدث فرقًا كبيرًا في العالم:

تعيين تسجيلات الفريق المنتظمة

من السهل مقابلة الفريق "حسب الحاجة" ، ولكن بمجرد أن يبدأ المشروع ، يصبح من الصعب إيجاد الوقت في جدول الجميع. بدلاً من ذلك ، قم بجدولة اجتماعات منتظمة قبل أن يبدأ المشروع. تعمل هذه الاجتماعات كتسجيلات وصول حيث يمكن لأعضاء الفريق تقديم تحديثات لبعضهم البعض ، ومخاوف صوتية ، وطرح الأسئلة ، وإجراء التعديلات ، والقيام بأي شيء آخر قد يحتاجون إليه. عندما تكون عمليات تسجيل الوصول هذه مضمنة بالفعل في الجدول ، فلا أحد ينتظر الاجتماع حتى يقع حادث مؤسف أو مشكلة.

مندوب

جزء مما يعطي تعريف المشروع هو معرفة كيفية التفويض. سواء كان مديرو المشروع أو أحد أعضاء الفريق ، سيحتاجون على الأرجح إلى المساعدة في مهمة ما في مرحلة ما. الآن ، هذا لا يعني مجرد تمرير المهمة إلى شخص آخر. ما يعنيه هو أن كل عضو في الفريق لديه مسؤوليات متساوية. بدلاً من ذلك ، يعرف أفضل مديري المشاريع كيفية التخلي عن بعض السيطرة وتفويض أعضاء الفريق.

تعرف على الفريق

يجب أن يكون كل فرد في فريق إدارة المشروع على دراية بنقاط القوة والضعف والتخصصات. على سبيل المثال ، إذا احتاج أحد أعضاء الفريق إلى معلومات من قسم مختلف ، فيجب أن يعرف بالضبط من يسأل. هذه الألفة تقلل من الوقت الضائع. من المهم بشكل خاص لمدير المشروع أن يعرف فريقه جيدًا.

عندما يعرف عضو المشروع هذه الأشياء ، يمكنه اتخاذ قرارات تؤثر على نقاط قوة أعضاء فريقهم ، وليس حول نقاط ضعفهم. تعد معرفة الفريق جانبًا كبيرًا من جوانب تكوين ثقافة إيجابية داخل المشروع ، حيث إنها تحتفي بقدرات الجميع.

احتفل بالمعالم

بالحديث عن الثقافة الإيجابية ، لا تقلل أبدًا من قوة قضاء بعض الوقت للاحتفال بالاجتماع معلمًا هامًا. يعني الوصول إلى واحدة أن الفريق قد أحرز تقدمًا كبيرًا وأن المشروع لا يزال على المسار الصحيح. على الأقل ، من المهم الإعلان عن بلوغ المراحل الرئيسية أثناء تسجيلات وصول الفريق. هذا يبقي الجميع على نفس الصفحة ويحسن فعالية الفريق.

اختر أدوات PM متفوقة

إدارة المشروع هي وظيفة معقدة للغاية. بدون الأدوات المناسبة ، من السهل ارتكاب الأخطاء ، وتصبح غير منظمة وحتى تفشل في إكمال المشروع. أفضل طريقة لحماية مشروعك من هذه الأخطاء هي اختيار الأدوات التي تبسط العملية برمتها.

أفضل برنامج لإدارة المشاريع يفعل ذلك بالضبط. يؤدي استخدام برنامج إدارة المشاريع إلى إطلاق العنان للإمكانات الكاملة لفريقك والمشروع ويأخذ النتيجة النهائية إلى آفاق جديدة. المفتاح هو إيجاد برنامج إدارة مشروع بديهي وسهل الاستخدام لا يقدم أي تنازلات في الوظائف.

كيف يسهل ProjectManager إدارة المشاريع

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع حائز على جوائز يجعل إدارة المشاريع أسهل من أي وقت مضى. يسمح برنامجنا المستند إلى السحابة للفريق بأكمله بالعمل في المشروع أثناء تواجده في الميدان أو أثناء التنقل ، وتجمع واجهتنا الحديثة بين الوظائف والتنقل سهل الاستخدام. هذا يعني أنه لا مزيد من الوقت الضائع فقط في محاولة التعرف على أداة جديدة والمزيد من الوقت لإتقان تعريف مشروعك.

التخطيط على مخططات جانت

خطط لمشاريعك من البداية إلى النهاية باستخدام ميزة مخطط جانت القوية في ProjectManager ، والتي تتيح لك تخطيط مهام المشروع على مراحل. يمكنك حتى إنشاء التبعيات وتحديد المعالم. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك استيراد ملفات Excel وملفات Microsoft Project ، لذا فإن التبديل إلى برنامجنا يكون سلسًا.

التتبع على لوحات معلومات المشروع

مع تقدم فريق المشروع في المهام ، يمكن لمديري المشاريع تتبع كل تحديث للحالة على لوحة المعلومات في الوقت الفعلي التي يمكنك تخصيصها لإظهار أهم المقاييس. يتم تعقب كل تغيير في مهمة ، ويتم تلقائيًا تحديث المخططات والرسوم البيانية الملونة وسهلة القراءة. لم تكن مراقبة تقدم مشروعك أسهل من أي وقت مضى!

احصل على كل هذه الميزات والمزيد عند استخدام ProjectManager. تتوفر كل هذه الأدوات في برنامجنا لمساعدتك في التخطيط والتتبع والإبلاغ عن مشروعك في الوقت الفعلي. تعرف على ما يمكن أن يفعله لك من خلال تشغيل هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا!