تصميم المشروع في إدارة المشاريع: دليل سريع

مرحلة تصميم المشروع هي الخطوة الأولى عند التخطيط لمشروع ما. إنه يمهد الطريق لمرحلة بدء المشروع وتخطيطه والوثائق المهمة مثل ميثاق المشروع وخطة المشروع.

ما هو تصميم المشروع؟

تصميم المشروع هو عملية عصف ذهني حيث يبدأ فريق إدارة المشروع في التفكير في المشروع من منظور رفيع المستوى ، وتحديد الأهداف والمنهجيات والموارد ومعايير النجاح لإنشاء نهج للمشروع يتم تقديمه إلى أصحاب المصلحة ليبدأ بعد ذلك ببدء المشروع ومراحل تخطيط المشروع. في هذه المرحلة من المشروع ، يتم اتخاذ القرارات المتعلقة بكيفية الإدارة والحكم.

بعد ذلك ، بعد مرحلة تصميم المشروع ، يمكن إنشاء مقترح المشروع وميثاق المشروع وخطة المشروع. سيتم بعد ذلك استخدام مستندات المشروع هذه لإدارة مرحلة التنفيذ لدورة حياة المشروع.

ومع ذلك ، فإن التفكير الذي يستمر أثناء تصميم المشروع لا يركز على التفاصيل بقدر ما يعمل على مستوى أعلى من حيث إدارة المشروع. يمكن أن يساعد برنامج تخطيط المشروع في تنظيم كل من الإستراتيجية عالية المستوى والتفاصيل المحددة لتصميم المشروع.

ProjectManager ، على سبيل المثال ، لديه مخططات جانت لعمل جداول مفصلة ، ولكن أيضًا لوحات كانبان لسهولة التعاون فيما يتعلق بالجانب الاستراتيجي لتصميم المشروع. قم بإدارة استراتيجيتك وخطتك وجدولتك وتنفيذك وإعداد تقاريرك في برنامج إدارة مشروع واحد سهل الاستخدام. تحاول ذلك مجانا اليوم.

ما هو الغرض من عملية تصميم المشروع؟

يحدد تصميم المشروع منهجية المشروع الشاملة التي سيتم استخدامها ونظرة عامة على المشروع. يصف المخرجات أو المنتجات أو الميزات الرئيسية التي سيتم إكمالها. يقدّر تصميم المشروع أيضًا الميزانية تقريبًا ويحدد كيفية مراقبة وتقييم التقدم. يمكن أن يكون هناك أكثر من تصميم واحد مقدم إلى أصحاب المصلحة ، والذين يمكنهم بعد ذلك اختيار التصميم الذي يعتقدون أنه يناسب احتياجاتهم بشكل أفضل.

لماذا تعتبر مرحلة تصميم المشروع مهمة؟

تصميم المشروع هو خطوة أولى رئيسية نحو مشروع ناجح. تصميم المشروع هو تنظيم استراتيجي للأفكار والمواد والعمليات لغرض تحقيق الهدف. يعتمد مديرو المشروع على تصميم جيد لتجنب المزالق وتوفير معايير للحفاظ على الجوانب الحاسمة للمشروع ، مثل الجدول الزمني والميزانية.

عملية تصميم المشروع: كيفية تصميم المشروع خطوة بخطوة

هناك خطوات يجب اتخاذها لتحديد تصاميم المشروع وتطوير استراتيجية التنفيذ. هم أهم خطوات المشروع. لذلك ، تريد إشراك فريقك وأصحاب المصلحة في العملية للتأكد من أنك تغطي جميع القواعد. خذ الوقت الكافي لإكمال هذه المرحلة تمامًا.

1. تحديد رؤية مشروعك

ما هي رؤيتك للمشروع؟ هذه ليست فطيرة أمل في السماء ، لكنها بيان رؤية ، يتصور مشكلة تحتاج إلى حل. هذا يعني توضيح سبب المشروع. بيان الرؤية هو وثيقة رسمية توضح إمكانات المشروع. يتم تقديمه إلى أصحاب المصلحة لإظهار جدوى المشروع وفوائده.

إنها ليست وثيقة طويلة ومفصلة. يمكن أن يكون لديك رؤية قصيرة مثالية من حيث نتيجة المشروع ؛ بعد كل شيء ، هذه هي الطريقة التي تبيع بها المشروع. لذلك ، ارسم صورة لنجاح المشروع ، وضعها في سياق أكبر.

2. اذكر المشكلة التي سيحلها مشروعك

لدعم وثيقة الرؤية هذه ، تحتاج إلى تحديد مشكلة تحتاج إلى حل. لذلك ، غالبًا ما يكون تقييم الاحتياجات مطلوبًا ، حتى تتمكن من رؤية العقبات التي يواجهها العمل. سيؤدي هذا إلى مواءمة المشكلة التي تعالجها مع المنظمة واستراتيجيتها. سيوفر لك أيضًا البيانات اللازمة لتصميم الحل الأمثل للمشكلة.

لتبدأ ، ما هي المعلومات التي تجمعها؟ ما هي المصادر المتوفرة لهذه المعلومات ، وكيف ستجمعها بعد ذلك؟ بعد ذلك ، قم بتحليل وتحديد المشكلات التي يتم إنشاء مشروعك لحلها. اجمع تلك النتائج في مستند.

3. تقدير موارد المشروع التي سوف تكون مطلوبة

بعد ذلك ، تحتاج إلى التعرف على الموارد اللازمة لإنجاز المشروع. الموارد هي أي شيء من الناس إلى المعدات إلى المرافق اللازمة لإكمال المشروع بنجاح.

الطريقة الجيدة لمعرفة الموارد هي نفس الطريقة التي يتعامل بها الصحفيون مع القصة الإخبارية ، باستخدام الخمسة W: من وماذا وأين ومتى ولماذا. من الذي تحتاجه لتنفيذ المشروع ، وما هي أدوات إدارة الموارد المطلوبة ، وأين سيتم العمل ، ومتى يبدأ المشروع وينتهي ، ولماذا هناك حاجة إلى هذه الموارد؟

4. حدد أهداف مشروعك

لا يمكنك تحقيق أهدافك إذا لم تحددها أولاً. الهدف هو شيء في نهاية المشروع يمكن ملاحظته وقياسه. الهدف يتزامن مع حل المشكلة.

قم بإنشاء بيان الهدف الذي يشرح كيفية معالجة الأهداف في المشروع. للقيام بذلك بشكل جيد ، قم بتطبيق طريقة SMART ، والتي تعني محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية وذات صلة بالوقت. يجب تحديد كل هدف من خلال هذه المصطلحات.

5. هيكلة استراتيجية مشروعك

لتحقيق أهداف المشروع يجب أن تكون هناك استراتيجية في مكانها الصحيح. الإستراتيجية هي عملية للوصول إلى أهداف المشروع ضمن قيود المشروع ، مثل موارده ، والجدول الزمني ، والميزانية ، وما إلى ذلك. كيف يمكن إنشاء استراتيجية لتحقيق أهداف المشروع؟

ضع في اعتبارك سابقة واطلع على مشاريع مماثلة من الماضي وما قد يظهرونه من حيث إيجابيات وسلبيات استراتيجياتهم المطبقة. تعد أفضل الممارسات لإدارة المشاريع دائمًا أساسًا جيدًا ثم تبني استراتيجية بشكل تدريجي ، مما يخلق طريقًا إلى النجاح.

6. إعداد خطة الطوارئ

يعرف أي مدير مشروع أن القليل جدًا من الأشياء تسير كما هو مخطط لها. يجب أن تكون هناك خطة احتياطية للاستجابة بسرعة وبشكل صحيح للمشكلات عند ظهورها في المشروع. لذلك ، يجب تضمين ذلك في تصميم مشروعك.

ابحث عن المخاطر السلبية الكامنة في المشروع. يتم تضمينهم في أماكن مختلفة ، مثل الفرق ، التي قد تفتقر إلى المهارات ، وغياب لا مفر منه ، ودوران ، وما إلى ذلك. يمكن أن تعاني الجداول الزمنية من التأخير. قد يكون النطاق قد تم تعريفه بشكل سيئ. يتم التقليل من التكاليف ، أو نفاد الأموال. ضع خطة لمواجهة هذه المخاطر.

7. وضع خطة للتقييم

يجب أن يكون المشروع دائمًا قيد التقييم. ستساعدك خطة التقييم على مراقبة المشروع ، وربما تنبهك أيضًا عندما يبدأ في الانحراف عن المسار الصحيح. استخدم هذه الخطة لتحليل مكونات المشروع والنتائج والآثار.

النتائج هي تغييرات قابلة للقياس ، في حين أن التأثيرات هي مدى جودة تحقيق أهداف المشروع. لذلك ، فإن خطة التقييم هي وثيقة مفصلة تحدد المعايير لتحديد فعالية المشروع وكفاءته من خلال تتبع التقدم المحرز في جميع جوانب المشروع.

8. تقدير التكاليف وإنشاء ميزانية المشروع

تحدد الميزانية الموارد المالية التي تدفع المشروع. ستخصص الميزانية تكلفة لكل من متطلبات المشروع. يعني إنشاء ميزانية المشروع إضفاء الطابع الرسمي على الموارد المالية التي سيتم تخصيصها للمشروع. يبدأ هذا باختيار طريقة لتقدير التكاليف ، وتحديد الآثار وإعداد تقرير عن التقييم.

9. إنشاء اقتراح المشروع

كل هذا يؤدي إلى اقتراح مشروع لشرح سبب وجوب تنفيذ المشروع وما هي فوائده. تم تلخيص الخطوات السابقة ، وكتابة رؤية المشروع ووصف موجز للمشكلة التي يتحدث عنها. ثم حدد أهداف المشروع وحدد الاستراتيجية التي سيتم استخدامها لتحقيق تلك الأهداف.

مثال على تصميم المشروع

يستخدم مديرو المشاريع أدوات إدارة المشاريع مثل مخططات جانت لهيكلة تصميم المشروع الخاص بهم. فيما يلي مثال بسيط لتصميم المشروع يوضح كيفية إضافة أفكار تصميم المشروع إلى أداة تخطيط المشروع هذه.

بالنسبة لمثال تصميم المشروع هذا ، دعنا نلقي نظرة على مشروع بناء. كما ترى في الصورة أدناه ، خلال مرحلة تصميم المشروع ، يمكن لمديري المشاريع استخدام مخططات جانت لإضافة المهام والتسليمات الرئيسية بالإضافة إلى بناء هيكل تقسيم العمل للمشروع لتحديد مراحل تنفيذ المشروع.

تتكون مخططات جانت من ProjectManager من جزأين رئيسيين. يوجد على الجانب الأيسر جدول بيانات يسمح لمديري المشاريع بإدخال المعلومات التي سيتم استخدامها لإنشاء مخطط زمني للمشروع تلقائيًا على الجانب الأيمن. لن يعرض هذا المخطط الزمني مهام المشروع فحسب ، بل سيعرض أيضًا الأحداث الرئيسية وتبعيات المهام وتواريخ الاستحقاق لتسليمات المشروع.

ما يمكن أن يفعله ProjectManager للمساعدة في تصميم مشروعك

يتطلب تصميم المشروع الكثير من العمل ، ولكن استخدام أدوات إدارة المشروع يسهل عملية إنشاء مخطط تفصيلي يوضح هذه الأجزاء المختلفة من المشروع. إلى جانب استخدام مخططات جانت لتنظيم أفكار تصميم مشروعك في جدول زمني للمشروع ، يمكنك أيضًا استخدام لوحات كانبان لإدارة سير العمل باستخدام ProjectManager.

تخطيط مهام سير العمل باستخدام لوحات Kanban

يحتوي ProjectManager على ميزة كانبان تم إنشاؤها لتصور مهام سير العمل. تتضمن مرحلة تصميم المشروع التعاون بين أعضاء فريق إدارة المشروع الذين سيحتاجون إلى مشاركة الملفات والتواصل في الوقت الفعلي ، وهو ما يمكن تحقيقه باستخدام لوحات كانبان الخاصة بـ ProjectManager والتي تتيح لفرق المشروع التواصل بشكل أفضل وهيكل تصميم المشروع.

من السهل أن ترى كيف يمكن لهذه العملية أن تخدمك في جميع مراحل تصميم المشروع ، حيث تقوم بجمع المزيد من المستندات لتحديد مشروعك. بعد ذلك ، بمجرد تنفيذ الإجراء المناسب ، يمكنك استخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي الخاصة بـ ProjectManager لتتبع تقدم المشروع.

تتبع المشاريع باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

تساعد لوحات المعلومات في الوقت الفعلي في ProjectManager مديري المشاريع على تتبع تكاليف المشروع والجداول الزمنية والتقدم بمجرد أن يصبح تصميم المشروع حقيقة واقعة. يمكن استخدام لوحات المعلومات القوية هذه لتتبع مشاريع متعددة في محفظة.

يمكن فقط لبرامج إدارة المشاريع القوية التعامل مع جميع البيانات اللازمة لتصميم مشروع جيد. ProjectManager هي أداة قائمة على السحابة تحتوي على ميزات ، مثل مخطط جانت عبر الإنترنت ، للمساعدة في الجدولة ، بالإضافة إلى غيرها ، للمساعدة في تخصيص الميزانية والموارد. انظر كيف يمكن أن يساعدك من خلال هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا.