تقنيات تقدير المشروع: دليل سريع

يبدأ المشروع الناجح بتقدير ناجح. لجدولة العمل بشكل صحيح لتنفيذ مشروعك ، تحتاج إلى معرفة الجدول الزمني والتكاليف والنطاق والمخاطر والمزيد. كل هذه الاعتبارات جزء من تقنيات تقدير المشروع.

تقنيات التقدير مفيدة في اتخاذ القرارات بشأن جدوى مشروعك. إذا قررت المضي قدمًا ، فهي ضرورية للتنبؤ بالمشروعات بدقة. دعنا نحدد تقنيات تقدير المشروع ، بما في ذلك قائمة مرجعية لما يحتاج إلى تقدير ، ونقدم بعض الأساليب الأكثر شيوعًا التي يمكنك تنفيذها.

ما هي تقنيات تقدير المشروع؟

تقنيات تقدير المشروع هي أدوات تساعد مديري المشاريع على التنبؤ بالتكلفة والوقت والمتغيرات الأخرى من حيث صلتها بمشروع قادم. تسمح تقنيات التقدير هذه بتوقع أكثر دقة للعناصر الرئيسية في كل مشروع وتشمل التكلفة والوقت والنطاق والمخاطر والموارد والجودة. تميل تقديرات تخصيص الموارد إلى الاستخدام بشكل أكبر في عمليات تكنولوجيا المعلومات السريعة.

الغرض من تقنيات تقدير المشروع هو مساعدة العملاء على فهم الاستثمار الضروري لتسليم المشروع. يتعين على مدير المشروع بيع المشروع للعميل وإقناعهم بأنهم سيحصلون على عائد على استثماراتهم. إذا تمت الموافقة على المشروع ، يحتاج مدير المشروع إلى تقنيات التقدير هذه لمعرفة خطة مجدية لتسليم المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

على وجه التحديد ، تتضمن تقنيات تقدير المشروع حسابًا تقريبيًا للسعر أو الوقت أو جوانب المشروع الأخرى القابلة للقياس. تعد تقنيات التقدير هذه ضرورية للعملاء وأصحاب المصلحة وعملية تخطيط المشروع لأنك بدونها تقوم بالتخمين. بدلاً من ذلك ، تسمح لك تقنيات تقدير المشروع بحساب رقم واقعي.

يمكن أن يساعد برنامج إدارة المشروع عند استخدام تقنيات التقدير. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت لا يساعدك فقط في تقدير تكلفة المشروع ووقته وموارده والمزيد ، ولكنه يحتوي أيضًا على الميزات التي تحتاجها لتخطيط هذا المشروع ومراقبته وإعداد تقرير عنه. تتيح لك مخططات جانت الخاصة بنا تقدير الوقت والتكلفة والموارد لمساعدتك في إنشاء جدول مشروعك ، بما في ذلك هيكل تقسيم العمل ، وربط المهام التابعة لتجنب الاختناقات وحتى تصفية المسار الحرج. عندما تقوم بتعيين خط أساسي ، ستتمكن من حساب التباين تلقائيًا أثناء تنفيذ مشروعك للبقاء على المسار الصحيح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

قائمة مراجعة تقدير المشروع

لقد راجعنا العناصر الأساسية التي يجب أن تكون جزءًا من تقنيات تقدير مشروعك ، ولكن من المفيد معرفة المزيد عنها بشكل فردي. كما هو مذكور أعلاه ، هناك ستة مجالات رئيسية يجب تقديرها عند البحث أو التخطيط لمشروع ما. إنها التكلفة والوقت والنطاق والمخاطر والموارد والجودة. دعونا نلقي نظرة على كل عنصر من عناصر المشروع هذه عن كثب.

1. التكلفة

التكلفة هي ما يعتقده معظم الناس عندما يفكرون في تقنيات التقدير. هذا أمر مفهوم حيث تتم مناقشة معظم المشاريع بالدولار والسنت. تعد المشاريع استثمارًا وإذا لم تتمكن من الحصول على عائد من هذا الاستثمار ، فأنت لم تقدم مشروعًا ناجحًا.

إذا كنت معتادًا على إدارة المشروع ، فأنت تعرف القيد الثلاثي: التكلفة والنطاق والوقت. هذه هي القوى الرئيسية الثلاث التي تؤثر على أي مشروع. التكلفة هي ببساطة المال. إما أنك لا تملك ما يكفي لإكمال المشروع أو أنك تنفق الكثير وينتهي المشروع بتكلفة أعلى بكثير مما كان متوقعًا. لا يعتبر أي من السيناريوهين مثاليًا.

يعد التنبؤ الدقيق بتكلفة المشروع قبل التنفيذ أمرًا مهمًا لعميلك وأصحاب المصلحة. غالبًا ما يحدد هذا الرقم ما إذا كانوا يمضون قدمًا في المشروع أم لا. كما يساعدك أيضًا على إدارة توقعات العميل بشأن المشروع ، لذا فإن معرفة المقدار الذي ستحتاج إليه ومتى ستحتاج إليه يعد تقديرات مهمة للمشروع.

2 مرة

ركن آخر من أركان القيد الثلاثي هو الوقت. يشير هذا إلى مقدار الوقت الإجمالي الذي سيستغرقه إكمال المشروع والمهام المصاحبة له. إذا كنت تعرف المدة التي سيستغرقها فريقك للقيام بمهامهم ، فيمكن تضمين هذه المهام لتقديم تقدير زمني دقيق إلى حد ما.

هذا أمر بالغ الأهمية لمدير المشروع عندما يبدأ في صياغة خطة المشروع والجدول الزمني. بينما يريد مديرو المشروع معرفة المدة التي يستغرقها المشروع ويهتم أصحاب المصلحة بالمشروع بالتأكيد بالمواعيد النهائية ، هناك أسباب أخرى تجعل الوقت تقديرًا حاسمًا للمشروع.

تمامًا كما يملي المال تمويل المشروع ، فإن معرفة المدة التي سيستغرقها المشروع تمكن مدير المشروع من جدولة الموارد اللازمة. تنسيق الموارد يعتمد على الجدول الزمني الذي تم تطويره. يُعلم الوقت أيضًا بموعد استلام المخرجات الرئيسية.

3. النطاق

القيد الثلاثي الأخير هو النطاق. نطاق المشروع هو ببساطة كل ما يجب القيام به في المشروع حتى يتم تسليمه بنجاح. بعبارة أخرى ، يحتاج مديرو المشاريع إلى تقدير حجم العمل المطلوب من أجل تلقي الناتج النهائي. من خلال القيام بذلك ، بما في ذلك المهام المتضمنة ، ستعرف المواد اللازمة لتنفيذ المشروع.

يتوافق النطاق بشكل جيد مع الوقت والتكلفة لإنشاء القيد الثلاثي والأساس الذي يجب أن تستند إليه أي تقنيات دقيقة لتقدير المشروع. في الواقع ، النطاق والوقت والتكلفة مترابطة لدرجة أنها أساسية لإدارة المشروع.

إذا كان المشروع ، على سبيل المثال ، يتطلب مزيدًا من الوقت ، فسيتعين تغيير النطاق أو التكلفة. وينطبق الشيء نفسه إذا حدثت تكاليف إضافية. إنه بمثابة توازن مع نجاح المشروع الذي تعيقه هذه الأرجل الثلاثة. لكن هذا لا يعني أنها التقديرات الوحيدة المطلوبة لتقنيات التقدير.

ذات صلة: قالب نطاق مشروع مجاني لبرنامج Word

4. المخاطر

خارج القيد الثلاثي ولكن ليس أقل تأثيرًا هو مخاطر المشروع. الخطر هو أي شيء لا يتوقع حدوثه ويحدث ويؤثر على المشروع. يمكن أن تكون المخاطر سيئة ويُعتقد في الغالب أنها سلبية ، ولكن هناك مخاطر إيجابية يمكن أن تكون فرصًا.

سواء كنت ترغب في التخفيف من المخاطر أو الاستفادة منها ، فأنت بحاجة إلى تقدير ما قد يحدث حتى تكون مستعدًا. تتضمن تقنيات تقدير المخاطر تحديد ما يمكن أن يحدث والتوصل إلى خطة للرد عليه. قد لا يغطي هذا كل القواعد ، لكنه يضعك في وضع أفضل للتصرف.

هذه بداية خطة إدارة المخاطر. سيكون هناك أيضًا أعضاء الفريق المسؤولون عن تحديد المخاطر ، وإذا ظهرت مشكلة ، فسيكون هناك أعضاء الفريق الذين يمتلكونها. هذا يعني أنهم مسؤولون عن تتبع تقدمه حيث يتم تخفيفه أو استخدامه لصالح المشروع.

5. الموارد

الموارد هي أي شيء تحتاجه لإنجاز المشروع بما في ذلك فريقك والمواد والمعدات وما إلى ذلك. بطبيعة الحال ، تحتاج الموارد إلى تقنيات تقدير أيضًا. لا تريد البدء في تنفيذ مشروع دون معرفة عدد المقاولين من الباطن الذين ستحتاجهم أو البرنامج الذي سيستخدمه فريقك.

تساعدك إدارة الموارد على معرفة ما تحتاج إليه ومتى تحتاج إليه ، لذلك لا توجد تأخيرات حيث تنتظر الفرق المعدات عند العمل على المهام. تحتاج أيضًا إلى معرفة من هو متاح ومتى يمكن تكليفهم بالعمل. من المهم معرفة من تم تكليفه بالعمل للتأكد من موازنة تخصيصه.

من الواضح أنه في حين أن القيد الثلاثي يتميز بثلاثة من أهم العوامل في إنهاء المشروع بنجاح ، فإنهم ليسوا وحدهم. بالتأكيد ، الموارد حاسمة. قد يكون من الصعب تقديرها لأنها غالبًا ما تأتي من مجموعة متنوعة من البائعين والموردين والأجانب الخارجين عن سيطرة مدير المشروع.

6. الجودة

أخيرًا ، لا ينجح المشروع ما لم يتم تلبية توقعات الجودة. يمكنك تسليم المشروع في الوقت المحدد وحتى في حدود الميزانية ، ولكن دون تلبية الطلبات التي حددها عملاء العميل أو أصحاب المصلحة ، فهذا مشروع فاشل.

الجودة هي تقديم لوائح أو توقعات معينة ، اعتمادًا على المشروع. قد تكون هناك قيود بيئية أو يجب أن يعمل المنتج كما هو معلن عنه. مهما كانت قيود الجودة ، فإنها يمكن أن تؤدي إلى مزيد من الوقت والمال الذي يتم ضخه في المشروع.

يؤدي إجراء تقدير دقيق لمستوى الجودة المتوقع إلى إبلاغ التقديرات الخمسة الأخرى أعلاه. بمعنى ما ، جميع تقديرات المشروع الستة مرتبطة أو ، على الأقل ، مترابطة. مهما كانت تقديرات الجودة التي توصلت إليها ، فمن المؤكد أنها ستؤثر على التكلفة والوقت والنطاق المحتمل والمخاطر والموارد أيضًا.

أنواع تقنيات تقدير المشروع

الآن بعد أن فهمنا ما نقدره ، دعنا نلقي نظرة على بعض تقنيات تقدير المشروع الأكثر شيوعًا. من المحتمل أن تستخدم المشاريع واحدًا أو أكثر من هذه عند إجراء التقديرات ، وكلما زاد استخدامك ، زادت احتمالية دقة تقديراتك.

1. تقدير تنازلي

التقديرات من أعلى إلى أسفل هي تقنية تقدير تبدأ بوقت إجمالي للمشروع ثم تقسم ذلك إلى مراحل ، والتي يتم تقسيمها بعد ذلك إلى مهام. هذه تقنية تقدير كلاسيكية تستخدم مظهرًا مثل هيكل تقسيم العمل (WBS).

يستخدم هذا بشكل شائع عندما يطلب العميل إكمال المشروع في إطار زمني معين. تعمل تقنية تقدير المشروع هذه بشكل جيد مع هذا السيناريو لأن لديك فترة زمنية ويمكنك تقسيمها إلى أنشطة للوفاء بالموعد النهائي.

2. التقدير التصاعدي

هذا هو عكس أسلوب التقدير أعلاه. بدلاً من تقسيم المخطط الزمني إلى مهام ، يمكنك تقدير كل مهمة وتجميعها في تقدير للمشروع بأكمله.

هذه طريقة أكثر دقة لأن استخدام مهام أصغر لإنشاء جدول أكبر سيمنحك تقديرًا أفضل للوقت الذي ستستغرقه لإكمال المشروع. المشكلة هي أن تقنية التقدير هذه تستغرق وقتًا أطول.

3. تقدير مماثل

التقدير المماثل هو أسلوب ينظر فيه مدير المشروع إلى مشروع سابق مشابه ويدرس متغيراته للتوصل إلى تقدير لوقت وتكلفة المشروع الحالي. تعمل هذه المقارنة بشكل أفضل عندما يكون هناك المزيد من البيانات التي تؤدي إلى مزيد من الدقة.

هذه تقنية تقدير من أعلى إلى أسفل حيث يقوم مدير المشروع أولاً بتقدير تكاليف المشروع ثم تقسيمه إلى أجزاء أصغر. من المفيد استخدام أسلوب التقدير هذا عندما يكون لديك موارد تقدير محدودة.

4. تقدير حدودي

هذه تقنية تقدير أخرى تستفيد من بيانات المشروع السابقة. في أسلوب التقدير هذا ، توجد محاولات لضبط البيانات لتعكس الاختلافات بين المشروع السابق والمشروع الجديد الذي تقوم بتقديره.

من خلال أخذ التفاصيل من مشروع سابق وتقييمه ، يمكن لمدير المشروع تقدير المشروع الحالي بشكل أكثر دقة. يشار إلى هذا أحيانًا باسم النمذجة البارامترية.

5. تقدير ثلاث نقاط

غالبًا عند التقدير من الأسفل إلى الأعلى ، سيتم استخدام التقدير ثلاثي النقاط. في هذه الحالة ، بدلاً من تقدير مدة مهمة واحدة ، يتم تطبيق ثلاثة تقديرات. الأول هو التقدير المتفائل ، والآخر متشائم ، وأخيرًا ، التخمين الأكثر ترجيحًا. سيتم استخدام متوسط ​​هذه التقديرات الفعلية.

قد تكون على دراية بتقدير النقاط الثلاث إذا سبق لك استخدام البرنامج والتقييم والمراجعة (PERT). ويستخدم أيضًا ما يسمى بالمتوسط ​​المرجح كأسلوب تقدير للتنبؤ بشكل أكثر دقة.

6. حكم خبير

يعتبر طلب مساعدة الخبراء أو أولئك الذين لديهم خبرة في إدارة نوع المشروع أكثر أساليب التقدير شيوعًا. إنها بالتأكيد أسرع وأسهل من إجراء الحسابات. يميل الناس إلى الوثوق بالآخرين الذين مروا بتجربة مماثلة.

إنها تقنية تقدير مرنة حيث يمكنك استخدامها لتقدير من أعلى إلى أسفل أو من أسفل إلى أعلى. في بعض الحالات ، لا يتوافق الخبراء والخبرات مع مشروعك الحالي. لا يزال بإمكان الخبراء تقديم المساعدة ، ولكن يجب تعديل آرائهم من خلال تقنيات تقدير أخرى.

تقنيات التقدير ومدير المشروع

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع يساعدك على تحويل تقنيات التقدير إلى خطط وجداول المشروع. يقدم برنامجنا بيانات في الوقت الفعلي حتى يتمكن مديرو المشاريع من تتبع التقدم والأداء فور حدوثه. يعد استخدام البرنامج هو أفضل أداة في ترسانتك لتعديل الخطط عند إيقاف التقديرات. تعتبر تقنيات التقدير تخمينات مستنيرة ، لكن البيانات في الوقت الفعلي هي حقائق.

مراقبة التكاليف في الوقت الحقيقي

من الصعب التأكد من دقة تقديراتك وأنك لا تفرط في الإنفاق. عدم القدرة على تتبع هذه التكاليف يمكن أن يعني مشكلة لنجاح المشروع. لهذا السبب لدينا لوحات معلومات في الوقت الفعلي تمنحك عرضًا عالي المستوى للمشروع ، وتحسب تلقائيًا وتعرض ستة مقاييس ، بما في ذلك التكاليف. للتعمق أكثر ، هناك جداول زمنية وتقارير حول الجداول الزمنية والتكاليف والمزيد يمكن تخصيصها للتركيز على ما تريد رؤيته فقط.

تتبع النطاق

الشيء نفسه ينطبق على نطاق مشروعك. لقد أجريت تقديرًا دقيقًا ولكن هل يتمسك المشروع به؟ لدينا أدوات إدارة الموارد التي تسمح لك بتتبع عبء العمل لفريق المشروع الخاص بك. إذا تم تخصيص المهام بشكل زائد أو نقص في تخصيصها ، فقد يعني ذلك مشكلة. نظرة سريعة على مخطط عبء العمل المرمز بالألوان ومن الواضح أن ترى من يفعل ماذا. يمكنك بعد ذلك موازنة عبء العمل من المخطط للحفاظ على إنتاجية فريقك والبقاء على المسار الصحيح.

تقنيات التقدير مهمة. يمكن لمديري المشاريع استخدام مخطط جانت أو عرض الورقة الخاص بنا لتخطيط المشروع ومعرفة التكاليف والوقت والنطاق والمزيد. ولكن بمجرد أن يبدأ المشروع عندها يضرب المطاط الطريق. من الأفضل أن يكون لديك أداة لإدارة المشروع يمكنها المراقبة في الوقت الفعلي وتتبع وقتك ونطاقك وتكلفتك من أجل تحقيق النجاح.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يساعدك في التخطيط والمراقبة والإبلاغ عن المشاريع طوال دورة حياتها. تعني منصتنا التعاونية أنه يمكنك بسهولة مشاركة الملفات والتعاون سواء كنت في المكتب أو في الميدان أو تعمل عن بُعد. انضم إلى فرق NASA و Siemens و Nestle الذين يستخدمون أداتنا بالفعل. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.