أفضل 10 استراتيجيات لتنفيذ المشروع

هل فشلت مؤسستك في سد الفجوات بين الإستراتيجية وتنفيذ المشروع؟ هذه ليست مهمة سهلة.

لحسن الحظ ، هناك استراتيجيات (وأدوات!) يمكنك استخدامها للتغلب على هذه الفجوات ، ولست وحدك في هذا التحدي. دعنا نتعلم كيف يمكن للاستراتيجيات والأدوات الصحيحة مساعدتك في سد الفجوات لتعزيز تنفيذ المشروع بنجاح. سنسمع من الخبراء ونراجع النقاط الرئيسية التي يمكن لقادة المشروع وضعها موضع التنفيذ على الفور في برامجهم ومشاريعهم.

ما هو تنفيذ المشروع؟

خلال مجموعات العمليات الخمس لدورة حياة المشروع ، هناك أهداف ونتائج متعددة لكل مرحلة. بعد بدء المشروع وعمليات التخطيط ، يبدأ تنفيذ المشروع.

يعرّف المديران التنفيذيان الناجحان رام شاران ولاري بوسيدي التنفيذ في كتابهما التنفيذي: الانضباط في إنجاز الأمور: "التنفيذ هو مجموعة محددة من السلوكيات والتقنيات التي تحتاج الشركات لإتقانها من أجل الحصول على ميزة تنافسية. إنه نظام خاص به ".

تنفيذ المشروع هو المرحلة الثالثة من دورة حياة المشروع وأحد أهم مراحل المشروع. خلال هذه المرحلة ، ستقوم بإنشاء مخرجاتك وتقديمها إلى العملاء وأصحاب المصلحة الرئيسيين. عادة ما تكون هذه هي أطول مرحلة في دورة حياة المشروع وأكثرها تطلبا.

الغرض الرئيسي من تنفيذ المشروع هو إكمال العمل المحدد في خطة إدارة المشروع وتحقيق أهداف المشروع الرئيسية. خلال هذه المرحلة ، يركز قائد المشروع على هذه العمليات الرئيسية:

• إدارة الناس
• العمليات التالية
• إيصال المعلومات إلى جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين والجهات الراعية وأعضاء الفريق

عندما تقوم بتنفيذ مشروع ، فأنت بحاجة إلى إدارة العديد من الأشياء: الموارد والتكاليف والجدول الزمني والمزيد. ProjectManager هو برنامج لإدارة العمل والمشاريع له عدة طرق عرض للمشروع يمكنه القيام بذلك بكفاءة أكبر. أنشئ مخططات جانت ، وقم بتعيين المهام وتتبع التقدم لمشاركة البيانات مع أصحاب المصلحة والحفاظ على اتصال فريق المشروع في الوقت الفعلي. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

خطوات تنفيذ المشروع

يتم تقسيم تنفيذ المشروع ، كما هو الحال مع إدارة المشروع ، إلى خطوات لضمان عدم إهمال أي شيء مهم. يمكن أن تختلف خطوات المشروع الثمانية اختلافًا طفيفًا اعتمادًا على المشروع وكيفية عمل مؤسستك ، لكننا حددنا الأساسيات أدناه.

1. تنفيذ نطاق المشروع

لقد خططت لنطاق المشروع ، وجمعت المتطلبات وعرفتها باستخدام هيكل تنظيم العمل. بمجرد التحقق من صحة هذا النطاق ، حان الوقت لوضعه موضع التنفيذ. يتضمن هذا أيضًا التحكم في النطاق ، وهو جزء من مراحل المراقبة والتحكم في المشروع.

2. إدارة فريقك

إن تعيين المهام للفريق هو البداية فقط ؛ تحتاج إلى مراقبة عملهم والتأكد من أنهم ينتجون بكفاءة من خلال مراقبة عبء العمل الخاص بهم وإزالة أي اختناقات قد تعيق تقدمهم.

3. إجراء التغييرات

هذا يؤدي إلى التغييرات الضرورية لكل مشروع. بغض النظر عن مدى جودة خطتك ، ستكون هناك تغييرات تؤثر على جدولك وميزانيتك. تحتاج إلى مراقبة المشروع والتغييرات الموصى بها واتخاذ الإجراءات التصحيحية للبقاء على المسار الصحيح.

4. تحديث أصحاب المصلحة

يتم استثمار أصحاب المصلحة في المشروع ، وتحتاج إلى إدارة توقعاتهم. تتمثل إحدى طرق القيام بذلك في التواصل معهم بانتظام. قم بإدارة هذه الاتصالات من خلال معرفة عدد المرات التي يريدون تحديثها وكيف يفضلون الحصول على هذه التحديثات.

5. إجراء تمارين بناء الفريق

يحدث التنفيذ السليم فقط عندما تعمل الفرق معًا. يتضمن هذا التعاون العديد من الأشياء ، مثل أدوات ربطهم ، ولكن أيضًا الثقة. تمارين بناء الفريق هي وسيلة لتعزيز الثقة ، خاصة للفرق الجديدة التي ليس لديها الكثير من الخبرة المشتركة.

6. الاحتفال بالمعالم

قد يرغب البعض في حفظ الاحتفالات حتى التسليم النهائي ، ولكن وجود المعالم والاعتراف بها ومكافأة الفريق طوال مرحلة التنفيذ هو كيفية الحفاظ على معنوياتك ، مما يؤثر على الإنتاجية.

7. يجتمع بانتظام

من أجل إبقاء أصحاب المصلحة محدثين ، يجب أن تكون لديك صورة واضحة عن أداء المشروع وتقدمه. هناك أدوات تراقب الأداء وتقدم تقريرًا عنه ، ولكن عليك أيضًا الاجتماع بانتظام مع فريق المشروع والحصول على تقارير الحالة والتعليقات.

8. وثيقة التغييرات

كما لاحظنا ، التغيير جزء من المشروع. قد تميل إلى التعرف على التغيير والاستجابة بسرعة له ، وهو أمر مهم. ولكن بدون توثيق هذه التغييرات على خطة المشروع ، فأنت تقوم بإعداد نفسك للمشاكل. تقدم مستندات إدارة التغيير هذه بيانات تاريخية للمشاريع المستقبلية ، ولكنها تشرح أيضًا الإجراءات في المشروع الحالي.

تحديات تنفيذ المشروع

هناك مشاكل أكثر مما ذكرناه حيث قد تسوء الأمور أو تنحرف عن خطة المشروع. هذا هو السبب في أهمية المراقبة والتتبع أثناء التنفيذ. فيما يلي بعض المشكلات الشائعة التي يجب البحث عنها.

زحف النطاق هو عندما يتجاوز نطاق المشروع أهدافه الأصلية. قد يحدث هذا بسبب رغبة أصحاب المصلحة في التغييرات وقضايا سلسلة التوريد والمزيد. إن مهمتك هي مراجعة كل تغيير وتحديد أولوياته أو تجاهله وفقًا لذلك.

يتطلب وجود فريق موثوق من الجميع أن يكونوا مسؤولين عن عملهم. بدون المساءلة ، سيكون لديك تأخيرات طويلة وتكاليف أعلى. تعتبر محاسبة فريقك جزءًا من إدارة فريقك بنجاح.

يجب أن تكون قد وضعت خطة لإدارة المخاطر خلال مرحلة التخطيط وستكون مفيدة أثناء تنفيذ المشروع. يتيح لك ذلك تحديد المشكلات فور ظهورها والاستجابة لها بسرعة.

ثغرات التنفيذ

المنظمات التي تنفذ إستراتيجية تنفيذية لتحويل الأهداف الإستراتيجية إلى قيمة تجارية سوف تكتشف "النظام الأكبر" للنجاح - المديرين التنفيذيين C-suite ، والإدارة الوسطى ، ومدير المشروع ، وفريق المشروع.

في وقت سابق من هذا العام ، تم إصدار كتاب آخر بعنوان Filling Execution Gaps بواسطة تود ويليامز. يأخذ كتاب ويليامز خطوة أخرى إلى الأمام لتحديد "ثغرات التنفيذ الست" بوضوح لإغلاقها لتحقيق نجاح المشروع القابل للتكرار.

وفقًا لأحدث مؤشر PMI Pulse of the Profession لعام 2017 ، "تستمر C-suite في التركيز بشكل كبير على صياغة الإستراتيجية وتنفيذها ومعالجة التكنولوجيا واضطراب الأعمال." يكشف بحث ويليامز عن الثغرات التي فقدناها.

يحدد بحث ويليامز ست ثغرات أساسية تمنع تنفيذ المشروع بنجاح:

• عدم وجود تفاهم مشترك
• الرعاة التنفيذيين المنفصلين
• عدم التوافق مع الأهداف الإستراتيجية
• إدارة التغيير السيئة
• حوكمة الشركات غير الفعالة
• القيادة الباهتة

الحقيقة هي أن إصلاح كل فجوة على حدة ليس هو الحل. التحدي الحقيقي هو إيجاد الحلول وتطوير خطط العمل وتنفيذ الاستراتيجيات لإصلاح جميع الثغرات الست. وفقًا لـ Williams ، لا يتعلق الأمر بعلم الصواريخ ، لكن فهم كيفية تأثير كل فجوة على مبادرات برنامجك هو مفتاح المرحلة الأكثر أهمية في مشروعك: التنفيذ.

سد فجوة التنفيذ

هناك قطعتان لسد الفجوة:

• مواءمة أهداف وغايات الخطة الإستراتيجية مع خطة التنفيذ
• تنفيذ في البرنامج والمشروع تسليم المخرجات التي تلبي تلك الأهداف

يعد سد فجوة التنفيذ ، والمعروفة أيضًا باسم فجوة الإستراتيجية ، أحد أكثر التحديات المحبطة التي يواجهها قادة الأعمال اليوم. فجوة التنفيذ هي فجوة متصورة بين استراتيجيات الشركة وتوقعاتها وقدرتها على تحقيق تلك الأهداف ووضع الأفكار موضع التنفيذ.

نموذج خطة تنفيذ المشروع

إذا كنت تبحث عن قالب تنفيذ مشروع ، فلدينا قالب خطة عمل مجاني لبرنامج Excel يحدد خطوات الإجراء التي تحتاج إلى اتخاذها. يسرد من تم تعيينه للمهمة والموعد النهائي والموارد المطلوبة والمزيد. إنه مستند ثابت ، ولكن إذا لم تكن مستعدًا للترقية إلى برنامج إدارة المشروع ، فستجده مفيدًا.

نصائح استراتيجية لتحسين تنفيذ المشروع

دعنا نراجع بعض الاستراتيجيات لتعزيز التنفيذ الناجح للمشروع.

1. ابدأ بالنهاية في الاعتبار

من الجيد التفكير في مواءمة استراتيجيتك مع النتائج النهائية المتوقعة. المشكلة الكبيرة في الانتقال من المفهوم إلى التنفيذ هي ببساطة عدم وجود أهداف وغايات محددة بوضوح. يمكن للمديرين التنفيذيين الذين لا يستطيعون تحديد ما يريدون تحقيقه أن يتوقعوا بصعوبة أن يفهم قادة المشروع استراتيجيتهم ويقودون مشاريعهم بأي مستوى من المساهمة الهادفة.

2. احصل على شراء من فريقك الأساسي

يساعد المشروع المحدد جيدًا في كسب تأييد فريقك وأصحاب المصلحة. إن شرح الرؤية الكامنة وراء القرارات الإستراتيجية يمنح هذا الفريق الأساسي فهمًا أعمق لكيفية مساهمة معرفتهم وعملهم في الكل الأكبر. يعد استخدام برامج إدارة المشاريع التعاونية طريقة مثالية للحفاظ على عمل الجميع كفريق مع الحفاظ على الأهداف الأساسية.

3. قادة المشروع يحصلون على مشاريعهم عبر خط النهاية

للتأكد من وضع الاستراتيجيات موضع التنفيذ ، تأكد من أن لديك الموهبة بالمهارات القيادية الصحيحة للمشروع لإدارة المشروع. يظل الذكاء العاطفي والوعي الذاتي بمثابة مهارات أساسية لقادة المشروع.

4. تكوين فريق عالي الأداء

اهدف إلى بناء فريق مؤهل تأهيلا عاليا يمكنه المساعدة في تحديد الاستراتيجيات والمواءمات الصحيحة لبرامجك ومشاريعك. سيقدم قادة المشاريع الذين يمكنهم مواءمة رؤيتهم والعمل مع فرقهم البرامج والمشاريع الرئيسية بنجاح ، وستساعدك مواءمة الرؤية والاستراتيجية مع التنفيذ على سد هذه الثغرات.

5. مراقبة التقدم والأداء من خلال المساءلة

يتضمن تنفيذ أي استراتيجية اجتماعات لمناقشة مختلف المشاريع والبرامج المطلوبة. الاجتماعات ضرورية للمساعدة في تجميع التركيز في هذه المرحلة للقيام بما يلي:

• إدارة الناس
• اتبع العمليات
• توصيل المعلومات إلى جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين والجهات الراعية وأعضاء الفريق

الاجتماعات هي طريقة رائعة لترسيخ الاتفاقيات وتوثيق العناصر القابلة للتنفيذ وتحديد المخاطر / المشكلات ومساءلة فريقك للمتابعة لتحقيق النتائج.

حافظ على خط الاتصال مفتوحًا طوال فترة المشروع. تأكد من المتابعة قبل الاجتماعات وأثناءها وبعدها فيما يتعلق ببنود العمل المعلقة والمشكلات والمخاطر. تجنب الإدارة التفصيلية واضبط أسلوب قيادتك بناءً على الموقف وعضو الفريق.

المزيد من قوالب إدارة المشاريع للمساعدة في تنفيذ المشروع

لقد رأيت نموذج خطة العمل المجانية لبرنامج Excel ، ولكن هذا واحد فقط من عشرات قوالب المشاريع التي نقدمها. هناك قوالب مجانية لكل مرحلة في مشروعك ، بما في ذلك مرحلة التنفيذ. إليك القليل للمساعدة في التنفيذ.

قالب لوحة تحكم المشروع

جزء من تنفيذ المشروع هو التأكد من أنه يلبي قيود الجدول الزمني والميزانية. يتتبع قالب لوحة معلومات المشروع المجاني لبرنامج Excel مقاييس مثل المهام وعبء العمل والتكاليف والمزيد. بالطبع ، يجب عليك إدخال البيانات ، ولكن إذا كنت لا تستخدم برامج إدارة المشاريع السحابية ، فهذا أفضل رهان لك.

قالب تعقب مهام المشروع

هناك طريقة أخرى للتأكد من أن مهامك تسير كما هو مخطط لها وهي باستخدام قالب تعقب مهام المشروع المجاني لبرنامج Excel. يسمح لك بمشاهدة الجهد المخطط مقابل التأثير الفعلي حتى تتمكن من اكتشاف أي حالات شاذة وحلها بسرعة. إنها أداة رائعة لإدارة المهام يمكن استخدامها أيضًا كقائمة مراجعة للمهام وتتبع المشروع وقالب تحليل المهام.

قالب الجدول الزمني

جزء مهم آخر من مرحلة التنفيذ هو إدارة فريقك. يسمح لك قالب الجدول الزمني المجاني لبرنامج Excel بتتبع وقتهم في العمل ، وحساب التكلفة لكل ساعة ، والإجازة ، والعمل الإضافي. تتبع مقدار الوقت الذي يقضونه في مهامهم واحصل على طريقة عرض أخرى للمشروع لمساعدتك في الحفاظ على المسار الصحيح.

استخدام مدير المشروع لتنفيذ المشروع

ستساعدك الإستراتيجية والنظرية فقط عندما يتعلق الأمر بالتنفيذ: فأنت بحاجة إلى الأدوات المناسبة لضمان نجاح خطة مشروعك. يحتوي ProjectManager على مجموعة قوية من الأدوات لمساعدتك في تنفيذ خطة مشروعك.

تتبع تنفيذ المشروع في الوقت الحقيقي

احصل على عرض عالي المستوى لمشروعك باستخدام لوحات معلومات في الوقت الفعلي. لا يوجد إعداد مطلوب كما هو الحال مع البرامج الأخرى خفيفة الوزن. تقوم أداتنا تلقائيًا بجمع وحساب البيانات الحية وعرضها في رسوم بيانية ملونة. شاهد ستة مقاييس للمشروع تراقب التقدم والأداء ، من الوقت والتكلفة إلى عبء العمل والصحة.

إدارة المهام بشكل أكثر فعالية

تسمح لوحة القيادة للمديرين بمراقبة المشروع بينما تساعد أدوات إدارة المهام لدينا أعضاء الفريق في تنفيذ المهام اليومية. يحتوي برنامجنا الحائز على جوائز على عدة طرق عرض للمشروع ، بما في ذلك عرض القائمة حيث يمكن لأعضاء الفريق رؤية جميع المهام المعينة لهم وأولوية المهمة وتاريخ الاستحقاق. من السهل تحديث التقدم وإضافة التعليقات وإرفاق مهام الملفات حتى يظل العمل مرتكزًا على المشروع. الشفافية هي مفتاح التنفيذ الجيد ، ولديه ProjectManager في البستوني.

إذا كنت تبحث عن أداة لمساعدتك في تنفيذ هذه الاستراتيجيات أثناء تنفيذ مشروعك ، فهناك ProjectManager. يوفر برنامج إدارة المشاريع السحابي الخاص بنا بيانات في الوقت الفعلي ، حتى تتمكن من رؤية ما يحدث أثناء حدوثه. جربه مجانًا مع هذه النسخة التجريبية التي تبلغ مدتها 30 يومًا.