كيفية إنشاء مستند بدء المشروع (يشمل القالب)

قبل أن تتمكن من بدء مشروع - حتى قبل أن تتمكن من التخطيط له - تحتاج أولاً إلى تحديد المشروع بالتفصيل. يتيح ذلك لمدير المشروع الحصول على دعم من أصحاب المصلحة الرئيسيين في المشروع والتأكد من إجراء جميع الأبحاث للانتقال إلى مرحلة التخطيط دون أي عوائق.

هذا هو سبب أهمية وثيقة بدء المشروع (PID). لفهم السبب ، دعنا نحدد المصطلح ونقارنه بوثائق المشروع الأخرى. سنستكشف أهميته وكيفية إنشاء مستند بدء المشروع ، بما في ذلك جميع مكوناته العديدة. يمكنك أيضًا تنزيل قالب مستند بدء مشروع مجاني لبرنامج Word لمساعدتك على البدء.

ما هي وثيقة بدء المشروع (PID)؟

تستخدم وثيقة بدء المشروع (PID) لتعريف المشروع بدقة. إنه مشابه لميثاق المشروع ولكنه أكثر تعمقًا. يتم استخدامه بشكل أساسي في منهجية PRINCE2 ، وهو اختصار يرمز إلى PRojects في البيئات الخاضعة للرقابة. PID هو خطي ويعتمد على العملية ، ويقسم المشروع إلى مراحل محددة ويستخدم في الغالب في المملكة المتحدة.

في حين أن وثيقة بدء المشروع هي الجزء الأخير من مرحلة بدء المشروع ، يمكن النظر إليها كأساس لخطة المشروع التي تحدث في المرحلة التالية. كما أنه يساعد في الحصول على تأييد المشروع من أصحاب المصلحة الرئيسيين ويبلغ فريق المشروع بما سيأتي.

وثيقة بدء المشروع هي وثيقة حية تتم مراجعتها ومراجعتها بشكل متكرر طوال دورة حياة المشروع. تتغير الأشياء ويجب أن تنعكس هذه التغييرات في وثيقة بدء المشروع. إنها وثيقة مهمة للغاية لهذه الأسباب وأكثر ، والتي سنصل إليها قريبًا.

كما يمكن اعتباره مسدس الانطلاق في السباق لإكمال المشروع. بمجرد تحديد المسار مع وثيقة بدء المشروع ، فأنت بحاجة إلى السيارة لتجاوزه بفعالية. ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز يأخذ PID الخاص بك ويحوله إلى خطة مشروع قابلة للتنفيذ. يساعدك مخطط جانت القوي الخاص بنا على تخطيط وجدولة مهام وموارد المشروع ، وربط جميع الأنواع الأربعة من تبعيات المهام لتجنب التأخيرات المكلفة وحتى عوامل التصفية للمسار الحرج لتحديد المهام الأساسية. بمجرد وضع خطتك في مكانها الصحيح ، قم بتعيين خط الأساس لتسجيل جهدك المخطط ومقارنته بجهدك الفعلي في الوقت الفعلي. يساعدك هذا في الحفاظ على مشروعك في الموعد المحدد وفي حدود ميزانيته. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

لماذا من المهم إنشاء وثيقة بدء المشروع؟

هناك العديد من الطرق التي تجعل من وثيقة بدء المشروع مهمة. من المحتمل أن يكون أهم مستند مشروع تم إنشاؤه أثناء مرحلة البدء لأنه يجمع معظم مستندات المشروع الأخرى من تلك المرحلة. بهذه الطريقة ، تضمن وثيقة بدء المشروع فهم المشروع بالكامل قبل نقله إلى مجلس إدارة المشروع وطلب دعمهم المالي.

جانب آخر مهم لوثيقة بدء المشروع هو أنه يعمل كخط أساس. يمكن لمجلس إدارة المشروع ومدير المشروع الرجوع إليه وتتبع تقدمهما. يقومون بذلك عن طريق جمع البيانات حول العملية الفعلية ومقارنتها بوثيقة بدء المشروع. يمكن أن يساعد أيضًا في تحديد المشكلات التي قد تنشأ وتؤثر على نطاق المشروع أو تكلفته أو وقته.

تعد وثيقة بدء المشروع أيضًا أداة رائعة لإطلاع أعضاء المشروع الجدد على السرعة. يمكنهم تعلم كل ما يحتاجون لمعرفته حول المشروع في مكان واحد مثل ماهية سبب المشروع ، ومبررات العمل ، والمخاطر ، وكيفية إدارته والمزيد.

ما الذي يجب تضمينه في وثيقة بدء المشروع؟

لقد تحدثنا كثيرًا عن ماهية وثيقة بدء المشروع ولماذا هي مهمة ، لكننا لم نخوض بعد في التفاصيل حول ما تتضمنه. قد يكون هذا هو الجزء الأكثر أهمية في مناقشتنا. هنا ، سوف نحدد الأقسام المختلفة من وثيقة بدء المشروع وماذا يفعلون.

تعريف المشروع

للبدء ، تلخص وثيقة بدء المشروع بإيجاز المشروع وتتناول وصفًا موجزًا ​​لما يلي.

• الغرض: سبب المشروع ، سواء كان منتجًا جديدًا ، أو ملء سوق ، وما إلى ذلك.
• الأهداف والغايات: تحديد الأهداف والنتائج طويلة الأجل والأهداف والنتائج قصيرة المدى للمشروع.
• معايير النجاح: اشرح كيف ستقيس المشروع لتحديد ما إذا كان ناجحًا أم لا.
• الافتراضات والقيود: ضع قائمة بما تفترض أنه صحيح وما أثبتت صحته من حيث ما يمكن أن يؤثر على المشروع.

قضية أعمال

دراسة الجدوى هي المستند الذي يبرر المشروع. إنه مشابه لما تمت مناقشته في تعريف المشروع ولكنه يخوض في مزيد من التفاصيل. سيحدد أشياء مثل فوائد المشروع وتكلفته ومخاطره ، إلخ.

نطاق المشروع

هذا هو المكان الذي تحدد فيه كل ما يجب القيام به لإكمال المشروع ، بما في ذلك تحديد أهدافه والقيود وإدارة سير العمل.

ميزانية المشروع

هنا يمكنك إجراء أدق تقدير ممكن لتكاليف المشروع. يتم ذلك من خلال عدد من الأساليب المختلفة ، حيث تريد أن تكون أقرب إلى التكلفة الفعلية قدر الإمكان لتجنب خسارة المال. لذلك ، استخدم آراء الخبراء والبيانات التاريخية وقم بتقسيم المشروع إلى مهام وتقدير التكاليف المرتبطة بهذه المهام للحصول على ميزانيتك.

الجدول الزمني للمشروع

سيساعدك إدراج جميع مخرجاتك وأنشطتك ومهامك في جدولة المشروع. يجب أن يكون لكل مهمة تاريخ بداية وتاريخ انتهاء. بعد ذلك ، سترغب في وضع المهام في مخطط زمني مرئي حتى تتمكن من رؤية المشروع بأكمله في صفحة واحدة.

الموضوعات ذات الصلة: أفضل 12 نموذجًا لجدولة المشاريع لبرنامج Excel

انهيار المشروع

لتجنب إهمال مهمة عن طريق الخطأ في المخطط الزمني لمشروعك ، استخدم هيكل تنظيم العمل. هذا مخطط شجري هرمي مع الناتج النهائي في الأعلى وجميع المخرجات الأخرى التي تجعلك تتفرع من هناك. ستساعدك معرفة جميع مخرجاتك على تحديد جميع المهام اللازمة لإنتاجها.

خطة الموارد

الموارد هي كل الأشياء التي تحتاجها لتنفيذ المشروع ، والتي تشمل فريقك ، ومعداتك ، وموادك ، وما إلى ذلك. ستدرج هذه الوثيقة كل هذه الموارد ، وكم من كل ما تحتاجه ومتى ستحتاج إليها. سيتم تنسيق هذا الجهد ليكون فعالاً قدر الإمكان.

خطة المخاطر

المخاطرة متأصلة في جميع المشاريع سواء كانت إيجابية أو سلبية ويجب احتسابها. ستحدد خطة المخاطر هذه المخاطر وماذا تفعل بها إذا أصبحت مشكلات في المشروع. ستحتاج إلى تعيين أحد أعضاء الفريق للرد عليها وتحديد الأولوية والتأثير واحتمال حدوثه.

خطة إدارة التغيير

التغيير هو شيء آخر يتم تقديمه في المشروع ، حيث يتم تطبيق خطة إدارة التغيير. يقوم بإنشاء عملية لإدارة هذه التغييرات حتى يمكن مراجعتها والموافقة عليها أو رفضها. في حالة الموافقة عليها ، ستفصل الخطة أيضًا بالتفصيل كيفية توصيل التغيير وتنفيذه في المشروع.

أدوار ومسؤوليات فريق المشروع

ستحدد هذه الوثيقة الأدوار والمسؤوليات لكل من يشارك في المشروع. سيوضح أيضًا من الذي يجب إبلاغه ومن في الفريق سيجيب على أي أسئلة قد تكون لدى عضو الفريق. سيتم إبلاغ هذا بوضوح للجميع قبل بدء المشروع.

ضوابط المشروع

للحفاظ على المشاريع في الموعد المحدد ، يجب على المديرين مراقبة تقدمهم وأدائهم. يتم استخدام ضوابط المشروع لضمان توافق المشروع مع خطته وميزانيته ، ويعمل على النحو المتوقع ويلبي معايير الجودة.

خطة تواصل

يجب أن يظل أصحاب المصلحة على اطلاع دائم ، لكنهم لا يحتاجون إلى الدخول في أعشاب المشروع. تحدد خطة الاتصال من يحتاج إلى معرفة ماذا ، وكم مرة يجب تحديثها وما هي الطريقة المفضلة لديهم للحصول على البيانات. يمكن أن تتضمن خطة الاتصال أيضًا إبقاء كل فرد في فريق المشروع على اطلاع.

قالب وثيقة بدء المشروع

لذلك لا يتعين عليك إنشاء واحدة من البداية ، فقد قمنا بتضمين قالب مستند بدء مشروع مجاني لبرنامج Word. إنه يحدد جميع الأقسام المختلفة التي حددناها أعلاه ويمكن تخصيصها تمامًا حتى تتمكن من إضافة أو إزالة الأقسام كما تراه مناسبًا. سيؤدي إرفاق جميع المستندات الداعمة إلى جعل نموذج بدء المشروع المجاني هذا لا يقدر بثمن.

وثيقة بدء المشروع مقابل خطة المشروع

قد تبدو وثيقة بدء المشروع إلى حد كبير مثل خطة المشروع. كما سنرى عندما نقسمها إلى مكونات مختلفة ، هناك بعض العناصر المتشابهة. على سبيل المثال ، كلاهما سيكون له جدول زمني للمشروع ، ويتعامل مع الموارد والميزانية. لكن في حين أن الاثنين متشابهان ، إلا أنهما ليسا متشابهين.

أولاً ، وثيقة بدء المشروع أعلى مستوى من خطة المشروع. تم تصميم خطة المشروع خصيصًا لتوضيح الخطوات التي ستتخذ المشروع من البداية إلى النهاية ، مما يؤدي إلى التسليم. يتم استخدامه أكثر كخريطة طريق بينما وثيقة بدء المشروع هي نظرة عامة مفصلة على المشروع بأكمله ، بما في ذلك سبب وجوده.

هناك اختلاف آخر بين وثيقة بدء المشروع وخطة المشروع ، وهو أن PID جزء من PRINCE2. من غير المحتمل أن تجد مثل هذه الوثائق في مشروع يتم تشغيله بواسطة منهجية أخرى. خذ نهج الشلال ، سيكون لها وثيقة مماثلة لكنها تسميها ميثاق المشروع ، الذي يغطي الكثير من نفس الأرضية.

وثيقة بدء المشروع مقابل موجز المشروع

ملخص المشروع مشابه لوثيقة بدء المشروع من حيث النطاق ولكنه يختلف مرة أخرى من حيث التفاصيل. بينما يحصل PID على معلومات من مجلس إدارة المشروع ، والتي ستتخذ القرار بشأن الموافقة على المشروع أم لا ، فإن موجز المشروع هو وصف موجز للعناصر الرئيسية للمشروع.

يقوم مدير المشروع أو العميل المتوقع بالمشروع بإنشاء مستند بدء المشروع. سيبدأون عادةً في إنشاء PID بعد إعداد موجز المشروع والاتفاق عليه. بمعنى ما ، فإنه يبدأ وثيقة بدء المشروع. هذا يتجنب الاضطرار إلى القيام بالكثير من العمل التفصيلي الذي رفضه مجلس إدارة المشروع أو أصحاب المصلحة.

يساعدك ProjectManager في إدارة المشروع

القوالب رائعة ، لكنها مستندات ثابتة تتطلب تحديثات يدوية. عندما تدير مشروعًا ، فأنت تريد الكفاءة. ProjectManager هو برنامج إدارة مشروع حائز على جوائز يمنحك جميع الميزات التي تحتاجها للانتقال من مرحلة بدء المشروع إلى التنفيذ والمراقبة والتحكم. يمنحك تخزين الملفات غير المحدود لدينا مركزًا مركزيًا للاحتفاظ بجميع مستندات المشروع الداعمة من مستند بدء المشروع الخاص بك بحيث تكون دائمًا في متناول اليد. ولكن هذه مجرد بداية لما يمكن أن يفعله برنامجنا من أجلك.

راقب مشروعك باستخدام لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

بمجرد تنفيذ المشروع ، يشارك المديرون بعمق في مراقبة هذا المشروع والتحكم فيه للتأكد من أنه يتماشى مع الجدول الزمني للمشروع والميزانية. توفر لوحات معلومات المشروع في الوقت الفعلي نظرة عامة عالية المستوى على تقدم المشاريع وأدائها. إنهم يلتقطون البيانات الحية ويعرضونها في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة تعرض الوقت والتكلفة وعبء العمل والمزيد. على عكس الأدوات خفيفة الوزن ، لا يلزم الإعداد. إنه جاهز عندما تكون جاهزًا.

حافظ على إنتاجية الفرق باستخدام ميزات إدارة الموارد

تتمثل إحدى طرق التأكد من مواصلتك في الدورة التدريبية عن طريق إدارة الموارد. أهم مواردك ، بالطبع ، هو فريق المشروع. يمكنك حفظ توفرها ، بما في ذلك PTO والعطلات العالمية ، لتسهيل تعيين المهام لهم. ثم استخدم مخطط عبء العمل المرمّز بالألوان لضمان عدم زيادة عدد الموظفين. إذا كان البعض كذلك ، فما عليك سوى إعادة تخصيص الموارد مباشرة من المخطط لموازنة عبء العمل والحفاظ على عملهم بكفاءة وإنتاجية.

هناك العديد من الميزات الأخرى التي تساعد في إدارة المهام ، مثل طرق عرض المشروع المتعددة التي تتيح لأعضاء الفريق العمل باستخدام الأدوات التي يريدونها وميزات إدارة المخاطر التي تحدد المشكلات وتعقبها حتى يتم التخفيف من حدتها. تضيف تدفقات العمل الآلية الكفاءة وتضمن إعدادات الموافقة على المهام تقديم الجودة فقط. تقوم وثيقة مبادرة المشروع بإعداد المشروع للنجاح ويتأكد ProjectManager من نجاحه.

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يربط الفرق بغض النظر عن مكان وجودهم أو وقت عملهم. شارك الملفات والتعليق على مستوى المهمة والمزيد لتعزيز تعاون أفضل. انضم إلى فرق في شركات مثل Avis و Nestle و Siemens الذين يستخدمون برنامجنا لتسليم المشاريع بنجاح. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.