بدء المشروع: كيف تبدأ مشروعك بشكل صحيح

غالبًا ما تبدأ المشاريع الكبيرة بآمال وتوقعات كبيرة. ولكن إذا لم تنجح مرحلة بدء المشروع ، فقد ينحرف المشروع عن مساره ويتجه نحو كارثة. يجب أن تثبت مشروعك في البداية من خلال تزويده بالهيكل. الأفكار كثيرة ، لكن وجود خطة مشروع وتنفيذها يسمح لك بتحقيق تلك الآمال والأفكار.

بالطبع ، هناك مراحل أخرى لإدارة المشروع ، لكن بدء المشروع هو الخطوة الأولى والأكثر أهمية في كثير من الأحيان. مع مرحلة بدء المشروع القوية ، أنت في طريقك لإكمال المشروع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية.

ما هو بدء المشروع؟

بدء المشروع هو المرحلة الأولى من دورة حياة المشروع. في هذه المرحلة يتم تحديد الفرصة أو السبب للمشروع ويتم تطوير مشروع للاستفادة من هذه الفرصة. إنه أيضًا خلال هذه المرحلة عندما تتم الموافقة على المشاريع أو رفضها من قبل أصحاب المصلحة الرئيسيين ، لذلك ستحتاج إلى إجراء دراسات جدوى وتحليل التكلفة والعائد للتأكد من أن المشروع له قيمة تجارية.

بدء المشروع هو مرحلة مشروع مزدحمة حيث ستحتاج إلى القيام بالكثير من التخطيط والبحث حتى تتحول فكرة مشروعك إلى حقيقة. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع يوفر طرق عرض متعددة للمشروع مثل مخططات جانت ولوحات كانبان ولوحات معلومات المشروع حتى تتمكن من تتبع المخاطر والمهام والوقت والموارد.

ما هي أهمية مرحلة بدء المشروع؟

تعتبر مرحلة بدء المشروع مهمة لعدة أسباب. السبب الرئيسي هو أنه خلال هذه المرحلة ، يقوم مديرو المشروع بتجميع فريق المشروع وإنشاء وثائق المشروع لإقناع أصحاب المصلحة بقيمة المشروع. بمجرد أن يقرر أصحاب المصلحة في المشروع المضي قدمًا في المشروع ، يمكن لفريق إدارة المشروع الاستمرار في تخطيط المشروع وتنفيذ المشروع ومراحل مراقبة المشروع حتى اكتمال المشروع. لا يمكن أن تبدأ المشاريع ببساطة بدون مرحلة بدء مناسبة لإدارة المشروع.

وثائق بدء المشروع

كما ذكرنا ، تساعد وثائق بدء المشروع المشاريع على الانتقال من المفهوم إلى الواقع. فيما يلي مستندات بدء المشروع الأكثر استخدامًا لمساعدتك على إبراز فوائد مشروعك وبناء أسس خطة مشروعك.

خلال هذه المرحلة يتم تجميع الفريق وإنشاء دراسة جدوى لتحديد المشروع بالتفصيل.

قضية أعمال

تُستخدم دراسة الجدوى لشرح سبب بدء المشروع. تُظهر دراسة الجدوى كيف يدعم استخدام الموارد المالية والموارد الأخرى احتياجات الشركة. ستكون دراسة الجدوى قابلة للتكيف ، وتتناسب مع حجم ومخاطر مقترح المشروع ، ولكنها ستكون هي نفسها من الناحية الهيكلية عبر المشاريع. لا يتعامل مع القضايا الفنية ، ولكن مع الاهتمامات التجارية للمشروع ويجب أن يكون شاملاً.

من الناحية المثالية ، يجب أن تكون دراسة الجدوى سهلة الفهم ومنطقية وذات صلة. يجب تتبع الجوانب الرئيسية وقياسها وتبريرها. يجب أن تكون هناك أيضًا مساءلة والتزام بالتنفيذ والتكاليف المتضمنة.

يجب أن يتبع هيكل دراسة الجدوى على هذا النحو:

• مقدمة
• جدول المحتويات
• إحاطة تنفيذية ، والتي تشمل ماهية المشروع ، وما هي نتائج ذلك المشروع ولماذا يجب القيام به
• مقدمة تشرح دوافع العمل ونطاق المشروع والبيانات المالية
• تقدير أولي للتكلفة ، مثل ترتيب تقريبي للحجم
• التحليل بالافتراضات والتكاليف والفوائد ، بما في ذلك المخاطر
• الخلاصة تشير إلى ما ستكون عليه الخطوات التالية
• زائدة

ميثاق المشروع

يحدد ميثاق المشروع الغرض من المشروع وكيف سيتم تنظيمه وتنفيذه. في ذلك ، يتم تفصيل الرؤية والأهداف والنطاق والتسليمات للمشروع. كما تم وصف المسؤوليات لفريق المشروع وأصحاب المصلحة.

تساعد هذه الخطوة التالية في تحديد رؤية المشروع وأهدافه بوضوح. يحدد نطاق المشروع ويسرد المخرجات.

يسرد ميثاق المشروع أيضًا أدوار ومسؤوليات فريق المشروع ويحدد عملاء المشروع وأصحاب المصلحة. في هذه المرحلة ، يتم تنظيم المشروع هيكليًا ، حيث يقوم بتوثيق خطة المشروع وإدراج جميع المخاطر والقضايا والافتراضات.

ميثاق فريق

ميثاق الفريق مشابه لميثاق المشروع ، إلا أنه يركز على أدوار ومسؤوليات فريق المشروع. الغرض الرئيسي من هذا المستند هو مساعدة الفرق على فهم أفضل لكيفية العمل معًا لتحقيق أهدافهم.

وثيقة بدء المشروع (PID)

يتم استخدام وثيقة بدء المشروع عند إدارة المشاريع باستخدام إطار عمل PRINCE2. تُستخدم وثيقة بدء المشروع لتحديد عناصر المشروع التي تحتاج إلى موافقة أصحاب المصلحة مثل دراسة الجدوى والنطاق والمخاطر ومعايير النجاح والجوانب المهمة الأخرى لبدء المشروع.

الخطوات الرئيسية لمرحلة بدء المشروع

كما هو مذكور أعلاه ، يمكن تقسيم مرحلة بدء المشروع إلى بضع خطوات بسيطة. فيما يلي 5 خطوات لبدء المشروع لبدء معظم المشاريع. لا تتردد في تعديل عملية بدء المشروع هذه لتناسب احتياجات فريقك بشكل أفضل.

1. إنشاء وثائق بدء المشروع الخاص بك

كما هو مذكور أعلاه ، تعد وثائق بدء المشروع إحدى النتائج الرئيسية لهذه المرحلة. باستخدام ميثاق المشروع وحالة العمل ووثيقة بدء المشروع ووثائق المشروع الداعمة الأخرى ، يمكنك إعداد مشروعك للنجاح.

2. إجراء دراسة الجدوى

بمجرد الموافقة على دراسة الجدوى ، فإن الخطوة التالية هي إجراء دراسة جدوى ، والتي توثق الحلول المحتملة للفرصة أو مشكلة العمل التي يقترح المشروع معالجتها. يوجهك إلى الطريقة الصحيحة للتعامل مع المشروع.

دراسة جدوى تبحث في الفرصة وتوثق ما هو مطلوب لإكمال مشروع ناجح. كما ستحدد أي حلول أخرى ، إن وجدت. يتم تحديد المخاطر والقضايا في هذا الوقت ، بالإضافة إلى الحل المقترح لكل منها في حالة حدوثها.

3. تجميع فريق المشروع

لا يمكن بدء المشروع بدون فريق: هذا جزء أساسي من تطوير المشروع. لذلك ، يأتي بعد ذلك الوصف الوظيفي للأشخاص الذين سينفذون خطة المشروع ، بما في ذلك أهدافهم ومسؤولياتهم.

يتطلب إنشاء فريق المشروع تحديد أدوار كل عضو بشكل واضح قدر الإمكان للحفاظ على سير العمل بسلاسة. ابدأ بإدراج جميع المسؤوليات الخاصة بالمنصب ومن سيرسل إليه الشخص في هذا الدور.

يمكن أن يساعد عمل مخطط تنظيمي مفصل. من خلال سرد المهارات والخبرات اللازمة لكل منصب ، يكون من السهل ملء هذا المنصب. من المفيد أيضًا ملاحظة ما إذا كانت هناك أي مؤهلات مطلوبة. بالطبع ، يجب أيضًا تحديد معيار الأداء والراتب وظروف العمل.

4. احصل على الموافقة على مرحلة بدء مشروعك

راجع مستندات بدء المشروع للتأكد من عدم تفويت أي خطوات قبل طلب موافقة أصحاب المصلحة. من المهم أيضًا النظر في المخاطر التي تم تحديدها ومعرفة ما إذا كان هناك أي شيء مفقود. تحقق مما إذا كانت افتراضاتك وقيودك قد تغيرت قبل الانتقال إلى المرحلة التالية.

لا يمكنك إنهاء المشروع بنجاح إلا من خلال بدء المشروع بشكل صحيح. من خلال وجود مرحلة شاملة لبدء المشروع ، فإنك تحدد بوضوح النطاق وتبني فريقًا رائعًا لتنفيذ هذا المشروع إلى خاتمة ناجحة.

5. جهّز فريقك باجتماع انطلاق المشروع

بعد الموافقة على ميثاق مشروعك ، ستحتاج إلى عقد اجتماع لبدء المشروع مع فريق المشروع وعميل المشروع. خلال هذا الاجتماع الافتتاحي ، سيتم تحديد الأهداف والتوقعات المشتركة فيما يتعلق بنطاق المشروع والجدول الزمني والتسليمات من بين أشياء أخرى. وهذا يضمن الانتقال السلس إلى مراحل تخطيط المشروع وتنفيذه.

6. إنشاء مكتب إدارة المشاريع (PMO)

مكتب إدارة المشروع هو مساحة فعلية في المكتب أو موقع العمل حيث يوجد مدير المشروع وموظفو الدعم أثناء المشروع. يضم البنية التحتية للاتصالات وأي تقنية مطلوبة للمشروع.

أول شيء يجب فعله هو معرفة المكان الذي يجب أن يكون فيه مكتب المشروع ، ثم التأكد من إعداد البنية التحتية بشكل صحيح باستخدام أدوات ومعدات PMO المناسبة.

حان الوقت الآن لتحديد أدوار ومسؤوليات العاملين في مكتب المشروع وتحديد المعايير والعمليات المناسبة. في هذه المرحلة ، يمكن لمكتب المشروع تقديم الخدمات للمشاريع التي تحت رعايته.

قوالب إدارة المشروع للمساعدة في مرحلة بدء المشروع

لقد أنشأنا العشرات من قوالب إدارة المشاريع لمساعدتك على توفير الوقت عند إنتاج وثائق بدء مشروعك. هنا القليل منهم

قالب حالة العمل

تعد دراسة الجدوى إحدى الأدوات الرئيسية لإظهار أصحاب المصلحة في المشروع أن فوائد مشروعك تفوق المخاطر أو القيود المحتملة. تعد دراسة الجدوى الجيدة أمرًا أساسيًا لنقل المشاريع من الأفكار إلى الاكتمال.

نموذج ميثاق المشروع

ميثاق المشروع هو الخطوة الأولى نحو إنشاء خطة إدارة مشروع مطورة بالكامل. يساعدك هذا القالب في جمع المعلومات المهمة لإنشاء ميثاق مشروع بسهولة.

قالب ميثاق الفريق

يساعد ميثاق الفريق مديري المشاريع على توضيح كيفية تنظيم الفريق وما هي أدوارهم ومسؤولياتهم ، وهو مفتاح النجاح في إدارة الفريق.

نموذج خارطة طريق المشروع

يساعدك قالب خارطة طريق المشروع هذا في إنشاء مخطط زمني مرئي بسهولة يمكن تضمينه كجزء من مستندات بدء مشروعك. هذه طريقة سهلة لمشاركة المخطط الزمني لمشروعك بسرعة من وجهة نظر عالية المستوى.

استخدام ProjectManager بعد بدء المشروع

الآن بعد أن انتهيت من مرحلة بدء المشروع ، حان الوقت لوضع خطة مشروعك. جرّب ProjectManager ، برنامج إدارة المشاريع الحائز على جوائز. سيكون لديك حق الوصول إلى مجموعة من الأدوات القوية التي يمكن أن تساعدك في التخطيط للمشاريع وتتبعها وإعداد تقارير عنها.

مخططات جانت للخطط

استخدم مخططات جانت عبر الإنترنت الخاصة بنا لنقل مشروعك من البداية إلى مرحلة التخطيط. حدد مهامك واربط المهام التي لها تبعيات. حدد المواعيد النهائية وقم بتعيين المهام لأعضاء الفريق حتى يعرف الجميع مسؤوليات المشروع. يمكنك أيضًا إضافة تعليقات ومرفقات إلى المهام بحيث يكون لدى أعضاء الفريق كل ما يحتاجون إليه للبدء.

أدوات إدارة الموارد لإبقاء المشروع على المسار الصحيح

إذا كان أحد أعضاء الفريق مريضًا أو مثقلًا بالأعباء ، فإن المديرين لديهم القدرة على إعادة تعيين المهام وإعادة توزيع عبء العمل بنقرة زر واحدة باستخدام أدوات إدارة الموارد الخاصة بنا. تساعد هذه الميزات القوية على ضمان أن كل العمل الذي قمت به في مراحل البدء يؤتي ثماره.

المحتوى ذو الصلة

• أفضل برنامج لإدارة المشاريع لعام 2023
• دليل إدارة المشروع
• مجموعات عمليات إدارة المشروع: دليل سريع
• القيد الثلاثي في ​​إدارة المشروع: الوقت والنطاق والتكلفة
• المجالات المعرفية العشر لإدارة المشاريع (PMBOK)

هناك الكثير للتخطيط والمراقبة عند بدء المشروع. يوفر برنامج إدارة المشاريع عبر الإنترنت مثل ProjectManager أدوات التخطيط والتتبع مثل مخططات جانت ولوحات المعلومات في الوقت الفعلي وقوائم المهام لإدارة المشروع من البداية إلى الإغلاق. تعرف على كيف يمكن لـ ProjectManager مساعدتك في مشاريعك من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية التي تبلغ مدتها 30 يومًا.