أساسيات إدارة المشروع: التعريفات والطرق والأدوات
نشرت: 2023-04-01مرحبًا بك في إدارة المشاريع 101. قد تبدو إدارة المشروع وكأنها نظام شاق ، ولكن بمجرد أن تفهم الأساسيات وتجمع ذلك مع بعض الحدس ، ستكون في طريقك لقيادة مشاريع ناجحة ، بغض النظر عن وضعك.
ربما تم تكليفك بشكل غير متوقع بقيادة مشروع وهناك ترقية كبيرة على المحك ، أو ربما كنت أحد أعضاء الفريق الذي يريد فهم دوره في المشروع بشكل أفضل. بغض النظر ، سنقدم لك نظرة عامة موجزة عن التفاصيل الرئيسية المتعلقة بإدارة المشروع للحصول على معلومات قابلة للتنفيذ.
إذا كنت بحاجة إلى مزيد من المساعدة في إدارة المشروع ، فتحقق من جميع مواردنا وأدوات إدارة المشاريع للوصول إلى إمكاناتك الكاملة. ProjectManager هو برنامج قوي لإدارة المشاريع يمكن استخدامه من قبل مديري المشاريع ذوي الخبرة والمبتدئين وأعضاء الفريق لإدارة المشاريع. ابدأ اليوم مجانًا.
أول أساسيات إدارة المشروع هو تعريف المشروع ، والذي يسمح لنا بفهم ماهية إدارة المشروع ولماذا هي مهمة جدًا لأي نوع من المنظمات.
ما هو المشروع؟
المشروع عبارة عن سلسلة من المهام التي تؤدي إلى هدف واحد. المشاريع لها حدود ، مثل الوقت والأشخاص والموارد اللازمة لإكمال المشروع. كل هذا يعتمد على النتائج التي تريد تحقيقها ومتى تريد تحقيقها.
هذه النتائج هي نتيجتك ، والتي تنتج مخرجات. إنها أي شيء تم إنتاجه أو توفيره بسبب المشروع. يمكن أن تكون التسليمات نتيجة المشروع نفسه ، ولكن أيضًا نتائج عملية المشروع ، مثل خطة المشروع أو التقارير أو المستندات الأخرى. تتكون المشاريع من المواعيد النهائية. لكل مهمة ومرحلة من المشروع تاريخ استحقاق ، مما يعني أن مشروعك له جدول زمني.
الميزانيات هي أيضا جزء من المشروع. أنت بحاجة إلى المال لدفع ثمن الموارد لتلبية متطلبات المشروع في غضون الوقت المخصص. تشمل الموارد النموذجية القوة العاملة وإمدادات العمل والمعدات. تحدد ميزانية المشروع الخطوط العريضة لهذه النفقات. الآن بعد أن حددنا ماهية المشروع ، يمكننا تعريف إدارة المشروع كنظام.
ما هي إدارة المشروع؟
إدارة المشروع هو نظام يتكون من استخدام منهجيات وأدوات وتقنيات إدارة المشروع لإدارة دورة حياة المشروع ، وهي مجموعة من المراحل المشتركة لكل مشروع. في حين أن هناك العديد من أدوار إدارة المشروع داخل فريق المشروع ، فإن مدير المشروع عادة ما يكون مسؤولاً عن الإشراف على عملية تخطيط المشاريع وتنفيذها ومراقبتها من البداية إلى النهاية.
دعنا نراجع أربعة مفاهيم أساسية لإدارة المشاريع التي تشكل تخصص إدارة المشروع: دورة حياة المشروع ، والقيود الثلاثية لإدارة المشروع ، ومجالات معرفة إدارة المشروع وبعض منهجيات إدارة المشاريع المختلفة التي يمكنك استخدامها كمدير مشروع.
دورة حياة المشروع
تصف دورة حياة المشروع المراحل الخمس التي تمر بها جميع المشاريع. فيما يلي نظرة عامة سريعة على كل منها.
- البدء: هذا هو المكان الذي تحدد فيه نطاق المشروع ، والأهداف ، وتنظيم المشروع ، ودراسة الجدوى الخاصة به ، وقيوده ، ومن هم أصحاب المصلحة ، وما هي المخاطر ، وعناصر التحكم في المشروع ، وإطار عمل إعداد التقارير ، وما إلى ذلك.
- التخطيط: هذا هو المكان الذي تقوم فيه ببناء خارطة الطريق لتأخذك من النقطة أ إلى النقطة ب ، مما يعني إنشاء جدول بالمهام والمواعيد النهائية والموارد اللازمة لإكمال كل شيء في الوقت المحدد.
- التنفيذ: يبدأ المشروع ويتم وضع خطة المشروع موضع التنفيذ.
- المراقبة والتحكم: لضمان استمرار المشروع كما هو مخطط له ، تحتاج إلى إعداد آليات لمراقبة التقدم. إذا كان المشروع لا يسير كما هو مخطط له ، اعمل على التحكم في المشكلات وحلها قبل أن تتحول إلى مشاكل.
- الخاتمة: المشاريع هي مساع مؤقتة ، لذلك تنتهي في النهاية وتحتاج إلى إغلاقها رسميًا. لكنها ليست بسيطة مثل إنتاج المخرجات ؛ هناك أعمال ورقية للتوقيع عليها ، وموارد لإعادة تخصيصها ، ونهايات فضفاضة أخرى لربطها.
القيد الثلاثي
بغض النظر عن الطريقة التي تستخدمها لإدارة المشروع ، فإن فهم القيد الثلاثي هو المفتاح. يتم تنفيذ جميع المشاريع مع قيود معينة. هذه هي التكلفة والوقت والنطاق. أي ، يجب أن تأتي المشاريع في حدود الميزانية ، وأن يتم تسليمها في الوقت المحدد وتفي بالنطاق المتفق عليه.
إذا كنت تفكر في القيد الثلاثي كمثلث ، إذا كنت تدير التكلفة والوقت والنطاق ، فإن المثلث هو الجودة. لذلك ، إذا كنت تدير تكلفة المشروع ووقته ونطاقه ، فستفي بمتطلبات الجودة الخاصة بالعميل.
لكن القيد الثلاثي هو أكثر من ذلك ؛ إنه يشبه الصابورة على متن سفينة ، ويحافظ على توازن المشروع بغض النظر عن مدى قسوة المياه. على سبيل المثال ، إذا كنت بحاجة إلى المزيد من المال ، فسيتعين عليك تعديل وقت المشروع أو نطاقه. وفقًا لذلك ، إذا كان لديك وقت قصير ، فسيتعين تغيير الميزانية أو النطاق.
إذا كنت تضع القيد الثلاثي في الاعتبار أثناء إدارة مشروعك ، جنبًا إلى جنب مع مراحل المشروع وأدوات الإدارة ، فستكون لديك الوسائل لإجراء التعديلات اللازمة التي يمكن أن تبقي المشروع على المسار الصحيح. إنها معادلة النجاح.
مجالات معرفة إدارة المشروع
يمكن تعريف مجالات معرفة إدارة المشروع ببساطة على أنها فئات تصف الأنواع المختلفة للعمل الذي يقوم به مديرو المشروع وأعضاء الفريق لإكمال المشاريع بنجاح. يجب أن يكون مديرو المشروع على دراية كبيرة بكل مجال من مجالات المعرفة العشرة لإدارة المشاريع حتى يتمكنوا من توجيه الفرق خلال دورة حياة المشروع والتأكد من أن القيد الثلاثي متوازن بشكل جيد.
- إدارة تكامل المشروع
- إدارة نطاق المشروع
- إدارة وقت المشروع
- إدارة تكلفة المشروع
- إدارة جودة المشروع
- مشروع إدارة الموارد البشرية
- إدارة اتصالات المشروع
- إدارة مخاطر المشروع
- إدارة المشتريات المشروع
- إدارة أصحاب المصلحة في المشروع
إذا كنت مهتمًا بهذا الموضوع ، فيمكنك الاطلاع على مدونة مجالات المعرفة الخاصة بإدارة المشاريع للحصول على مزيد من المعلومات حول هذه المبادئ الأساسية لإدارة المشاريع.
منهجيات إدارة المشروع
هناك العديد من الطرق لهيكلة عملية المشروع ، ومديرو المشروع هم خبراء في واحد أو أكثر منهم. الأكثر تقليدية يسمى الشلال ، والذي يتبع نهجًا خطيًا لإدارة المشروع ، ويقسم المشروع إلى تسلسل منظم للغاية.
هناك طريقة مختلفة تكتسب شعبية تسمى Agile ، والتي تأتي من تطوير البرمجيات. إنها عملية تعمل في مراحل أو دورات صغيرة تسمى "سباقات السرعة" وتفسح المجال لفرق صغيرة. مثل اسمها ، تتبنى العملية التغيير وتتميز بالمرونة وتغير الاتجاه باستمرار وفقًا لملاحظات العميل.
لماذا تعتبر إدارة المشروع مهمة؟
تحتاج كل شركة أو مؤسسة غير ربحية أو أي نوع آخر من المؤسسات إلى تنفيذ المشاريع ، مما يجعل إدارة المشروع مهمة لأي مؤسسة.
لن تعني الإدارة الفعالة للمشروع أن فريقك سينجز المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية فحسب ، بل ستجلب أيضًا مزايا أخرى على مستوى المؤسسة مثل زيادة الإنتاجية وتقليل التكاليف وتحسين القيادة والموظفين المتحمسين.
باختصار ، تساعد إدارة المشروع المؤسسات على أن تصبح أكثر كفاءة من خلال تخطيط ومراقبة المهام والأهداف وأداء الفريق.
ما هو مدير المشروع؟
مدير المشروع هو الشخص المسؤول عن المشروع. هذا واضح ، لكن هذا قد يكون تفسيرًا بسيطًا للغاية. مدير المشروع يقود المشروع خلال كل مرحلة. هذا يعني أنهم مسؤولون عن بيع المشروع أولاً لأصحاب المصلحة ، ثم تخطيط وتحديد نطاق المشروع.
ماذا يفعل مدير المشروع؟
يكتشف مديرو المشاريع جميع المهام اللازمة لتحقيق أهداف المشروع ، ثم يقومون بتسلسل هذه المهام في جدول زمني. ثم يتم إعطاء هذه المهام والجداول الموارد اللازمة لتحقيق أهداف المشروع. وهذا يعني تجميع فريق ، والحصول على الأدوات التي يحتاجون إليها ، والإمدادات ، وتأمين الموقع وأي موارد ضرورية.
مدير المشروع هو أيضًا الشخص الذي ينشئ ميزانية المشروع للدفع مقابل تلك الموارد. هم مسؤولون عن إدارة جميع الوثائق ، ومن ثم أرشفة تلك الوثائق في نهاية المشروع. كما يقومون بإدارة المخاطر ومراقبة تقدم المشروع للتأكد من أن الأشخاص يعملون دون عائق وفي حدود الجدول الزمني والميزانية.
لذلك ، في الأساس ، فإن أي شيء يتعلق بالمشروع يقع تحت إشراف مدير المشروع. هم قادة المشروع ويديرون الفرق التي تقوم بتنفيذ خطة المشروع. ومع ذلك ، فهم ليسوا الرئيس. باع مدير المشروع فكرة المشروع إلى راعٍ أو صاحب مصلحة ، ويبلغهم بتقدم المشروع.
لذلك ، فإن مدير المشروع هو شخص منظم جيدًا ، وموجه نحو الهدف ومتحمس للعملية. يجب أن يعمل مدير المشروع بشكل جيد تحت الضغط ، ويوفر القيادة ويعرف كيف يحفز الناس على بذل قصارى جهدهم. بالإضافة إلى مهارات الأشخاص ، فإن مهارات الاتصال لها أهمية قصوى. ويجب أن يعرفوا الأساليب والتقنيات التي تساعد في تسليم المشاريع بنجاح.
أدوات إدارة المشاريع
كما لاحظت ، يمكن أن تكون المشاريع معقدة. أنت تخطط وتجدول وتراقب للتأكد من أن جميع عناصر المشروع تعمل بسلاسة. كلما زاد عدد الأدوات المتاحة ، زادت إمكانية إدارة المشروع والمهام الخاصة بك. يمكن أن يحتوي برنامج إدارة المشاريع على جميع الأدوات اللازمة لمساعدة مديري المشاريع وأعضاء الفريق في كل جانب من جوانب مشاريعهم.
عندما يكون برنامج إدارة المشروع هذا قائمًا على السحابة ، يمكن أن يحدث التعاون والبيانات في الوقت الفعلي ، مما يوفر صورة أكثر دقة للمشروع ويساعد في اتخاذ القرار. بالإضافة إلى ذلك ، غالبًا ما تحتوي برامج إدارة المشاريع على العديد من الأدوات الرئيسية لإدارة المشاريع ، مثل تلك التي تمت مناقشتها أدناه.
لوحات القيادة
تجمع لوحات معلومات المشروع المقاييس من جميع أجزاء المشروع. يتم عرض هذه الأرقام بعد ذلك في مخططات ورسوم بيانية سهلة القراءة ، مما يمنح المدير أو أحد أعضاء الفريق نظرة مباشرة على تقدم المشروع والبيانات. يمكن أن تساعد لوحات المعلومات أيضًا في إعداد التقارير. يعني تشغيل المشروع تقديم تقرير إلى رعاة المشروع عن التقدم المحرز في المشروع. يمكن تصفية الرسوم البيانية والمخططات لتقديم البيانات التي تحتاجها فقط للتقارير المستهدفة.
مخططات غانت
تعد مخططات جانت عبر الإنترنت أدوات رائعة للتخطيط لأنها تعرض قائمة المهام الخاصة بك بيانياً عبر مخطط زمني. لكل مهمة موعد نهائي ، مما يؤدي إلى إنشاء سطر يشير إلى بداية تلك المهمة ونهايتها. يمكن بعد ذلك ربط المهام ، إذا كانت تابعة.
من الناحية المثالية ، يمكنك مشاركة Gantt مع فريقك وتتبع تقدمهم أثناء تحديثهم لحالاتهم. باستخدام بعض مخططات جانت ، سيتم ملء الشريط بين تاريخي البدء والانتهاء أثناء عمل الفريق على مهامهم ، وإذا كنت بحاجة إلى تغيير الجدول ، فيمكنك ببساطة سحب الشريط وإفلاته ليعكس تاريخ الاستحقاق الجديد.
أدوات إدارة المهام
هناك أدوات لإدارة المهام تسمح لك بإنشاء قوائم مهام لنفسك وتعيين المهام لأعضاء الفريق. يمكن أن تحتوي هذه المهام أحيانًا على ملاحظات وملفات وارتباطات وصور مرتبطة بالمهمة ، ويمكن لأعضاء الفريق الحوار والتعاون على مستوى المهمة. يمكنك أيضًا أتمتة إعلامات البريد الإلكتروني لمعرفة وقت اكتمال المهمة ولتذكير الأشخاص بالمواعيد النهائية الوشيكة.
جداول الدوام وأدوات عبء العمل
فيما يتعلق بإدارة الأشخاص العاملين في المشروع ، والذي يمكن أن يكون مشروعًا في حد ذاته ، هناك جداول زمنية. هذه مستندات عبر الإنترنت تسهل على كل موظف تتبع ساعات العمل الخاصة بهم وتسجيلها ، ويمكن تقديمها إلى المدير عند اكتمالها للتسجيل.
عندما يتعلق الأمر بإدارة عبء العمل ، تتيح لك أدوات تخصيص الموارد أن ترى في لمحة ما إذا كنت قد خصصت مواردك بشكل صحيح عبر المشروع بحيث يعمل الجميع ويكون عبء العمل متوازنًا. في بعض الحالات ، يمكنك تشغيل التقارير من برنامج إدارة عبء العمل أيضًا.
قوالب إدارة المشاريع
نحن نقدم العشرات من قوالب إدارة المشاريع المجانية لمساعدتك على توفير الوقت وتبسيط مشاريعك. فيما يلي بعض مستندات إدارة المشروع الأساسية التي يمكنك تنزيلها مجانًا.
نموذج خطة المشروع
خطة المشروع هي الوثيقة التي تشرح كل شيء عن مشروعك. من كيفية جدولته إلى كيفية تنفيذه وإكماله. سيساعدك قالب خطة المشروع المجاني هذا على البدء في مشاريعك.
نموذج ميزانية المشروع
يحتاج كل مشروع إلى موارد مثل الأشخاص والمواد والمعدات. تكلف هذه الموارد أموالًا ، لذلك ستحتاج إلى تقدير جميع تكاليف المشروع لإنشاء ميزانية للمشروع. هذا القالب المجاني مثالي لمديري المشاريع المبتدئين.
قالب الجدول الزمني للمشروع
من المهم إنشاء مخطط زمني للمشروع يحدد كيفية تنفيذ عمل المشروع ، بما في ذلك تواريخ البدء والانتهاء لجميع مهامك. يساعدك قالب الجدول الزمني المجاني للمشروع على القيام بذلك.
ما هو برنامج إدارة المشاريع؟
يقوم برنامج إدارة المشاريع بالرفع الثقيل للسماح للمديرين بالتخطيط بسهولة وجدولة وتتبع المشاريع بطريقة أسرع وأكثر كفاءة من الطرق التقليدية مثل صياغة جداول المشروع يدويًا.
يمكن تعريف برنامج إدارة المشاريع على أنه نوع من البرامج التي تتضمن أدوات إدارة المشروع المذكورة أعلاه ، إلى جانب ميزات أخرى مثل الجداول الزمنية أو التعاون الجماعي في الوقت الفعلي أو تخزين الملفات غير المحدود ، بحيث يمكن لمديري المشاريع والفرق تتبع المشاريع في منصة مركزية واحدة.
ومع ذلك ، لا تعمل جميع برامج إدارة المشاريع بنفس الطريقة. هناك العديد من الخيارات في السوق وعلى الرغم من أن بعضها سهل الاستخدام ، إلا أنها قد لا توفر جميع أدوات التخطيط والجدولة والتتبع التي تحتاجها.
ProjectManager هو برنامج قوي لإدارة المشاريع مجهز بجميع أدوات إدارة المشروع التي يحتاجها أي مدير مشروع ، بغض النظر عن مستوى خبرتك. ProjectManager هو أداة قوية تمكن فرق المشروع من تخطيط أعمالهم وإدارتها وتتبعها في الوقت الفعلي وتمنح المديرين الشفافية التي يحتاجونها للحفاظ على عمل أعضاء الفريق بكفاءة.
كيف يساعد ProjectManager في إدارة المشاريع
ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يساعدك على إدارة كل جانب من جوانب مشاريعك. برنامج إدارة المشاريع مثل ProjectManager هو ما يجعل إدارة المشروع قابلة للإدارة.
مستندات المتجر
يمكن حفظ جميع الأعمال الورقية التي تم إنشاؤها أثناء مرحلة بدء المشروع في ProjectManager. بهذه الطريقة يمكنك جمع كل شيء في مكان واحد ، مما يسهل عليك العثور على ما تحتاجه. لا تقلق بشأن تحميل الملفات والصور الكبيرة ، فإن ProjectManager لديه مساحة تخزين غير محدودة للملفات.
تخطيط وجدولة العمل
عندما تخطط لمشروعك ، يقوم ProjectManager بالرفع الثقيل. يساعدك مخطط جانت عبر الإنترنت على الجدولة من خلال تعيين جميع مهامك عبر مخطط زمني للمشروع. يمكنك الآن ربط التبعيات وتعيين المعالم وحتى البدء في تعيين أعضاء الفريق.
التقدم المرئى
أثناء تنفيذ الفرق لمهامهم ، يمنحك ProjectManager الأدوات اللازمة لمراقبة التقدم والتحكم فيه. تتأكد ميزات إدارة الموارد من عدم وجود عضو واحد في الفريق يتحمل العبء بالكامل وأن عبء العمل الخاص به متوازن. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن للوحة التحكم في الوقت الفعلي تتبع التقدم والتكلفة والصحة والمزيد.
بالطبع ، هناك ما هو أكثر لإدارة المشاريع من مقالة إدارة المشروع 101 هذه. يصبح عميقا. وهي تتطور باستمرار. ومع ذلك ، هناك ثابت واحد في عين الإعصار يدير مشروعًا: الأدوات. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة مع لوحات معلومات في الوقت الفعلي ومخططات جانت عبر الإنترنت وميزات لإدارة عبء العمل والموارد والجداول وكل جانب من جوانب مشروعك. انظر كيف يمكن أن تساعدك على النجاح ، من خلال الحصول على هذه النسخة التجريبية المجانية لمدة 30 يومًا اليوم!