التتبع السريع لإدارة المشاريع: كيفية التتبع السريع للجدول

يعد التتبع السريع في إدارة المشروع طريقة لإدارة الوقت والجدول الزمني والأنشطة. ترفض هذه الطريقة منهجيات إدارة المشاريع التقليدية للعمل بطريقة تسمح بتنفيذ أسرع للمشروع.

ولكن هل التتبع السريع مناسب لك ولمشروعك؟ تابع القراءة لمعرفة ما يعنيه بالضبط التعقب السريع لمشروع ما وكيف يختلف عن التقنيات الأخرى في التعامل مع الجدول الزمني للمشروع ونطاقه.

ما هو التتبع السريع في إدارة المشاريع؟

يتضمن التتبع السريع في إدارة المشروع تنفيذ الأنشطة في نفس الوقت بدلاً من تنفيذ الأنشطة بشكل متسلسل. يسمى هذا الأداء بالتوازي. على عكس نشاط واحد يتبع الآخر حيث يتم تنفيذ معظم المشاريع ، لا ينتظر التتبع السريع حتى ينتهي نشاط واحد قبل أن يبدأ آخر.

تعتمد بعض الأنشطة على أنشطة أخرى ، ولا يمكن أن تبدأ أو تتوقف حتى تبدأ أو تتوقف أخرى. لن يعمل التتبع السريع في إدارة المشروع إلا إذا كانت جميع الأنشطة قادرة على التداخل مع بعضها البعض. ومع ذلك ، إذا لم تتداخل أنشطة المشروع ، فإن التتبع السريع يعد بديلاً قابلاً للتطبيق ، حيث لا يضيف عادةً أي تكاليف إضافية.

ومع ذلك ، فإن إعادة ترتيب الأنشطة في مشروعك لتسريع مسارها يمكن أن يزيد من المخاطر. نظرًا لأنك تقوم الآن بتنفيذ جميع الأنشطة مرة واحدة ، فقد يتعين على مديري المشاريع إعادة صياغة المشروع. من المحتمل أن تؤدي إعادة ترتيب مشروعك إلى إضاعة الوقت والاضطرار إلى دفع موعدك النهائي إلى أبعد من ذلك.

لذلك ، قد لا يكون التتبع السريع في إدارة المشاريع مناسبًا للجميع. هناك بالطبع تقنيات أخرى يمكن استخدامها عند تنفيذ المشروع. يجب أن يتخذ مدير المشروع قرارًا بشأن أيهما أفضل للمشروع وأصحاب المصلحة فيه.

ما هو ضغط الجدول في إدارة المشروع؟

يعد ضغط الجدول الزمني في إدارة المشروع أسلوبًا لتقصير طول المشروع مع الحفاظ على نطاق المشروع دون تغيير. يستخدم بشكل شائع لضبط الجدول الزمني للمشروع عند التخلف عن الركب ، أو عندما تحتاج إلى إكمال مشروع في وقت أقرب مما هو متوقع.

يعد التتبع السريع أحد الأساليب التي يستخدمها مديرو المشاريع عند الحاجة إلى ضغط الجدول الزمني. أسلوب آخر لمديري المشاريع يسمى تعطل المشروع. المزيد عن ذلك في لحظة.

أيًا كانت التقنية التي تستخدمها ، والتحكم في جدولك ، وخاصة التلاعب به لإنجازه بسرعة ، سيتطلب برنامج إدارة المشروع. تتم معظم جدولة المشاريع على مخطط جانت.

يحتوي ProjectManager على مخطط جانت التفاعلي الذي يقوم بأكثر من مجرد تنظيم الأنشطة وربط التبعيات وإظهار المشروع بأكمله في مخطط زمني. لأحدهما ، يمكنك تصفية المسار الحرج ، وهو أمر ضروري عند استخدام ضغط الجدول. جرب ProjectManager اليوم مجانًا.

ما هو تعطل المشروع في إدارة المشروع؟

تعطل المشروع هو أسلوب يتم فيه إضافة المزيد من الموارد إلى المشروع مع محاولة عدم زيادة التكاليف بشكل كبير.

يتم تحليل هذه التغييرات في التكلفة والجدول الزمني للحصول على أقصى ضغط بأقل تكلفة للمشروع. ومع ذلك ، فإن الانهيار سيضيف تكاليف إلى المشروع لأنه ينطوي على زيادة الموارد.

يعتمد تحليل مفاضلات التكلفة والجدول الزمني على أقل تكلفة تعطل لكل وحدة زمنية. يمنح هذا الفريق نظرة ثاقبة للأنشطة التي لها أكبر قيمة مع عدم تكبد الكثير من التكلفة. تتم مشاركة نتائج هذا التحليل كرسم بياني تعطل. يوضح الرسم البياني للأعطال الأنشطة التي توفر معظم الوقت بأقل زيادة في التكلفة.

يكون تعطل المشروع قابلاً للتطبيق فقط عندما تؤدي إضافة الموارد إلى إكمال المشروع عاجلاً. يمكن أن تشمل الموارد الإضافية العمل الإضافي والحوافز والمزيد. تتم مراجعة التكاليف الإضافية لتحقيق هذا الهدف.

التتبع السريع للمشروع مقابل تعطل المشروع

يتم استخدام ضغط الجدول الزمني لتقصير مدة المشروع. يمكن تحقيق ذلك من خلال تقنيتين ، التتبع السريع وتعطل المشروع. كلاهما له إيجابيات وسلبيات ، لذلك دعونا نلقي نظرة فاحصة على كليهما ونرى كيف يقارنان.

التتبع السريع هو تنفيذ أنشطة مشروعك في نفس الوقت. تحطم المشروع هو إضافة الموارد. لذلك ، يمكن أن يساعدك كلاهما في تعويض الوقت الضائع ، ولكن من غير المحتمل أن يؤثر التتبع السريع على ميزانيتك ، بينما سيتطلب تعطل المشروع تكاليف إضافية.

كما لوحظ ، هناك المزيد من المخاطر المرتبطة بالتتبع السريع والمزيد من التكاليف مع تعطل المشروع. هذه الاختلافات لا تجعل أحدهما أفضل أو أسوأ من الآخر. إنها حقًا مختلفة تمامًا ويجب استخدامها لأسباب مختلفة. باختصار ، هذا يعتمد على المشروع.

إذا اخترت التتبع السريع للمشروع ، فتأكد من الحفاظ على الأنشطة التي تعمل عليها بالتوازي مع تلك الأنشطة التي تسير على المسار الحرج. إذا تعذر جعل المسار الحرج أقصر ، فليس هناك فرصة لتقصير مدة المشروع.

هل يجب علي تتبع جدول مشروعي بسرعة؟

عند التعقب السريع لجدول المشروع ، عليك أولاً أن تطرح على نفسك خمسة أسئلة. إذا أجبت بنعم على ما يلي ، فهذا يعني أنه يمكنك التعجيل بمشروعك:

1. هل جدولك واقعي ، مع تحديد جميع المهام والأنشطة؟
2. هل تعرف المهام التي تعتمد عليها؟
3. هل يمكنك تحديد متطلبات المشروع والأهداف والأولويات؟
4. هل تعمل بشكل جيد مع أصحاب المصلحة؟
5. هل يحتوي المشروع على حوكمة ورقابة وإدارة مشكلة؟

كيفية التتبع السريع لجدول المشروع

بمجرد أن تقرر أن مشروعك يمكن أن يستفيد من التتبع السريع ، فقد حان الوقت لاتباع هذه الخطوات السبع.

1. تتمثل الخطوة الأولى في تحديد أهدافك وقدراتك عند التتبع السريع. لا يمكنك المضي قدمًا بدون صورة واضحة لقدراتك وفهم هدف المشروع.
2. بعد ذلك ، ستحتاج إلى تحديد أي تبعيات مهمة في المشروع. لا يمكنك العمل بشكل متوازٍ إذا كان لديك مهام يجب أن تنتهي أو تبدأ قبل أن يتوقف الآخر أو يبدأ.
3. ثم تريد إلقاء نظرة على الجدول الزمني لمشروعك ومعرفة أين توجد فرص للتتبع السريع ، مثل الأنشطة التي يمكن القيام بها في وقت واحد دون التأثير سلبًا على المشروع.
4. ستحتاج أيضًا إلى ملاحظة جميع البدائل القابلة للتطبيق للجدول الزمني. ما الذي يمكن تعديله وما الذي لا يمكن تغييره؟
5. مع وضع هذه البدائل في الاعتبار ، سترغب في البدء في اتخاذ قرارات بشأن جدول المشروع وما يمكن تتبعه بسرعة وما لا يمكن.
6. لا ينبغي اتخاذ هذه القرارات في فراغ. ابحث عن إجماع من فريقك وأصحاب المصلحة قبل المضي قدمًا. تريد الحصول على اشتراك والتأكد من تواجد الجميع على نفس الصفحة قبل البدء.
7. أخيرًا ، كما هو الحال في أي مشروع ، يجب عليك مراقبة وتتبع التقدم والأداء. عند ظهور المشكلات ، حددها واعمل بسرعة على حلها.

فوائد التتبع السريع

لا يخلو التتبع السريع من المخاطر التي سنصل إليها. في الواقع ، سيزيد التتبع السريع من فرص حدوث المخاطر. ولكن هناك فوائد للتتبع السريع - أو لن يلجأ مديرو المشاريع إليه عندما يحتاجون إلى تشديد جداولهم الزمنية.

أحد الأسباب التي تدفع مديري المشروع إلى التعقب السريع للمشروع هو أنه يزيد الإنتاجية في جدولة استخدام الموارد للمشروع. بالطبع ، ستساعدك مشاريع المسار السريع على تعويض الوقت الضائع أو إكمال المشروع عاجلاً إذا لزم الأمر.

قد تحتاج إلى إنهاء المشروع في وقت أقرب مما هو مخطط له بسبب تغير الظروف مما يجعل من المستحيل الالتزام بالجدول الزمني الأصلي. سيسمح أيضًا بتلبية الأولويات المحددة التي قد تكون مستحيلة مع الجدول الزمني الأصلي.

ما هي مخاطر التتبع السريع للمشروع؟

التعقب السريع للمشروع سيزيد من المخاطر. الأسباب واضحة - لم تعد تعمل بالتسلسل ، ولكن جميعها في وقت واحد. من الصعب ببساطة إدارة العمل الموازي لأنك تحاول التحكم في كل شيء دفعة واحدة.

أيضًا ، عندما تدير جميع الأنشطة في مشروع ما في وقت واحد ، لا يزال يتعين عليك إدارة القيد الثلاثي لتقديم الجودة والنطاق والبقاء في حدود الميزانية. يكون هذا صعبًا عندما تعمل نشاطًا واحدًا في كل مرة ، وتصبح أكثر صعوبة بشكل كبير أثناء التتبع السريع.

يتطلب التتبع السريع عناية إضافية في التخطيط بسبب زيادة مستوى المخاطر. إذا لم تكن حريصًا ، يصبح المشروع محفوفًا بالمخاطر للغاية لمحاولة التعقب السريع. أي فوائد قد تحققها ستطغى عليها القضايا والمشاكل التي يمكن أن تنحرف عن المشروع أو ما هو أسوأ.

كيف يمكن أن تساعدك برامج إدارة المشاريع في التتبع السريع؟

التخطيط هو مفتاح التتبع السريع الناجح في إدارة المشاريع. ليس فقط التخطيط ، ولكن يجب عليك مراقبة وتتبع المشروع عن كثب لتحديد المخاطر عند ظهورها وحلها بسرعة. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع قائم على السحابة يمنحك بيانات في الوقت الفعلي لاتخاذ قرارات أفضل بسرعة أكبر للمساعدة في الحفاظ على مشروعك في المسار الصحيح.

تتبع مقاييس المشروع الرئيسية على لوحات المعلومات

لقد أوضحنا بالفعل كيف يمكنك التخطيط للتتبع السريع الخاص بك على مخطط جانت الخاص بنا ، والذي يقوم بتصفية المسار الحرج ، ولكن بمجرد أن يتم تتبع جدولك الزمني بسرعة ، فأنت بحاجة إلى التأكد من استمراره في المسار الصحيح. هذا هو المكان الذي تأتي فيه لوحة التحكم في الوقت الفعلي. على عكس الأدوات الأخرى ، لا يلزم تكوين لوحة القيادة الخاصة بنا. إنه جاهز للعمل ، حيث يقوم تلقائيًا بجمع وحساب البيانات الحية التي يتم عرضها بعد ذلك في مخططات ورسوم بيانية سهلة القراءة. إنه مثل تقرير الحالة الفوري متى احتجت إليه.

اعمل بالطريقة التي تريد أن تعمل بها

تحتاج فرقك إلى تنفيذ جميع الأنشطة مرة واحدة ، ولكن من غير المحتمل أن يرغبوا في استخدام مخطط جانت. تسمح طرق عرض المشروع المتعددة الخاصة بنا للفرق بالعمل بالطريقة التي يريدونها. باستخدام قوائم المهام القوية أو لوحات كانبان التي تصور سير العمل أو التقويم الذي يحافظ على التواريخ المهمة في المقدمة وفي المنتصف ، يمكن للفرق العمل بالطريقة التي تريدها. يتم تحديث جميع البيانات في وقت واحد عبر كل أداة حتى يعمل الجميع على أحدث البيانات. هذا مفيد بشكل خاص للفرق المختلطة التي قد تعمل في مواقع مختلفة.

إنشاء تقارير فورية

تعمل منصتنا التعاونية على إبقاء فرقك متصلة ومنتجة ، ولكن عليك أيضًا تحديث أصحاب المصلحة. لن يحتاجوا إلى نفس المعلومات الدقيقة التي تحتاجها فرق العمل لتنفيذ الأنشطة ، ولهذا السبب يمكن تصفية ميزة إعداد التقارير في ProjectManager لإظهار البيانات التي يريد أصحاب المصلحة رؤيتها فقط. احصل على تقارير عن التكاليف والمهام وعبء العمل والمزيد. من السهل مشاركتها مع أصحاب المصلحة سواء كانوا يريدون ملف PDF أو نسخة مطبوعة.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز ينظم العمل للحفاظ على إنتاجيتك وتنظيمك. تحكم في جدولك باستخدام مخططات جانت ، وراقب في الوقت الفعلي وأعد تخصيص الموارد بسهولة لمساعدتك على تتبع مشاريعك بسرعة والحصول عليها في وقت مبكر دون استبدال الجودة أو كسر ميزانيتك. جرب ProjectManager اليوم مجانًا!