تخطيط إدارة المشروع: أفضل الممارسات والمكونات الرئيسية

في عالم التسويق الرقمي ، تحتاج إلى رسم الدورة التدريبية الخاصة بك. هذا هو المكان الذي تأتي فيه خطة مشروع شاملة وفعالة وفعالة.

هل تتذكر قصة حملة "FCK" التابعة لـ KFC في المملكة المتحدة في عام 2018؟ عندما نفد دجاج كنتاكي وتحول هذا الخطأ الفادح إلى انتصار تسويقي؟ لم يكن هذا حادثا سعيدا. كانت تحفة منسقة بعناية.

ما الذي على المحك؟ وفقًا لـ Harvard Business Review ، فإن 60٪ من المؤسسات تعترف بعدم الربط الفعال بين الإستراتيجية والتنفيذ.

لحسن الحظ ، فإن مدير المشروع الأول لدينا ، كلوي عمان ، موجود هنا ليقدم لك أفضل الممارسات والمكونات الرئيسية للتأكد من أنك تنفذ كل استراتيجية بأفضل ما لديك.

المكونات الرئيسية لخطة مشروع فعالة

عندما تشرع في صياغة خطة مشروع ، فأنت تقوم بشكل أساسي بوضع مسارات السكك الحديدية ليتبعها قطار التسويق الرقمي الخاص بك.

إليك كيفية التأكد من أن مساراتك مبنية جيدًا ، وأن قطارك لا يخرج عن مساره:

1. تحديد أهدافك وغاياتك بوضوح: قبل بدء أي شيء ، حدد ما تحاول تحقيقه. يجب أن تكون أهدافك ذكية: محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة ومحددة زمنياً. في مجال التسويق الرقمي ، قد يعني هذا زيادة حركة المرور أو زيادة معدلات التحويل أو بناء الوعي بالعلامة التجارية.

2. نطاق المشروع التفصيلي والمتطلبات: يعد فهم اتساع وعمق مشروعك أمرًا بالغ الأهمية. حدد جمهورك المستهدف والقنوات التي ستستخدمها وأنواع المحتوى الذي ستنتجه. على سبيل المثال ، إذا كنت تستهدف المهنيين المشغولين ، فقد تكون التدوينات الصوتية أو منشورات LinkedIn أكثر ملاءمة من المقالات الطويلة.

3. تخصيص الموارد والميزانية: حدد الموارد المتاحة ، بما في ذلك الموظفين والأدوات والميزانية. نوصي بمواءمة الموارد مع الأهداف الإستراتيجية لتعظيم عائد الاستثمار. قم بالتخصيص بحكمة ، ولا تخف من التمحور إذا كانت بعض عناصر الحملة لا تؤدي إلى زيادة وزنها.

4. انتبه إلى الجداول الزمنية والمواعيد النهائية: قم بإنشاء جدول زمني يرسم مسار مشروعك من البداية إلى النهاية. التسويق الرقمي هو مشهد دائم التغير ، وخفة الحركة هي المفتاح. ومع ذلك ، عليك تحقيق التوازن بين السرعة والجودة من خلال تحديد المعالم والمواعيد النهائية لإبقاء المشاريع على المسار الصحيح وإطلاع أصحاب المصلحة.

5. إدارة المخاطر والتخطيط للطوارئ: وفقًا لتقرير صادر عن شركة Deloitte ، فإن 85٪ من المنظمات المرنة والمرنة قد نجت من العاصفة خلال فترات عدم الاستقرار الاقتصادي. يتضمن ذلك وجود خطة طوارئ والتكيف عند حدوث ما هو غير متوقع. تحديد المخاطر المحتملة ، مثل تغييرات الخوارزمية أو التحولات في سلوك المستهلك ، وصياغة استراتيجيات للتخفيف منها.

أفضل الممارسات لصياغة برنامج شامل وفعال

لبناء خطة مشروع شاملة وفعالة ، فكر في الأمر مثل تنسيق سيمفونية. أنت بحاجة إلى الأدوات المناسبة ، والتكوين المثالي ، وبالطبع القدرة على التكيف مع تطور الأداء.

فيما يلي أفضل الممارسات للتأكد من أن خطة مشروعك تصل إلى جميع الملاحظات الصحيحة:

إشراك جميع أصحاب المصلحة في عملية التخطيط: إن الحصول على المدخلات من جميع أصحاب المصلحة - من المبدع الإبداعي إلى المعلم التحليلي - يضمن أن خطتك تراعي وجهات النظر والخبرات المتنوعة. تعمل المشاركة النشطة لأصحاب المصلحة على تعزيز معدلات نجاح المشروع بشكل كبير. إنه القول المأثور القديم في العمل: رأسان (أو أكثر) أفضل من رأس واحد.

قم بإجراء تحليل شامل للاحتياجات: ما هي الاحتياجات الأساسية التي تقود مشروعك؟ سيمنحك تحليل عوامل مثل طلب السوق ونقاط ضعف العملاء واستراتيجيات المنافسين رؤى قيمة.

قسّم مشروعك إلى مهام يمكن إدارتها: تحتاج المشاريع المعقدة إلى تقسيمها إلى مهام صغيرة الحجم. هذا النهج ، المعروف باسم هيكل تقسيم العمل (WBS) ، هو دعامة أساسية لتخطيط إدارة المشروع. في سياق حملة التسويق الرقمي ، قد يعني هذا تقسيم مشروعك إلى مراحل مثل البحث وإنشاء المحتوى والتوزيع.

مراجعة وتحديث خطط المشروع بانتظام: خطة مشروعك ليست بقايا يجب وضعها في الصخر. إنه كيان حي ومتنفس يحتاج إلى التكيف مع مد وجزر وتدفقات السوق. يمكن أن تؤدي إعادة النظر في الخطة وتحسينها بانتظام إلى تصحيحات للمسار تكون في الوقت المناسب وعلى علم.

أدوات وبرامج لتخطيط المشاريع في التسويق الرقمي

تخيل أنك طاهٍ في مطبخ عالي التقنية. لديك جميع المكونات ، لكنك بحاجة إلى الأدوات والأجهزة المناسبة لإنشاء تحفة طهي. الشيء نفسه ينطبق على أدوات تخطيط مشروع التسويق الرقمي.

يمكن للأدوات والبرامج المناسبة أن تنقل مشروعك من مفهوم أولي إلى حملة مُنفذة بدقة. فيما يلي تفصيل لأنواع الأدوات التي يجب أن تفكر فيها:

برامج إدارة المشاريع

Asana: معروف بواجهته سهلة الاستخدام ، يتيح لك Asana تنظيم المهام وتحديد المواعيد النهائية وتعيين المسؤوليات. إنها مثل السبورة الرقمية الخاصة بك ، حيث يمكنك تخطيط كل شيء بصريًا.

أسانا - تخطيط إدارة المشاريع

Trello: يعد نظام Trello القائم على البطاقة ممتازًا لأولئك الذين يحبون التنظيم باستخدام Post-its ولكنهم يريدون حلاً رقميًا. إنه مرن وبديهي ، وكما يشير تقرير مستخدم Atlassian ، يتم اعتماده على نطاق واسع من قبل كل من الشركات والفرق الأصغر.

تريلو

Airtable: صورة Excel على المنشطات. يجمع Airtable بين بنية جداول البيانات ومرونة قاعدة البيانات. إنه مفيد بشكل خاص لتقاويم المحتوى وتتبع الحملات وتحليل البيانات.

Airtable لإدارة المشاريع

أدوات التعاون والتواصل

إن امتلاك هذه الأدوات في ترسانة تخطيط مشروعك يشبه أن تكون ذلك الطاهي المجهز تجهيزًا جيدًا جاهزًا لتقديم وجبة خالية من العيوب. اختر تلك التي تناسب سير عمل فريقك ، وستكون في طريقك لتنظيم حملة تسويق رقمية ناجحة.

Slack: بالنسبة للفرق التي تزدهر في مجال الاتصالات ، فإن Slack هو مبرد المياه الافتراضي. قدرتها على الاندماج مع عدد كبير من الأدوات الأخرى وإنشاء قنوات لمواضيع مختلفة تجعلها لا تقدر بثمن للبقاء على اتصال ومزامنة.

سلاك للتواصل

Google Workspace: عندما يتعلق الأمر بالتحرير التعاوني للمستندات وجداول البيانات والعروض التقديمية ، فإن Google Workspace هو الأفضل. يعد التعاون في الوقت الفعلي أمرًا سهلاً ، ومن المسلم به تقريبًا أن أصحاب المصلحة لديك على دراية به بالفعل.

تطبيقات Google Workspace

Figma: إذا كان مشروعك يتضمن عناصر تصميم ، فإن Figma هي أداة تصميم تعاونية تسمح لأعضاء الفريق المتعددين بالعمل على نفس ملف التصميم في وقت واحد. فكر في الأمر على أنه محرر مستندات Google ولكن للتصميم.

Figma - أداة إدارة المشروع

برامج تتبع الموارد والميزانية

الحصاد: مع ميزات تتبع الوقت والفواتير ، يعد Harvest مثاليًا لمراقبة الموارد التي يتم إنفاقها على جوانب مختلفة من مشروعك والتأكد من موازنة ميزانيتك.

أداة تتبع وقت الحصاد

Smartsheet: إذا احتاجت إدارة الموارد وتتبع الميزانية إلى نهج أكثر تركيزًا على المشروع ، فإن Smartsheet تقدم مجموعة من الأدوات للتخطيط والتتبع والإبلاغ عن موارد المشروع المالية في مكان واحد.

Smartsheet - حلول الإدارة

Quickbooks: عندما تحتاج إلى محاسبة صارمة مع ميزانيتك ، فإن QuickBooks يعد حلاً موثوقًا به. إنه مفيد بشكل خاص إذا كان مشروعك يتضمن إدارة مالية معقدة.

ميزات Quickbooks

أمثلة على تنسيقات خطة مشروع التسويق الرقمي

عندما يتعلق الأمر ببناء قالب خطة مشروع تسويق رقمي ، فإن التنوع هو نكهة الحياة. قد تتطلب المشاريع المختلفة مناهج مختلفة.

فيما يلي ثلاثة أنواع شائعة من خطط المشاريع التي أثبتت فعاليتها في التسويق الرقمي.

1. مخطط جانت

مخططات جانت مشهورة وفعالة بشكل موثوق. مخطط جانت هو في الأساس مخطط زمني مرئي يعرض مدة المهام وكيفية تداخلها.

مثال: تخيل إطلاق منتج جديد وتحتاج إلى حملة تسويقية متكاملة. يمكن أن يعرض مخطط جانت جداول زمنية متوازية لإنشاء المحتوى وترويج الوسائط الاجتماعية والتسويق عبر البريد الإلكتروني.

من الأسهل تحديد المعالم الرئيسية من خلال إظهار كيف تتشابك هذه الأنشطة ، مثل وقت إصدار مقطع فيديو تشويقي أو بدء حملة عبر البريد الإلكتروني بالتنقيط.

الأدوات: يعد Microsoft Project كلاسيكيًا لإنشاء مخططات جانت ، على الرغم من أن TeamGantt يقدم ميزات تعاونية أكثر سهولة في الاستخدام ومصممة خصيصًا لمخططات جانت.

2. نهج قائمة المراجعة

تقوم قائمة التحقق بتقسيم مشروعك إلى سلسلة من المهام ، لكل منها مربع اختيار جاهز لوضع علامة عليه عند الانتهاء.

مثال: إذا كنت تدير حملة تسويقية مؤثرة ، فقد تتضمن قائمة التحقق الخاصة بك: تحديد المؤثرين المحتملين ، والوصول إلى المؤثرين ، وتأكيد التعاون ، وإنشاء ملخصات الحملة ومشاركتها ، ومراقبة تقدم الحملة ، وتحليل نتائج الحملة.

عند اكتمال كل مهمة ، يتم تحديدها ، مما يشير بوضوح إلى التقدم.

الأدوات: Todoist هي أداة بسيطة لكنها قوية لإنشاء قوائم المراجعة ، بينما يمكن أيضًا تكوين Asana ليكون بمثابة قائمة تحقق أكثر تفصيلاً.

3. مجلس كانبان

مستوحاة من عملية التصنيع لشركة Toyota في الأربعينيات من القرن الماضي ، فإن لوحة Kanban هي أداة إدارة مرئية تساعدك على تصنيف المهام في أعمدة تسمى عادةً "المهام المطلوبة" و "قيد التنفيذ" و "تم".

مثال: إذا كنت تدير حملة تسويق للمحتوى ، فيمكن أن تساعدك لوحة Kanban في تتبع أجزاء مختلفة من المحتوى أثناء انتقالها عبر مراحل مثل التفكير والكتابة والتحرير والنشر. وهذا يضمن التدفق المستمر للمحتوى ويساعد على تحديد الاختناقات.

الأدوات: Trello هو ملصق الطفل للوحات Kanban ، ولكن Jira تستخدم أيضًا على نطاق واسع ، خاصة إذا كنت تتبنى منهجيات رشيقة.

النجاح في التسويق الرقمي من خلال تخطيط إدارة المشاريع

• المكونات الرئيسية: تأكد من أن خطة مشروعك تحتوي على أهداف وغايات محددة بوضوح ، وأنك تفهم النطاق والمتطلبات.راقب مواردك وميزانيتك بحذر ، وحدد جداول زمنية ومواعيد نهائية واقعية. وتذكر أن القبطان الجيد لديه دائمًا خطة طوارئ لما هو غير متوقع.
• أفضل الممارسات: إشراك جميع أصحاب المصلحة في عملية التخطيط وإجراء تحليل شامل للاحتياجات لفهم ما هو مطلوب للرحلة المقبلة.قسّم المهمة العملاقة مسبقًا إلى مهام يمكن إدارتها ومراجعة خطتك وتحديثها بانتظام للاستجابة للتغييرات.
• الأدوات والبرامج: جهز سفينتك بأفضل الأدوات المتاحة.من برامج إدارة المشاريع مثل Asana و Trello إلى أدوات الاتصال مثل Slack وبرامج تتبع الموارد مثل Harvest ، يعد ضمان حصولك على التكنولوجيا المناسبة على متن الطائرة أمرًا بالغ الأهمية.