مجموعات عمليات إدارة المشروع: دليل سريع

المشاريع معقدة. هناك آلاف الأشياء التي تؤثر باستمرار على المشروع وتتطلب منك إعادة تخصيص الموارد للبقاء على المسار الصحيح.

للحفاظ على الجدول الزمني الخاص بك وإدارة التكاليف ، تحتاج إلى جمع ومعالجة بيانات المشروع من خلال مجموعات إدارة المشاريع الخمس PMBOK.

ما هي مجموعات عمليات إدارة المشاريع الخمس PMBOK؟

للبدء ، دعنا نلقي نظرة على مجموعات عمليات إدارة المشاريع الخمس المحددة في كتاب إدارة المشاريع المعرفية (PMBOK) ، الذي نشره معهد إدارة المشاريع (PMI) ، مجموعة التجارة الصناعية الرائدة.

يستخدم مديرو المشاريع مراحل إدارة المشاريع الخمس لهيكلة المشاريع وقيادتها من البداية إلى النهاية. تخدم كل مرحلة من هذه المراحل غرضًا محددًا ، ويجب على مديري المشروع التحكم فيها لضمان بقاء المشروع على المسار الصحيح. يساعد برنامج إدارة المشاريع مديري المشاريع على البقاء على رأس كل مجموعة من مجموعات العمليات هذه.

مجموعات عمليات إدارة المشروع هي التالية.

مرحلة البدء

يعرّف PMBOK مرحلة بدء المشروع على أنها "عملية الاعتراف رسميًا بوجود مشروع جديد أو أن مشروعًا قائمًا يجب أن يستمر في مرحلته التالية".

في هذه المرحلة ، يناقش مديرو المشروع القيمة التجارية للمشروع ، وكذلك ما إذا كان المشروع ممكنًا. يمكنك أيضًا استكشاف التأثير على أصحاب المصلحة. إذا كان المشروع يعتبر قابلاً للتطبيق وقيِّمًا ، فسيتم متابعته. إذا لم يكن الأمر كذلك ، فسيتم التخلي عنه.

خلال هذه المرحلة ، يجب عليك أيضًا إنشاء دراسة جدوى تجيب على هذه الأسئلة. تتضمن دراسة الجدوى التكاليف والفوائد المقدرة للمشروع. هناك أيضًا دراسة جدوى لمعرفة ما إذا كان المشروع منطقيًا للمؤسسة وأصحاب المصلحة. يتبع ذلك ميثاق المشروع ، الذي يجيب على من وماذا وأين المشروع.

هناك المزيد بالطبع ، مثل:

• تحليل اسهم الملاك
• اختيار الفريق
• تحديد الأدوار والمسؤوليات
• اختيار مكتب المشروع
• اختيار الأدوات والمعدات والبنية التحتية للاتصالات المناسبة

بمجرد أن يتم التوقيع على المشروع ويكون جاهزًا للمضي قدمًا ، هناك اجتماع بدء. استخدم الاجتماع الافتتاحي لجعل كل فرد في فريق المشروع على نفس الصفحة حتى يمكن أن يبدأ المشروع بشكل صحيح.

مرحلة التخطيط

بمجرد اكتمال بدء المشروع وحصول المشروع على الضوء الأخضر للمضي قدمًا ، يمكن أن تبدأ مرحلة تخطيط المشروع. تتم عملية التخطيط عندما يتعلم أصحاب المصلحة وفريق المشروع كيفية تحقيق النتيجة النهائية للمشروع أو الخدمة.

في هذه المرحلة ، تقوم بتوثيق خطة المشروع ، وكذلك تحديد تسليمات المشروع ومتطلباته. تقوم بإنشاء جدول مشروع ، مصمم لإدارة الوقت والتكلفة والجودة والتغييرات والمخاطر وأي مشكلات متعلقة بالمشروع.

يمكنك أيضًا اغتنام هذه الفرصة للتحكم في الموارد ، مثل الفرق والموردين الخارجيين والمواد والمعدات. يمكنك أيضًا تحديد الأدوار والمسؤوليات وأين يجلس أعضاء الفريق في هيكل المشروع.

هناك أيضًا إنشاء سجل لأصحاب المصلحة. هذه وثيقة مهمة تسرد جميع أصحاب المصلحة الرئيسيين ورعاة المشروع في المشروع. إنه جزء من إدارة أصحاب المصلحة ، ويمكن أن يشمل كيف ومتى تقوم بتحديث أصحاب المصلحة في المشروع بشأن تقدم المشروع.

مدير المشروع مسؤول عن قيادة مرحلة تخطيط المشروع وعمل تقديرات دقيقة للوقت والميزانية والموارد. في هذه المرحلة من المشروع ، تقوم بالتخطيط للنطاق ، واستخدام هيكل تنظيم العمل (WBS) لتنظيم المهام ووضع خطط الشراء وتحديد قنوات الاتصال والتكرار.

عند وضع خطة إدارة مشروع ، من المفيد أن يكون لديك برنامج لإدارة المشروع لتنظيم عملك. يحتوي ProjectManager على قوائم مهام قوية تقوم بأكثر من مجرد تجميع المهام. يمكن لطريقة عرض قائمة المهام (واحدة من خمسة طرق عرض مختلفة للمشروع تتيح للفرق المختلطة العمل بالطريقة التي تريدها) تعيين الأولوية وإرفاق الملفات وإضافة الأوصاف وتعيينها لأعضاء الفريق وتعقب الحالة. جرب ProjectManager مجانًا اليوم.

مرحلة التنفيذ

في هذه المرحلة ، تكون جاهزًا لبناء المنتج أو الخدمة التي خططت لها. لذلك ، تميل هذه المرحلة إلى أن تكون أطول فترة في المشروع. إنه المكان الذي تكرس فيه معظم طاقتك ومواردك بينما تحافظ على المشروع في المسار الصحيح مع قيود المشروع المختلفة.

ترتبط مرحلة التنفيذ ارتباطًا وثيقًا بالمرحلة التالية من المشروع ، المراقبة والتحكم. مدير المشروع مكلف بتتبع الأداء والتقدم لضمان توافق الجهد الفعلي مع الجهد المخطط له.

مرحلة المراقبة والتحكم

أثناء تنفيذ خطة المشروع ، يراقب مدير المشروع الأداء ويتحكم فيه للحفاظ على سير العمل كما هو مقرر وفي حدود الميزانية. يقيس مديرو المشاريع المقاييس باستمرار للتأكد من تحقيقها للمعالم الرئيسية.

بعض المهام الرئيسية المرتبطة بمرحلة المشروع هذه هي:

• التحقق من النطاق والتحكم في التغيير
• مراقبة الجدول الزمني
• مراقبة الكلفة
• رقابة جودة
• تقرير اداء
• السيطرة على المخاطر
• إدارة العقود

مرحلة الإغلاق

من المهم تسليم الناتج النهائي في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية وفي حدود توقعات الجودة لأصحاب المصلحة ، ولكنه ليس نهاية المشروع. ما زلت بحاجة إلى ربط بعض الأطراف السائبة. تنتهي جميع الأنشطة في هذه المرحلة ويتم إغلاق المشروع ، مما يعني أنك بحاجة إلى التوقيع على المستندات والوفاء بالعقود.

يوصى بإجراء تشريح للمشروع. خلال فترة ما بعد الوفاة ، يقوم مدير المشروع والفريق بمراجعة ما نجح وما لم ينجح لمعرفة كيف يمكنهم تحسين العمليات في المشروع التالي. يفعلون ذلك من خلال سرد أفضل الممارسات والدروس التي تعلموها.

بعد ذلك ، يمكنك إطلاق سراح فريقك والاحتفال بنجاح المشروع. قد لا يبدو الجزء الأخير حاسمًا ، لكنه كذلك! إن الحفاظ على معنويات الفريق عالية من خلال التحقق من صحة عملهم الجاد سيؤثر بشكل إيجابي على المشاريع المستقبلية.

الفرق بين مجموعات عمليات إدارة المشاريع PMBOK ومجالات المعرفة

لقد قمنا بتفصيل مجموعات العمليات الخمس في إدارة المشاريع ، وكلها تخضع لعملية التحكم في إدارة المشروع. لإدارة مجموعات عمليات إدارة المشروع هذه ، تحتاج إلى استخدام مجالات المعرفة الخاصة بإدارة المشروع.

مجالات المعرفة العشرة لإدارة المشروع

هناك 10 مجالات معرفة إدارة المشاريع. هم انهم:

• إدارة تكامل المشروع
• إدارة نطاق المشروع
• إدارة وقت المشروع
• إدارة تكلفة المشروع
• إدارة جودة المشروع
• إدارة موارد المشروع
• إدارة اتصالات المشروع
• إدارة مخاطر المشروع
• إدارة المشتريات المشروع
• إدارة أصحاب المصلحة في المشروع

تختلف مجالات معرفة إدارة المشروع عن مجموعات عمليات إدارة المشروع. يتمثل الاختلاف الرئيسي في أن مجموعات العمليات تحدد الخطوط العريضة لما يجب على مدير المشروع القيام به ، في حين أن مجالات المعرفة هي ما يحتاج مدير المشروع إلى معرفته.

وبشكل أكثر تحديدًا ، يتم استخدام مجالات المعرفة في جميع مجموعات عمليات إدارة المشروع. تتكون مجالات المعرفة من العمليات. لديهم مدخلات وأدوات وتقنيات ومخرجات. إنها وظائف إدارة المشاريع التي تساعد في تسليم المشاريع الناجحة.

متى تستخدم المجالات المعرفية لإدارة المشاريع؟

تعمل مجالات المعرفة ضمن جميع مجموعات عملية إدارة المشروع. مجموعات العمليات هي المكان الذي تفصل فيه المشروع وتصنفه. إنه تسلسل المشروع من البداية إلى النهاية. يمكنك استخدام مجالات المعرفة في كل مرحلة من مراحل العملية.

هناك طريقة جيدة لفهم الاختلاف وهي أن مجالات المعرفة تصنف العمليات ، في حين أن مجموعات عمليات إدارة المشروع هي مراحل أو مراحل من المشروع. لا تحتوي مجالات المعرفة على علاقة منطقية ، لكن مجموعات عمليات إدارة المشروع تقود من واحدة إلى أخرى.

تعمل كل من مجموعات عمليات إدارة المشروع ومجالات المعرفة معًا بشكل أفضل عندما يتم تشغيلهما بواسطة برنامج إدارة المشروع. سيساعدك برنامج إدارة المشاريع على التحكم في مجموعات العمليات ويقودك إلى مشروع ناجح.

كيف يساعد ProjectManager مع مجموعات عمليات PMBOK

ProjectManager هو برنامج قائم على السحابة يمنح مديري المشاريع المزيد من البيانات الثاقبة لاتخاذ قرارات أفضل مع تزويد الفرق المختلطة بآراء متعددة للمشروع لإنجاز العمل بالطريقة التي يفضلونها. هناك ميزات تساعد في كل مرحلة من مراحل العملية. من مساحة تخزين ملفات غير محدودة لمحور مركزي للتوثيق عند البدء إلى مراجعة ما نجح وما لم ينجح أثناء الإغلاق.

ابدأ بالقدم اليمنى في مجموعة عمليات التخطيط

التخطيط هو أحد مجموعات العمليات الأكثر تعقيدًا. أنت بحاجة إلى أداة يمكنها تنظيم مهامك ، وربط التبعيات ، وتعيين المعالم. تقوم طريقة عرض مشروع مخطط جانت في ProjectManager بهذا وأكثر. يمكنك تصفية المسار الحرج بدلاً من الاضطرار إلى إجراء حسابات تستغرق وقتًا طويلاً. بعد ذلك ، قم بتعيين خط الأساس وتتبع الجهد المخطط مقابل الجهد الفعلي.

قم بتحسين مرحلة التنفيذ الخاصة بك مع وجهات نظر مختلفة للمشروع

يحتوي ProjectManager على طرق عرض متعددة للمشروع. يمكن للمديرين استخدام طريقة عرض Gantt أو Sheet ، بينما يمكن للفرق إدارة أعباء العمل الخاصة بهم على لوحات كانبان وقوائم المهام والتقويمات. هذا يربط الفرق المختلطة ، بغض النظر عن مكان وجودهم. تصور لوحة كانبان سير العمل أثناء مرحلة التنفيذ ، مما يسمح لأعضاء الفريق بإدارة الأعمال المتراكمة والخطوات السريعة. وفي الوقت نفسه ، يحصل المديرون على الشفافية اللازمة لتخصيص الموارد بدقة والحفاظ على عمل الفرق بكفاءة.

تتبع التقدم في مجموعة عمليات المراقبة والتحكم

أثناء مجموعة عمليات المراقبة والتحكم ، تكون بيانات الوقت الفعلي في متناول اليد. تمنح البيانات المديرين نافذة على تقدم المشروع وأدائه. تحسب لوحات المعلومات المباشرة في ProjectManager المقاييس مثل تباين المشروع والتكاليف والمزيد لتقرير حالة فوري دون الحاجة إلى قضاء بعض الوقت في تكوين الأداة ، كما هو الحال مع الأدوات الأخرى.

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز مع ميزات لتنظيم مشروعك ومراقبته وإعداد تقرير عنه. تعمل ميزات إعداد التقارير بنقرة واحدة على تصفية البيانات التفصيلية ويمكن مشاركتها بسهولة مع أصحاب المصلحة ، ويتأكد برنامج إدارة الموارد من أن كل شخص لديه ما يحتاج إليه عندما يحتاج إليه لإكمال عملهم. جرب ProjectManager اليوم مجانًا!