كيف نوازن بنجاح مثلث إدارة المشروع؟

لديك فكرة وترغب في تقديم تطبيق رائع.

حق؟

لكن رؤية فكرتك تتجسد في منتج قوي يتطلب وضع إستراتيجيات وتجميع الفريق المناسب وإجراء اجتماع افتتاحي .

لكن الأمر لم ينته بعد. يشير الاجتماع الافتتاحي إلى أنك بدأت للتو.

يعد إنشاء تطبيق جوال عملية طويلة. بينما تم التأكيد بشكل كافٍ على جلسة تحديد النطاق ومرحلة الاكتشاف لتطوير التطبيق ، فإن إدارة المشروع بكفاءة لها تأثير كبير على نجاح المنتج.

وفقًا لدراسة أجرتها شركة برايس ووترهاوس كوبرز ، فإن 97٪ من المؤسسات تعتقد أن إدارة المشروع أمر بالغ الأهمية لأداء الأعمال والنجاح التنظيمي.

بغض النظر عن مدى بساطة فكرتك أو تعقيدها ، تلعب إدارة المشروع دورًا أساسيًا في تطوير التطبيق. تضمن الإدارة الفعالة للمشروع الوفاء بالمواعيد النهائية في الوقت المحدد وهناك تدفق في الوقت المناسب للنتائج.

لذلك ، إذا كنت ترغب في البقاء على المسار الصحيح مع مشروع تطوير التطبيق الخاص بك ، سواء كان ذلك من حيث الجدول الزمني أو الحصول على التطبيق الذي تريده ، إلى جانب التواصل المنتظم مع وكالة التطوير ، فإن تقنيات إدارة المشروع الفعالة أمر لا بد منه.

وخاصة مدير المشروع الخاص بك يجب أن يعتني بمثلث إدارة المشروع.

ما هو مثلث إدارة المشروع؟

يشار إلى مثلث إدارة المشروع أيضًا باسم المثلث الحديدي أو القيد الثلاثي لإدارة المشروع يحدد القيود الأساسية التي يعمل بها المشروع ، وهي النطاق والوقت والتكلفة.

المثلث الحديدي ، كما يوحي الاسم ، هو العلاقة بين ثلاث قوى حاسمة في المشروع. تم تسميته بذلك لأنه لا يمكنك تغيير جانب واحد من المثلث دون التأثير على الأبعاد الرئيسية الأخرى.

يعد إدخال تعديلات على أي من الجوانب الثلاثة لمثلث إدارة المشروع أمرًا صعبًا للغاية.

على سبيل المثال ، لنفترض أنك مدير مشروع وعميلك يصر على إضافة المزيد من الوظائف إلى المنتج. زيادة نطاق المشروع تعني أن الوقت المطلوب لبناء المنتج سيزداد وسيؤدي ذلك في النهاية إلى زيادة تكلفة المشروع.

لذلك ، للتأكد من أن تكاليف المشروع لا تتجاوز الميزانية ويتم تسليم المنتج في غضون الإطار الزمني بالوظائف الصحيحة ، فمن الضروري أن يكون لديك فهم للتبعية المتبادلة للقيود الثلاثة.

إن جهلك بالقيد الثلاثي لإدارة المشروع قد يعرضك لخطر اتخاذ قرارات خاطئة وقد يؤثر سلبًا على نجاح مشروعك.

لماذا من المهم أن يكون لديك توازن في مثلث إدارة المشروع؟

ستساعدك مراعاة القيود الثلاثية لمثلث إدارة المشروع أثناء قيادة مشروع ما على التكيف مع المتطلبات المتغيرة مع ضمان تسليم المشروع في الوقت المحدد ولا يتجاوز الميزانية.

يجد مفهوم مثلث إدارة المشروع مرجعه في منهجية Agile ، ويتيح لنا Agile الترحيب بالتغييرات. لا يمكننا حقًا تجاهل التغييرات في عملية التطوير ، فلا بد أن تظهر.

لذلك ، فإن جودة تكلفة وقت إدارة المشروع والإدارة الذكية للمثلث الحديدي أمر بالغ الأهمية. يضمن الاستعداد لأي تغييرات من أي نوع لا تؤثر على المشروع بأكمله أو تعرضه للخطر.

لذلك ، قبل توسيع النطاق أو نقل الموعد النهائي ، يجب أن تعرف كيف يمكن أن يؤثر ذلك على مشروعك.

لإعطائك فكرة وفهم واضحين ، دعنا نستكشف بعض السيناريوهات ونتعمق في أبعاد المثلث ونقيس النتائج وتحليل القيد الثلاثي لتحريك المثلث نحو بُعد واحد أو بُعدين.

مجال

يشير النطاق إلى مدى وأبعاد وطيف العمل الذي يجب إنجازه في المشروع. إنه يستلزم جميع الأعمال التي يجب القيام بها وجميع الخدمات التي يجب تقديمها فيما يتعلق بوظائف المنتج.

تؤثر زيادة نطاق المشروع على الوقت والميزانية. تتطلب إضافة المزيد من الوظائف أو توسيع الوظائف الحالية موارد ربما لم يتم أخذها في الاعتبار أثناء التخطيط.

عندما تظهر طلبات للحصول على موارد إضافية ، يتعين على مدير المشروع أن يأخذ في الاعتبار الكثير من العوامل التي يمكن أن تزيد من تكاليف المشروع أو تطيل عملية التطوير.

أيضًا ، يمنحك وجود ميزانية محدودة ومواعيد نهائية صارمة مرونة ضئيلة أو معدومة فيما يتعلق بتوسيع نطاق المشروع.

ومع ذلك ، هناك نهج يسمح لك بإضافة وظائف دون توسيع نطاق المشروع.

وهنا يأتي مفهوم MVP في الصورة. الحد الأدنى من المنتج القابل للتطبيق هو الإصدار الأول من المنتج الذي يحتوي على مجموعة أساسية من الميزات. إنه يحدد ما إذا كان المنتج لديه القدرة على النجاح أم لا.

يتم إطلاق MVP في السوق في أقصر وقت ممكن للتأكد مما إذا كان يثير اهتمام المستخدم. بعد إنشاء تعليقات لا تقدر بثمن من المستخدمين والتحقق من صحتها مع مستخدمين حقيقيين ، تتم إضافة وظائف جديدة تدريجيًا.

إنها طريقة رائعة لاختبار المياه. يمكن للمنتجات التي تعمل بكامل طاقتها أن تضيف المزيد من الوظائف تدريجياً. يجب أن ينصب تركيزك بشكل أساسي على إيجاد المنتج المناسب للسوق.

المنتج المناسب للسوق هو المدى الذي يلبي فيه المنتج طلبًا قويًا في السوق. يعتبر العثور على المنتج المناسب للسوق الخطوة الأولى لبناء مشروع ناجح.

في كثير من الأحيان ، يطلب العديد من العملاء توسيع نطاق العمل أثناء وجود المنتج في طور التطوير. يبدو أن إضافة وظائف جديدة دون إجراء مفاضلات فيما يتعلق بالوقت والميزانية أمر مستحيل.

باستثناء ، في بعض الحالات ، لا يكون الأمر كذلك حقًا.

لا تؤثر إضافة وظائف جديدة عن طريق إزالة الميزات المخططة مبدئيًا على القيود الثلاثية بنفس القدر. عند إنشاء منتج أو تطبيق جديد ، يُنصح بالحفاظ على النطاق عند الحد الأدنى - تضمين الميزات "الضرورية" فقط وترك الميزات "اللطيفة". يجب أن يتضمن MVP الوظيفة الأساسية فقط وأن يميز عرض القيمة. بهذه الطريقة يمكنك تجنب إهدار الميزانية على شيء لا يحتاجه المستخدمون حتى.

أثناء التعامل مع المشاريع المعقدة التي تلبي احتياجات الأسواق شديدة التنافسية ، تصبح إضافة وظائف جديدة في بعض الأحيان ضرورة. في الحالات التي يمكن أن تحدث فيها التغييرات فرقًا كبيرًا للمستخدم والعمل ، يجب استيعابها من خلال التواصل الصريح والصادق بين مدير المشروع وأصحاب المصلحة الرئيسيين.

عوامل للبحث عن تحديات النطاق ، حتى لا تواجه أي مشكلة:

• متطلبات غير مؤكدة
• طلبات الميزات الإضافية
• تغيير المواصفات

زمن

يتم تحديد الإطار الزمني المتوقع للمشروع من خلال عاملين مثل نطاق العمل وتعقيد المشروع وتوافر الموارد وخبرة الفريق.

بينما تشير قيود الوقت في إدارة المشروع إلى مقدار الوقت الذي تحتاجه لإكمال المهام ، يقيس عامل السرعة مقدار العمل الذي يتم إنجازه في إطار زمني معين.

نظرًا لأن الأشخاص لا يعملون حقًا بنفس السرعة والكفاءة كل يوم ، فإن السرعة تميل إلى التباين عبر الأيام والأسابيع

يصبح تقدير الإطار الزمني صعبًا بسبب التغيرات في السرعة.

هذا هو السبب في أن منهجية عمل سكروم في بيئة رشيقة تعتبر نهجًا مثاليًا لضمان اكتمال المشروع في الإطار الزمني المحدد.

من خلال التواصل الفعال بين أعضاء الفريق والوقوف اليومي وتخطيط Sprint و Retrospectives ، من السهل تحديد عبء عمل الفريق والعمل على العقبات والحفاظ على عامل السرعة في كل خطوة على الطريق.

من الناحية المثالية ، بعد الانتهاء من ثلاث سباقات ، من السهل تحديد ما إذا كانت هناك حاجة إلى مزيد من الموارد في المشروع أو إذا كان الموعد النهائي بحاجة إلى النقل.

يعد الوقت من الأصول المهمة للغاية ، وبالتالي لتجنب أي تأخير ، يجب أن تكون على دراية بتحديات الوقت مثل:

• التأخيرات الداخلية والخارجية:
• الكثير من التفاؤل
• ثغرات الفريق
• الكثير من ضغط العمل

كلفة

البعد الرئيسي الثالث ، التكلفة ، يشمل ميزانية المشروع وعدد أعضاء الفريق اللازمين لتقديم منتج.

للحفاظ على عامل التكلفة قيد الفحص ، يُنصح بتحديد أولويات عناصر نطاق المشروع التي يجب تسليمها وتخصيص الموارد وفقًا لذلك في جميع مراحل التطوير.

إن تقدير التكلفة والموارد المطلوبة في المشروع ليس بهذه السهولة ، خاصةً عندما يكون مشروعًا معقدًا. يقوم مدير المشروع الجيد إما بعمل تقديرات بناءً على البيانات التي تم جمعها من مشاريع مماثلة تم تنفيذها في الماضي أو يقوم بتخمين مناسب بناءً على التفاعل المفصل مع العميل.

بعد إجراء التقدير الأولي ، يشمل تخطيط المشروع لمدراء المشاريع التحكم في الميزانية وإدارتها طوال دورة التطوير.

كل شيء له قيود ، وبالتالي إليك بعض العوامل التي يمكنك الاهتمام بها والتي قد تتسبب في انهيار ميزانية المشروع:

• انعدام المساءلة
• التكلفة التقليل
• ارتفاع تكاليف الموظفين
• تأخير في المشروع

كيف توازن المثلث الحديدي؟

لا يوجد المثلث الحديدي لمساعدتنا في تفصيل جميع عناصر إدارة المشروع - النطاق والوقت والتكلفة. بدلا من ذلك ، فإنه يستمر في إظهار كيف تتشابك هذه القيود بشكل معقد.

إن إدارة وموازنة مثلث تكلفة النطاق الزمني تشبه إلى حد بعيد التلاعب وهي بالتأكيد ليست سهلة.

يقسم مديرو المشروع المشروع بأكمله إلى معالم ومهام لموازنة المثلث بشكل فعال. يتم تحديد أولويات الفريق وهناك دائمًا اتصال مفتوح مع العميل من أجل تلبية متطلباته الفريدة.

المثلث الحديدي هو توازن حل وسط يحتاج مدير المشروع للسيطرة عليه من خلال التحكم في المتغيرات والعوامل. يمكن أن تساعد موازنة إدارة المشروع وهذه المتطلبات الثلاثة معًا في تحديد جودة المشروع بأكمله.
على سبيل المثال ، إذا كان يجب الانتهاء من مشروع في وقت معين ، فقد يتطلب النطاق تقليصه ، أو زيادة التكاليف لإلزام موارد إضافية أو وقت إضافي. أو من ناحية أخرى ، إذا كان المشروع لا يمكنه تجاوز الميزانية ، فقد يضطر مدير المشروع إلى تمديد الوقت لتقليل الوقت الإضافي المستخدم.

فيما يلي بعض أفضل ممارساتنا لإدارة القيود الثلاثية بفعالية:

ورش عمل الاكتشاف:

في بداية كل مشروع ، نجري ورش عمل حول اكتشاف المنتج مع عملائنا. يتم إجراء ورش العمل هذه لتحديد الغرض من المشروع ، وتحديد نطاق المشروع ، وتحديد الوظائف الأساسية وتبسيط خارطة الطريق لإنجاز العمل. يوفر الوضوح للعميل بشأن ما يجب القيام به.

تقدير:

بعد الحصول على فهم شامل لجميع جوانب المشروع ، نقدم تقديرًا تفصيليًا للجدول الزمني للمشروع والميزانية المطلوبة لتطوير المنتج بنجاح.

يخطط:

يخطط مديرو المشاريع لدينا بشكل استراتيجي لأعباء عمل الفريق وفقًا للمعالم. من خلال ممارسة إطار عمل سكروم ، فإننا نحافظ على السرعة تحت السيطرة وهناك تدفق في الوقت المناسب للنتائج. يساعدنا على إزالة العقبات في وقت مبكر وإنجاز العمل في الموعد النهائي المحدد.

فريق:

نحن نخصص فريقًا متعدد الوظائف لضمان تقديم أفضل حل ممكن في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية. يجمع فريق متعدد الوظائف أشخاصًا من خبرات وظيفية مختلفة . من خلال الخبرة المشتركة والاستكشاف المتبادل لآفاق المشروع ، نحقق معًا هدفًا مشتركًا.

تواصل:

في عملية تطوير المنتج ، يعد الاتصال المفتوح بين الفريق وأصحاب المصلحة الرئيسيين أمرًا بالغ الأهمية. يضمن نظام التسليم لدينا تحديثات استباقية ، مما يعني أن عميلنا لن يكون في الظلام أبدًا. نناقش أي تغييرات محتملة في الأبعاد الرئيسية مقدمًا مما يجعل الفريق يتكيف مع التغييرات بسرعة.

تعتبر موازنة المثلث الحديدي جزءًا مهمًا. وفقًا لمقال نشره معهد إدارة المشاريع بعنوان " ما وراء المثلث الحديدي " ، يجب على مديري المشروع التفكير والنظر في العوامل اللينة مثل التوقعات الاجتماعية (الاجتماعات والفضاء التحليلي) والدوافع الشخصية. هذه العوامل الداخلية قادرة على التأثير على المشاريع بقدر تأثير القيود الرئيسية الثلاثة.

استنتاج

في حين أن موازنة مثلث إدارة المشروع يشبه إلى حد كبير التلاعب ، فهو أيضًا تذكير دائم بكيفية تأثير تغيير قيد واحد على المشروع بأكمله.

إنها أداة قيمة تهيئ مدير المشروع للتفكير بشكل استراتيجي واتخاذ قرارات أكثر حكمة وإدارة المشروع بفعالية.