10 اجتماعات مشروع لتوجيه فريق إدارة المشروع الخاص بك

غالبًا ما تشعر اجتماعات المشروع كما لو أنها تعترض طريق عملك. إذا كنت لا تعمل من جدول أعمال أو كنت لا تدير تلك الاجتماعات ، فقد يكون ذلك صحيحًا. لكن الاجتماعات ضرورية لتخطيط المشروع والتعاون الجماعي. لهذا السبب يوجد الكثير من اجتماعات المشروع ولكل منها تركيزه وأهميته. دعنا نلقي نظرة على 10 أنواع مختلفة من اجتماعات إدارة المشروع ونحددها ، وسنبدأ بتعريف اجتماع المشروع.

ما هي اجتماعات المشروع؟

اجتماع المشروع هو حدث يحدث بانتظام حيث يجتمع بعض أو كل فريق المشروع وأصحاب المصلحة لمناقشة المشروع. هناك أنواع عديدة من اجتماعات المشروع طوال دورة إدارة المشروع. تحدث بعض اجتماعات إدارة المشروع يوميًا بينما يتباعد البعض الآخر عن بعضها. كل هذا يتوقف على الضرورة الملحة ونوع الاجتماع المنعقد. هذا لا يعني أن الاجتماع هو فقط لمشاركة التحديثات ، إلا عندما يتعلق الأمر بأصحاب المصلحة. تجمع اجتماعات المشروع للفرق المجموعة معًا لحل مشكلة أو تحسين التقدم لتحقيق أهداف وتوقعات معينة. يمكن أيضًا استخدام الاجتماع لبناء عمل جماعي أفضل ، مما يؤدي إلى زيادة الإنتاجية والروح المعنوية.

أنواع اجتماعات المشروع

فيما يتعلق باجتماعات إدارة المشروع ، هناك عدة أنواع مختلفة. تتضمن بعض العناصر الشائعة تقريرًا مرحليًا ، ومناقشة الغرض من المشروع أو توليد الأفكار ، والتحدث عن القضايا التي نشأت على مدار المشروع والموافقة على الأفكار أو رفضها. هناك أيضًا اجتماعات تدور حول الأشخاص الذين يحضرون. يمكن أن يشمل ذلك اجتماعات الفريق المنتظمة واجتماعات أصحاب المصلحة ، والتي تكون أكثر عمومية وتطلع أصحاب المصلحة فقط على المعالم.

مهما كان نوع الاجتماع ، سيقودهم مدير المشروع ، وهذا هو سبب أهمية مهارات الاتصال لهذا المنصب. الاجتماعات أكثر إنتاجية مع بيانات الوقت الفعلي التي تقودها. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت يقوم بإنشاء تقارير بالبيانات الحية. يمكنك إنشاء تقرير حالة سريعًا للحصول على نظرة عامة ، وتقرير تقدم لمعرفة مدى تقدمك ، وتقرير تباين للتأكد من أنك على الطريق الصحيح وغير ذلك الكثير. جميع التقارير قابلة للتخصيص بحيث يمكنك تصفيتها لعرض البيانات التي تريد رؤيتها فقط. يمكنك بعد ذلك مشاركتها مع أصحاب المصلحة لتحديثها باستمرار.

10 اجتماعات المشروع الرئيسية

اجتماعات إدارة المشروع هي أحداث اتصال والتواصل الواضح هو ما يبقي المشاريع على المسار الصحيح. لذلك ، هناك العديد من الأنواع المختلفة لاجتماعات المشروع التي يتم عقدها بشكل متكرر على مدار دورة حياة المشروع. فيما يلي 10 من أهمها.

1. اجتماع انطلاق المشروع

قد لا يكون الاجتماع الافتتاحي هو الاجتماع الأول للمشروع ، لكنه أول اجتماع مهم. هذا هو المكان الذي يتم فيه تقديم مدير المشروع والعميل وفريق المشروع ويتم التعبير عن أهداف المشروع. يبدأ الاجتماع الافتتاحي للمشروع بمقدمة ، ومراجعة خلفية العميل والتحدث عن نطاق المشروع. تتم أيضًا مناقشة أدوار ومسؤوليات فريق المشروع بالإضافة إلى الخطوات التالية.

2. اجتماع حالة المشروع

اجتماع تقرير حالة المشروع هو عندما يقدم أعضاء الفريق البيانات التي يستخدمها مدير المشروع لمراجعة مكان المشروع خلال فترة زمنية محددة. هذا ليس فقط لإبقاء مدير المشروع على اطلاع بل يعمل أيضًا على مساءلة فريق المشروع. سترغب في التحدث عما تم إنجازه وما لا يزال معلقًا ، بالإضافة إلى المعالم القادمة. ستحتاج أيضًا إلى مراجعة الميزانية وتقييم المخاطر وجدولة الاجتماعات القادمة للتأكد من حل كل شيء تمت مناقشته.

3. اجتماع مراجعة المشروع

يسمى اجتماع مراجعة المشروع أيضًا اجتماع ما بعد الوفاة ويعقد بمجرد اكتمال المشروع. سواء كان ناجحًا أو فاشلاً ، فإن اجتماع المراجعة مفيد لأنه يسرد ما نجح وما لم ينجح. تعتبر عملية ما بعد الوفاة مفيدة بشكل خاص لأنها تمنح مديري المشاريع فرصة للتأكد من عدم حدوث نفس الأخطاء مرة أخرى. يبدأ الاجتماع بتكرار أهداف المشروع وفتح المناقشة أمام الفريق ، الذي يجب أن يُسمح له بنقد العمل بصدق وحواجز الطرق والمخاطر. ستحتاج أيضًا إلى التحدث عن الميزانية ، وما الذي تم استخدامه وما لم يتم استخدامه ، ولماذا. في الوقت نفسه ، يجب أن يكون هناك احتفال بمشروع ناجح.

4. اجتماع الأيدي

يجمع الاجتماع الشامل أو قاعة المدينة كل شيء في الشركة. يشارك جميع الموظفين ، بما في ذلك قادة الفريق ، والفريق التنفيذي ، وأصحاب المصلحة ، وآخرون. تهدف هذه الاجتماعات إلى مناقشة الأمور التي ستشمل المنظمة بأكملها ، مثل الإيرادات والاستراتيجية وما إلى ذلك. بالنسبة للمشروع ، يشمل هذا فريق المشروع بأكمله ، من مدير المشروع إلى أصحاب المصلحة وكل شخص بينهما. يمكن عقدها لمشاركة التحديثات أو قيادة المواءمة أو الاحتفال بالمعالم الرئيسية أو فتح المجال للأسئلة.

5. اجتماع التخطيط السريع

Scrum هي طريقة رشيقة للعمل حيث يتم تقسيم المشاريع إلى كتل ، والتي تسمى سباقات السرعة. عادة ما تكون هذه الأسابيع 2-4 فقط. يتضمن اجتماع تخطيط العدو السريع مدير سكروم ومدير منتج سكروم وفريق سكروم. يجتمعون للنظر في البنود المتراكمة وتحديد أي منها سيتم التعامل معه في الربيع القادم. هذا جهد تعاوني يسمى حفل سكرم. قبل الاجتماع ، يقوم مدير سكرم ومدير المنتج بمراجعة قدرة الفريق والجدول الزمني واستخدام الرؤى من السباقات السابقة لتحديد الجديد.

6. اجتماع اللجنة التوجيهية

اللجان التوجيهية هي نوع من الحوكمة التي تشمل أصحاب المصلحة المسؤولين عن الإشراف على المشروع وتقديم الدعم له. مصطلح آخر للمجموعة التي تعمل لمساعدة المشروع على تحقيق أهدافه هو مجلس أصحاب المصلحة أو القيادة العليا أو مجموعة عمل المشروع أو لجنة الإشراف على المشروع. يختلف تواتر اجتماعات الالتزام بالتوجيه اعتمادًا على المشروع ، على الرغم من أنه يحدث عادةً بعد تحقيق معلم رئيسي.

7. اجتماع أصحاب المصلحة

يستخدم اجتماع أصحاب المصلحة لتقديم أصحاب المصلحة في المشروع لبعضهم البعض. يتم استخدامه للحصول على الموافقة ويحدد أيضًا أهداف المشروع. إنه أيضًا وقت يمكن فيه إجراء مقابلات مع أصحاب المصلحة للحصول على رؤى حول أهدافهم ووجهات نظرهم ، وكيف يريدون الحصول على التحديثات والمزيد. سيجتمع مديرو المشروع أيضًا مع أصحاب المصلحة طوال دورة حياة المشروع من أجل إبقائهم على اطلاع دائم بالتقدم المحرز.

8. اجتماع التخطيط للطوارئ

خطة الطوارئ هي سيناريو ماذا لو كان للمشروع مشاكل أو مشاكل تتطلب تغيير نطاقه أو جدوله الزمني أو ميزانيته. يمكن أن تكون هذه القضايا بيئية ، وتقنية ، وما إلى ذلك. وهذا يعني أن اجتماع التخطيط للطوارئ هو فرصة لتبادل الأفكار مع فريق المشروع وأصحاب المصلحة المعنيين لتحديد المخاطر ، وإذا عرضوا ، كيفية الاستجابة لها. بعد ذلك ، قد ترغب في تحديد شدة واحتمالية حدوث تلك المخاطر وكيف يمكن أن تؤثر على المشروع. سيؤدي ذلك إلى قيام مدير المشروع بوضع خطة طوارئ.

9. اجتماع لجنة مراقبة التغيير

تم إعداد لوحة التحكم في التغيير لمراجعة طلبات التغيير التي تحدث في المشروع. ثم يتم تقييمها ومنحها الموافقة أو تأجيلها أو رفضها. تحدث هذه العملية أثناء اجتماع لوحة التحكم في التغيير. ومع ذلك ، إذا لاحظ فريق المشروع والراعي بالفعل أهمية التغيير ، فمن غير المرجح أن يتعارض مجلس التحكم في التغيير مع اقتراحهم في اجتماعهم.

10. اجتماع سكرم اليومي

يتم عقد اجتماع سكرم يوميًا في كل يوم من أيام السباق. عادة ما تعقد هذه الاجتماعات في نفس المكان والوقت ، على الرغم من أنه من الناحية المثالية ، سيكون هذا الوقت هو بداية اليوم لإعداد العمل الذي يجب متابعته. اجتماعات سكرم اليومية قصيرة ، لا تدوم أكثر من 15 دقيقة ، للحفاظ على المحادثة ذات صلة. دعا الاجتماع أيضًا إلى اجتماع الاستعداد اليومي ، ويشمل أعضاء الفريق الملتزمين الذين يقومون بعمل الربيع ، وسيد سكروم ، وفي معظم الحالات ، مالك المنتج. هذه ليست اجتماعات لحل المشكلات ، لكن أجب عن ثلاثة أسئلة: ما الذي تم فعله بالأمس؟ ما العمل اليوم؟ هل هناك معوقات؟

ما هي قوالب إدارة المشروع التي يمكن أن تساعد في اجتماعات المشروع؟

اجتماعات المشروع مهمة وتخدم جميعها غرضًا في إدارة المشروع. للتأكد من عقد اجتماعك بشكل صحيح ، لدينا بعض القوالب المجانية التي يمكنك تنزيلها. ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع ، بالطبع ، ولكن لديه أيضًا مجموعة كاملة من قوالب إدارة المشاريع المجانية لكل مرحلة من مراحل مشروعك ، بما في ذلك قوالب اجتماعات إدارة المشروع هذه.

نموذج محضر الاجتماع

تسجل محاضر الاجتماع النقاط ذات الصلة في الطباعة وتأكد من تنفيذ هذه الوجبات السريعة بعد انتهاء اجتماع إدارة المشروع. يسهّل قالب محضر الاجتماع المجاني لبرنامج Word جمع هذه المعلومات وتوزيعها بالإضافة إلى جدول الأعمال وعناصر العمل والتفاصيل المتعلقة بالاجتماع التالي.

نموذج تقرير حالة المشروع

عندما تخطط لاجتماع حالة مشروع ، استخدم قالب تقرير حالة المشروع المجاني الخاص بنا لجمع البيانات التي تحتاجها. يساعدك على التواصل مع أصحاب المصلحة بمعلومات مثل ملخص المشروع خلال فترة التقرير تلك ، وسلامة المشروع وحتى نظرة على المخاطر والعقبات التي حدثت.

قالب لوحة تحكم المشروع

مهما كان اجتماع المشروع الذي تواجهه ، توفر لوحة القيادة بيانات حيوية. توفر لوحات المعلومات عرضًا عالي المستوى للمشروع. يتيح لك استخدام قالب لوحة معلومات المشروع المجاني لبرنامج Excel إدخال البيانات المتعلقة بالمهام وأعباء العمل وأطوال المهام والتكاليف التي يتم عرضها تلقائيًا كرسومات بيانية ملونة يسهل فهمها في اجتماعات إدارة المشروع.

يساعدك ProjectManager في إدارة اجتماعات المشروع

القوالب مفيدة ولكنها محدودة. يجب احتسابها يدويًا ، على سبيل المثال ، في حين أن ProjectManager هو برنامج عبر الإنترنت يقوم بتحديث البيانات في الوقت الفعلي. يمكنك حتى جدولة اجتماعات المشروع ودعوة فريقك في وقت وتاريخ محددين. أضف الملفات والمعلومات الأخرى ، وقم بتعيين الاجتماعات على أنها متكررة إذا تكررت خلال المشروع. لكن هذا ليس سوى غيض من فيض فيما يتعلق ببرنامجنا الغني بالميزات.

تحويل عناصر العمل إلى مهام

اجتماعات إدارة المشروع مهمة ، ولكن الأهم من ذلك هو التصرف بناءً على الوجبات الجاهزة. يحتوي برنامجنا على طرق عرض متعددة للمشروع تسمح للفرق عبر الأقسام باستخدام الأدوات التي تناسبهم. يمكنهم التقاط عناصر الإجراءات في قوائم المهام أو لوحات كانبان أو طرق عرض التقويم. بينما يفضل المديرون على الأرجح تحديث مخططات جانت عبر الإنترنت. بغض النظر عن طريقة عرض المشروع التي تستخدمها ، تتم مشاركة جميع البيانات عبر البرنامج وتحديثها في الوقت الفعلي لإبقاء الجميع يعملون على أحدث المعلومات.

استخدم لوحات المعلومات في الوقت الفعلي

بدلاً من قالب لوحة المعلومات ، يتم تحديث لوحات المعلومات في الوقت الفعلي باستمرار. يقومون تلقائيًا بضرب الأرقام وعرض النتائج في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة تتعقب الوقت والتكلفة وغير ذلك الكثير. استخدم لوحة المعلومات في الوقت الفعلي في اجتماعات المشروع كوسيلة مساعدة مرئية توفر لك دائمًا بيانات مباشرة. على عكس أدوات البرامج الأخرى ، لا يلزم التهيئة في الوقت المناسب. لوحات المعلومات الخاصة بنا جاهزة وقيد التشغيل حتى تتمكن من استخدامها على الفور. يبدأ العمل الحقيقي بمجرد مغادرة اجتماع المشروع. يحتوي برنامجنا على ميزات إدارة المخاطر والمهام والموارد التي يمكن أن تبقيك على المسار الصحيح والإنتاجية بغض النظر عما يلقي به المشروع عليك. تعني منصتنا التعاونية أن الجميع متصلون ، سواء في قسم آخر أو في منطقة زمنية أخرى. يمكنهم دائمًا التعليق على مستوى المهمة ومشاركة الملفات للعمل معًا بشكل أفضل.

محتوى اجتماع المشروع ذات الصلة

إذا كنت لا تزال تتطلع إلى معرفة المزيد حول اجتماعات إدارة المشاريع ، فإليك بعض الروابط التي يمكن أن تأخذك إلى هناك. ننشر مدونات وأدلة ومقاطع فيديو أسبوعية ، وبالطبع قوالب لكل مرحلة من مراحل دورة حياة إدارة المشروع. هذا مجرد طعم للمحتوى المجاني الذي ستجده على موقعنا.

• 6 خطوات للاجتماع التخطيط
• 25 لعبة ممتعة لكسر الجليد للاجتماعات
• 7 نصائح لاجتماع افتراضي سلس
• أفكار اجتماع الموظفين: 7 تكتيكات إبداعية سيحبها فريقك

ProjectManager هو برنامج حائز على جوائز يمكّن المديرين وفرقهم من تخطيط وإدارة وتتبع مشاريعهم بشكل أفضل. احصل على أقصى استفادة من اجتماعات المشروع وقم بتطبيق ذلك لتنفيذ عملك بشكل أكثر كفاءة. زيادة الإنتاجية حيث تمتلك فرق من Avis و Nestle و Siemens باستخدام برنامجنا. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.