مراقبة المشروع والتحكم فيه: الأدوات والخطوات

تنقسم المشاريع إلى مراحل لجعلها أكثر قابلية للإدارة. كلها مهمة ، وخاصة مراقبة المشروع. مراقبة المشروع والتحكم فيه هي الطريقة التي يضمن بها مدير المشروع أن الخطة التي ينفذها مع فريق المشروع تسير دون أي عوائق.

يتضمن التحكم في المشروع الكثير من الخطوات لمراقبة جدول المشروع والموارد والتكاليف بدقة. هناك أدوات مراقبة المشروع ، بالطبع ، ولكن مثل كل شيء في إدارة المشروع ، هناك عملية سنشرحها.

ما هي مراقبة المشروع والتحكم فيه؟

قبل أن نصل إلى خطوات مراقبة مشروعك ، دعنا نضع المفهوم في سياقه. هناك خمس مراحل في عملية إدارة المشروع: البدء والتخطيط والتنفيذ والمراقبة والتحكم والإغلاق. تتم مراقبة المشروع والتحكم فيه جنبًا إلى جنب مع مرحلة التنفيذ في دورة حياة المشروع.

مراقبة المشروع والتحكم فيه هي مرحلة من مراحل إدارة المشروع مخصصة لقياس أداء المشروع والتأكد من التزامه بما تم تحديده في خطة المشروع. سيتتبع مديرو المشروع عن كثب تقدم وأداء المشروع ، ومراجعة حالة المشروع ، وتحديد المشاكل المحتملة وتنفيذ الإجراءات التصحيحية عند الحاجة لإبقاء المشروع في الموعد المحدد وفي حدود الميزانية.

للعثور على مشاكل في المشروع ، تحتاج إلى برنامج لإدارة المشروع يمكنه مراقبة التقدم والأداء أثناء تطوره. ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز يمنحك الأدوات التي تحتاجها لمراقبة المشاريع والتحكم فيها في الوقت الفعلي. يمكن لمديري المشاريع الحصول على عرض عالي المستوى لمشروعهم من خلال التبديل إلى لوحة معلومات الوقت الفعلي. يقوم تلقائيًا بجمع بيانات المشروع حول المقاييس مثل الوقت والتكلفة وعبء العمل والمزيد ، والتي يتم عرضها في رسوم بيانية ومخططات سهلة القراءة. على عكس البرامج خفيفة الوزن ، لا يلزم إعداد مضيعة للوقت. لوحة القيادة لدينا جاهزة عندما تكون كذلك. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.

لماذا تعتبر مراقبة المشروع والتحكم فيه مهمة؟

تعد مراقبة المشروع والتحكم فيه أمرًا مهمًا جدًا لإدارة المشروع لدرجة أنه أحد عمليات إدارة المشروع الخمس. كما لوحظ ، تسير مراقبة المشروع جنبًا إلى جنب مع تنفيذ المشروع للتأكد من أنه عند الانتهاء من المهام ، فإنها تظل في الموعد المحدد وتلتزم بميزانية المشروع.

إلى جانب الحفاظ على المشروع في الموعد المحدد وتجنب الإنفاق الزائد ، تعد مراقبة المشروع أيضًا طريقة رائعة لإدارة المخاطر وتجنب زحف النطاق. من خلال تتبع المقاييس المختلفة ، يمكن لمدير المشروع تحديد المخاطر في وقت مبكر عندما تظهر في المشروع كمسألة. الكشف المبكر يعني التخفيف المبكر. وينطبق الشيء نفسه مع نطاق الزحف. عند تطبيق التغييرات على المشروع ، يمكن أن تساعد إجراءات التحكم مثل طلبات التغيير في منعها من التأثير سلبًا على الجدول.

إن إهمال مراقبة المشروع والتحكم فيه يعني ترك مشروعك في أيدي القدر. ربما ستجتمع كلها معًا ، وربما لا. لكن هذا ليس ما يفترض أن يفعله مدير المشروع. فهم لا يقومون فقط بتخطيط المشروع وتعيين الفريق ، ولكنهم مسؤولون أيضًا عن التأكد من أن الفريق ينفذ مهامه وفقًا لجدول المشروع دون إضافة تكاليف غير ضرورية.

الموضوعات ذات الصلة: أفضل 12 نموذجًا لجدولة المشاريع لبرنامج Excel

خطوات مراقبة المشروع

بمجرد أن يقوم مدير المشروع بجدولة المهام وإنشاء خطة مشروع يوافق عليها رعاة المشروع ، فقد حان الوقت للانتقال إلى مرحلة تنفيذ المشروع. كما هو محدد أعلاه ، تتم مراقبة المشروع جنبًا إلى جنب مع تنفيذ المشروع للتأكد من تنفيذ المشروع وفقًا للجدول الزمني والميزانية. فيما يلي الخطوات الثماني التي يجب اتخاذها للتأكد من أنك تراقب المشروع بشكل صحيح.

1. قم بإنشاء خط أساس لنطاق المشروع

يحدد نطاق المشروع توقعات ومتطلبات أصحاب المصلحة في المشروع. يتم استخدامه طوال فترة المشروع لمراقبة التقدم. يلتقط خط الأساس لنطاق المشروع تلك التوقعات والمتطلبات ويمكن استخدامه لقياس الجهد المخطط له مقابل الجهد الفعلي لضمان توافق تنفيذ المشروع مع خطة المشروع. يمكن مراجعة خط الأساس للنطاق ومراجعته أثناء المشروع ، ولكن فقط من خلال عملية مراقبة التغيير الرسمية لتجنب زحف النطاق.

2. قم بعمل خط أساس لجدول المشروع

عندما تتم الموافقة على الجدول الزمني الخاص بك من قبل أصحاب المصلحة الرئيسيين ، احفظه. هذا يسمى خط الأساس لجدول المشروع. يمكن بعد ذلك استخدام ذلك في جميع أنحاء المشروع مثل خط الأساس للنطاق ، ولكن في هذه الحالة ، يتم استخدامه لمقارنة تقدمك الفعلي بالعملية المخطط لها. يتيح ذلك لمديري المشاريع تتبع تباين المشروع واتخاذ الإجراءات التصحيحية لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح. كما أنه يساعد في التواصل مع أصحاب المصلحة ، لأنهم مهتمون دائمًا إذا كان المشروع في الموعد المحدد. يعد خط الأساس لجدول المشروع عنصر تحكم ضروري آخر في المشروع.

3. تقدير تكاليف المشروع وتحديد ميزانية المشروع

كلما زادت دقة تكاليف مشروعك ، زادت دقة ميزانية مشروعك. بمجرد إرسال الميزانية والموافقة عليها من قبل أصحاب المصلحة ، فإن آخر شيء تريد القيام به هو طلب المزيد من الأموال لتسليم المشروع. هناك العديد من الأساليب التي يمكنك استخدامها لتقدير التكاليف بدقة وتخطيط ميزانيتك وفقًا لذلك. الآن ، سترغب في مراقبة جميع نفقات المشروع واستخدام أنظمة التحكم في التغيير لتتبع تكاليف المشروع والاستجابة لأي تباينات. يمكنك أيضًا إنشاء أساس للميزانية لاستخدامه لمقارنة التكاليف الفعلية مقابل التكاليف المخططة كطريقة لمراقبة الإنفاق.

4. استخدم سجل المخاطر

تعتبر المخاطر من أهم الأشياء التي يجب البحث عنها عند مراقبة المشروع. أثناء مرحلة التخطيط ، يمكنك إنشاء سجل مخاطر يجمع المخاطر التي تعتقد أنها قد تظهر في المشروع. بعد ذلك يمكنك ملاحظة التأثير المحتمل للمخاطر على المشروع ومن المسؤول عن تحديده والتخفيف من حدته. يمكنك أيضًا تحديد الأولويات للمساعدة في تحديد المخاطر التي يجب التعامل معها على الفور أو ما إذا كان بإمكانهم الانتظار. أثناء قيامك بمراقبة المشروع ، سيساعدك سجل المخاطر على البقاء متيقظًا للمشكلات التي من المحتمل أن تؤثر على المشروع ، سواء كانت جيدة أو سيئة. إذا تم تحديد مشكلة ، يمكنك الرد بسرعة وفعالية.

5. استخدم سجل التغيير

رصد المشروع هو كل شيء عن اكتشاف التغيير. عندما تفعل ذلك ، ستحتاج إلى سجل تغيير للتحكم فيه. سجل التغيير هو مستند يسرد التغييرات التي تم إجراؤها على المشروع ترتيبًا زمنيًا. يعمل هذا بمثابة ملخص للتغييرات التي أجريتها ويسمح لمديري المشاريع بتتبع جميع التغييرات التي حدثت وإبلاغها. يمنح هذا أيضًا مديري المشاريع أداة اتصال أخرى لإبقاء أصحاب المصلحة في المشروع على اطلاع حتى يفهموا التغييرات التي حدثت وأنه تم إدارتها بشكل صحيح.

6. وضع إجراءات مراقبة الجودة

غالبًا ما تتم مناقشة أهمية تسليم المشاريع في الوقت المحدد وفي حدود الميزانية ، ولكن لا تهمل أهمية الجودة. إذا كان المنتج أو الخدمة لا يفيان بتوقعات الجودة ، فهذا فاشل. تضمن إجراءات مراقبة الجودة اختبار المنتج أو الخدمة وتلبية المعايير المحددة في تخطيط المشروع. كما أنه يعمل على تقليل الأخطاء. لذلك ، يعد وضع إجراءات مراقبة الجودة جزءًا أساسيًا من أي مراقبة شاملة للمشروع.

7. استخدام أدوات مراقبة المشروع

أدوات مراقبة المشروع ضرورية لرصد المشروع. يحتوي برنامج إدارة المشاريع على العديد من الميزات التي تمنح مديري المشاريع نافذة على المشروع ، سواء كانت تكاليف أو موارد أو وقتًا. هناك لوحات معلومات توفر عرضًا عالي المستوى لتقدم المشروع وأدائه ، وتقارير الحالة التفصيلية وأنواع أخرى من التقارير للحصول على مزيد من المعلومات وحتى ميزات إدارة الموارد لتتبع أداء فريقك. تأكد من البحث عن برنامج إدارة مشروع يحتوي على هذه الميزات ويعتمد على السحابة حتى تحصل على بيانات في الوقت الفعلي لمزيد من المراقبة الثاقبة.

8. إنشاء تقارير المشروع

لقد تطرقنا للتو إلى تقارير المشروع ، لكنها تستحق المزيد من التفاصيل. تقدم تقارير المشروع وصفاً للحالة الحالية للمشروع. تلتقط تقارير الحالة البيانات لفترة زمنية محددة ، بينما تفعل تقارير حالة الحافظة نفس الشيء ولكن لمشاريع متعددة. ومع ذلك ، هناك المزيد من التقارير حول تباين المشروع وعبء العمل والمزيد. جميع التقارير مهمة لمراقبة المشروع ويجب مشاركتها مع أصحاب المصلحة لتحديثهم في المشروع.

ProjectManager هو برنامج قوي لمراقبة المشاريع

ProjectManager هو برنامج لإدارة المشاريع عبر الإنترنت مع الأدوات التي يريد مديرو المشاريع مراقبة مشاريعهم والتحكم فيها. يقدم برنامجنا بيانات في الوقت الفعلي حتى ترى المشروع كما هو وليس كما كان. بالإضافة إلى ذلك ، يحافظ نظامنا الأساسي التعاوني على اتصال الجميع ، سواء كانوا في المكتب أو في الميدان أو في أي مكان بينهما. هذا يسهل الاتصال ويتم تحديد المشكلات وحلها بسرعة لإبقاء المشروع على المسار الصحيح.

تقرير قابل للتخصيص

تعد لوحات المعلومات رائعة عندما تحتاج إلى نظرة عامة عالية المستوى للمشروع ، ولكن عندما تريد التعمق في البيانات ، استخدم تقاريرنا القابلة للتخصيص. فقط بضع ضغطات على المفاتيح تنشئ تقارير عن حالة المشروع أو المحفظة ، وعبء العمل ، والتباين والمزيد. يمكن تصفية جميع التقارير لإظهار المعلومات التي تريد رؤيتها فقط. لا يمكن لمديري المشاريع مراقبة مشاريعهم فحسب ، بل يمكن أيضًا مشاركة كل تقرير بتنسيقات متنوعة أو طباعته من أجل العروض التقديمية لأصحاب المصلحة.

تتبع مواردك

تعد مراقبة مواردك ، سواء كان ذلك فريقك أو موادك أو معداتك ، جزءًا مهمًا من عملية مراقبة المشروع. تحتوي أدوات إدارة الموارد لدينا على مخطط عبء عمل مرمز بالألوان لمعرفة من الذي تم تحميله بشكل زائد. يمكنك إعادة تخصيص المهام من هذا المخطط وتحقيق التوازن بين عبء عمل الفريق لإبقائهم يعملون في طاقتهم. تساعد إنتاجية الفريق على الالتزام بالجدول الزمني. يمكنك أيضًا استخدام أداة الجدول الزمني الآمنة الخاصة بنا لأكثر من تبسيط كشوف المرتبات ، ولكن أيضًا لمعرفة ساعات الفريق المسجلة والتأكد من التزامهم بخطة المشروع.

يحتوي ProjectManager على طرق عرض متعددة للمشروع تتيح للجميع العمل على الأداة التي يفضلونها. سواء كان مخطط جانت أو لوحة كانبان أو قائمة المهام أو طريقة عرض التقويم ، يتم تحديث جميع البيانات في الوقت الفعلي في وقت واحد مما يسمح للجميع بالعمل معًا. لدينا أيضًا ميزات إدارة المخاطر لمساعدتك في تحديد مخاطر المشروع وتتبعها لتجنب الخروج عن الجدول الزمني.

ProjectManager هو برنامج إدارة مشاريع حائز على جوائز يمكّن الفرق من تخطيط وإدارة وتتبع مشاريعهم في الوقت الفعلي. تعني ميزات المراقبة والتحكم العديدة لدينا أن مديري المشاريع دائمًا على رأس التغيير وإدارته طوال دورة حياة المشروع. ابدأ مع ProjectManager اليوم مجانًا.